Expediente: SERV. Migración a Microsoft Dynamics NAV 2015 y parametrización de la versión. Servicios de consultoría informática.

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1 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA MIGRACIÓN A MICROSOFT DYNAMICS NAV 2015 Y PARAMETRIZACIÓN DE LA VERSIÓN. SERVICIOS DE CONSULTORÍA INFORMÁTICA EN LAS INSTALACIONES DE CIC biogune Y CIC biomagune. Expediente: SERV. Migración a Microsoft Dynamics NAV 2015 y parametrización de la versión. Servicios de consultoría informática. PREVIO El órgano de contratación es CIC biogune, quien contrata los servicios en su propio nombre y en el de CIC biomagune. De tal forma que cada uno de los servicios se prestará en las dependencias de cada Asociación. 1. SITUACIÓN ACTUAL CIC biogune es una asociación sin ánimo de lucro cuyo principal objeto es la investigación básica orientada y estratégica en el área de las biociencias. CIC biomagune es una asociación sin ánimo de lucro cuyo principal objeto es la investigación básica orientada y estratégica en el área de los biomateriales y tecnologías biomédicas. En adelante, CIC biogune y CIC biomagune serán denominadas conjuntamente como los CICs. Actualmente, los CICs disponen de un sistema de planificación de recursos empresariales o ERP ( Enterprise Resource Planning ) basado en Microsoft Dynamics NAV versión 5.0 SP1. La instalación está compuesta por los módulos estándares de Gestión Financiera, Ventas y Marketing, Compras, Almacén y Cartera, además de una serie de personalizaciones por la actividad propia de los Centros (Subvenciones, Mantenimiento de equipos, Justificación de gastos por viajes y desplazamientos, Servicio Web para el intercambio de información con proveedores, Centros de Coste / Presupuestos por Centros de Coste e Imputación de horas a Proyectos de I+D). Ambas implantaciones son idénticas. Dentro de los planes de renovación tecnológica de los CICs, se encuentra la migración de Microsoft Dynamics NAV 5.0 SP1 a Microsoft Dynamics NAV2015 debido a que las implantaciones tienen una antigüedad considerable. Aunque se considera que la solución cubre adecuadamente las necesidades de los Centros, su antigüedad tecnológica y la falta de mantenimiento por parte de Microsoft hace recomendable abordar un proyecto de actualización que elimine los 1

2 riesgos de obsolescencia y falta de soporte y que permita obtener ventaja de las nuevas utilidades y funcionalidades que presentan las soluciones existentes en la actualidad. Tras estudiar distintas soluciones que ofrece el mercado de las tecnologías de la información, se ha seleccionado el ERP Microsoft Dynamics NAV2015, por tratarse de un sistema basado en una plataforma tecnológica actual, escalable, plenamente integrado con otros productos, con numerosa base instalada y con un abanico de proveedores cualificados para dar soporte, además, de que por tratarse de una migración desde una versión anterior, el coste es inferior al del resto de soluciones. En definitiva, se trata de mejorar el ERP del que disponen los Centros, aumentando la eficacia y eficiencia de los procesos de Gestión interna de los CICs, manteniendo, al menos, las capacidades que tiene la versión instalada en la actualidad. 2. OBJETO El objeto del presente contrato será: a) La migración desde Microsoft Dynamics NAV 5.0 SP1 a Microsoft Dynamics NAV2015. b) La realización de los trabajos necesarios para la definición, diseño, adaptación, instalación, implantación y formación del sistema Microsoft Dynamics NAV2015. c) El suministro de licencias necesarias para la ejecución de este contrato. d) Atender al mantenimiento evolutivo y correctivo de la plataforma de Microsoft Dynamics NAV en los años sucesivos (3 años). 3. ALCANCE DEL TRABAJO Los licitadores deberán proponer una solución que en términos generales contemple los siguientes puntos: a. Definición de la infraestructura requerida tanto de Hardware como de Software. b. Prestación de los servicios profesionales necesarios para la migración de la información contenida en la versión actual de Microsoft Dynamics NAV 5.0 SP1 a la nueva versión Microsoft Dynamics NAV2015. c. Prestación de los servicios profesionales, de cualquier tipo, necesarios para la implantación de la nueva versión Microsoft Dynamics NAV2015, incluyendo las tareas de instalación, parametrización, personalización, pruebas, formación a usuarios y soporte durante el periodo de arranque, entre otras. d. Suministrar las licencias necesarias para la puesta en marcha. Para ello, se tendrá en cuenta: 2

