1.1. Prensa y comunicación: Estimado en (IVA no incluido) 1.2. Fotografía y Audiovisual: Estimado en (IVA no incluido)

Transcripción

1 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DE LOS SERVICIOS DE PRENSA Y COMUNICACIÓN PARA EL FESTIVAL DE CINE EUROPEO DE SEVILLA 1.- Objeto del Contrato: El objeto del presente contrato es la contratación del servicio de prensa y comunicación, para la XIV edición del Festival de Cine Europeo de Sevilla 2017, que tendrá lugar en noviembre de este año y que engloba las siguientes actividades: 1.1. Prensa y comunicación: Estimado en (IVA no incluido) 1.2. Fotografía y Audiovisual: Estimado en (IVA no incluido) Dada la imposibilidad de acometer esta actividad con los medios propios del Instituto de la Cultura y las Artes de Sevilla (ICAS), la empresa que resulte adjudicataria del presente contrato se encargará de la ejecución íntegra de los servicios relacionados en el presente pliego, disponiendo en cada caso de los medios humanos y técnicos necesarios para su correcta realización. 2.- Condiciones del contrato: El servicio deberá incluir las siguientes tareas: 2.1. Prensa y comunicación A). Diseñar una estrategia de comunicación. Para el diseño de la estrategia de comunicación que responda a las necesidades del certamen para una comunicación efectiva, se deberán tener en cuenta: 1. Todas las actividades generadas por el Festival de Cine Europeo de Sevilla referentes a: Programación (contenidos) Invitados / Participantes Actividades para la industria Actividades dirigidas a la audiencia (seminarios, clases magistrales, coloquios, conciertos, exposiciones, etc) Material audiovisual Cualquier material de promoción generado por el festival (spot, cartel oficial, etc.). 2. Las colaboraciones que el Festival vaya concretando, para posible inclusión de las mismas, en dicha estrategia. 3. Elaboración de un calendario con el desarrollo de la estrategia, indicando los hitos de comunicación y formato (offline, online, rueda de prensa, presentación, acción especial, etc.). 4. Elaboración de un plan estratégico de generación de contenidos para la divulgación informativa del Festival: 1 Observaciones Página 1/9

2 Desarrollar desde el día siguiente a la adjudicación del contrato: Selección de medios informativos nacionales e internacionales, para la divulgación de los contenidos del Festival, para lo que será fundamental contar con una actualización de las parrillas de radio y TV. Estrategias a llevar a cabo en función del tipo de medios. Plan de fidelización de espectadores y nuevos públicos según contenidos, edades, colectivos y precios Plan de comunicación y estrategias ditrigidas a los potenciales espectadores de todo el territorio español Plan de alianzas estratégicas que incidan en un mayor conocimiento del festival fuera de las fronteras locales y regionales Planes específicos de difusión de alianzas del festival en el ámbito autonómico y estatal Elaboración de dossier, convocatorias, notas de prensa y, si los hubiera, elaboración y maquetación de suplementos especiales para medios escritos. Preparación y presentación de las ruedas de prensa y encuentros con la prensa. Preparación durante las fechas del festival, de una agenda diaria completa con todas las actividades e invitados presentes en el Festival para enviar la tarde de antes a cada medio. 5. Generación y subida de contenidos para web y redes. Desde el día siguiente a la adjudicación del contrato hasta el 10 de diciembre de 2017: Actualización y generación de contenidos de la página web (texto, fotografía, vídeo) con atención y actualización diaria, así como de su newsletter que se activará y se enviará de forma periódica desde el inicio del contrato. Durante el Período newsletter, dará respuesta de cualquier incidencia técnica del tipo que sea, en menos de una hora. La resolución dependerá de la incidencia en sí. La respuesta técnica se dará por lo general en un plazo máximo de una hora. Dichas actividades se intensificarán en los dos meses previos al festival y durante la celebración del mismo. Plan específico de comunicación de las redes sociales del Festival. o Debe incluir una estrategia para el período de mayor necesidad informativa del festival (período on: Del 15 septiembre hasta el 10 de diciembre), así como para el resto de meses (período off) que iría desde el inicio de la prestación al 14 de septiembre). Se trabajarán las redes sociales ya existentes en el festival (twitter, facebook, flick r, canal youtube, blog, instagram) y se plantearán nuevas herramientas que a nivel de difusión y/o análisis se considere importante incluir (periscope, tweetdeck, google analytics, etc). o o Debe incluir una campaña de inversión publicitaria (facebook y twitter) Atención también a noticias internacionales y a la inclusión de información (en determinadas ocasiones) en inglés. 6. Alianzas / Plan de medios Desarrollar desde el día siguiente a la adjudicación del contrato hasta el 15 de agosto de julio de 2017 Establecimiento de propuesta de acuerdos y alianzas con medios de comunicación (prensa, radio, televisión ) locales y nacionales. 2 Observaciones Página 2/9

