CENTRO ESPECIALIZADO DE HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS TALLER GRATUITO DE EXCEL. Contenido

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1 Contenido 1. Partes de una base de datos: Validación de data antes de usar tablas dinámicas: Insertar / Tablas dinámicas: Partes de la lista de campos de la tabla dinámica: Configuración de campo de valor: Herramientas de tabla dinámica: Herramientas de tabla dinámica/ Opciones: Dentro de ellas tenemos: Herramientas de tabla dinámica/ Diseño: Dentro de ellas tenemos: Gráficos Dinámicos:... 7

2 El Centro Especializado de Herramientas Informáticas (CEDHINFO) tiene el agrado de invitarte al Taller Gratuito de Excel dónde aprenderás sobre Tablas Dinámicas y Formatos Condicionales, temas que te servirán para desempeñarte mejor en el campo laboral. Tablas dinámicas 1. Partes de una base de datos: son las siguientes ENCABEZADOS FILAS O REGISTROS COLUMNAS O VARIABLES 2. Validación de data antes de usar tablas dinámicas: Antes de adentrarnos en el mundo de las tablas dinámicas, es importante realizar determinadas pruebas a la data para saber si es apta para trabajarla. Las pruebas son las siguientes: - Verificar que cada columna sea para una variable y cada fila para un registro. - Identificar que la data sea estándar. - Evitar que existan espacios de más: usar la función espacios para solucionar el problema. - Evitar que existan valores numéricos leídos como texto: referenciarlo y sumarle 0. Nota: en el archivo 1. Tablas, gráficos dinámicos y minigráficos.xlsm / Hoja Temario existe este punto explicado. Favor de darle clic en el Excel: 3. Insertar / Tablas dinámicas: Luego de validar la data, seleccione toda la data incluyendo los encabezados y vaya a la ruta descrita y dele aceptar. Ruta: Insertar / Tablas dinámicas / Aceptar Por default la tabla se creará en una hoja diferente a la base de datos. También puede escoger la opción Hoja de cálculo existente donde determinar en qué parte se ubicará la tabla dinámica.

3 4. Partes de la lista de campos de la tabla dinámica: cuando inserta la tabla dinámica aparecerá la siguiente A ventana en la parte derecha de su pantalla: Dicha ventana sirve para controlar la estructura de la tabla dinámica y los campos de datos que se van a procesar. Es importante conocer sus partes: A. Contiene la lista de las variables que podemos utilizar en la creación de nuestro informe de tabla dinámica. B. Representan los campos donde definimos el modelo, la forma de nuestro informe de tabla dinámica. C. Allí se ingresan los valores que queremos calcular. Tener en cuenta que se debe definir el tipo de operación que se aplicará a la data, por default aplica Suma. Esto se verá en el punto de configuración de campo de valor. D B B C D. Funciona similar a un filtro de base de datos solo que dentro de un informe de tabla dinámica. Para los puntos B; C y D se arrastran las variables desde A según nuestra necesidad. Si en caso deja de visualizar este cuadro sitúese en la tabla dinámica / clic derecho / Mostrar lista de campos. 5. Configuración de campo de valor: es una herramienta específica del campo C ( Valores). Permite configurar que tipo de operación queremos hacer con el dato: suma, conteo, promedio, máximo, mínimo o mostrarlo como % de, entre otras. Para activarlo, situarnos encima de una variable dentro de ( Valores) darle clic izquierdo / Configuración de campo de valor. Aparecerá la siguiente imagen: Se aprecian dos pestañas: - Resumir valores por: en ella podemos escoger la operación que se realizará con la data: suma, cuenta, promedio, máx, mín, producto, etc.