3 CIC biogune Usuarios concurrentes: 10 Tablas: 60 Codeunits: 100 CIC biomagune Usuarios concurrentes: 8 Tablas: 60 Codeunits: 100 e. Prestación de los servicios de soporte y licencias por un periodo de 3 años desde la fecha de arranque de la nueva versión Microsoft Dynamics NAV2015. f. Los importes ofertados para la totalidad de los servicios objeto del contrato, incluirán los gastos del equipo de trabajo (dietas, desplazamiento, etc.) de la empresa adjudicataria, que puedan originarse. CIC biogune busca un proveedor capaz de prestar con garantías de éxito todos los servicios descritos en este documento tanto para sí mismo como para CIC biomagune, en cuyo nombre contrata, por lo que se valorará: a. Capacidad, el objetivo es contar con un proveedor de servicios con los recursos y capacidades suficientes para asumir la carga de trabajo que sea requerida en cada momento por los CICs, de forma que se respeten los plazos de atención y entrega de resultados fijados entre las partes. b. Compromiso, al buscar un proveedor que actúe como socio tecnológico real, implicado totalmente en el desarrollo futuro de la plataforma de Microsoft Dynamics NAV. c. Innovación, el proveedor debe ser capaz de ver y proponer las principales tendencias del mercado en herramientas informáticas y ofrecer mejoras y evolución del producto. 4. FASES En el presente apartado se establece, a modo de referencia, el desglose de las fases para los trabajos a realizar, especificando las actividades mínimas asociadas a cada una de ellas. El licitador podrá hacer una propuesta de fases diferente de acuerdo a su metodológica, teniendo en cuenta que debe cubrir como mínimo las necesidades que se requieren en este pliego. 3

4 4.1. Consideraciones iniciales La base de datos de CIC biogune contiene dos empresas y la de CIC biomagune una empresa y en la actualidad hacen uso de los siguientes módulos, en mayor o menor medida: a. Gestión Financiera y Contabilidad, operativa contable según plan general de contabilidad, generación de informes (Balances, Libro mayor, Diarios, etc.), preparación de Estados Financieros, IVA (modelo 340 a fichero), contabilidad analítica con 5 dimensiones, comparativa presupuesto vs real. b. Cartera, gestión de cobros y pagos, pagos por normas bancarias (CSB 34), presupuestos de tesorería. c. Activos Fijos, mantenimiento de activos fijos y amortizaciones. d. Ventas, circuito de pedido, albarán y factura y documentos de ventas (facturas, abonos, pedidos). e. Compras, circuito de pedido, albarán y factura y documentos de compra (pedidos, albaranes, facturas). Mantenimiento de tarifas y descuentos. f. Almacenes, mantenimiento de almacenes y pedidos de transferencia. Además, existen una serie de funcionalidades personalizadas que se integran con la solución: a. Subvenciones, mantenimiento y asignación de gastos y recursos. b. Mantenimiento correctivo y preventivo de equipos, mantenimiento de equipos, órdenes de trabajo, preventivo y correctivo e imputación de recursos y materiales. c. Centros de coste / Presupuestos por centros de coste, mantenimiento de centros de coste y presupuestos anuales, comparativa presupuesto vs real. d. Justificaciones de gastos por viajes y desplazamientos, solicitudes de viaje y justificación de gastos. e. Solicitudes de compra previas a pedidos, proceso de aprobación de compras previas al pedido. f. Integración con proveedores a través de un servicio web, integración con proveedores para el intercambio automático de información (productos y pedidos) en tiempo real. g. Imputación de horas a Proyectos de I+D, imputación de recursos a los proyectos de I+D en los que participan los CICs. Y se encuentra integrado con otros sistemas a través de ficheros: a. Aplicación de Recursos Humanos (Iberper), integración de empleados. b. Intranet de los CICs, gestión de vacaciones y ausencias y envío de pedidos de las plataformas de los CICs para su facturación. 4