3 Selección y negociación de los medios a incluir en el Plan de Medios del Festival con un prespuesto aparte del de la presente contratación y asumido directamente por ICAS. 7. Servicio de seguimiento de medios o clipping Realizar seguimiento de medios y entregar resumen de todo lo publicado sobre el Festival en medios escritos (impresos e Internet) y en radio y televisión desde el 15 de septiembre al 10 de diciembre de En el supuesto de que este servicio se subcontrate deberá ponerlo en conocimiento del ICAS. Asimismo, el departamento de prensa preparará una presentación o dossier previo del festival dirigido a medios de comunicación nacionales e internacionales, potenciales patrocinadores y espectadores en general con un resumen de la historia del festival y el tipo de programación incidiendo en aquellos aspectos que hacen del Festival de Cine Europeo un evento singular, poniendo en valor tanto la propia ciudad en la que se celebra como la calidad de los contenidos, las actividades paralelas gratuitas (conciertos y exposiciones), la alta participación, la política de precios, etc. A la finalización de contrato deberá facilitar a la Dirección del Festival un dossier digital e impreso que incluya todas las noticias y cobertura aparecidas en medios tanto de ámbito local, regional, nacional e internacional como de distinto soporte (medios impresos, radio, televisión e Internet), de forma clasificada para una sencilla y manejable consulta de dicho dossier, así como una evaluación de los impactos del Festival aparecidos en los distintos medios para valorar los objetivos alcanzados y previstos. Se entregará también una selección de las noticias más relevantes para poder enviar a distintas instituciones y colaboradores. La actividad publicitaria deberá desarrollarse respetando, en todo momento, los principios recogidos en el artículo 4 de la Ley 6/2005, Reguladora de la actividad publictaria de las Administraciones Públicas de Andalucía. B). Relación con los medios/prensa para la ejecución de la comunicación Establecimiento de relaciones con los medios de comunicación a nivel local, regional, nacional e internacional, con atención personalizada antes y durante la celebración del Festival. Coordinación y atención a la prensa, medios de comunicación y medios acreditados previa a la realización del Festival y durante el desarrollo del mismo. Elaboración de una relación de medios generalistas y especializados, chequeo, comprobación y actualizaciôn previa que deberá ser facilitada y contrastada con la dirección del Festival. Selección de las solicitudes para las acreditaciones de prensa para el festival Facilitar a los medios el material necesario (pressbooks, clips, etc.), para una correcta difusión del contenido del Festival. C). Documentación: Contará al menos con un profesional a jornada completa, desde el 1 de septiembre hasta la finalización del certamen, con un refuerzo de un segundo profesional a media jornada del 15 de septiembre al 30 de octubre. Las tareas a desarrollar serán: 3 Observaciones Página 3/9

