Cartagena de Indias D. T. H. Y C., Junio 19 de 2008 D.V VIMARCO LTDA.

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1 Cartagena de Indias D. T. H. Y C., Junio 19 de 2008 D.V VIMARCO LTDA. Señores UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER División de Planta Física Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión Campus Universitario, edificio de administración 2, piso 1. contrat1@uis.edu.co Bucaramanga ASUNTO: Observaciones y/o solicitud de aclaraciones a los Términos de Referencia Definitivos de la Convocatoria Pública No. 018 de 2008_ Servicio de Vigilancia y Seguridad Privada. Respetados Señores: Muy respetuosamente nos dirigimos a ustedes para presentar solicitud formal de aclaraciones y/o modificación de los términos del proceso de la referencia, petición que se sustenta en los siguientes puntos:. (1) En respuesta a nuestras observaciones presentadas el pasado 16 de junio de 2008, la U.I.S., nos informa que fueron presentadas extemporáneamente y por tal motivo no fueron tendidas en cuenta, sin embargo, tanto en los términos preliminares como en los definitivos, la entidad establece en el cronograma del proceso de la referencia, que el plazo máximo para recibir observaciones y sugerencias sobre los términos de referencia preliminares era hasta el día 16 de junio de 2008, mediante el correo electrónico contrat1@uis.edu.co, debido a lo anterior solicitamos muy respetuosamente a la UIS tener en cuenta dichas observaciones (D.V VIMARCO LTDA.), a los términos de referencia definitivos, además de las siguientes consideraciones. (2) Muy respetuosamente nos permitimos solicitar a la entidad tenga a bien considerar excluir la determinación de exigir Recibo de Pago de la Póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual, y permitir que los oferentes adjuntar Constancia de Pago de dicha póliza, expedida por la entidad Aseguradora que emitió la misma. (3) Respecto al numeral 3.3 Reajustes, de las condiciones generales, muy comedidamente nos permitimos solicitar a la entidad se sirva hacer salvedad que tales precios están sujetos a reajustes que llegare a realizar el Estado Colombiano (Gobierno Nacional) y / o la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, ente rector.

2 (4) Teniendo en cuenta que según lo especificado por la entidad en los numerales y , el Control de acceso vehicular requerido para dos sedes distintas, a finalizar el contrato harán parte del inventario de la UIS, y que además de esto tales equipos tienen un costo superior a los Treinta y Cinco Millones de pesos ($ ) y que el proponente solo cuenta con 5.5 meses (tiempo de ejecución del contrato) para prorratear los costos en los que incurriría, sin contar con los Detectores Manuales de Metales, Manos Libres para los equipos de comunicaciones, entre otros, muy comedidamente solicitamos a la entidad se sirva estimar presupuesto para estos SERVICIOS ADICIONALES, lo cual estaría en concordancia con el equilibrio económico del negocio, para ambas partes. (5) De la misma manera, debido a que los costos de los servicios adicionales solicitados por la UIS en los numerales y , no se encuentran contemplados en el presupuesto oficial estimado por la entidad, cabe aclarar que La Resolución No 2595 de 2003 de la Superintendencia de Vigilancia y seguridad Privada, en su articulo 32. Clasificación de la conductas y sanciones, establece en inciso c) Ofrecer servicios complementarios o valores agregados gratuitos (sanción multa entre 5 y 100 salarios mínimos legales mensuales vigentes), es decir que con esta exigencia la entidad, estaría contraviniendo el Decreto 4950 de 2007, que en su artículo 4 reza a su tenor literal: Servicios adicionales. Cuando los usuarios demanden servicios adicionales a los enunciados en los numerales 1, 20, Y 30 del artículo 20 del presente Decreto, éstos tendrán valores adicionales. Cuando es claro que estos son servicios adicionales e independientes de la tarifa fijada. En todo caso el ofrecer diferentes alternativas de negociación que implique un deterioro de los salarios y las prestaciones sociales de los trabajadores serán consideradas causal de sanción por parte de la Superintendencia. Vale la pena aclarar, que la norma tiene como propósito fundamental el de proteger los derechos de los trabajadores de la seguridad privada y el de intervenir en el fenómeno de competencia desleal que está ocasionando graves consecuencias en la calidad y confianza en el servicio. No en vano, la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada está adelantando procesos sancionatorios a las empresas de seguridad, en un porcentaje bastante alto por violación a las normas laborales. Así las cosas, se advierte tanto a la empresa como a los usuarios sobre la gravedad que implica el incumplimiento del decreto. Por lo anterior y bajo el conocimiento de causa de que el ofrecimiento de dichos servicios sin costo adicional para la entidad generaría MULTAS Y SANCIONES por parte de nuestro ente rector, nos permitimos solicitar a la entidad, tenga a bien estimar presupuesto para tales servicios, ya que los mismos no se encuentran contemplados en las tarifas que determinaron el presupuesto oficial. (6) El servicio de supervisión solicitado en el numeral 11 del Volumen II Especificaciones Técnicas, es diferente a los solicitados en los numerales 4.3.1; ; y ?

