REGISTRO HISTÓRICO DEL DOCUMENTO /11/2011 Versión inicial /01/2012 Actualización

Transcripción

1 REGISTRO HISTÓRICO DEL DOCUMENTO VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO 01 23/11/2011 Versión inicial 02 10/01/2012 Actualización 03 21/05/2014 Actualización, cambio de nombre de procedimiento e integración de tres formatos para cumplimiento del procedimiento

2 1. GENERALIDADES FINALIDAD: Normar y controlar el uso de uniformes y/o prendas de vestir del Personal de Autoridad Portuaria de Manta. APROBACIÓN : Gerente APM RESPONSABILIDAD DE EJECUCIÓN : Dirección de Talento Humano, Dirección de Seguridad CONTROL: Dirección de Talento Humano, colaborará en esta actividad el personal de Seguridad Integral REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN: Dirección de Asesoría Jurídica, Dirección de Talento Humano. 2. ALCANCE Aplica a todo el personal que labora en Autoridad Portuaria de Manta, Señores y señoritas que realicen prácticas estudiantiles, pasantías y prácticas pre- profesionales. 3. USO DE PRENDAS DE VESTIR DURANTE LA JORNADA LABORAL En virtud de las diferentes actividades que desarrollan los servidores de la entidad, se han definido tres (3) tipos de uniformes; ADMINISTRATIVOS, ADMINISTRATIVOS OPERATIVOS, OPERATIVOS. a) El personal de Autoridad Portuaria de Manta, recibirá cada año las prendas de vestir como uniforme para desempeñar las funciones de servidores de la entidad, en los colores y modelos establecidos. El inicio de la vigencia del uso de los uniformes será desde la fecha que las Autoridades lo determinen. b) El uso del uniforme con todas las piezas que lo constituyen, es obligatorio de lunes a viernes, durante la jornada de trabajo, según detalle proporcionado por la Dirección de Talento Humano, de igual forma el personal que cumple turnos rotativos o jornada especial portará el uniforme en su horario de trabajo. c) En caso de deterioro o pérdida total o parcial de los uniformes, el (la) servidor (a) público deberá reponerlos, bajo las mismas características de la prenda a sustituir, reposición que deberá realizarse de preferencia con el proveedor, con la finalidad de garantizar la homogeneidad de los uniformes. Para esto tendrá un plazo máximo de 30 días, contados a partir del día que notifique el hecho a su Jefe inmediato y Dirección de Talento Humano, tiempo en el cual no se aplicará la sanción correspondiente que dispone este instructivo. Los gastos que se ocasionaren serán por cuenta del servidor (a). d) Los servidores que se hallaren en circunstancias de duelo ante el fallecimiento de parientes contemplados hasta el segundo grado de consanguinidad y segundo de afinidad, podrán usar trajes de luto por un período de tres meses, previa la autorización de la Dirección de Talento Humano quien a su vez, notificará al Jefe inmediato superior del servidor afectado. Pasado este período, el uso del uniforme será obligatorio. e) La servidora que se encontrare embarazada deberá oportunamente adquirir las telas y procurar que su confección, colores y textura sea la más cercana al modelo original del uniforme, una vez concluido el período de gestación, la entidad otorgará las prendas de vestir del uniforme institucional para su uso, por el tiempo que restare como vigencia del mismo. f) Credencial de identificación forma parte del uniforme, por tanto su uso es obligatorio. g) Para aquellos servidores contratados bajo cualquier modalidad laboral, (contrato de servicios ocasionales, contratos profesionales, contratos código de trabajo, nombramiento provisional) que no reciban las prendas de uniforme, deberán usar prendas de vestir acordes a las proporcionadas por la entidad al personal. h) Los señores/señoritas que realicen Prácticas Estudiantiles en la entidad, deberán utilizar el uniforme de parada que sus establecimientos educativos han dispuesto como prenda oficial.

