Sistema de Matrículas SIMAT para Instituciones Oficiales

Transcripción

1 Sistema de Matrículas SIMAT para Instituciones Oficiales

2 SIMAT Sistema de matrículas Nacional; creado para mantener el reporte de los estudiantes antiguos y/o de los nuevos en las instituciones privadas y oficiales.

3 Objetivo: Reportar con oportunidad y calidad la información de los estudiantes matriculados en SISED ante el Ministerio de Educación Nacional, en el Sistema de Información de Matrícula SIMAT. Es obligación de las Entidades Territoriales Certificadas (ETC) reportar la totalidad de la matrícula oficial y privada por estudiante en el Sistema Integrado de Matriculas SIMAT, lo anterior en cumplimiento de las Resoluciones 166/2003 y 5360/2006.

4 Ingreso al SIMAT 1. Digite la dirección 1. Ingrese el código DANE de 12 dígitos y/o el usuario asignado 4. Aplicar el botón Entrar 3. Ingrese La contraseña *****

5 Generación Nueva Contraseña 1. Aplicar en la frase Olvidé mi contraseña

6 Generación Nueva Contraseña 1. Ingrese el código DANE de 12 dígitos y/o el usuario asignado 3. Aplicar en el botón Solicitar 2. Ingrese Tipo y Número de Identificación El sistema enviará una nueva contraseña al correo registrado en el SIMAT. De ser necesario solicite la actualización del usuario si ha realizado actualizaciones.

7 Generación Nueva Contraseña 1. Ingrese el código DANE de 12 dígitos y/o el usuario asignado 3. Aplicar el botón Entrar 2. Ingrese La contraseña que le envió el sistema. Copie y pegue sin espacios.

8 Cambio Contraseña 1. Aplicar el botón Administración 2. Seleccionar Cambiar Clave 5. Aplicar el botón para guardar los cambios 3. Pegar clave que le envió el sistema 4. Ingresar y reingresar clave nueva

9 Consulta Matricula Pantalla o PDF 1. Aplicar en el módulo matrículas 2. Seleccionar novedades 9. Buscar 4. Digitar el DANE adicionando el número de la sede 5. Aplicar el botón en verificar 3. Especificar el año 6. Seleccionar jornada 8. Seleccionar el estado 7. Seleccionar el grado

10 1. Aplicar en los números para mostrar mas resultados de la búsqueda Consulta Matricula Pantalla o PDF

11 Consulta de Matricula Reportes por Planos 1. Aplicar el botón en el módulo reportes 2. Reportes planos 3. Especificar el año 6. Aplicar el botón en generar.csv NOTA: ESTE REPORTE SE DEBE CONSULTAR EN EL MODULO ADMINISTRACIÓN. ESTE REPORTE SOLO SE PUEDE EXTRAER UNA VEZ AL DÍA CON EL MISMO USARIO

12 Consulta de Reportes 1. Al aplicar el botón en el modulo administración 2. Proceso por lotes 5. Buscar 4. Marcar solo procesos de mi DANE 3. Especificar el año 6. Aplicar el botón en resultado 7. Al aplicar el botón en abrir NOTA: EL REPORTE SE DESCARGA EN UN ARCHIVO.txt EL CUAL SE DEBE PASAR A.xls PARA ANALIZAR MAS FACIL

13 Consulta de Históricos 1. Aplicar el botón en el módulo Estudiantes 2. Seleccionar Consulta Alumnos 3. Ingresar solo el documento de estudiante 5. Punto 3 o 4 aplicar el botón de la lupa para buscar 4. Ingresar solo nombres y apellidos del estudiante si no lo encuentra por el numero de documento

14 Consulta de Históricos 6. Aplicar en el botón Estados. 7. Aplicar en el año que necesite consultar el botón Detalle.

15 Consulta de Históricos

16 Creación de Cupos 1. Aplicar el botón en el módulo instituciones 2. Seleccionar grupos 3. Aplicar el botón buscar colegio 5. Aplicar el botón del recuadro de seleccionar 6. Aplicar el botón del recuadro de seleccionar