4 Gestión responsable de archivo y documentación de cada película seleccionada por el festival, en cualquiera de los soportes habituales. Para ello, contactarán con las distribuidoras y/o productoras y realizarán labores de recopilación, selección y organización de dicho contenido: pressbooks, cartel, tráiler, fotogramas, ficha técnica de cada película, bio del director y listados necesarios para los distintos departamentos. Actualización, revisión y correcciones de la información de documentación incluida en las publicaciones del festival (fichas técnicas, fotografías, biografías). Actualización y revisión de todo aquel contenido web relativo a fichas o material de las películas del Festival. Realización y producción de clips de aquellas películas que no tuvieran tráiler y de banners. Gestión responsable de archivo y documentación de los diseños, logos y adaptaciones de la imagen del Festival Poner a disposición del propio Festival (departamentos y colaboradores), acreditados y prensa en general, todos los materiales relativos al contenido mencionado, en los formatos adecuados para su difusión (en prensa, radio, internet y/o televisión), y para las propias publicaciones del Festival. Durante el festival también se hará cargo de calendarizar y proporcionar al departamento de producción, la cartelería que debe aparecer en las distintas sedes del festival los distintos días del certamen Fotografía y Audiovisuales A). Seguimiento fotográfico 1. Servicio de documentación fotográfica realizando un seguimiento diario de todas las actividades del Festival, ya sean diurnas o nocturnas. Ha de quedar constancia de todos los asistentes invitados del Festival, entendiendo por tales aquellos equipos técnicos y artísticos que presentan obra en cualquiera de las secciones del Festival; así como aquellos profesionales que intervienen en las numerosas actividades que se llevan a cabo a lo largo de los diez días. Presentaciones y/o coloquios tras las proyecciones (alrededor de 100) Ruedas de prensa y encuentros con la prensa Actividades para la industria Seminarios, clases magistrales Exposiciones Presencia colaboradores Jurados de todas las secciones competitivas Invitados Del propio festival (sedes, público asistente, publicaciones, equipo, decoración, presencia en la ciudad (mupis, cartelería, etc.). 2. Diariamente, durante las fechas del festival, se generarán las fotografías para la web o galería de imágenes que tenga habilitada el festival. Al término del contrato, deberá facilitarse al Festival todo el material producido para su archivo y correctamente preparado para su uso inmediato por parte del Festival. 4 Observaciones Página 4/9

5 B). Audiovisuales Elaboración de piezas audiovisuales previas con fragmentos de las películas de las diferentes secciones para su emisión en los medios (EPK / compactados). Elaboración de las siguientes piezas audiovisuales para difusión en distintos medios y para archivo del festival: Gala de Inauguración: Edición de los vídeos que se proyectarán en la Gala de Inauguración y que contendrán fragmentos de las películas seleccionadas y homenajes. Se realizarán aproximadamente entre 6 y 8 vídeos de una duración estimada de entre 2 y cuatro minutos. Los vídeos tendrán que ser montados y entregados en un plazo máximo de 72 horas antes del inicio de la Gala. Grabación de la Gala completa para archivo del Festival con un mínimo de dos cámaras. Gala de Clausura: Edición de los vídeos que se proyectarán en la Gala de Clausura y que contendrán fragmentos de las películas premiadas y homenajes. Se realizarán aproximadamente 12 vídeos de una duración estimada de 45 segundos, incluyendo grafismo. En cualquier caso, por necesidades de producción y programación, este número de piezas no será totalmente algo cerrado y podrá sufrir variaciones en un sentido u otro. Los vídeos tendrán que ser montados y entregados en un plazo de 12 horas antes del inicio de la Gala. Grabación de la Gala completa para archivo del Festival con un mínimo de dos cámaras. Otras piezas audiovisuales: Grabación y edición de una vídeo-noticia del acto de anuncio de las nominaciones de la EFA (European Film Academy), que tendrá lugar el sábado 5 de noviembre de 2016 a las horas en el marco del Festival, así como seguimiento y coordinación con el departamento de prensa de la EFA tanto con anterioridad a la celebración del acto como durante la ejecución y finalización del mismo. Grabación completa de las ruedas de prensa y encuentros con la prensa que se subirán el mismo día en una plataforma online para poner a disposición de la prensa y espectadores en general Grabación y edición de una vídeo-noticia diaria para la web del Festival, con contenido relevante (encuentro con directores, seminarios, ruedas de prensa, ambiente, etc.). a consensuar con la dirección del Festival. Vídeo resumen del Festival, con una duración aproximada de tres minutos. La totalidad de los trabajos se llevarán a cabo bajo la supervisión, seguimiento y control de la Dirección del Festival y la persona a la que éste designe. 3.- Duración del Contrato y fases del contrato: El contrato se extenderá desde el día siguiente a su adjudicación (preferentemente el 20 de julio) hasta el 10 de diciembre de Dada la extensión temporal y la complejidad de las tareas a 5 Observaciones Página 5/9

