Anexo 1: Descripción funcional módulos Sage XRT Treasury

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1 Anexo 1: Descripción funcional módulos Sage XRT Treasury 1. Sage XRT Treasury Cash Sage XRT Treasury Cash (Gestión intercompañía) Sage XRT Operaciones Financieras Sage XRT Liquidity (Presupuesto de tesorería) Sage XRT Treasury Análisis (Cuadro de mando) Sage XRT Treasury Conciliación Sage XRT Contabilización Sage XRT Treasury Comunicación Sage XRT Treasury Firma... 21

2 1. Sage XRT Treasury Cash El módulo Cash es el núcleo central de la plataforma financiera de Sage XRT. Permite a las empresas controlar su entorno tecnológico y financiero, ofreciendo una solución completa, modular, flexible y sencilla, totalmente parametrizable y segura, para optimizar sus beneficios financieros y reducir sus costes. De esta forma, el Departamento de Tesorería puede prever y controlar sus flujos bancarios y gestionar su liquidez a corto, medio y largo plazo. Pone a su disposición una herramienta ideal para negociar con los bancos, sus líneas de financiación, condiciones de valor y comisiones. Cash permite a la Tesorería ahorrar tiempo en el manejo de la aplicación, así como en la utilización diaria de la solución, gracias a su ergonomía, interfaz amigable y su espacio de trabajo único (que permite reunir todas las herramientas de gestión en un mismo espacio). Para seguir todos los flujos y saldos de tesorería de la empresa, optimizar la gestión de la liquidez a corto, medio y largo plazo, así como controlar la eficacia de la gestión de tesorería, Cash ofrece a la Tesorería una ficha en valor interactiva, funciones apropiadas de entrada y de gestión global de la cartera de financiaciones y de inversiones, herramientas potentes de simulación, de optimización y ayuda a la toma de decisiones, e informes de gestión completamente parametrizables (riesgos, cuotas bancarias, estadísticas, etc.). Planificación financiera a corto y medio plazo: seguimiento de previsiones (integración automática de previsiones desde ERP y entradas manuales). Ajuste automático entre previsiones y reales y determinación de la posición diaria en fecha valor. Ayuda en la toma óptima de decisiones (traspasos, inversiones, financiaciones. etc.) gracias a las propuestas de optimización ofrecidas por el sistema y la posibilidad de simular entre varios escenarios. Control automático de condiciones bancarias (comisiones, valoraciones y liquidaciones de intereses).

3 Automatización de cartas de reclamación a bancos (diferencias de valoración y discrepancia en las comisiones aplicadas), así como de las cartas de confirmación de traspasos y OMFs. Reporting automático y personalizado: Informes de Negocio Bancario, Informes de Tesorería Neta, Diarios de Tesorería, Liquidaciones, Saldos en Valor, Estadísticas, etc. Indicadores de gestión en tiempo real (Liquidez, Riesgos de tipos, etc.)

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5 2. Sage XRT Treasury Cash (Gestión intercompañía) El módulo intercompañía comprende un conjunto de funcionalidades integradas en Cash mediante las cuales se gestiona la problemática intercompañía de empresas desde el punto de la liquidez. De modo esquemático se crea el grupo y la vinculación y relación de las distintas empresas que lo componen, generándose, a su vez, las parejas de cuentas que relacionan unas con otras. A partir de los traspasos entre cuentas bancarias de distintas compañía, o barridos automáticos o préstamos, se generan los movimientos entre sí y las posiciones acreedoras y deudoras, sobre las cuales se liquidarán intereses de forma automática en los plazos que se desee y a los tipos de interés definidos.