17 Creación de Cupos 3. Agregar grupo 2. Buscar 1. Seleccionar jornada, grado 7. Guardar 3. INCLUIR DATOS PARA LA CREACIÓN 4. Incluir número de orden. Son la cantidad de grupos mencionados con los números cardinales 6. Número de estudiantes por grupo. Sin símbolos 5. Nombre del grupo. Ejemplo: a,b,c ; 1,2,3; 101,102,103

18 Retirar Estudiante 1. Aplicar el botón en el módulo matrículas. 2. Seleccionar novedades 3. Ingresar solo el documento de estudiante 5. Punto 3 o 4 aplicar el botón en la lupa buscar 4. Ingresar solo nombres y apellidos del estudiante si no lo encuentra por el numero de documento NOTA: SI EL ESTUDIANTE NO SE ENCUENTRA CON EL NUMERO DEL DOCUMENTO; ES NECESARIO BUSCARLO COMO MÍNIMO POR EL PRIMER NOMBRE Y EL PRIMER APELLIDO SI SE COLOCA EL NOMBRE COMPLETO OPTIMIZARA LA BÚSQUEDA Y PUNTUALIZARA EL ALUMNO.

19 Retirar Estudiante ES NECESARIO TENER EN CUENTA: 1. LOS NOMBRES Y EL DOCUMENTO COINCIDA CON EL ESTUDIANTE BUSCADO. 2. EL ESTADO DEL ESTUDIANTE. 3. ACTIVACIÓN DE LAS OPCIONES 1. Verifique el estado del estudiante 2. En la opción Novedades. Aplicar el botón para ingresar a la planilla del estudiante NOTA: SI LAS OPCIONES DE VER ALUMNO Y NOVEDADES ESTÁN DESHABILITADAS ES NECESARIO QUE SE COMUNIQUE CON EL COLEGIO DONDE SE ENCUENTRE MATRICULADO EL ESTUDIANTE. SOLO SE ACTIVAN DICHAS OPCIONES CUANDO ESTÁN DISPONIBLE PARA MATRICULAR y/o CUANDO ESTA MATRICULADO EN SU COLEGIO.

20 Retirar Estudiante LISTA DE OPCIONES PARA EL NUEVO ESTADO DEL ESTUDIANTE 3. En Nuevo Estado seleccionar: RETIRADO.

21 Retirar Estudiante 5. Aplicar el botón para guardar los cambios 4. En Motivo del Retiro seleccionar: TRASLADO A OTRA INSTITUCION EDUCATIVA.

22 Matrícula de Estudiantes 1. Aplicar el botón en el módulo matrículas. 2. Seleccionar novedades 3. Ingresar solo el documento de estudiante 5. Punto 3 o 4 aplicar el botón en la lupa buscar 4. Ingresar solo nombres y apellidos del estudiante si no lo encuentra por el numero de documento NOTA: SI EL ESTUDIANTE NO SE ENCUENTRA CON EL NUMERO DEL DOCUMENTO; ES NECESARIO BUSCARLO COMO MÍNIMO POR EL PRIMER NOMBRE Y EL PRIMER APELLIDO SI SE COLOCA EL NOMBRE COMPLETO OPTIMIZARA LA BÚSQUEDA Y PUNTUALIZARA EL ALUMNO.

23 Matrícula de Estudiantes 1. Verifique el estado del estudiante 7. Aplicar el botón para guardar los cambios 2. Aplicar el botón en el icono de novedades 3. En el nuevo estado desplegar las opciones y seleccionar la de matriculado 4. Digitar el número del DANE de 12 dígitos y adicionar el consecutivo de la sede según corresponda (ejem: ) y dar click en verificar. 6. La Fuente de Recursos es SGP 5. Seleccionar : jornada, grado, grupo y el para los alumnos de grado 10 y 11 carácter, especialidad NOTA: SI EL GRADO NO APARECE? SE DEBE CREAR EL GRUPO

