Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Secretaría Particular de Presidencia

Transcripción

1 Página 1 de 28 Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Secretaría Particular de Presidencia Cuernavaca, Mor., a 03 de Octubre de 2013

2 Página 2 de 28 CONTENIDO: Página I. HOJA DE AUTORIZACIÓN 3 II. INTRODUCCIÓN 4 III. OBJETIVO 5 IV. MARCO JURÍDICO 6 V. MISIÓN, VISIÓN Y VALORES 7 VI. ORGANIGRAMA 8 VII. ESTRUCTURA ORGÁNICA 9 VIII. DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS 10 IX. POLÍTICAS 13 X. PROCEDIMIENTOS ATENCIÓN A INVITACIONES ATENCIÓN A AUDIENCIAS ANÁLISIS Y SEGUIMIENTO DE PETICIONES 22 XI. DIRECTORIO 26 XII. HOJA DE PARTICIPACIÓN 27 XIII. REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN 28

3 Página 3 de 28 I. HOJA DE AUTORIZACIÓN Con fundamento en el Art. 52 fracciones III, XXXI y XXXIII, Art. 188 fracción XII y Art. 194 fracción XI del Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos; publicado el 26 de diciembre de 2012 en el Periódico Oficial Tierra y Libertad, número 5053, se expide el presente Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Secretaría Paticular, el cual contiene información referente a su estructura y funcionamiento y tiene como objetivo, servir de instrumento de consulta e inducción para el personal. AUTORIZÓ Jorge Morales Barud Presidente Municipal APROBÓ María de la Luz Fernández Lugo Secretaria de Administración ELABORÓ Javier Hernández Díaz Secretario Particular de Presidencia Fecha de Autorización Vo. Bo. Director General de Informática y Desarrollo Administrativo VERSIÓN No. de páginas 03-Oct-2013 Roberto Rodolfo Soto Tapia

4 Página 4 de 28 II. INTRODUCCIÓN El presente Manual de Organización, Políticas y Procedimientos ha sido creado para establecer, definir y puntualizar las actividades que la Secretaría Particular del Presidente Municipal, en su carácter de asistente administrativo debe desempeñar en el ejercicio de sus labores. Del mismo modo se detallan los procedimientos en que cada uno de los integrantes de la Oficina deberá desarrollar sus actividades para cumplir con los preceptos de calidad y eficiencia que toda institución debe buscar.

5 Página 5 de 28 III. OBJETIVO Consolidar procedimientos de probada eficacia en el desempeño de funciones y responsabilidades en la administración pública municipal, con el fin de brindar atención de calidad, acorde a los avances técnicos y requerimientos de una sociedad demandante de servicios municipales de vanguardia, fortaleciendo las condiciones propicias para el desarrollo económico y el bienestar social en Cuernavaca.

6 Página 6 de 28 IV. MARCO JURÍDICO 1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. 2. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Morelos. 3. Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos. 4. Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos 5. Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Morelos. 6. Ley de Entrega-Recepción de la Administración Pública del Estado y Municipios de Morelos. 7. Ley de la Comisión Estatal de Derechos Humanos de Morelos. 8. Reglamento de Gobierno y Administración del Ayuntamiento de Cuernavaca. 9. Bando de Policía y Buen Gobierno del Municipio de Cuernavaca, Morelos. 10. Plan de Desarrollo Municipal Programa Operativo Anual Condiciones Generales de Trabajo para el Ayuntamiento Constitucional de Cuernavaca, Morelos. 13. Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Presidencia Municipal. 14. Demás Leyes, Reglamentos, Circulares, Decretos y otras disposiciones de carácter administrativo y de observación general en el ámbito de su competencia.