5 Por último, resaltar que los CICs trabajan con un sistema de usuarios y perfiles/roles que deberá mantenerse en la implantación de la nueva versión Análisis de la implantación actual Se llevará a cabo una reunión al inicio del proyecto donde se definirán las funcionalidades requeridas y los procesos de trabajo, tomando como punto de partida las funcionalidades que se están utilizando en la actualidad. Se identificarán los informes y desarrollos que contempla la funcionalidad estándar de la nueva versión y que estén adaptadas en la versión actual para su no migración. Se aprobará un cronograma, detallando cada fase e hito. Se incluirá una estimación de tiempos que deberá dedicar el personal de cada uno de los Centros, indicando las tareas en las que será necesaria su participación. En definitiva se recabará toda la información necesaria para la parametrización, migración y puesta en marcha de Microsoft Dynamics NAV2015, que quedará plasmado en un documento de análisis funcional y técnico Migración Se realizará una migración tanto de los objetos de la versión 5.0 SP1 como de los objetos modificados a la nueva versión NAV2015. Por migración se entenderá la carga automática al nuevo sistema de los objetos así como cualquier actividad destinada a su depuración y a la carga efectiva de datos (maestros, históricos, etc.) en la nueva versión. Como referencia, el volumen aproximado de objetos modificados es el siguiente: CIC biogune Tablas: 140 Formularios: 200 Reports: 55 Codeunit: 40 CIC biomagune Tablas: 150 Formularios: 200 Reports: 66 Codeunit: 42 5

6 Se dispone de un histórico de datos desde el año 2003 para los movimientos de contabilidad y desde el año 2008 para el resto de maestros e históricos. Con la migración y la instalación de la nueva versión se busca aprovechar: Eliminar funcionalidades personalizadas que forman parte del estándar NAV Eliminar funcionalidades personalizadas que no estén en uso. Ser eficientes en la migración de informes. Aprovechar las mejoras funcionales y tecnologías que aporte la nueva versión frente a la actual. Será obligación por parte de la empresa adjudicataria el realizar una comprobación de los datos en ambas versiones y realizar procesos de control y chequeo para determinar la funcionalidad de los procesos ya existentes en la nueva versión Instalación de Microsoft Dynamics NAV2015 en modo Beta Instalación por parte de la empresa adjudicataria de la versión NAV 2015 y de SQL Server con todos los usuarios, así como de la entrega de una copia de seguridad con los datos migrados. Los CICs probarán de forma intensiva la nueva aplicación, reportando a la empresa adjudicataria las incidencias que vayan surgiendo durante las pruebas hasta conseguir la estabilización de la versión. El apoyo de la empresa adjudicataria en esta fase podrá ser presencial o remota a petición de los CICs Formación Se establecerá un plan de formación que garantice tanto la capacitación funcional como técnica de los usuarios de los CICs en la nueva versión NAV2015. El plan de formación incidirá en las diferencias entre las dos versiones, estructurándose por departamentos y áreas Instalación de Microsoft Dynamics NAV2015 y puesta en marcha del sistema Por último, se fijará la fecha para la puesta en marcha de la nueva versión, siendo la fecha límite el 01/05/2015. Durante la fase de puesta en marcha se requerirá la presencia de personal de la empresa adjudicataria en cada uno de los CICs. 6