3 (7) Muy respetuosamente nos permitimos solicitar a BANAGRARIO, tenga a bien ampliar el plazo para el cierre del presente proceso. (8) DESEMPATES Así mismo, muy comedidamente solicitamos a la entidad se sirva modificar los criterios de desempate establecidos en este numeral, ante lo cual muy respetuosamente nos permitimos sugerir los siguientes factores como criterios objetivos de desempate: El proponente que acredite mediante certificación expedida dentro de los treinta (30) días anteriores al cierre de este proceso, por parte de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, que no ha sido multado ni sancionado por esta entidad durante los últimos DIEZ (10) años. El proponente que presente el certificado de calidad ISO vigente, en la prestación de los servicios de Vigilancia y Seguridad privada en las modalidades de: Fija, Móvil, Escolta a Personas y Vehículos con y sin Armas de Fuego, Caninos, Monitoreo de Alarmas y el uso de Medios Tecnológicos, a nivel Nacional. Perfil del coordinador : 1) Oficial Retirado de las Fuerzas Militares; 2) Consultor (aportar copia credencial). 3) El Coordinador deberá poseer mínimo SEIS (6) años de experiencia específica como Coordinador en la prestación de servicios de seguridad y vigilancia privada o directivo en este tipo de empresas. 4) El Coordinador deberá poseer mínimo cinco (5) de estar vinculado laboralmente con la empresa PROPONENTE y en su nómina. Mayor capacidad técnica. La Capacidad operativa de la empresa de vigilancia privada. Modalidades de servicios aprobadas por la Superintendencia de Vigilancia Privada. Por último, de persistir el empate, la adjudicación del contrato se llevará a cabo mediante Sorteo por Balotas. Muy comedidamente agradecemos su amable atención. Cordialmente,

4 Cartagena de Indias D. T. H. Y C., Junio 16 de 2008 D.V VIMARCO LTDA. Señores UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER División de Planta Física Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión Campus Universitario, edificio de administración 2, piso 1. contrat1@uis.edu.co Bucaramanga ASUNTO: Observaciones y/o solicitud de aclaraciones a los Términos de Referencia Preliminares de la Convocatoria Pública No. 018 de 2008_ Servicio de Vigilancia y Seguridad Privada. Respetados Señores: Muy respetuosamente nos dirigimos a ustedes para presentar solicitud formal de aclaraciones y/o modificación de los términos del proceso de la referencia, petición que se sustenta en los siguientes puntos:. (1) Respetuosamente solicitamos a la entidad que en el tema de Sanciones y Multas por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, solicite el certificado por los últimos diez (10) años, con fecha de expedición no superior a noventa (90) días calendarios respecto a la fecha de cierre del presente proceso, lo anterior obedece a la necesidad de la administración de asegurarse la contratación responsable de un contratista que no haya sido sancionado en un lapso de tiempo prudente. (2) Solicitamos a la entidad incluir dentro de este numeral los siguientes requisitos, los cuales generarían un mayor grado de confianza en la idoneidad del futuro contratista. - Contar con un departamento de capacitación y entrenamiento en vigilancia y seguridad privada Para el efecto el proponente deberá anexar la resolución o acto administrativo expedido por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada. - Contar con licencia para utilización del polígrafo para el efecto el proponente deberá anexar la resolución o acto administrativo expedido por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada. Lo cual asegura y garantiza a la entidad los procesos de selección a que es sometido el personal asignado a puestos claves y funciones críticas, así como la Evaluación de desempeño confiable y de honestidad en el entorno laboral o vida personal del mismo, no siendo menos importantes la

