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Transcripción

1 CON Sue 0 D E.V,~~?J;,~:.. ~.~::: ('"',..~('=" ~ ~ 1:\".;,;' i' ".~, C ". ~ f\ :~~I~"""~-"'I:'t- "1:' " f\;,;,;!1zas Oncina dt; }'.:JH!.\!,;,.1 '.,~.. j t 1 :11 nn8~ CONsu 2 S \j ~ e. 'ii '0 Ofjclna de Aseso r-, ;;'..:. ~.;5)!Io,..,.. I tr-=" u.. '" j ~~: -~~-~~.' R E C. Horq: S Tenor de Contrataczones y jidqulslc Cl\ so[uci6n :NO J) b 2ro8; CONSUCODEIPRE If!jofO DE FlNANZAS V25 ;UN 2008 Jesus Maria, 25 JUN 2008 ~a~. l"llido C '3.:2~TO: El Memoranda N /UFIN-MYJ, defecha 03 dejunio del Que, mediante Ley N Ley de Presupuesto del Sector PUblico para el Ano Fiscal 2008, se establecen las medidas de austeridad, racionalidad y disciplina; Que, mediante Resoluci6n Directoral N EF/77.15, se aprueba la Directiva de Tesoreria estableciendose el procedimiento para los pagos en efectivo y encargos; Que, el articulo 40 de la Directiva de Tesoreria senalada, faculta utilizar la modalidad de Encargo para atender necesidades de acuerdo a la naturaleza de determinadas funciones para el adecuado cumplimiento de los objetivos institucionales; Que, de acuerdo al documento del visto y a fin de hacer eficiente el gasto publico, es necesario establecer el procedimiento que regule la utilizaci6n del fonda del Encargo al personal que por requerimiento de la Instituci6n debe otorgarse; De conformidad con 10 establecido en la Ley N 29142, Ley de Presupuesto del Sector PUblico para el Ana Fiscal 2008, numeral 23) del articulo r del Reglamento de Organizaci6n y Funciones del Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado aprobado mediante Decreta Supremo N EF, con la visaci6n de la Oficina de Administraci6n y Finanzas, Oficina de Asesoria Juridica y la Unidad de Finanzas; Articulo Unico.- Aprobar la Directiva N CONSUCODE/ PRE, "Normas y Procedimientos para la Utilizaci6n del Fonda de Encargo" que comprende 04 fojas y 01 formato, que forman parte integrante de la presente Resoluci6n.

2 Establecer el procedimiento que regule la utilizaci6n del fondo personal que labora en el CONSUCODE. de Encargo para el Normar y asegurar la ejiciencia en la tramitaci6n y emisi6n del fondo de Encargo al personal que por requerimiento de la Instituci6n debe otorgarse. La presente Directiva es de aplicaci6n a todos los trabajadores del CONSUCODE y personas contratadas bajo la modalidad de 10caci6n de servicios, a quien que por requerimiento e interes de la Instituci6n se entregue un fondo de encargo. Ley N Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Ley N Ley de Racionalizaci6n de los Gastos PUblicos. Ley N Ley de Presupuesto del Sector PUblicopara el Ano Fiscal Directiva N EF/76.01 Directiva para la Ejecuci6n del Presupuesto de las Entidades de Tratamiento Empresarial para el Ano Fiscal 2005, aprobada por Resoluci6n Directoral N EF/ Directiva de Tesoreria para el Ano Fiscal 2007, aprobada por Resoluci6n Directoral N EF/ Normas Tecnicas de Control Intemo para el Sector PUblico,aprobadas por Resoluci6n de Contraloria N CG. Reglamento de Comprobantes de Pago, aprobado por Resoluci6n de Superintendencia N /SUNAT. Resoluci6n de Superintendencia N /SUNAT, Regimen de Retenciones deligv aplicable a los proveedores y designaci6n de agentes de retenci6n. Fondo de Encargo es la asignaci6n que se otorga al personal, expresamente designado para la ejecuci6n del gasto; independiente de la juente de jinanciamiento 0 su relaci6n contractual, para atender necesidades de acuerdo a la naturaleza de determinadas junciones para el adecuado cumplimiento de los objetivos Institucionales. Comisionado responsable es la persona designada por Resoluci6n para la ejecuci6n eficiente del gasto y obligada a rendir cuentas con documentos sustentatorios, cumpliendo con el plazo establecido de acuerdo a ley.

3 Los fondos de Encargos deber6.n ser autorizados mediante Resoluci6n de la Oficina de Administraci6n y Finanzas del CONSUCODE;la misma que indicar6.: Descripci6n del concepto del Encargo. Periodo y Lugar Importe Nombre del comisionado responsable Condiciones y plazos de rendici6n. La solicitud del fondo de Encargo deber6. ser gestionada mediante memorando del Jefe de Ojicina 0 Director solicitante, de ser el caso, dirigido al Jefe de la Ojicina de Administraci6n y Finanzas, adjuntando el cuadra valorizado de gastos. Dicha solicitud de fondos se presentar6. con una anticipaci6n minima de cinco {5} dias h6.biles, indicando el tiempo de duraci6n del Encargo. La Ojicina de Administraci6n y Finanzas, remite la resoluci6n respectiva a la Unidad de Finanzas, para pracesar el compromiso presupuestal y posteriormente emitir el comprobante de pago para la entrega del cheque al comisionado responsable con (l) dia h6.biles de anticipaci6n. La Resoluci6n debe contar con el visto de la Ojicina de Asesoria Juridica y la Unidad de Finanzas. Segun Resoluci6n de Superintendencia N /SUNAT, el CONSUCODEJue designado Agente de Retenci6n y est6. obligado a retener el 6% del total a pagar al proveedor y entregar un Comprobante de Retenci6n por dicha suma. Por lo tanto, cuando el comisionado responsable requiera pagar facturas gravadas con el IGV, por gastos que superen el importe de Sf Nuevos Soles; deber6. efectuar la retenci6n del 6% del total a pagar, emitiendo el Comprobante de Retenci6n respectivo El comprobante de retenci6n debidamente llenado por el comisionado deber6. entregarse de la siguiente manera: La Unidad de Finanzas, proporcionar6. el Comprobante de Retenci6n y orientar6. al comisionado en la emisi6n del mismo; a jin que este ejerza la Junci6n de Agente Retenedor del CONSUCODE,cuando el caso lo amerite. Asimismo, el Agente de Retenci6n (CONSUCODE)no efectuar6. la retenci6n del IGV, en Lassiguientes operaciones:

4 b. Realizadas con otros sujetos que tengan la condici6n de Agente de Retenci6n. 7.3 Rendicion En un plazo no mayor de tres (3) dias habiles, los cuales seran contados a partir de la fecha del termino del Encargo el Jefe de la Ojicina 0 Director dara a conocer mediante Memorando al Jefe de la Ojicina de Administraci6n y Finanzas la rendici6n de cuentas del Comisionado responsable; haciendo menci6n que la documentaci6n sustitutoria de la rendici6n del encargo se esta remitiendo a la Unidad de Finanzas, para su verificaci6n y control respectivo. La documentaci6n que sustenta el gasto debera ser consistente con 10programado en el cuadro valorizado que se refiere la Resoluci6n. S610 por excepci6n, con un informe sustentado, incluidos en el cuadro valorizado de gasto. se reembolsaran los gastos no El comisionado presentara comprobantes de pago autorizados por SUNAT, tales como: Facturas, Boletas de Venta, Pasajes Aereos ylo Terrestres, Tickets, Recibos por Honorarios, etc., debidamente consignados con el RUC del CONSUCODE. El Comisionado esta en la obligaci6n de solicitar Facturas para sustentar los gastos por montos superiores a SI Nuevos Soles; no se aceptaran boletas de venta a menos que sea el unico comprobante que el establecimiento este autorizado a emitir. En caso excepcional, el comisionado podra contratar personal de apoyo para llevar a cabo labores logisticas tales como: traslado de equipos 0 materiales, acomodo de sillas, limpieza de local, 0 cualquier servicio necesario para llevar a cabo la gesti6n encomendada. Dichos gastos deberan estar sustentados con el respectivo Recibo de Honorarios emitido por la persona que brind6 el servicio. Dentro del encargo el Comisionado responsable podra asumir los gastos de las movilidades de desplazamiento al punto de embarque y viceversa de los integrantes de la comisi6n, siempre que esten sustentados con facturas u otro documento autorizado por la SUNAT. Asimismo, cuando sean varias personas quienes se encuentran en comisi6n de servicios el comisionado responsable, podra asumir los pagos de TUUA de todos los integrantes de la comisi6n. Excepcionalmente, si se trata de personas naturales no habituales en brindar el apoyo logistico referido, el Comisionado, debera utilizar el formato RECIBO (Formato N 01), que sera sustento para presentar la Declaraci6n Jurada que respalde los SERVICIOS contratados sobre las cuales no fue

5 posible obtener comprobante de pago, asi como movilidad para las coordinaciones y traslado de materiales. El manto de la Declaraci6n Jurada no debe exceder el diez par ciento (10%) de una Unidad Impositiva Tributaria (UIT)vigente; segun 10 dispuesto en la Directiva de Tesoreria N EF/ La papeleta del dep6sito a la cuenta del CONSUCODE,sera sustento de devoluci6n par menor gasto, la misma que se adjuntara a la rendici6n del encargo. Cualquier documento sustento de la rendici6n de encargo que no cumpla can las caracteristicas mencionadas no sera considerado dentra de la liquidaci6n y sera asumido par cuenta del comisionado. 8. REQUISITOS PARA LA PRESENTACION DE LA SOUCITUD DEL FONDO DEL ENCARGO La Solicitud se efectuara mediante memoranda del Jefe de Oficina a Director solicitante, de ser el caso, adjuntando el cuadra valorlzado de gastos, la que estara dirigida al Jefe de la Oficina de Administraci6n y Finanzas. REQUlSlTOS PARA LA PRESENTACION DE LA RENDICION DEL FONDO DEL ENCARGO Se presentara mediante Memoranda del Jefe de la Oficina a Director solicitante, de ser el caso, dirigido al Jefe de la Oficina de Administraci6n y Finanzas, al que se adjuntara un Informe del Comisionado responsable, conteniendo: Facturas, boletas, recibos y otras a nombre del CONSUCODE El Comprabante de Retenci6n. EI Formato N 01 RECIBO Declaraci6n Jurada Papeleta de Dep6sito al Banco par devoluci6n del saldo no utilizado. No se otorgara el Fonda de Encargo al trabajador que tenga rendici6n de cuenta pendiente. La documentaci6n sustentatoria de la rendici6n del fonda de encargo sera archivada can el comprabante de pago que se otorg6 el anticipo can la finalidad de facilitar el contraiposterior. 12. RESPONSABLES DEL CUMPLIMIENTO DE LA DIRECTIVA El Comisionado responsable del fonda del Encargo. El Jefe a Director solicitante. El Jefe de la Oficina de Administraci6n y Finanzas. El Jefe de la Unidad de Finanzas

6 Yo.. identifi.cado con DNT SI. Nuevos Soles. Por concepto de: ~ Limpieza de local 0 ~ Compra de bienes menores diversos: (especificaro _ ~ Otros (especificar) 0 _