6 3. Sage XRT Operaciones Financieras Sage XRT Treasury Operaciones Financieras gestiona los instrumentos de financiación e inversión a medio y largo plazo y ofrece amplias posibilidades de análisis, simulación y personalización. El sistema cubre las financiaciones e inversiones: pagarés de empresa, papel comercial, certificados de depósito, créditos y préstamos in fine, préstamos amortizables, contratos de leasing, avales concedidos y recibidos, líneas de financiación, IPFs, Inversiones deuda pública Asimismo gestiona seguros de cambio al contado y a plazo, swaps contado/plazo y plazo/plazo y préstamos y créditos en divisa. Sage XRT Operaciones Financieras pone a disposición de la empresa herramientas de productividad y de auditoría para: Introducir rápidamente las transacciones de inversión y financiación y controlar sus características y el diferente estatus de las mismas en cada caso. Asimismo, actualiza automáticamente los cuadros de vencimientos y permite realizar el seguimiento del histórico. Facilitar la edición personalizada de los documentos relativos a las transacciones iniciadas (Tickets y confirmaciones). Numerar, validar (back office) y seguir las modificaciones clave de las operaciones. Consolidar todas las operaciones para optimizar las decisiones con bases comunes (tipo actuarial). Dispone de funciones de reporting y de análisis personalizados de sus decisiones con: Criterios de selección completos, con posibilidad de simular transacciones. Presentación de los riesgos consolidados dinámicamente en todas las divisas y en los períodos parametrizados. Puesta a disposición de informes de optimización de la estructura financiera, de los crédito y/o préstamos, y en general de la Tesorería. Este módulo permite centralizar y homogeneizar el tratamiento de las operaciones financieras de la empresa, sea cual sea su naturaleza. Todas las transacciones en un entorno de trabajo único constan de procedimientos idénticos. La entrada de las operaciones financieras resulta sencilla al incluir las características específicas de cada tipo de transacción.

7 El seguimiento de las operaciones también se optimiza mediante el uso de indicadores de transacciones pendientes y de sus vencimientos, a los que puede acceder directamente desde el cuadro de mandos. Los beneficios de productividad también se obtienen gracias a la automatización y la seguridad de las funciones comunes. Los intereses se calculan según las prácticas bancarias y las cartas de confirmación se pueden generar de forma automática. A través de una numeración distintiva de las transacciones y de las reglas de control en la generación de flujos, la seguridad, el control y seguimiento de los tratamientos están garantizados. La valoración de la repercusión de las decisiones en la tesorería de la empresa es un elemento principal de la gestión de la cadena de valor financiera. Gracias a cálculos y métodos de valoración avanzados, se puede evaluar la posición de la tesorería de forma fiable y directa.

8 Los datos de mercado almacenados completan los análisis evaluando los resultados reales y previsionales.

9 4. Sage XRT Liquidity (Presupuesto de tesorería) Sage XRT Treasury Presupuesto, permite gestionar el presupuesto de tesorería y la realización de su seguimiento y control. Se integra con el módulo Sage XRT Treasury Cash, y permite un análisis en tiempo real de las desviaciones y la aplicación directa de las acciones correctivas. Se puede partir del presupuesto de tesorería procedente de otros sistemas (excel, sistemas contables ) o del presupuesto económico, formado por las partidas de Ingresos y Gastos. A través de unas reglas de paso (desviaciones, repartos periódicos o analíticos, reglas lógicas ), se genera de forma automática el presupuesto de Tesorería, con el detalle de Pagos y Cobros. La gestión de los presupuestos y los criterios de consulta y análisis se pueden realizar con el horizonte temporal que se desee: Diario, Semanales, Decenales, Quincenales, Mensual, Trimestral Se pueden gestionar múltiples revisiones de los presupuestos, conservando el histórico de cada revisión realizada.

10 La carga de los presupuestos se puede realizar mediante la integración de hojas de cálculo o de cualquier sistema de gestión y se automatiza con ayuda de las normas de conversión presupuestarias definidas por los usuarios. En cada presupuesto, se puede trabajar con un número ilimitado de hipótesis para obtener la mejor simulación. Pueden gestionarse distintas estructuras de presupuesto, en función de cada entidad. El sistema permite la comparación de presupuestos: Comparación entre distintas entidades Comparación entre periodos Comparación entre distintas versiones del presupuesto (Realizado con Inicial, entre distintas revisiones ) entre distintas versiones y la consolidación de los mismos a nivel grupo. Se pueden consolidar los presupuestos a nivel grupo, o para las empresas que se determinen, por divisa, por diferentes divisas