7 Página 7 de 28 V. MISIÓN, VISIÓN Y VALORES MISIÓN Promover la coordinación con los órdenes de Gobierno Federal, Estatal y Municipal, en especial los de la Zona Metropolitana de Cuernavaca, en cumplimiento al marco jurídico vigente. En este marco, genera las condiciones que apoyan la economía de las familias y el empleo, incrementa la competitividad de las empresas, preserva y mejora el ambiente; ejerce con transparencia y oportunidad los recursos públicos que permiten avances en el desarrollo integral, armónico y sustentable del Municipio, rindiendo cuentas a la sociedad, Por ello la Secretaría Particular es la instancia responsable de recibir, canalizar, dar seguimiento y promover las solicitudes, trámites, quejas, inspecciones y audiencias que los ciudadanos promuevan ante el Presidente Municipal. VISIÓN Propiciar las condiciones para que al gobierno municipal se le reconozca como cumplido, eficiente, honesto, responsable y transparente en el manejo de los recursos públicos; que el grado de satisfacción ciudadana se refleje en una captación tributaria, retribuida en servicios municipales de calidad, siendo la instancia comprometida, responsable y eficiente que garantice al ciudadano el vínculo del Presidente Municipal dando respuesta a sus demandas. VALORES Amabilidad Calidad Compromiso Disciplina Respeto Honestidad Humildad Justicia Mejora Continúa Puntualidad Responsabilidad Lealtad Solidaridad Trabajo en equipo

8 Página 8 de 28 VI.-ORGANIGRAMA Presidente Municipal Secretario Particular Dirección de Correspondencia y Archivo Dirección de Eventos Especiales Dirección de Logística ELABORÓ JAVIER HERNÁNDEZ DÍAZ SECRETARIO PARTICULAR AUTORIZÓ JORGE MORALES BARUD PRESIDENTE MUNICIPAL FECHA DE AUTORIZACIÓN: 03 de Octubre de 2013

9 SECRETARIO PARTICULAR Página 9 de 28 VII. ESTRUCTURA ORGANICA Categoría Plaza P u e s t o Nombre del Empleado Subtotal Total CF01003 Secretario Particular Hernández Díaz Javier TOTAL 01

10 SECRETARIO PARTICULAR Página 10 de 28 VIII. DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS DESCRIPCIÓN DE PUESTOS PUESTO Secretario Particular JEFE INMEDIATO Presidente Municipal PERSONAL A SU CARGO Ninguno FUNCIONES PRINCIPALES ARTÍCULO 62.- La Secretaría Particular desempeñará, entre otras, las siguientes actividades: I.- Despachar todos los asuntos que le sean encomendados por el Presidente Municipal; II.- Turnar la correspondencia recibida en la Presidencia Municipal cuyo conocimiento competa a otras unidades administrativas del Ayuntamiento, dándole el seguimiento correspondiente y recabando la información respecto a su cumplimiento; III.- Coordinar la audiencia, la consulta popular y la agenda del Presidente Municipal; IV.- Organizar y llevar el archivo, la correspondencia y la documentación de la Presidencia Municipal; V.- Atender a los visitantes oficiales; VI.- Recibir y dar turno a los documentos de las diversas Dependencias, como Oficial de Partes; VII.- Organizar los actos públicos en donde participe el Presidente Municipal; VIII.- Propiciar y mantener el acercamiento, contacto, enlace y comunicación entre los servidores públicos municipales, la comunidad de Cuernavaca y sus visitantes; IX.- Planear y coordinar la celebración de festividades cívicas, así como de las festividades culturales, en estrecha coordinación con las Direcciones Generales de Cultura y de Educación;

11 SECRETARIO PARTICULAR Página 11 de 28 VIII. DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS DESCRIPCIÓN DE PUESTOS PUESTO Secretario Particular JEFE INMEDIATO Presidente Municipal PERSONAL A SU CARGO Ninguno FUNCIONES PRINCIPALES X.- Organizar y supervisar la logística, montajes especiales e instalación de sonidos en actos a los que asiste el Presidente Municipal, así como en los organizados por los regidores o por las Dependencias del Ayuntamiento; XI.- Auxiliar a la Secretaría del Ayuntamiento para la organización de las sesiones de Cabildo de carácter solemne; XII.- Definir en acuerdo con el Presidente Municipal, los lineamientos y políticas de imagen institucional y opinión pública de la administración pública municipal; XIII.- Proponer al Presidente Municipal la contratación de servicios de encuestas y otros servicios relacionados con la imagen y opinión pública, de la gestión del gobierno municipal; XIV.- Coordinar, vigilar y evaluar los trabajos de las empresas contratadas y establecer los vínculos con las Dependencias de la administración pública municipal, para que en su caso, mejorar la prestación de los servicios; XV.- Mantener la información estadística y periódica como medio de evaluación; XVI.- Coordinar la celebración de las audiencias públicas con el Presidente Municipal o con el servidor público que se determine, y XVII.- Los demás asuntos que le sean encargados por el Presidente Municipal.