6 realizar, se estima el plan de trabajo que a continuación se indica, vinculándolo a la correspondiente emisión de facturas en función de lo ejecutado en cada fase. a) Fase 1ª: Durante esta fase que se extenderá desde el día siguiente a la adjudicación del contrato, hasta el 15 de agosto de 2017 se realizarán las funciones siguientes: Desarrollo del plan estratégico de generación de contenidos para la divulgación informativa del Festival Generación de contenidos para web y redes. Plan de medios Establecimiento de propuesta de acuerdos y alianzas con medios de comunicación (prensa, radio, televisión ) locales y nacionales. b) Fase 2ª: Durante esta fase, que se extenderá desde el 16 de agosto hasta el 30 de septiembre de 2017, se realizarán las funciones siguientes: Desarrollo e inicio ejecución del plan estratégico de generación de contenidos para la divulgación informativa del Festival. calendario con el desarrollo de la estrategia, indicando los hitos de comunicación y formato (offline, online, rueda de prensa, presentación, acción especial, etc.). Generación de contenidos para web y redes. Colaboraciones Documentación c) Fase 3ª: Durante esta fase que se extenderá desde el 1 de octubre hasta el 10 de diciembre de 2017 se realizarán las funciones siguientes: Ejecucuón del plan estratégico de generación de contenidos para la divulgación informativa del Festival. calendario con el desarrollo de la estrategia, indicando los hitos de comunicación y formato (offline, online, rueda de prensa, presentación, acción especial, etc.). Generación y subida de contenidos para web y redes. Servicio de seguimiento de medios o clipping Documentación Fotografía y audivisuales Entrega de todas las memorias mencionadas anteriormente, tanto del área de Prensa y Comunicación como del área de Fotografía y Audiovisuales. 4.- Obligaciones de la Empresa adjudicataria. Dirección y Seguimiento: Se establecen como obligaciones específicas de la entidad adjudicataria, además de las ya indicadas, las siguientes: La empresa propuesta como adjudicataria facilitará con carácter previo a la adjudicación del contrato el organigrama del personal que se adscribirá a la ejeccución del mismo con inclusión de colaboradores externos, en su caso, donde consten las funciones específicas y fechas de trabajo de cada uno de los miembros del equipo. El gabinete de prensa deberá contar con al menos tres personas con un nivel de inglés equivalente al B2. 6 Observaciones Página 6/9

7 La empresa adjudicataria deberá designar a un interlocutor válido con plena disponibilidad durante el período de duración del contrato. Éste deberá contar con capacidad y poder suficiente para ostentar la representación de la empresa cuando sea necesaria su actuación en los actos derivados del cumplimiento de las obligaciones contraídas para la ejecución de los diferentes servicios contratados, organizar las prestaciones y poner en práctica el protocolo de actuación establecido por la dirección del Festival, así como realizar las propuestas pertinentes y colaborar con el Festival en la resolución de los problemas que se planteen durante la vigencia del contrato. El Director del Festival podrá, tanto en la selección como a lo largo de la ejecución del presente contrato, solicitar a la empresa adjudicataria el cambio de cualquiera de los componentes del equipo de trabajo por no adaptarse al perfil anteriormente definido, o por cualquier otro motivo de carácter técnico en la formación o calidad de los trabajos desarrollados. Este cambio no podrá nunca suponer ningún tipo de variación en la cuantía de este contrato. La empresa asumirá toda la gestión y relaciones con los distintos medios de comunicación, disponiendo de los medios humanos y técnicos necesarios para tal fin. La empresa adjudicataria presentará junto a la factura final, a la finalización del servicio, un informe memoria detallando todos los servicios prestados y un dossier balance de la actividad referido a los medios de comunicación y seguimento de los mismos, entregado en soporte digital y papel. En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 5.3 de la Ley 6/2005 de Publicidad de Andalucía, la empresa adjudicataria deberá atenerse a los criterios técnicos en lo relativo a la planificación de medios y soportes de comunicación, de acuerdo con los objetivos y grupos de población destinatarios de la acción, el carácter territorial y la difusión de cada medio, dentro de las limitaciones económicas fijadas. Igualmente, tendrán en cuenta los datos o índices comparativos, precisos y fiables, sobre difusión y audiencia, frecuencia y coste por impacto útil, horarios de emisión u otros de análoga naturaleza, facilitados por las entidades sin ánimo de lucro a que se refiere el artículo 10 de la Ley 34/1988, de 11 de noviembre, General de Publicidad. Dicha información se detalla en el Anexo I, que se acompaña a este pliego. 4.- Plazo de Ejecución: Los servicios objeto del presente contrato se realizarán desde el día siguiente a la adjudicación del contrato, que se estima el 20 de julio, hasta el 10 de diciembre de Importe del contrato y condiciones de facturación: El importe total del contrato se establece en ,00 euros más el IVA correspondiente, cuantía que asciende a ,00 euros, lo que hace un total de ,00 euros IVA incluido. Prensa y comunicación: Estimado en (IVA no incluido) Fotografía y Audiovisual: Estimado en (IVA no incluido) La facturación del importe señalado, se realizará en función de las tareas realizadas en cada una de las fases claramente establecidas en el apartado anterior, y una vez emitido informe de conformidad por parte del Director del Festival de cine respecto a la buena ejecución de las mismas. 7 Observaciones Página 7/9