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12 5. Sage XRT Treasury Análisis (Cuadro de mando) El cuadro de mando integrado en la plataforma de Cash Management aporta la visión estratégica financiera de la organización. La misma se basa en los datos contenidos en los módulos operativos. Dicha información se muestra en indicadores dinámicos que permiten el control exhaustivo y la rápida toma de decisiones por parte de los responsables pertinentes. Sage XRT Análisis se apoya en una herramienta de Business Intelligence de alta tecnología, en concreto el producto Qlik View, considerado uno de los líderes en la explotación y análisis de la inteligencia de negocio. Sage XRT ha integrado dicho producto en su plataforma de un modo totalmente integrado gestionando la información contenida en la base de datos. Asimismo, ha contado con expertos en Tesorería y consultoras de primer nivel para diseñar el Cuadro de Mandos y las pestañas y documentos ofertados. Se considera que dicha estructura constituye un estándar lo suficientemente amplio y avanzado que debe dar cobertura a la gran mayoría de sus clientes, sin adaptaciones adicionales ni desarrollos a medida. Detalle de funcionalidades del módulo de B.I.: Análisis multibanco y multiempresa Acceso on line a la información Usuario independiente de los módulos transaccionales Manejo sencillo sin necesidad de formación Acceso desde dispositivos móviles Visibilidad numérica y gráfica La información más global y la más detallada Visión estratégica y global frente a visión transaccional Facilitar el control y la supervisión financiera Optimizar liquidez Minimizar costes Maximizar beneficios Automatizar el Reporting El cuadro de mando es de acceso sencillo y directo y se compone de los siguientes documentos: Cuadro de mando general Posición global Negocio bancario Balance banco empresa Saldos y rentabilidad Ficha en valor Presupuesto Ficha bancaria

13 CUADRO DE MANDOS GLOBAL POSICIÓN GLOBAL

14 NEGOCIO BANCARIO BALANCE BANCO EMPRESA

15 SALDOS Y RENTABILIDAD FICHA EN VALOR

16 FICHA BANCARIA

17 6. Sage XRT Treasury Conciliación Sage XRT Treasury Conciliación automatiza la conciliación de los extractos bancarios con los movimientos contables de bancos. Las características más importantes de este módulo son las siguientes: Conciliación automática según diferentes criterios (importe, referencia, descripción, número de documento ) Reglas de conciliación estándar y avanzadas (1 transacción bancaria con una contable, n transacciones con 1 transacción, n con n ) Conciliación manual potente y flexible Criterios de ordenación y selección. Búsqueda de apuntes. Comentarios de usuario y preselección de partidas de conciliación Informes de conciliación (Documentos de conciliación por empresa, por cuenta, Conciliados, no conciliados ). Histórico de conciliaciones

18 7. Sage XRT Contabilización Sage XRT Contabilización es el módulo de la plataforma que permite la generación automática de asientos contables a partir de: Información Bancaria (Extractos de Cuentas, Información de Domiciliados, Ficheros de Impagados, etc.) Flujos de Tesorería (Cash) Traspasos entre cuentas Barridos automáticos realizados por los bancos Gastos financieros, comisiones Liquidaciones de intereses Intereses devengados Flujos de tesorería procedentes del módulo de operaciones financieras (vencimientos, cancelaciones, amortizaciones, comisiones...) Características: Permite contabilizar cualquier tipo de operaciones Escanea los ficheros de importación teniendo en cuenta, no sólo la codificación bancaria, sino también cualquier otra información alfanumérica que pueda ser útil a la hora de generar asientos contables con independencia de su ubicación. Permite el diseño de cualquier esquema de asientos contables, incluidos aquellos más complejos que necesiten desglose de contrapartidas. Permite elaborar dichos esquemas teniendo en cuenta distintos filtros (sociedad, banco, cuenta bancaria, código presupuestario, etc.) y afectando los cálculos necesarios. Permite el complemento o validación manual (si es necesario) de los asientos. Permite la gestión multi sociedad (incluso con distintos Planes Contables) y multidivisa, así como la generación de asientos para la contabilidad analítica. Permite la extracción y contabilización de los asientos personalizando la estructura del fichero contable a exportar. El proceso de contabilización es el siguiente: Exportación automática o manual de los movimientos seleccionados en Tesorería, los cuales serán marcados Carga del fichero en el módulo de forma automática o manual, lo cual desencadena el tratamiento de movimientos, generando los asientos contables definidos en cada caso y posicionándolos en los distintos estados (incompletos, pendientes de validar, listos, etc.) Una vez asignados los asientos contables, aquellos que no se encuentren listos para su integración en el ERP, se controlarán y complementarán Posteriormente, los validados y listos, serán exportados, generando un lote concreto y un fichero con el formato concreto de sistema contable requerido (SAP, Baan ), para su integración en el ERP y contabilización automática Como estado final, existen niveles de archivado para la consulta posterior de la información

