OPERACIONES, SEGURIDAD Y ADMINISTRACION DE RIESGOS GESTION DE CRISIS. Carlos Hernán Betancourt, CSM Acecolombia

Transcripción

1 OPERACIONES, SEGURIDAD Y ADMINISTRACION DE RIESGOS GESTION DE CRISIS Carlos Hernán Betancourt, CSM Acecolombia

2 Gerenciamiento de Operaciones y Mantenimiento Por qué, el gerenciamiento de operaciones y mantenimiento Organigrama Mantenimiento Operación Seguridad Limpieza.

3 ORGANIGRAMA Gerencia General Area Administrativa Area Comercial Mantenimiento Operaciones - Contabilidad - Finanzas - Comercialización Locales/Stands - Marketing - Areas comunes - Auditoria locales - Guardia técnica - Compras - Seguridad - Limpieza - Operación - Auditorias locales y stands

4 Operaciones y Mantenimiento Componentes Básicos 1. Mantenimiento de la propiedad e instalaciones Impacto para el propietario Impacto para el locatario Impacto para el cliente Impacto para potenciales locatarios

5 Rubros de Gastos Comunes Impuestos 9 % Seguros 2 % Gastos de Administración 15 % Mantenimiento y Operaciones 23 % Limpieza 15 % Seguridad 25 % Energía, Agua y Gas 11 % TOTAL 100% 74%

6 Operaciones y Mantenimiento Componentes Básicos 2. Seguridad De las instalaciones Del personal Del público

7 Operaciones y Mantenimiento Componentes Básicos 3. Conservación de Energía Racionalización Distribución a locales Energía de Emergencia

8 Operaciones y Mantenimiento Componentes Básicos 4. Apariencia de los centros comerciales Aspecto exterior Estado edilicio Playas de estacionamiento Jardines Aspecto interior Instalaciones Instalaciones stands Pisos Baños Frente de locales Limpieza: Diurna / Nocturna / Plantas y flores

9 Operaciones y Mantenimiento Componentes Básicos 5. Control de Gastos Mantenimiento Propiedad e Instalaciones - Preventivo Limpieza: forma de contratación - supervisión Parking: forma de contratación Seguridad: uso de cámaras - alarmas

10 Operaciones y Mantenimiento Componentes Básicos 6. Impacto sobre los locatarios Nuevos locatarios Locatarios existentes Expensas vs. mantenimiento edilicio Expensas vs. gastos en seguridad

11 Operaciones y Mantenimiento Componentes Básicos 7. Impacto en el público del Centro Comercial Limpieza Climatización Seguridad Funcionamiento medios traslación Estacionamiento: su seguridad

12 Operaciones y Mantenimiento Componentes Básicos 8. Mantenimiento Preventivo Plan de mantenimiento Impacto sobre los costos Correctivo Registros Transformación a mantenimiento preventivo» Estableciendo la vida útil de los equipos» Ejemplos: bombas de agua - escaleras mecánicas (rodamientos, cintas)

13 Identificando el trabajo de mantenimiento 1. Conociendo el Edificio e Instalaciones Areas comunes Edificio / Instalaciones / Equipos Manuales de mantenimiento Descripción de sus componentes Vida útil (stock de repuestos) Pintura / Limpieza / Otros Locales comerciales Instalaciones: aire acondicionado / tableros Instalaciones Patio de Comidas Extractores / Conductos / Instalaciones de gas.

14 Identificando el trabajo de mantenimiento 2. Requerimientos Gubernamentales Ascensores Bomberos Seguros Plano en Ingresos Señalización Equipamiento Cumplimiento de las cláusulas de las pólizas

15 Identificando el trabajo de mantenimiento Sistemas Computarizados de Control Mantenimiento Centro de Control: aire acondicionado / iluminación / energía de emergencia Seguridad Alarmas Pasillos técnicos / salas de equipos Acceso a locales de patio de comidas Cámaras Pasillos técnicos / sala de equipos Ingreso público/ playas de estacionamiento Vestuario del personal

16 Planificando Tareas e Inspeccionando la Propiedad Plan de Tareas e Inspección Cronograma de tareas Diarias Trimestre Anual Cronograma de inspección Diario Mensual

17 17 - Costos de Mantenimiento de Areas Comunes: Mantenimiento, Seguridad y Riesgo de Gerenciamiento

18 Los incidentes y las situaciones de riesgo

19

20 Inspección de la Propiedad / Instalaciones Preparación para la inspección: Áreas comunes Planificación El check list Ordenes de Trabajo

21 Inspección de la Propiedad / Instalaciones Preparación para la inspección: Locales Diarias Apertura (horario y estado del local) Durante el horario de atención al público Al cierre

22 Inspección de la Propiedad / Instalaciones Preparación para la inspección: Locales Programadas Aire acondicionado Instalaciones eléctricas Locales gastronómicos» Conductos» Filtros» Bromatología

23 Inspección de la Propiedad / Instalaciones Trabajos en Locales Reparaciones Autorización Inspección Reformas / Locales Nuevos Proyecto Aprobación Arquitecto Cierre Inspección Previa Apertura

24 La Operación del Centro Las rutinas Listas de Chequeo Plan de Mantenimiento Subestaciones Techos Red Hidraulica / Sanitaria Equipos AA Jardines