12 SECRETARIO PARTICULAR Página 12 de 28 PERFIL DEL PUESTO PUESTO Secretario Particular ESCOLARIDAD Licenciatura CONOCIMIENTOS ESPECIALES Administración Pública Análisis del entorno político, social y cultural Negociación y solución de conflictos Relaciones Humanas Actitud de servicio EXPERIENCIA LABORAL 2 años En oficina CONDICIONES DE TRABAJO ACTITUD / PERSONALIDAD Respeto Trabajo en equipo Amabilidad Compañerismo Compromiso NIVEL DE RESPONSABILIDAD Alta ESFUERZO Mental- Físico

13 SECRETARIO PARTICULAR Página 13 de 28 IX. POLÍTICAS 1. Toda petición que se realice en la Presidencia Municipal deberá ser registrada, analizada y turnada con motivo de brindar una respuesta para el solicitante o dependencia pública o privada. 2. Las peticiones realizadas a la Presidencia Municipal pueden ser por escrito y/o en forma verbal. 3. Las peticiones que sean turnadas por parte de la Secretaría Particular a cualquier Secretaría para ser atendidas, deberán tener una respuesta para el solicitante y para la Presidencia Municipal de parte de la Secretaría correspondiente. 4. Las invitaciones serán registradas, analizadas y en su caso agendadas, todo esto con motivo de eficientar la actividad del Presidente. 5. Las invitaciones a los Regidores que acompañarán al Presidente Municipal se realizarán por escrito. 6. Asistir al Presidente Municipal de manera que sea un vínculo entre él y los ciudadanos. 7. Brindar atención a las peticiones o solicitudes recibidas por parte de la ciudadanía. 8. Las peticiones serán atendidas, analizando la prioridad que se le dará para su contestación. 9. Los ciudadanos que se presenten en la Presidencia Municipal serán tratados con cortesía y amabilidad.

14 Clave: PR-PM-SP-01 Página 14 de 28 X. PROCEDIMIENTOS ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DE ATENCIÓN A INVITACIONES 1.- Propósito: Atender de manera puntual y eficiente las invitaciones realizadas al Presidente Municipal por parte de las Dependencias del Ayuntamiento o los organismos externos. Así mismo atender la asistencia a eventos definidos por naturaleza: eventos cívicos, culturales y sociales. 2.- Alcance: Este procedimiento involucra a todas las Dependencias y Unidades Administrativas del Ayuntamiento. 3.-Referencia: Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca. Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Oficina del Presidente Municipal. Calendario Cívico Nacional y del Estado de Morelos. 4.- Responsabilidad: Es responsabilidad del Presidente Municipal la autorización de este procedimiento. Es responsabilidad del Secretario Particular la revisión, elaboración e implantación de este procedimiento. Es responsabilidad del personal que labora en la Presidencia Municipal llevar a cabo las actividades descritas en este procedimiento. 5.- Definiciones: Calendario Cívico Nacional y del Estado de Morelos: Es el calendario oficial en donde se encuentran registradas las fechas cívicas más importantes. 6.- Método de Trabajo: 6.1 Diagrama de Flujo. 6.2 Descripción de es. 6.3 Registro de Calidad y Anexos.

15 Clave: PR-PM-SP-01 Página 15 de 28 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE ATENCION A INVITACIONES TIEMPO PARA REALIZAR LA ACTIVIDAD SECRETARIA SECRETARIO PARTICULAR INICIO 1 Medio día 2 Medio día 1 Recibir, registrar y entregar invitaciones al Secretario Particular Invitación 2 Analizar y seleccionar invitaciones Invitación 3 Medio día 4 Un día Determinar quiénes acompañaran al Presidente o irán en su representación y realizar invitación 3 para su atención Invitación 5 Un día 4 Agendar los eventos a los que asistirá el Presidente 5 Confirmar asistencia del Presidente a los eventos Se conecta con procedimiento de logística FIN