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20 8. Sage XRT Treasury Comunicación Sage XRT Treasury Comunicación es una plataforma de comunicaciones con bancos, multiformato de fichero y multipaís que permite el tratamiento e intercambio seguro de flujos financieros según diferentes formatos de fichero y sistemas de comunicaciones (Órdenes de pagos y cobros, extractos de cuenta, acuses de recepción ). La solución de conectividad con bancos de Sage XRT, facilita una comunicación eficiente y segura para el intercambio de información y la gestión de transacciones financieras a nivel local y global, e integra una amplia variedad de canales de comunicación y servicios financieros como extractos de cuentas, emisión de pagos y remesas. La plataforma gestiona canales de comunicación bancaria a nivel internacional (FTP, http) y local (Editran, EBICS ), y proporciona integración con Swift. Cumple las directivas europeas de pagos (SEPA), proporciona cobertura completa de la norma ISO20022 e integran los estándares internacionales de firma electrónica y criptografía (SSL, X509, PKCS7, EBICS, etc.). Otras características: Conexiones manuales y automáticas (planificadas) Recepción y envío de ficheros con bancos Archiva los ficheros enviados y recibidos. Histórico de ficheros (N43, MT940, XML ) Visualización en formato pdf de los ficheros transmitidos Perfiles de usuario. Gestión de derechos. Accesos a funciones Gestión de confidencialidad de datos Integración Correo electrónico Integración con otros sistemas Formatos SEPA XML

21 9. Sage XRT Treasury Firma Sage XBE Firma, es un módulo de la plataforma Sage XRT Treasury. Gestiona la firma de ficheros de cobros y pagos previa a la transmisión de los mismos a los bancos. Cumple las directivas europeas de pagos (SEPA), proporciona una cobertura completa de la norma ISO20022 e integra los estándares internacionales de firma electrónica y criptografía (SSL, X509, PKCS7, EBICS, etc.). Entre sus principales funcionalidades están: Gestión de firmantes y grupos / niveles de firmantes Asignación de número de firmas requeridas en función del tipo de pago, del importe Notificaciones y avisos ligados a los procesos de firma Reglas y protocolos internos de firma: Firmas mancomunadas, solidarias, simples, dobles, límites Gestión de dispositivos y estándares internacionales de firma: Firmas mediante contraseña o mediante certificado digital (PKCS7, EBICS, X509) Soporte de firma 3Skey (SWIFT Secure Signature Key) de Swift Firma Móvil mediante Blackberry Android (teléfono y Tablet) Filtros y modelos de consulta de ficheros a firmar: En detalle, de forma confidencial Seguimiento y monitorización vía Web de los ficheros firmados y transmitidos a los bancos. Trazabilidad de todas las acciones realizadas. Informe del estado de los ficheros en curso de firma (Pendientes de primera firma, de segunda firma, firmados ) Gestiona la firma de ficheros en formatos de ficheros de cobros y pagos locales de distintos países, formatos Sepa SCT (Transferencias) y SDD (Adeudos), formatos ISOXML20022, así como formatos Swift (MT101, MT103), También se gestionan formatos propios de bancos (Confirming España).