2Segundo Paso: usted debe ingresar las recuperaciones finales que por alguno motivo hayan

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1 Nuevo año, que debo hacer primero en la plataforma? Este documento es para darle algunos tips importantes en el manejo del sistema a inicio de año, lo primero debe hacer es promover al año al año actual, en el área de configuraciones y bloqueo, opción 12. Usted digitara la clave de transacción: Ame1927 Coloca el año vigente en la casilla y solo da clic en la flecha azul. En muchos casos al cambiar el año arriba no se cambia, pero en realidad ya él se modificó de manera interna, lo que pasa es que en algunos navegadores por estar muy llenos de basura por la navegación y se congelan, pero este año cambiara al rato. 2Segundo Paso: usted debe ingresar las recuperaciones finales que por alguno motivo hayan quedado pendientes del año pasado, para que al hacer las promoción todo este actualizado. Para hacer el ingreso de las recuperaciones finales usted va al área de Acciones Notas y va a la opción 11, así: Usted selecciona el grado, sede y año del cual desea hacer la recuperación final, recuerde que esta recuperación final un recurso regular y que guarda todos los registros de movimiento y acta. Aparecerá la lista de los estudiantes así:

2 Usted visualizara el estudiante al cual le desea hacer la recuperación final, seleccione la asignatura en el cajón de la parte izquierda, luego en la caja de la parte derecha coloque la nota. Puede usted notar que el sistema le indicará en la parte baja derecha el estado académico del estudiante. Al colocar la nota usted podrá guardar. Por cada nota que guarde se genera un acta que registra el movimiento de la nota. Haga las respectivas recuperaciones finales en todos los grados que lo requieran. 3Tercer Paso: Después de hacer las recuperaciones finales y así definir los estados académicos usted puede proceder con las llamadas promociones, es decir pasar los estudiante del año anterior a este año. Hay que tener en cuenta que el sistema guarda en memoria los estados académicos anteriores de cada uno de los estudiantes, de tal manera que: Aprobado, será promovido al grado siguiente ejemplo: si hacia 0601 será llevado Pendiente, será también promovido. Reprobado, será matriculado en el mismo grado. Vamos a ver como se hace, diríjase al área de estudiantes, al entrar no fijamos en la opción 2C. Usted seleccionará el grado que será promovido, ejemplo seleccionemos para este ejemplo el 0601 de la sede que usted desee. En esta ventana usted podrá evidenciar lo siguiente:

3 Una columna que dice NO MEMATRICULARE: si usted chulea la caja del estudiante el sistema no promoverá el joven hacia el siguiente grado, las razones para esto pueden ser que el joven se haya retirado del colegio y no venga a estudiar este año. Siguiendo, podrá ver que el sistema dependiendo del estado académico del estudiante le sugiere el grado al cual será llevado cada joven. Por ejemplo aprobado el sistema le sugiere el grado 0701, sin embargo usted podría fácilmente cambiarlo al grado En pocas palabras si usted no tiene ninguna novedad que agregar a esta ventana al momento de hacer la promoción solo resta con dar clic en el botón de abajo que dice MATRICULA EXPRESS. Hay que aclarar algo que se prestar para errores, cuando se pasan los estudiante del 05 de primaria para 06, hay colegios que tiene la primaria en otra sede, en ese caso usted debe tener la precaución de seleccionar la sede de secundaria, pues si la deja en la sede de primaria es como si estuviera matriculando en un sexto que claramente no existirá en esa sede. Una vez realizadas las promociones en su debido caso usted tiene la opción de ver un resumen de como quedaron los grado organizados, esto lo podrá ver en la parte baja del panel de control, debajo del área de observaciones. En estos dos recuadros usted podrá notar que esta expresado la cantidad de estudiantes por sede, el total de la institución y más abajo los grados activos por sedes.

4 Usted podrá así mismo iniciar a imprimir listados de estudiante, esto lo puede hacer acercándose al área de reportes, seleccionado la opción 2 (LISTADOS). Entrando ahí usted seleccione la opción 1. Ahora le explicaremos unos casos especiales que usted puede presentar. Casos de USO (1) Si necesita usted suprimir un grado después de hacer la promoción del nuevo año lectivo, usted simplemente de ir al área de estudiantes, al ingresar busque la opción 3c y lo explicaremos con este ejemplo: 0601 Resulta que se desea suprimir el grado 0603 y los estudiante de ese grado ser llevador o distribuidos en los grados 0601 y En la opción 3C usted seleccionara el grado 0603 con la sede respectiva Al seleccionar aparecerán todos los estudiante de este grado 0603, usted podrá ver esta ventana Usted podrá notar que hay una columna llamada Desactívame del sistema, a todo estudiante que usted le coloque un chulo será desactivado del sistema y podrá seleccionar la razón. Al lado encontrará otra columna llamada Seleccióname, usted dará un chulo al estudiante que será movido, luego a la derecha el sistema le solicitará el grado en el cual lo ubicará. En este caso y siguiendo el ejemplo usted pasara los estudiantes de 0603 a los grupos 0601 y 0602 (distribución). Caso de USO (2) Necesito crear un nuevo grado, en este caso usted haría exactamente lo contrario a este procedimiento, el sistema a la medida que usted vaya moviendo estudiantes al nuevo grado este se ira creando.