25 Contratistas Internos vs. Externos Tercerizaciones Seguridad Limpieza Escaleras / Ascensores Desinfecciones / Fumigaciones Equipos bajo garantía

26 Contratistas Internos vs. Externos Servicios de terceros Contratos Disponibilidad Riesgo de trabajo Responsabilidad indirecta

27 Expensas del Mantenimiento: Área Común El contrato Distribución del gasto Facturación: estimados / definitivos Trabajos extensos (preparación) Programación Distribución en las expensas

28 Paisaje Interno y Externo Plantas / flores Mantenimiento Reemplazo En área pública

29 SEGUROS Y ADMINISTRACIÓN Definiciones Riesgo= a*p DE RIESGOS Proceso de Administración de Riesgos Identificar Riesgos Reducir, Evitar o Eliminar Asumir Transferir Controlar

30 Seguros y Riesgos de Gerenciamiento Identificar el riesgo Tableros eléctricos Espacios con riesgos especiales: trabajos en altura - Rescate en alturas Trabajos de terceros contratados: seguros

31 Seguros y Riesgos de Evitar el riesgo Gerenciamiento Analisis del programa: peritos Capacitar al personal Limitar ingresos a zonas de riesgo (alarmas)

32 Seguridad del Centro Comercial Importancia de la percepción de seguridad La seguridad es un estado de ánimo La seguridad como estrategia comercial

33 Seguridad del Centro Comercial Objetivos Entorno seguro Ingresos Playas de estacionamiento Pasillos de circulación Reducir vandalismo Reducir hurtos Relaciones con el público Actitud de servicio Actitud pasiva

34 Seguridad del Centro Comercial Con o sin armas Seguridad privada Seguridad pública

35 Seguridad del Centro Comercial Plantel propio / Servicio externo Externo Supervisión propia Selección del personal Capacitación

36 Aspecto de Relaciones Públicas de Seguridad El público Los guardias como anfitriones En las playas de estacionamiento En los pasillos de circulación En ascensores / escaleras Discapacitados

37 Aspecto de Relaciones Públicas de Seguridad Los comerciantes Horarios de apertura de locales Uso de alarmas en locales Control al cierre del local

38 Aspecto de Relaciones Públicas de Seguridad Relaciones con los servicios públicos Policía Comunicación Arrestos Bomberos Preparación del personal de seguridad Plan de emergencia: simulación

39 LA AYUDA PUEDE DEMORARSE

40 Desarrollando un Manual de Seguridad Contenido del Código de Faltas Faltas punibles: arrestos Limitación de ingreso público Molestias a personas en sitios públicos Actos contrarios a la decencia Mendicidad Ebriedad

41 Desarrollando un Manual de Seguridad Planteamiento de las seguridades Seguridad básica (seguridad de las personas) Escaleras (niños) Elementos sueltos en el exterior Desagües Estado de pisos Incendio» Plan de evacuación» Plan de extinción

42 Desarrollando un Manual de Seguridad Planteamiento de las seguridades Seguridad disuasiva Daños a la propiedad Pintadas / escrituras Roturas Rotura de señalizaciones Molestias a las personas Grupos y la sensación de inseguridad

43 Desarrollando un Manual de Seguridad Planteamiento de las seguridades La seguridad de control Robos internos Procedimientos Robo de automotores

44 Desarrollando un Manual de Seguridad Planteamiento de la seguridad Seguridades especiales Amenaza de bombas Actos de sabotaje / huelgas Agresión hacia personas Recaudación de caudales Cajeros automáticos/bancos Ingreso fuera de horario de atención al público

45 Evaluando la Seguridad Plan de evacuación Roles del personal Personal de seguridad Responsables / empleados de los locales

46 Evaluando la Seguridad Medidas inmediatas: Roles del personal Ascensores Gas (acceso) Aviso a los bomberos / policía / urgencias médicas La comunicación al personal Medios utilizados (centro de control)

47 Evaluando la Seguridad Extinción: roles Personal interno Seguridad Mantenimiento Bomberos Ingreso a locales Uso de medios: capacitación Señalización bocas de incendio en ingresos

48 Dispositivos de Seguridad Cámaras: pasillos, puntos críticos Radios Detectores de humo Rociadores Alarmas en locales y puntos críticos Áreas de comidas Hidrantes Matafuegos/extintores: área común / locales.

49 Términos del Seguro Sobre la propiedad Edificio Instalaciones Interrupción del negocio Gestión de crisis

50 PROCEDIMIENTOS PARA RECLAMACIONES

51 Términos del Seguro Métodos para asegurar la propiedad Todo riesgo: incendio y cobertura extendida Costo de reemplazo / monto estipulado

52 Términos del Seguro Responsabilidad civil Daños corporales Responsabilidad Automotores: Robo

53 Términos del Seguro Acuerdos contractuales Responsabilidad del propietario Responsabilidad del locatario / El contrato Seguros de los servicios tercerizados Seguros de los eventos

54 Términos del Seguro Procedimientos de reclamo Testigos / Policía Actas Policía Bomberos Fotos Avisos a la compañía

55 Términos del Seguro Eligiendo a la Compañía Aseguradora Licitación competitiva Abierta Cerrada Asesor de seguros

56 MANEJO DE CRISIS