7 4.7. Finalización de la migración y puesta en marcha A la finalización de los trabajos se firmará el documento Acta de Recepción, fecha a partir de la cual comenzará a contar el año de garantía por la migración e instalación y puesta en marcha de la versión Microsoft Dynamics NAV Mantenimiento de la plataforma Atender el mantenimiento evolutivo y correctivo de la plataforma Microsoft Dynamics NAV 2015 en los diferentes ámbitos: Soporte telefónico Mantenimiento evolutivo menor: pequeñas adaptaciones y mejoras Mantenimiento correctivo: resolución de incidencias Soporte técnico: actualizaciones y rendimiento Formación: sobre aspectos funcionales y técnicos relativos a la plataforma Asesoramiento permanente Además del mantenimiento BREP ( Business Ready Enhancement Plan ) anual. Para la valoración de la oferta económica (mantenimiento y soporte de la implantación y renovación de licencias) se facilita la siguiente información: CIC biogune Horas de soporte año: 50 horas Usuarios concurrentes: 10 usuarios Tablas: 60 Codeunit: 100 CIC biomagune Horas de soporte año: 50 horas Usuarios concurrentes: 8 usuarios Tablas: 60 Codeunit: 100 Los nuevos proyectos de cierta envergadura que deseen llevar a cabo los CICs, como la implantación de nuevos módulos / funcionalidades o el diseño e implantación de nuevas modificaciones se valorarán en nuevos presupuestos. Para la valoración de estos proyectos adicionales, los licitadores facilitarán en la documentación técnica (sobre número 2) un precio hora por categoría profesional. 7

8 5. CONDICIONES DEL SERVICIO, ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO Y EQUIPO DE TRABAJO La prestación será ejecutada con calidad, rigor y eficacia y con absoluto cumplimiento de todas las disposiciones legales, reglamentarias, normas y especificaciones en vigor que, de forma directa o indirecta, regulan la misma. CIC biogune establecerá los medios de control que estime convenientes para constatar el total y correcto cumplimiento de la prestación por parte del adjudicatario. El servicio se computará por horas, considerándose el número de horas invertidas para atender los trabajos objeto del presente contrato, (migración, instalación y parametrización de la nueva versión y mantenimiento de la plataforma). La empresa adjudicataria designará en su oferta un Coordinador del Proyecto, que será el responsable ante CIC biogune de la buena marcha de la prestación del servicio. Este titular no podrá ser sustituido sin la conformidad previa de CIC biogune. El equipo de trabajo propuesto deberá aportar personal cualificado, con conocimientos específicos en los aspectos objeto de la prestación. Los licitadores deberán facilitar la relación de componentes del equipo de trabajo, de modo que la estructura del equipo y el perfil profesional de sus componentes, así como su dedicación, se adapte a las condiciones requeridas. El equipo propuesto estará integrado por, al menos, un consultor sénior en cada uno de los apartados expuestos en el punto 4 del presente pliego de prescripciones técnicas (se entiende por consultor sénior el profesional que posea una experiencia acreditada de más de 7 años). CIC biogune podrá exigir, en cualquier momento, la sustitución de los componentes del equipo de trabajo que estime conveniente, siempre que según su criterio sea necesario para el correcto cumplimiento del objetivo de los trabajos. El equipo de trabajo de la empresa adjudicataria deberá adecuarse al funcionamiento de CIC biogune, respondiendo a las cuestiones que se les plantee de forma telefónica o , o bien presencialmente cuando resulte necesario. 6. INFORMACION ADICIONAL La información ofrecida en los apartados 3 (Alcance del trabajo) y 4.3 (Fases Migración) de este documento en relación con las tablas, formularios, reports, codeunits y usuarios concurrentes es un inventario aproximado. CIC biogune facilitará a las empresas licitadoras que lo deseen la autorización a Microsoft para consultar el contenido exacto de la licencia. 8

9 Las empresas licitadoras facilitarán el precio hora de trabajo para las diferentes categorías y que servirá para la valoración de proyectos adicionales solicitados por los CICs, según lo indicado en el punto 4.8 de este documento, con el siguiente esquema: Categoría 1: <NOMBRE CATEGORIA 1>:.. /hora (IVA EXCLUIDO) Categoría 2: <NOMBRE CATEGORIA 2>:.. /hora (IVA EXCLUIDO) Categoría 3: <NOMBRE CATEGORIA 3>:.. /hora (IVA EXCLUIDO). Este detalle de precio hora se entregará, junto con el resto de información solicitada, dentro del SOBRE Nº 2 DOCUMENTACIÓN TÉCNICA. 9