Código CUM-07. Título Norma de Regalos a Empleados y Directivos. Unidad de Origen Cumplimiento Normativo. Fecha Emisión

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Alberto Ríos Aguilera
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1 Título Norma de Regalos a Empleados y Directivos. Unidad de Origen Cumplimiento Normativo. Ámbito de Aplicación ProVida AFP. Código CUM-07 Fecha Emisión Entrada en vigor Resumen El presente documento tiene como objetivo establecer las normas y procedimientos relativos a las pautas de actuación referentes a la "Aceptación de Regalos y Compensaciones" por parte de los empleados y directivos del Grupo. Responsable Actualización Responsable Cumplimiento Normativo AFP. Certificación del documento Cumplimiento Normativo. Fecha Actualización Fecha Revisión INDICE I. INTRODUCCION II. DEFINICIONES GENERALES 2.1 Apartados 6.9 al 6.11 del Código de Conducta del Grupo 2.2 Ámbito de aplicación III. PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS.1 Valoración económica del regalo.2 Regalos de valor superior a UF 2 y menor a UF 6. Regalos de valor igual o superior a UF 6 o de importe indeterminado..4 Catastro de regalos de importe superior a UF 6 4. Asistencia a seminarios y actividades formativas 4.1 Calificación 4.2 Autorización 4. Solicitudes no acogidas a tramitación o autorización 5. Asistencia a actividades que no tengan la calidad de formativas 6. Consultas sobre el procedimiento descrito 7. Anexo Carta Tipo

2 I. INTRODUCCION El presente documento tiene como objetivo establecer las normas y procedimientos relativos a las pautas de actuación referentes a la "Aceptación de Regalos y Compensaciones" por parte de los empleados y directivos del Grupo. II. DEFINICIONES GENERALES 2.1 Apartados 6.9 al 6.11 del Código de Conducta del Grupo En los apartados 6.9 al 6.11 del Código de Conducta del Grupo se recogen las pautas de actuación referentes a la "Aceptación de Regalos y Compensaciones" por parte de los empleados y directivos del Grupo. En concreto, en el apartado 6.10 de dicho Código se establece que: "Con carácter general, únicamente podrán ser aceptados regalos de carácter promocional o detalles de cortesía. En cualquier caso, si su valor económico fuera superior a UF 2, la persona beneficiaria deberá poner el regalo a disposición de que, en función de su naturaleza, determinará su destino final". En línea con dichas pautas, la presente norma tiene por objeto establecer el tratamiento de los regalos recibidos por los empleados y directivos, cuyo valor económico supere las UF Ámbito de aplicación Todos los empleados y directivos de que, por razón del cargo o función que desempeñen en la sociedad respectiva, reciban regalos de personas o entidades ajenas al mismo, sean éstos tangibles o intangibles, perecederos o imperecederos. III. PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS.1 Valoración económica del regalo El receptor de un regalo deberá efectuar una estimación razonable del valor del mismo, a efectos de conocer si supera el importe de UF 2. De superarlo, procederá según lo señalado a continuación..2 Regalos de valor superior a UF 2 y menor a UF 6 El receptor de este tipo de regalos informará de ello al Gerente de la División a la cual pertenece, mediante correo electrónico y con copia a su superior jerárquico, dentro de las 48 horas de ocurrido el hecho. Si el receptor fuere un Gerente de División, le informará al Gerente General de la sociedad a la cual pertenece. La información a incluir en el mail será la siguiente: Nombre / Cargo / Oficina del receptor Identificación del regalo (denominación comercial y/o descripción del mismo) Valor estimado (en UF). El Gerente de División o el Gerente General, en su caso, podrá adoptar algunas de las siguientes decisiones, según crea conveniente: Entrega a una entidad de beneficencia (preferentemente de la ciudad o zona en que se localice la Oficina de). 2 / 5