3 i) Los señores/señoritas que realicen Pasantías o Prácticas Pre-Profesionales en la entidad, deberán usar prendas de vestir tipo formal, y ajustarse a las prohibiciones establecidas en el presente documento. 4. PROHIBICIONES Alterar el modelo de los uniformes o accesorios, (largo de falda en caso de ser parte del uniforme) Utilizar accesorios como: correas, cinturones o apliques en colores no acordes al definido para el uniforme. Al personal femenino, en caso de que el uniforme esté compuesto por falda, se prohíbe utilizar medias panty de colores diferentes al establecido. Alterar el orden fijado en el cronograma para uso del uniforme y su correspondiente combinación de acuerdo a instrucciones dispuestas por la Dirección de Talento Humano Está prohibido al personal utilizar el uniforme fuera de los días y horarios de trabajo establecidos, para otros fines que no sean los de sus respectivas funciones, como actos sociales personales o privados. Se prohíbe el uso de prendas consideradas inadecuadas para la jornada laboral como: o Prendas apretadas. o Media con adornos. o Corbatas con muñecos o similares. o Escotes pronunciados. o Minifaldas. o Manga sisa (blusa sin mangas). o Medias blancas o beige en los hombres. (A no ser que el pantalón sea de este color). o Zapatos sin lustrar. o Pantalón de mezclilla (Blue Jeans) o Zapatos de lona o tenis. o Zapatillas o sandalias 5. CONTROL a) Es responsabilidad y obligación de los Jefes y Directores, velar por el fiel acatamiento de las disposiciones contenidas en este documento y reportar por escrito a la Dirección de Talento Humano las novedades que ocurran al respecto. b) La Dirección de Talento Humano, efectuará controles periódicos sin previo aviso, para lo cual certificará conjuntamente con los Jefes de Unidades, las novedades encontradas a fin de proceder a la sanción contemplada en este Instructivo. c) Así mismo se faculta a los Responsables de Seguridad Integral de Autoridad Portuaria de Manta para que instruyan a los Guardias que controlan los principales accesos a las dependencias de la Institución, para que tomen nota e informen a su superior sobre el personal que no ingrese debidamente uniformado, teniendo autorización para requerir y registrar el nombre y la Dirección Administrativa donde labora. d) 6. SANCIONES Y PROCEDIMIENTOS De acuerdo al artículo 42 de la LOSEP, se considera faltas disciplinarias aquellas acciones u omisiones de las servidoras o servidores públicos que contravengan las disposiciones del ordenamiento jurídico vigente. 6.1 CLASIFICACION DE FALTAS Para efectos de la aplicación del Régimen Disciplinario, las faltas se clasifican en leves y graves. a) Faltas leves.- Son aquellas acciones u omisiones realizadas por descuidos o desconocimiento leves, siempre que no alteren o perjudiquen gravemente el normal desarrollo y desenvolvimiento del servicio público. Se considera falta leve el uso indebido o no uso del uniforme.

4 Las faltas leves darán lugar a la imposición de sanciones de amonestación verbal, amonestación escrita o sanción pecuniaria administrativa o multa. b) Faltas graves.- Son aquellas acciones u omisiones que contraríen de manera grave el ordenamiento jurídico o alteren gravemente el orden institucional / (art. 42, literal b). La reincidencia del acometimiento de faltas leves se considerará falta grave. Las faltas graves darán lugar a la imposición de sanciones de suspensión o destitución, previo el correspondiente sumario administrativo. En todos los casos, se dejará constancia por escrito de la sanción impuesta en el expediente personal de la servidora o servidor. 6.2 CLASIFICACION DE LAS SANCIONES a) Amonestación Verbal b) Amonestación Escrita c) Pecuniaria Administrativa d) Suspensión Temporal sin goce de remuneración; y e) Destitución La definición de cada una de las sanciones se encuentra determinadas en la Sección Segunda del Capítulo Quinto del Reglamento de la LOSEP, en el que se determinan conceptualmente cada una de ellas. 6.3 PROCEDIMIENTO A los servidores que incumplieren las obligaciones o contravinieren las disposiciones que constan en este instructivo, se impondrá las sanciones previstas en el mismo, se seguirá el siguiente procedimiento: El Jefe inmediato comunicará a la Dirección de Talento Humano, determinando fecha y hora en la cual se verifica el acometimiento de la falta; La Dirección de Talento Humano realizará inspecciones aleatorias sin previo aviso, y emitirá un informe determinando fecha y hora en la cual se verifica el acometimiento de la falta; La Dirección de Talento Humano, utilizando cualquiera de las herramientas de comunicación de la entidad, solicitará al servidor la justificación correspondiente; El servidor o la servidora podrá ejercer su derecho a defensa, para lo cual, podrá presentar cualquier prueba de descargo a su favor, en un tiempo máximo de un día contado a partir de la convocatoria efectuada por la Dirección de Talento Humano, de lo cual se dejará constancia escrita. El silencio en todas sus manifestaciones por parte del servidor, se considerará como aceptación tácita de la infracción que se le imputa. Una vez que se haya realizado el análisis de las pruebas de descargo, el responsable de la Dirección de Talento Humano informará a la Gerencia de APM para la resolución que el caso amerite. 7. CESACION DE FUNCIONES DEL SERVIDOR De acuerdo a lo establecido en el Acuerdo Ministerial N MRL , artículo 11; si en el plazo de tres meses tras la entrega de uniformes la o el servidor cesara definitivamente en sus funciones, el costo total del uniforme deberá ser cubierto por la o el beneficiario. Para las y los servidores públicos que sobrepasen el plazo antes señalado, se procederá a descontar el valor proporcional del uniforme por el tiempo quefaltare para completar los dos años de dotación del uniforme, en la respectiva liquidación de haberes. Salvo en el caso de cesación de funciones por muerte.