16 Clave: PR-PM-SP-01 Página 16 de 28 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE INVITACIONES Paso Responsable Documento de trabajo (clave) 1 Secretaria (S) Recibe invitación ciudadana, registra en bitácora la invitación y entrega en la secretaria particular junto con la relación de invitaciones recibidas. Invitación 2 Secretario Particular (SP) Analiza y selecciona invitaciones Invitación 3 SP En acuerdo con el Presidente se determinará a que eventos asistirá y/o quién o quiénes irán en su representación. Asi mismo se determinará quienes lo acompañarán a los eventos. 4 SP Agendará los eventos a los que asistirá el Presidente Municipal. Se conecta con el procedimiento de logística. 5 SP Confirma la asistencia del Presidente a los eventos. Con esta actividad finaliza el procedimiento

17 Clave: PR-PM-SP-01 Página 17 de 28 PROCEDIMIENTO DE INVITACIONES REGISTRO DE CALIDAD Responsabilidad de su Tiempo de No Documentos (Clave) Custodia Retención 1 Invitación Secretaria Indefinido ANEXOS Anexo No Ninguno Documento Clave

18 Clave: PR-PM-SP-02 Página 18 de 28 ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DE ATENCIÓN A AUDIENCIAS 1.- Propósito: Atender de manera puntual y eficiente las peticiones de audiencia realizadas al Presidente Municipal por parte de la ciudadanía, instituciones, organismos o dependencias del Ayuntamiento. 2.- Alcance: Este procedimiento involucra al Presidente Municipal, a quien se formula la petición de audiencia. 3.-Referencia: Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca. Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Oficina del Presidente Municipal. 4.- Responsabilidad: Es responsabilidad del Presidente Municipal la autorización de este procedimiento. Es responsabilidad del Secretario Particular la revisión, elaboración e implantación de este procedimiento. Es responsabilidad del personal que labora en la Oficina del Presidente Municipal llevar a cabo las actividades descritas en este procedimiento. 5.- Definiciones: Audiencia.- Entrevista personal en la que el Presidente Municipal escucha la exposición de motivos sobre algún tema, asunto o petición presentado por un ciudadano o grupo de ciudadanos y emite una opinión o instruye a la búsqueda de una solución. 6.- Método de Trabajo: 6.1 Diagrama de Flujo. 6.2 Descripción de es. 6.3 Registro de Calidad y Anexos.

19 Clave: PR-PM-SP-02 Página 19 de 28 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE ATENCION A AUDIENCIAS TIEMPO PARA REALIZAR LA ACTIVIDAD SECRETARIA SECRETARIO PARTICULAR INICIO 1 Medio día 2 Medio día Recibir, registrar y entregar las peticiones de audiencia al Secretario 1 Particular Solicitud Analizar y seleccionar las solicitudes de audiencia, determina cuales pueden ser atendidas por otros Funcionarios 2 Municipales Solicitud 3 Medio día 4 Un día Determina las que deberán ser atendidas por el Presidente Municipal y propone citas 3 tentativas. Solicitud 5 Un día 6 Un día 4 Concilia fechas tentativas propuestas y peticiones de audiencia. Solicitud Agenda entrevistas con el Presidente Municipal 5 6 Confirma audiencias del Presidente Municipal con peticionarios FIN

20 Clave: PR-PM-SP-02 Página 20 de 28 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE AUDIENCIAS Paso Responsable Documento de trabajo (clave) 1 Secretaria (S) Recibe solicitud de audiencia con el Presidente Municipal, registra en bitácora la solicitud y entrega al Secretario Particular la relación de peticiones recibidas. Solicitud 2 Secretario Particular (SP) Analiza las solicitudes de audiencia; selecciona las solicitudes atendibles por otros funcionarios municipales y las turna al área correspondiente. Solicitud 3 SP Determina las que deberán ser atendidas por el Presidente Municipal y propone fechas tentativas de audiencias. Solicitud 4 SP Concilia fechas tentativas con Agenda y peticiones de audiencia recibidas. Solicitud 5 SP Agendar las entrevistas con el Presidente Municipal. Solicitud 6 SP Confirma las audiencas del Presidente Municipal a los peticionarios. Con esta actividad finaliza el procedimiento.