24 Actualizar Datos Estudiante 1. Aplicar en Ver Alumno 2. Aplicar el botón para guardar los cambios Nota: La dirección se debe escribir de la siguiente manera: iniciales según corresponda (CR, CL, TV, DG) primer numero (xx) letra del primer numero (A) orientación (ESTE, SUR, NORTE, OESTE) segundo numero (XX) letra del segundo numero (F) y el numero final (XX). con un solo espacio y sin símbolos. Ejemplo: CL 97 A SUR 41 B BIS 49 ESTE

25 1. SELECCIONAR COLEGIO, RECTOR, SEDE. Registro de Estudiantes Nuevos para el SIMAT 1. Aplicar el botón en el módulo estudiantes 2. registro de estudiantes 3. Ingresar el número DANE de la institución 4. Darle buscar institución. 5. Aplicar el botón al recuadro de seleccionar 6. Seleccione la sede Aplicar el botón en el recuadro donde esta s

26 Registro de Estudiantes Nuevos para el SIMAT 2. SELECCIONAR GENERALIDADES DEL ALUMNO 2. Seleccionar la opción agregar 1. Seleccionar jornada, grado, grupo, internado (ninguno) 3. DILIGENCIAR DATOS ESPECÍFICOS DEL ALUMNO Diligenciar todos los campos que aparecen en el formato que parece a continuación, Nota: La dirección se debe escribir de la siguiente manera: iniciales según corresponda (CR, CL, TV, DG) primer numero (xx) letra del primer numero (A) orientación (ESTE, SUR, NORTE, OESTE) segundo numero (XX) letra del segundo numero (F) y el numero final (XX). con un solo espacio y sin símbolos. Ejemplo: CR 97 A SUR 41 B BIS 49 ESTE

27 Aplicar el botón para guardar los cambios Registro de Estudiantes Nuevos para el SIMAT

28 Cambio a Matriculados 1. SELECCIONAR COLEGIO, SEDE Y RECTOR 1. Aplicar el botón módulo matriculas 2. Cambio matriculados 3. Ingresar el numero DANE de la institución 4. Darle buscar institución. 5. Aplicar el botón del recuadro de seleccionar 6. Aplicar el botón del recuadro de seleccionar

29 2. SELECCIONAR DATOS ESPECÍFICOS Cambio a Matriculados 4. Buscar 6. Guardar 2. Seleccione el grado 3. Seleccione el grupo 1. Seleccione la jornada 5. Aplicar el botón del recuadro de cambiar

30 1. Seleccionar Modulo, Institucion, Rector. Inscripción Niños SIPI 1. Aplicar en el módulo inscripciones 2. Inscripciones niños SIPI 3. Aplicar el botón buscar colegio 4. Aplicar Recuadro par seleccionar el colegio

31 2. Seleccionar estudiante por ID o Nombres Inscripción Niños SIPI 2. Punto 1 o 3 aplicar el botón en la lupa buscar 1.Digitar número de documento 3. Digitar datos del estudiante apellidos y nombres

32 Inscripción Niños SIPI 3. Seleccionar y digitar campos y guardar cambios 6. Guardar 3. Digitar fecha de nacimiento DD/MM/AÑO 1. Seleccionar recuadro 2. Digitar el consecutivo de formulario 4. Seleccione grado 5. La única opción Nota: el consecutivo de formulario hace referencia a un consecutivo individual por institución. Aplica para las inscripciones SIPI y nuevas Inscripciones

33 Inscripción Niños SIPI 4. Resultados de guardar Nota: cuando aparece el mensaje ALUMNO INSCRITO EXITOSAMENTE el siguiente paso es realizar la asignación del rector Nota: la LA FECHA DE NACIMIENTO NO COINCIDE CON LA DEL ALUMNO en este caso es necesario enviar correo a SIMAT con el fin de solicitar el ajuste al MEN.