5 investigaciones derivadas por conductas laborales fraudulentas, robos, ilícitos y deslealtad, así como actos criminales. - Contar con la licencia de valor agregado y telemático debidamente autorizada por el Ministerio de Comunicaciones. Esta licencia da a la entidad la tranquilidad y el respaldo de que las ventajas competitivas ofrecidas en por los oferentes cuentan con la debida autorización de las autoridades competentes. - Contar con autorización de la actividad de asesoría, consultaría e investigación en seguridad privada expedido por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada. Su importancia radica en el hecho de que la entidad poseerá un respaldo debidamente certificado a la hora de presentarse un siniestro o hecho irregular dentro de las instalaciones objeto de prestación del servicio. - Así mismo y teniendo en cuenta lo importante que es en la actualidad el que las empresas se encuentren certificadas en los programas de salud ocupacional por el desarrollo y desempeño de sus funciones, será muy valioso y de gran seguridad para la Entidad el que la empresa oferente cuente con un sistema de Gestión de SSOMA (seguridad, salud ocupacional y medio ambiente) debidamente evaluado y calificado por el Consejo Colombiano de Seguridad vigente y, Comité Paritario de Seguridad Industrial vigente y debidamente aprobado por la autoridad competente. (3) Es consabido que para una adecuada prestación del servicio de vigilancia y seguridad Privada es muy relevante este aspecto, dado que el riesgo y los factores determinantes a tener en cuenta varían acorde a cada entidad o empresa en particular y su región de ubicación. Tanto es así que es importante solicitar a los proponentes, copia de la afiliación a la red de apoyo de la policía de Bucaramanga. (4) Basado en que las condiciones de seguridad y de operación como bien lo sabe la administración varían de una ciudad a otra. Muy respetuosamente solicitamos a la entidad hacer énfasis especial en la infraestructura y personal de la empresa oferente en la ciudad Bucaramanga, a través de la solicitud de inclusión en la propuesta de la relación del personal administrativo y Operativo tal como su gerente, jefe de operaciones, jefe de talento Humano, complementado con una visita técnica a las instalaciones de esta con el fin de verificar la idoneidad de la misma en la localidad, además de que esta oficina se encuentre debidamente acreditada ante la Superintendencia de vigilancia y seguridad privada como agencia o sucursal y así la U.I.S., asegure que este contrato no le sea adjudicado a una empresa que no posea infraestructura idóne, lo que redundaría en deficiencias técnicas y operativas y un detrimento en la calidad de la prestación de los servicios. (5) Adicionalmente, muy respetuosamente sugerimos tener en cuenta aspectos muy relevantes a la hora de prestar el presente servicio, los siguientes criterios de evaluación adicionales a los ya establecidos, tales como:

6 CALIFICACION SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y MEDIO AMBIENTE. La calificación de este factor se hará de acuerdo al resultado obtenido durante la visita de asistencia para mejoramiento continuo en Seguridad integral, salud ocupacional y protección ambiental realizada por el Consejo Colombiano de Seguridad vigente Otorgar puntaje al proponente que presente el certificado de calidad ISO vigente, para el servicio de vigilancia y seguridad privada fija y móvil con y sin armas de fuego, canina, supervisión, escolta a personas y vehículos con la utilización de armas de fuego, medios tecnológicos y atención a eventos de alarma. este certificado le brinda confianza a la entidad pues le evidencia que su proveedor funciona de manera organizada como un Sistema de Gestión, es decir, tiene un conjunto de procesos que le permiten prestarle un servicio de vigilancia y seguridad conforme a sus requisitos, capaz de satisfacerlo. PERFIL DEL ADMINISTRADOR DEL CONTRATO: El administrador deberá ser: 1) Oficial Retirado de las Fuerzas Militares; 2) Consultor (aportar copia credencial). 3) El Administrador deberá poseer mínimo SEIS (6) años de experiencia específica como Coordinador o Administrador en la prestación de servicios de seguridad y vigilancia privada o directivo en este tipo de empresas. 4) El Administrador deberá poseer mínimo cinco (5) de estar vinculado laboralmente con la empresa PROPONENTE y en su nómina. PERFIL DE LOS SUPERVISORES: 1) Oficial o Suboficial Retirado de las Fuerzas Militares. ó 2) Técnico o tecnólogo en administración, administración de personal ó áreas afines 3) El Supervisor deberá poseer mínimo SEIS (6) años de experiencia específica como supervisor en la prestación de servicios de seguridad y vigilancia privada o directivo en este tipo de empresas. 4) Credencial de Avanzado ó el respectivo radicado ante la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada. (6) DESEMPATES Así mismo, muy comedidamente solicitamos a la entidad se sirva modificar los criterios de desempate establecidos en este numeral, ante lo cual muy respetuosamente nos permitimos sugerir los siguientes factores como criterios objetivos de desempate: El proponente que acredite mediante certificación expedida dentro de los treinta (30) días anteriores al cierre de este proceso, por parte de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, que no ha sido multado ni sancionado por esta entidad durante los últimos DIEZ (10) años. El proponente que presente el certificado de calidad ISO vigente, en la prestación de los servicios de Vigilancia y Seguridad privada en las modalidades de: Fija, Móvil, Escolta a Personas y Vehículos con y sin Armas de Fuego, Caninos, Monitoreo de Alarmas y el uso de Medios Tecnológicos, a nivel Nacional.

7 Perfil del coordinador : 1) Oficial Retirado de las Fuerzas Militares; 2) Consultor (aportar copia credencial). 3) El Coordinador deberá poseer mínimo SEIS (6) años de experiencia específica como Coordinador en la prestación de servicios de seguridad y vigilancia privada o directivo en este tipo de empresas. 4) El Coordinador deberá poseer mínimo cinco (5) de estar vinculado laboralmente con la empresa PROPONENTE y en su nómina. Mayor capacidad técnica. La Capacidad operativa de la empresa de vigilancia privada. Modalidades de servicios aprobadas por la Superintendencia de Vigilancia Privada. Por último, de persistir el empate, la adjudicación del contrato se llevará a cabo mediante Sorteo por Balotas. Muy comedidamente agradecemos su amable atención. Cordialmente,

8 Cartagena de Indias D. T. H. Y C., Junio 19 de 2008 D.V VIMARCO LTDA. Señores UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER División de Planta Física Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión Campus Universitario, edificio de administración 2, piso 1. contrat1@uis.edu.co Bucaramanga ASUNTO: Observaciones y/o solicitud de aclaraciones a los Términos de Referencia Definitivos de la Convocatoria Pública No. 018 de 2008_ Servicio de Vigilancia y Seguridad Privada. Respetados Señores: Muy respetuosamente nos permitimos solicitar a la UIS, revisión y modificación del presupuesto asignado al dispositivo de CAMPO ESCUELA COLORADO, en el siguiente puesto: LUNES A VIERNES EN EL HORARIO DESDE LAS 15 HORAS (3 P.M.) HASTA LAS 07 HORAS DEL DÍA SIGUIENTE PARA UN TOTAL DE 16 HORAS DIARIAS DISTRIBUIDO EN DOS (2) TURNOS DE 8 HORAS CADA UNO. Debido a que tal presupuesto de UN MILLÓN SETECIENTOS CINCUENTA Y CINCOMIL TRES CIENTOS DOCE PUNTO SETENTA Y CINCO PESOS ($ ,75), es inferior en aproximadamente TRES CIENTO CINCUENTA MIL PESOS ($ ) a la tarifa mínima que por ley podemos cobrar las empresas de vigilancia, teniendo en cuenta las normas que nos regulan, emitidas por nuestro ente rector, Decreto 4950 de 2007, circular 001 de 2008 y Resolución 224 de 2008, los cuales adjunto. Infringir tal normatividad genera multas y sanciones por parte del ente rector, no solo a la compañía de vigilancia sino además a quienes hayan contratado bajo tales tarifas irregulares. Por lo anterior, muy respetuosamente nos permitimos solicitar a su representada tenga a bien la modificación de dicha tarifa. Muy comedidamente agradecemos su amable atención. Cordialmente,