4 - Mostrar valores como: permite mostrar los valores en términos porcentuales, ya sea en función al total, la columna, la fila, etc. Por default aparece en Sin cálculo. 6. Herramientas de tabla dinámica: cuando nuestra celda activa se encuentra sobre una tabla dinámica, en la parte superior se activan en color fucsia las herramientas de tablas dinámicas. A continuación desarrollaremos cada una de ellas: 7. Herramientas de tabla dinámica/ Opciones: Dentro de ellas tenemos: D A B C A. Actualizar: posee dos opciones actualizar la tabla actual y actualizar todas las tablas dinámicas. Se usa después de haber hecho un cambio de registros en la base de datos. B. Cambiar datos de origen: permite cambiar el rango de celdas con el cual está trabajando actualmente la tabla dinámica. Por ejemplo se utiliza cuando en un momento 1 tenemos 600 registros con el cual armamos nuestra tabla dinámica y un momento 2 tenemos 900 registros. Debemos decirle a la tabla dinámica que trabaje ahora con 900 registros. Es mediante esta herramienta con la cual podemos lograrlo. C. Campo calculado: permite crear un nuevo campo de datos mediante operaciones (suma, resta, división, multiplicación, etc) entre las variables dentro de la misma tabla dinámica. Para ingresar a dicha herramienta dar clic en la siguiente ruta: Cálculos / Campos, elementos y conjuntos / Campo calculado Aparecerá la siguiente pantalla: Donde ingresaremos el nombre de nuestro nuevo Campo De Prueba y definiremos la fórmula usando las variables que se encuentran en la lista de campos como por ejemplo la de la imagen. = Adelando S./ + Saldo S./

5 Al darle clic en aceptar, el nuevo campo calculado se reflejará en la lista de campos de Tabla Dinámica como una variable a considerar para el reporte del mismo. D. Segmentación de datos y conexiones de filtro. Son dos temas diferentes, pero que se relacionan. La segmentación de datos es una forma interactiva de controlar los filtros de la tabla dinámica; también es el paso previo para las conexiones de filtro que permiten enlazar varias tablas dinámicas que nacen de una misma base de datos permitiendo controlarlas a todas solo manipulando una de ellas sin necesidad de estar yendo a cada una de ellas para realizar el cambio determinado. Cuando usamos conexiones de filtro se recomienda que los datos de origen estén referenciados hasta el final de la hoja porque una vez conectados ya no se pueden cambiar los datos de origen de las tablas dinámicas conectadas. - Segmentación de datos: vaya a la ruta opciones / insertar segmentación de datos/ insertar segmentación de datos. Aparecerá una lista que contiene las variables de la base de datos. Dele clic en las que desee usar y luego dele clic en aceptar. Aparecerá una pantalla como la que se muestra a la derecha. Del ejemplo se ha segmentado la variable equipo y desde esta nueva pantalla podemos controlar los filtros de esta tabla dinámica/ variable Equipo.

6 - Conexiones de Filtro: vaya a la ruta opciones / insertar segmentación de datos/conexiones de Segmentación de datos. Aparecerá un cuadro con nombre Conectar segmentación de datos. Contiene las variables de la base de datos que se han segmentado. Dele clic en las que desee usar (conectar) y luego dele clic en aceptar. Repita el proceso en las tablas dinámicas que desea conectar. (Asegúrese que provengan de la misma base de datos y esté rangueado el origen hasta el final de la hoja de cálculo). Con ello ya estarían conectadas las tablas dinámicas que usted desee. Para el ejemplo al mover un filtro de la variable Equipo, estas se moverán en todas las tablas dinámicas que usted ha conectado. 8. Herramientas de tabla dinámica/ Diseño: Dentro de ellas tenemos: Estilos de tabla dinámica: se pueden escoger diversidad de diseños y colores para la tabla dinámica 2. Diseño de informe: dentro de estas opciones resaltamos la opción de Mostrar en Forma Tabular, Repetir todas las etiquetas de elementos y Mostrar en forma compacta. La utilidad que le asignamos a estas herramientas son por un lado el diseño y por otro lado y no menos importante la posibilidad de generar llaves para utilizarlos por ejemplo con la función

7 BuscarV tal como lo muestra la siguiente imagen: 3. Totales Generales: Permite activar los valores totales de la tabla dinámica ya sea para filas o para columnas. 4. Subtotales: Permite activar los valores subtotales de la tabla dinámica a nivel de filas. 9. Gráficos Dinámicos: son aquellos gráficos cuya fuente de información son las tablas dinámicas. Para insertar un gráfico dinámico sitúe su celda activa encima de la tabla dinámica, vaya a la ficha insertar y escoja el tipo de gráfico que desee. Luego para cambiar la estructura de los datos del gráfico remítase a la lista de Campos de la tabla dinámica y realice los cambios respectivos. Finalmente para desaparecer aquellos los botones de campos de valor en el gráfico (color plomo): clic derecho sobre uno de los botones / Ocultar botones de campos de valor en el gráfico. Suma de Adelanto S./ Total L M S XL XXX L M S XL XXL L M S XL XXL Amarillo A Amarillo B Azul B Total Equipo Talla