21 Clave: PR-PM-SP-02 Página 21 de 28 PROCEDIMIENTO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO DE SOLICITUDES DE AUDIENCIA REGISTRO DE CALIDAD Responsabilidad de su Tiempo de No Documentos (Clave) Custodia Retención 1 Solicitud Secretario Particular Indefinido ANEXOS Anexo No Ninguno Documento Clave

22 Clave: PR-PM-SP-03 Página 22 de 28 ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DE ANÁLISIS Y SEGUIMIENTO DE PETICIONES 1.- Propósito: Brindar apoyo en todos los aspectos a los requerimientos de la ciudadanía, dando el seguimiento y gestión a las peticiones que se realizan. 2.- Alcance: A ciudadanos que tienen algún tipo de petición al Presidente Municipal de Cuernavaca. A todas las Dependencias del Ayuntamiento de Cuernavaca. 3.- Referencia: Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos. 4.- Responsabilidad: Es responsabilidad del Presidente Municipal la autorización de este procedimiento. Es responsabilidad del Secretario Particular la revisión, elaboración, implantación y actualización de este procedimiento. Es responsabilidad del personal que labora en la Oficina del Presidente Municipal llevar a cabo las actividades descritas en este procedimiento Definiciones: Ninguna Método de Trabajo: 6.1 Diagrama de Flujo. 6.2 Descripción de es. 6.3 Registro de Calidad y Anexos.

23 Clave: PR-PM-SP-03 Página 23 de 28 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE ANÁLISIS Y SEGUIMIENTO DE PETICIONES TIEMPO PARA REALIZAR LA ACTIVIDAD SECRETARIA SECRETARIO PARTICULAR INICIO 1 Un día 2 Un día 1 Recibir listado de peticiones realizadas al Presidente Municipal Carta simple 2 Analizar cada una de las peticiones 3 2 días 4 15 días 5 Un día Se autoriza petición? 3 SI 5 Dar a conocer de forma verbal o vía telefónica NO FIN 4 Informar que la petición no fue autorizada de manera verbal o por una vía telefónica FIN

24 Clave: PR-PM-SP-03 Página 24 de 28 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE ANÁLISIS Y SEGUIMIENTO A PETICIONES Paso Responsable Documento de trabajo (clave) 1 Secretaria (S) Recibe, registra y tramita la correspondencia de todas las peticiones y turna al Secretario Particular Cartas simples 2 Secretario Particular (SP) Analiza cada una de las peticiones y las posibilidades para que estas se puedan llevar a cabo. Se autoriza la petición? 3 SP S 4 5 SP Si; Ir a la actividad 5 No; Ir a la actividad 4 Informa que la petición no fue autorizada en forma verbal o llamada telefónica. Con esta actividad finaliza el procedimiento La petición se autoriza en forma verbal o llamada telefónica y se da indicaciones de los trámites correspondientes Con esta actividad finaliza el procedimiento

25 Clave: PR-PM-SP-03 Página 25 de 28 PROCEDIMIENTO DE ANÁLISIS Y SEGUIMIENTO A PETICIONES REGISTRO DE CALIDAD No Responsabilidad de su Tiempo de Documentos (Clave) Custodia retención Carta simple Secretaria Indefinido ANEXOS Anexo No Ninguno Documento Clave

26 Página 26 de 28 XI. DIRECTORIO Nombre Y Puesto Teléfonos Oficiales Domicilio Oficial Javier Hernández Díaz Secretario Particular Motolinia y Netzahualcoyotl s/n Col Cenro.

27 Página 27 de 28 XII. HOJA DE PARTICIPACIÓN FECHA DE INICIO FECHA DE TERMINACION 11 de marzo de de Octubre de 2013 PARTICIPANTES PUESTO Javier Hernández Díaz Secretario Particular Linda Elizabeth Castañeda Dominguez Directora de Correspondencia y Archivo Ricardo Díaz Vázquez Director de Modernización Administrativa Emigdio González Galindo Técnico Informático Ricardo Díaz Vázquez Titular de la Dirección de Modernización Administrativa Emigdio González Galindo Técnico Informático Asesor designado por la Dirección General de Informática y Desarrollo Administrativo Linda Elizabeth Castañeda Dominguez Directora de Correspondencia y Archivo Responsable de la organización del Manual de Organización, Políticas y Procedimientos

28 Página 28 de 28 XIII. REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS ÁREA: Apartado Motivo del Cambio Fecha de Vigencia Puesto Nombre y Firma Vo Bo Dirección General de Informática y Desarrollo Administrativo Todos Elaboración Manual versión de Octubre de 2013 Secretario Particular Javier Hernández Díaz Roberto Rodolfo Soto Tapia