5 De manera excepcional, si el servidor cesare de sus funciones una vez confeccionadas las prendas de uniformes, sin que para el efecto se haya realizado la correspondiente Entrega Recepción de los mismos, se procederá de conformidad con el Art. 11 del Acuerdo Ministerial N MRL DE LA DEVOLUCION Y/O RESTITUCION DEL UNIFORME Previo a la dotación de nuevos uniformes (en caso de restitución), la o el servidor deberá devolver el uniforme utilizado. En caso de no cumplir con dicha disposición, se procederá al descuento del cincuenta por ciento (50%) del valor del uniforme o prenda no entregada. En caso de desvinculación del servidor, deberá entregar los uniformes al Director de Área, y éste a su vez remitirlos a la Dirección de Talento Humano y comunicar del particular a la Dirección Administrativa Financiera, a fin de iniciar la respectiva destrucción los mismos. 9. DESTRUCCION DE UNIFORMES Y/O PRENDAS CON LOGOTIPO INSTITUCIONAL El responsable de cada Dirección deberá receptar los chalecos, uniformes y/o prendas de vestir y de protección del personal que ha finalizado la relación laboral con la entidad, y los remitirá mediante Memorando a la Dirección de Talento Humano (UATH), adjuntando la Ficha de Devolución de Uniformes formato () para cumplir con el proceso de desvinculación respectivo. Para el caso de chalecos, el Director de Área a la cual pertenece el servidor desvinculado, deberá indicar el estado físico de los mismos y determinar si es susceptible de reutilización o destrucción. En caso de ser reutilizable la prenda, el Director de área comunicará que conservará la prenda, con la finalidad de reasignarla al siguiente servidor que se contrate en el puesto; no obstante, en caso de no ser reutilizables, el Director de área entregará la prenda a la UATH para su destrucción. La diligencia de la destrucción de chalecos se realizará cada tres meses en presencia de los Directores de Seguridad Integral, Talento Humano y Administrativo o sus delegados; de ser el caso, quienes dejarán constancia de lo actuado en Acta de Destrucción. El control de los registros estará a cargo de la UATH. Para el caso de uniformes, el Director de Área deberá entregar a la UATH y a la Dirección Financiera (Art. 13 Resolución MRL ), a fin de iniciar la respectiva destrucción los mismos. En caso de que el servidor no cumpla con la entrega de uniformes, se procederá al descuento del 50% del valor del mismo; siempre que este valor haya sido cancelado previamente por la entidad. La diligencia de la destrucción de los uniformes se realizará de manera mensual en presencia de los Directores de Seguridad Integral, Talento Humano y Administrativo o sus delegados; de ser el caso, quienes dejarán constancia de lo actuado en acta de destrucción. El control de los registros estará a cargo de la UATH. Para la destrucción de toda prenda que posea el logotipo institucional deberá participar de manera obligatoria el Director de Seguridad Integral o su delegado, a fin de salvaguardar la integridad de la imagen de la Entidad y dar cumplimiento a la política interna de Seguridad RECEPCIÓN DE LOS UNIFORMES AL PERSONAL DESVINCULADO Los Directores y/o Jefes de área, receptarán los chalecos, uniformes y demás prendas y accesorios que contengan información de la empresa y/o del empleado, mediante acta de entrega-recepción interna -02 que deberá ser suscrita por el servidor y por el Jefe inmediato, para constancia de lo actuado DESTRUCCIÓN DE LOS UNIFORMES Y/O PRENDAS La Dirección de Talento Humano, coordinará la destrucción de los chalecos recibidos por la UATH que no sean susceptibles de reutilización y procederá a realizar la destrucción (CONTROLADA) cada tres meses, por el método de la incineración, para lo cual se deberá tomar en cuenta lo siguiente: La incineración se la realizará en un área totalmente aislada de materiales combustibles e inflamables en el estacionamiento del Edificio Administrativo de la Institución.

6 Tener al alcance un Extintor de Incendios (P.Q.S) de 10Lbs Realizar la Incineración en cantidades pequeñas y controlables La incineración se realizará dentro de un tacho metálico, con la ayuda de una vela de cera, papel y un encendedor Al momento de la Destrucción de los Uniformes se deberá realizar registro fotográfico durante todo el proceso. La Dirección de Talento Humano deberá realizar un Acta de Destrucción ( formato -03), la cual deberá ser suscrita por los Directores de Talento Humano, Administrativo y Seguridad Integral o sus delegados, dicha acta deberá reposar en la Carpeta BASC de la Dirección de Talento Humano. 10. ANEXOS FICHA DE RECEPCION DE UNIFORMES, REGLAMENTO, CRONGRAMA DE USO FICHA DE DEVOLUCIÓN DE UNIFORMES ACTA DE DESTRUCCIÓN DE UNIFORMES Y CHALECOS -03