5 4Cuarto Paso Luego de terminar los anteriores pasos podemos pasar a trabajar sobre la carga académica, para ello siga estos pasos al pie de la letras y llegara a feliz término. Ir al paso 1 del área de asignación académica, ingrese y podrá ver que el sistema le hará una pregunta. Usted dará clic en el botón que dice SI, esto hará que las áreas y asignaturas del año anterior se actualicen al del nuevo año lectivo, al hacer la acción de clic en regresar. Si usted desea echar un vistazo para ver las estructura de internar de las áreas y sus asignaturas tienen dos botones fundamentales que son: DESEO VER LAS AREAS QUE CONTIENE LA INSTITUCIÓN DESEO VER LAS ASIGNATURAS QUE CONTIENE LA INSTITUCIÓN

6 Sería muy recomendable que eche un vistazo de la estructura de su institución, jamás estará de más. Ir al paso 2, como una escalera que va por niveles regresamos al panel de control y entramos al paso 2, al entrar veremos este mensaje: Usted vera este mensaje, solo de clic en EJECUTAR y el sistema actualizara las asignación por grados del año anterior a este nuevo año lectivo, ahorrándose usted tener que ingresar esa asignación. Para comprobar que todo está en orden luego de presionar el botón de EJECUTAR usted puede revisar, utilizando la opción 1 de esa ventana, seleccione el grado (06, 07,09, etc.) y la sede. Puede usar una función parecida a este entrando a la opción 2, la diferencia es que en ella usted vera las asignación es por grupo, ejemplo (0601, 0602, 0603, etc.) Si desea hacer cambios en la asignación por favor solicite nuestra asesoría para ayudarlo. Ir al paso 3, llega el momento para asignarle la carga al docente, hay dos maneras. La manera más popular es la opción 3 AREA PARA ASIGNACION DE CARGA ACADEMICA POR DOCENTE Aquí usted solo selecciona al docente y tiene 10 casillas para ir ingresando las asignaturas que dicta y su respectivo grado. Si por ejemplo el docente tiene un total de 13 asignaturas, usted ingresara 10 guardará y luego las 3 restantes.

7 La otra opción es la número dos VER ASIGNACIÓN POR GRADO esta opción permite ver la carga del grado por completo de tal manera que usted puede ir agregado los docentes así: Usted solo debe seleccionar que docente dicta la asignatura, al terminar abajo hay un botón que dice GUARDAR. Si por alguna razón no hay docente en una de las asignaturas y se está a la espera de uno, usted en la caja que contiene los docentes seleccione donde dice: NO HBAY DOCENTE ASIGNADO. Terminado este proceso faltaría lo más sencillo que es crear las vidas académicas. Ir al paso 4: usted entrando al paso 4 o acercándose al área de acciones notas (son los mismos botones) al entrar usted seleccione la opción 1, solo resta ir seleccionando grado por grado de todas las sedes. Es este uno de los pasos más importantes, pues en él se crean los espacios de notas para que sean ingresados por los docentes. Si usted desea ver como quedo todo en el panel de control encontrara al lado del paso 4 algo que dice: Resumen por sedes de Asignaciones ACADEMICAS. Es vital saber cómo se haya organizado todo. Seleccione la sede y de clic en la flecha.

8 Puede usted observar que aparecen todas las asignaturas, con sus docentes y además un chulo de color azul, esto quiere decir que la vida académica esta creada y por ende el docente tendrá sus estudiantes en las planillas listas para recibir las notas. La flecha azul sirve para entrar a la sección de un docente de manera rápida si así lo desea usted. Qué pasa si deseo ingresar la carga de un docente de primaria que dicta clases en todas las áreas? Asignaciones Académicas para Primaria RAPIDAS este botón lo encontrará ahí mismo en el área de asignaciones académicas entre y observara varias opciones, sin embargo las determinantes son la 1 y la 2. Inicie por la 2, en ella usted listara los docentes de una sede, aparecerán así: Al dar clic en el botón de VER DOCENTES PARA EXTRAER SUS CODIGOS PARA REALIZAR ASIGNACIONES se abrirá otra pestaña independiente, usted solo debe seleccionar le código del docente que prefiera, lo copia y en la pestaña que le quedo al lado izquierdo, es decir la pestaña donde inicio el proceso, en la opción 1 solo resta pegar el código de ese docente y determinar el grado y la sede donde dictará clases, el sistema de manera automática le asignara todas las asignaturas de ese grado que seleccione y así ahorra mucho trabajo.