34 Nueva Inscripción 1. Aplicar en el módulo inscripciones 2. Nueva Inscripción 4. Aplicar el botón en la lupa buscar 2.Digitar número de documento 3. Digitar como mínimo primer apellido y primer nombre del estudiante Nota: para realizar efectiva la búsqueda del estudiante es conveniente primero consultarlo por el modulo de MATRICULA/NOVEDADES y con esos datos buscarlo en este modulo.

35 Nueva Inscripción 2. Aplicar en el botón calendario y Seleccionar fecha 10. Guardar 1. Digitar formulario 4. Digitar la observación de donde vienen el estudiante 3. Seleccionar grado 6. Digitar el código DANE de la institución donde será matriculado. 7. Aplicar botón buscar instituciones 5. Seleccionar por defecto la opción APROBÓ 8. Aplicar el botón del recuadro de seleccionar 9. La única opción Nota: el consecutivo de formulario hace referencia a un consecutivo individual por institución. Aplica para las inscripciones SIPI y nuevas Inscripciones

36 Modificación Inscripción 1. Seleccionar modulo 1. Aplicar en el módulo inscripciones 2. Inscripciones niños SIPI

37 2. Buscar estudiante por ID o Nombres Modificación Inscripción 2. Punto 1 o 3 aplicar el botón en la lupa buscar 1.Digitar AÑO 3. Digitar datos del estudiante apellidos y nombres 2.Digitar número de documento

38 3. Seleccionar estudiante Modificación Inscripción 1. Aplicar en botón Seleccionar

39 Asignar Rector 1. Aplicar en el módulo inscripciones 2. Asignar rector 3. Aplicar el botón buscar colegio 4. Aplicar el botón del recuadro de seleccionar

40 Asignar Rector 3. Aplicar en la lupa opción buscar 1. Seleccione el grado en el cual realizo la inscripción 7. Guardar 2. La única opción 4. Seleccionar recuadro asignar 5. Seleccione la sede, jornada y grupo a donde vamos a matricular el estudiante 6. Seleccionar fuente recursos SGP Debe aparecer el mensaje de EXITOSO

41 Matrícula de Estudiantes 1. Aplicar el botón en el módulo matrículas. 2. Seleccionar novedades 3. Ingresar solo el documento de estudiante 5. Aplicar el botón en la lupa buscar

42 Matrícula de Estudiantes 1. Verifique el estado del estudiante 7. Aplicar el botón para guardar los cambios 2. Aplicar el botón en el icono de novedades 3. En el nuevo estado desplegar las opciones y seleccionar la de matriculado 4. Digitar el número del DANE de 12 dígitos y adicionar el consecutivo de la sede según corresponda (ejem: ) y dar click en verificar. 6. La Fuente de Recursos es SGP 5. Seleccionar : jornada, grado, grupo y el para los alumnos de grado 10 y 11 carácter, especialidad NOTA: SI EL GRADO NO APARECE? SE DEBE CREAR EL GRUPO

43 Novedad de Traslado 1. Aplicar el botón en el módulo Administración. 2. Seleccionar novedad Traslado 4. Aplicar el botón en la lupa buscar 2.Digitar número de documento 3. Digitar como mínimo primer apellido y primer nombre del estudiante 4. Aplicar el botón del recuadro de seleccionar

44 Novedad de Traslado 4. Aplicar el botón en la lupa buscar 1. Digite Fecha de Nacimiento SE REALIZA EL PROCESO DE INSCRIPCIÓN, ASIGNACIÓN Y MATRICULA ANTERIORMENTE VISTO

45 SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DE BOGOTÁ Dirección de Cobertura Administración SIMAT BOGOTÁ - Ing. Vilma Vilena Bravo Ortega Solicitud de Capacitaciones vbravo@sedbogota.edu.co - Solicitud de retiros al correo SIMAT - simatbogota@sedbogota.edu.co Inscripciones nzuniga@sedbogota.edu.co Tel Oficina Asesora de Planeación Trámites del DUE Francisco Arévalo farevalo@sedbogota.edu.co Ext 4113 TELÉFONOS SIMAT Inicio

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