3 Asignación, distribución o sorteo entre la plantilla del Área o División a la que pertenezca el receptor.. Regalos de valor igual o superior a UF 6 o de importe indeterminado. Si el valor del regalo es igual o superior al equivalente de UF 6, se procederá a efectuar su devolución a la persona o entidad que lo hizo llegar, acompañando una carta cuyo modelo se adjunta como Anexo I y que deberá ser suscrita por el Gerente de la División a la que pertenece el receptor del regalo. La devolución se efectuará en un plazo no mayor de 5 días hábiles contados desde la fecha de recepción. El mismo procedimiento deberá observarse si no fuera posible estimar el valor por tratarse de un obsequio no estandarizado. Copia de la carta que se curse se enviará a Recursos Humanos, área en que se llevará un registro en planilla Excel y un archivo histórico con copia de las cartas despachadas. Si en casos muy excepcionales, el Gerente de División destinataria del regalo estimare que existen razones fundadas para no efectuar su devolución, deberá someter la decisión a consideración del Gerente de la División de Recursos Humanos, quien calificará la excepción y resolverá en consecuencia. Sea cual fuere la decisión que éste adopte, RRHH deberá dejar la debida constancia en su planilla de registro pertinente, junto al destino dado al obsequio (devolución; otro destino)..4 Catastro de regalos de importe superior a UF 6 Para dar cumplimiento a lo señalado en el numeral. anterior, RRHH llevará el catastro de regalos en una planilla Excel, en que se registrará la siguiente información: Oficina de origen Nombre y RUT del receptor Fecha recepción Descripción del regalo Destino: (Devolución, Otro (precisar en cada caso)) Dicha información estará disponible para las áreas de control que así lo requieran, y también para cumplir los requerimientos de información del Grupo. 4. Asistencia a seminarios y actividades formativas Atendiendo a lo señalado en el numeral 6.9 del código de conducta del Grupo, las invitaciones a seminarios y actividades que tengan la connotación de formativas no tendrán la consideración de beneficio personal. Sin embargo, ellas deben ser previamente sometidas a un proceso de calificación y autorización, el cual se describe a continuación: 4.1 Calificación El receptor de una invitación de esta naturaleza informará al Gerente Divisional, quien calificará la calidad de la actividad y en función de ello la procedencia de continuar su tramitación, lo que será resuelto dentro de las 48 hrs. de recibida la solicitud. / 5

4 4.2 Autorización a. Si la actividad no implica pernoctar fuera de Santiago o de la ciudad de residencia del empleado, la autorización estará dentro de las facultades del Gerente de División. b. En caso contrario, la autorización será de exclusiva facultad del Presidente del Grupo en Chile, y será el Gerente de División quien la solicite, previa calificación positiva, enviando todos los antecedentes del caso. c. Quien deba otorgar una autorización podrá solicitar antecedentes para mejor resolver. d. Una autorización podrá ser otorgada bajo ciertas restricciones o condiciones, en función de los antecedentes tenidos a la vista. 4. Solicitudes no acogidas a tramitación o autorización Notificado el receptor de la invitación por parte del Divisional, de que la solicitud no ha sido acogida a trámite o que no ha sido autorizada, la actividad quedará afecta al procedimiento de devolución que se señala en el numeral. de la presente norma. 5. Asistencia a actividades que no tengan la calidad de formativas Por regla general no están autorizadas. Con todo, en casos excepcionales y debidamente calificados, podrán ser autorizados por el Gerente Divisional o el Presidente del Grupo en Chile (según el criterio del punto 4.2 anterior), en función de sus objetivos y/o contexto. 6. Consultas sobre el procedimiento descrito Cualquier consulta sobre el procedimiento descrito en esta normativa, deberá ser formulada al Gerente de la División de Recursos Humanos, quien deberá resolver conforme al marco ético que define el Código de Conducta del Grupo De cualquier forma, de tratarse de situaciones especiales y/o que por su importancia, el Gerente de la División de Recursos Humanos, estime que deba modificarse la presente norma, éste formulará la proposición de tratamiento que corresponda al Comité de Gestión de Integridad Corporativa, instancia que resolverá según el mérito de cada situación. 4 / 5

5 ANEXO I (ciudad y fecha) (Identificación destinatario de la carta) Presente Estimado señor... Deseo agradecer sinceramente el obsequio que usted nos ha hecho llegar, lo considero un especial reconocimiento de su parte. Sin embargo, en atención a la transparencia y las estrictas normas éticas que establece el grupo para sus actividades comerciales y para el comportamiento de sus empleados, le solicito tenga a bien aceptar su devolución, ya que su valor supera lo establecido para un presente de esta naturaleza. Reitero a usted mi gratitud por tan amable gesto. (Nombre, cargo y firma) Adj.: el presente recibido 5 / 5

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