9 Qué pasa si después de promover y haber creado vidas académicas matriculo un nuevo estudiante? Este caso es muy común, antes le recordamos que para matricular estudiantes usted se va al área de estudiantes y al entrar busque las funciones. Ambas son buenas, la 1A le pedirá todos los datos SIMAT y la 1B le permitirá matriculas hasta 40 estudiantes a la vez, pero no pide muchos datos. Si usted matricula 3 estudiantes por ejemplo: uno en 0501, otro en 0402 y otro en 1001, después de ejecutar ese proceso usted debe crear la vida académica, es decir para al botón de acciones notas y ejecutar el proceso para los grado 0501, 0402 y 1001, sino ejecuta este proceso el estudiante no aparecerá en la planilla de calificaciones. Todos estos pasos deben ser realizados con calma y paciencia, recuerde que solo se hacen una vez al año y además de estos pasos se garantiza el buen funcionamiento del sistema.

10 Novedades 2017 Hola, quiero expresar mi alegría de comentarle toda una gama de novedades de importancia relevante para el entorno de sus comunidad educativa, EDUSAC ya desde hace tiempo ha dejado de ser una plataforma solo de notas para convertirse más en un portal de interacción donde varios ámbito confluyen, ámbito disciplinario, ámbito académico, ámbito administrativo y un ámbito transversal; sumado a todas estas características añadimos el estar este año trabajando con un servidor 5 veces más poderosos que el hemos utilizado estos años de labores. Fortalecimiento al sistema disciplinario: los docente podrán tener la oportunidad de reportar fallas disciplinarias de los estudiantes, además los directores de grupo podrán ver debajo del botón de calificación del comportamiento un nuevo botón llamado Observador del director de grupo, tendrá como misión tener un control de los periodos en una redacción sencilla y clara de los que pasa con los estudiantes. La idea: (Cuando un estudiante se marche del colegio, ya no solo se le entregara su certificado de notas, además de eso se le hará entrega del observador que recogerá todos los años que estudio en la institución). Fortalecimiento al sistema de planeación: usted como administrativo primero deberá definir los campos a usar en el plan de clases, eso lo podrá encontrar en: (área de módulos personalizados) El entrar podrá ver esto: Usted debe especificar los campos o elementos de su plan de clases para que aparezcan en el sistema del docente a la hora de llenarlos. Puesta en escena de ARTEMISA: sistema integrado y unificado a la plataforma EDUSAC que llegara a cambiar la cara de las actividades realizadas hasta entonces, la idea principal de este sistema que se estrena después de semana santa es ampliar las fronteras de la plataforma y hacer de ella un

11 Aula Virtual en donde los docentes puedan subir talleres o exámenes para que los estudiantes ingresen y puedan resolverlos siendo la calificación obtenida almacenada en las planilla docente de manera automática. Otra modalidad que permitirá será que el docente solicite a los estudiantes subir sus trabajos a la plataforma para que estos sean revisados de posterior manera por el docente responsable. Nuestra misión es que la comunidad educativa interactúe directamente y adicional a eso simular los proceso de evaluación on-line que se llevan en las universidades enriqueciendo más nuestra plataforma. Este año ustedes podrán subir las fotos de los estudiantes las cuales será llevadas a las planillas de calificación docente, el observador del estudiante, carnet estudiantil, boletines y fichas de matrículas, todo esto gracias a las capacidades de nuestro nuevo y más robusto servidor. En semana Santa también se lanzara al ruedo un programa de soporte utilitario que permitirá hacer inventarios con fotografías de los inmuebles y equipos de cómputos de la institución, este sistema de inventario ligara cada artículo ingresado a un código de registro único el cual podrá ser impreso y pegado a cada uno de esos artículos teniendo así un control especifico de todo. Para terminar le recordamos que desde hace años EDUSAC tiene su programa de votaciones digitales SAV para que sea usado por usted en la elecciones de consejo y personero estudiantil. El año pasado algunos colegios configuraron e imprimieron sus diplomas de grados y menciones de honor al final de año, este año lo deseamos invitar a usted a que haga utilidad de esta herramienta buena y rápida.

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