8 En este sentido, se facturarán los siguientes importes por cada fase: a) Un 25% del importe total del contrato (14.520,00 euros IVA incluido) a la finalización de las tareas establecidas en la primera fase recogida en el apartado tercero del presente pliego. b) Un 25% del importe total del contrato (14.520,00 euros IVA incluido) a la finalización de las tareas establecidas en la segunda fase recogida en el apartado tercero del presente pliego. c) Un 50% del importe total del contrato (29.040,00 euros IVA incluido) a la finalización de las tareas establecidas en la tercera fase recogida en el apartado tercero del presente pliego. 6.- Coordinación y seguimiento del Contrato: El contrato será coordinado directamente por el ICAS, a través de la persona que ostenta la Dirección del Festival de cine. Será quien comprobará que su realización se ajusta a lo establecido en el presente pliego y llevará a cabo un seguimiento periódico del mismo, estableciendo las decisiones a adoptar y dictará las instrucciones necesarias con el fin de asegurar la correcta realización de las actividades establecidas objeto del contrato. 7.- Lugar de prestación del servicio: Los trabajos se realizarán en las oficinas que el Festival tiene instaladas en el Teatro de la Alameda, así como en aquellos lugares que se estimen necesarios para llevar a cabo las diferentes actividades del Festival (Cines, ruedas de prensa, otros festivales, hoteles de invitados, etc.). En Sevilla, en la fecha indicada en el pie de firma El Director del Festival de Cine Europeo de Sevilla Fdo.: José Luis Cienfuegos 8 Observaciones Página 8/9

9 ANEXO 1 A los efectos de dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 5.3 de la ley 6/2005 de Publicidad de Andalucía, los trabajos presentados por las empresas licitadoras deberán atenerse a los siguientes criterios técnicos. PÚBLICO OBJETIVO: De carácter genérico abarcando desde la infancia hasta el público de mayor edad. Teniendo en cuenta que es un público sociocultural de carácter genérico y no segmentado. Se contemplarán también acciones específicas según el tipo de contenidos programados y el público potencial. Se tendrá en cuenta que, dado que es un festival especializado donde se celebran más de un centenar de estrenos a nivel nacional, puede ser un foco de atracción para espectadores más allá del ámbito local. ÁMBITO TERRITORIAL Estrategias a nivel internacional, nacional, regional y local. Se tendrán en cuenta en los trabajos presentados la especificidad de cadas uno de los nivles teniendo en cuenta además los cambios objetivos que han sufrido los medios de comunicación y los cambios en los usos y costumbres de los espectadores de cine. SOPORTES DE COMUNICACIÓN Soportes de comunicación de carácter específico para públicos objetivos específicos antes mencionados y también de carácter genérico teniendo en cuenta su difusión y audiencia establecidos por los organismos sin ánimo de lucro (EGM, OJD, etc), 9 Observaciones Página 9/9