Diciembre, Boehringer Ingelheim Capacitación a Proveedores

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1 Diciembre, 2017 Boehringer Ingelheim Capacitación a Proveedores

2 Agenda 1. Primeros pasos: 1.1 Configuración de la Cuenta en Ariba Network Pérfil de la Empresa Configuración para Factura version Enrutamiento del Pedido Electrónico Enrutamiento de la Factura Electrónica 1.2 Registro en EDICOM PO FLIP Propio PAC Portal Ariba EDICOM Configuraciones Requeridas en EDICOM 2. Gestión de documentos: 2.1 Ingresar al Portal Ariba Network Cómo ingresar a mi cuenta en Ariba Network? 3. Proceso de Facturación 3.1 Factura Tipos de Facturación Facturación por PO Flip Facturación por Propio PAC / Portal Ariba EDICOM Factura sin Orden de compra Nota de crédito Validaciones en el Portal Ariba EDICOM Errores comunes del Portal Ariba EDICOM 4. Estado de La Factura y Pagos 4.1 Estado de la Factura 5. Soporte en Ariba Network 2.2 Flujo Completo en Ariba Network 2.3 Creación de documentos: Visualizacion de orden de compra Confirmación de Pedido 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 2

3 1. Primeros Pasos

4 1.1 Configuración de la cuenta en Ariba Network

5 1.1.1 Perfil de la Empresa Para configurar la cuenta dar clic en el menú del administrador localizado en la esquina superior derecha y seleccionar la opción Perfil de la Empresa Configuración del perfil Básico de la empresa con la siguiente información (Esquina superior derecha): Nombre de la Empresa Dirección de la empresa Municipalidad Código Postal Ciudad País 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 5

6 1.1.1 Perfil de la Empresa Configuración del perfil de Negocios de la empresa con la siguiente información: ID Fiscal (RFC) NIF/CIF (RFC) Seleccionar opción Registrado IVA 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 6

7 Configuraciones requeridas en Ariba Network para Factura/CFDI versión 3.3 Antes de iniciar con la gestión de la factura es importante considerar los siguientes puntos de configuración de la cuenta de Ariba Network del proveedor: Configuración de Zona Horaria en el perfil del usuario: 1) En la pagina de inicio de Ariba Network dar clic en el nombre del usuario y seleccionar la opción Mi Cuenta 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 7

8 Configuraciones requeridas en Ariba Network para Factura/CFDI versión 3.3 2) En la sección de Preferencias seleccionar la zona horaria aplicable al timbrado de facturas (alta del SAT). Configuración de Código Postal en el Perfil de la empresa: 1) En la Página de Inicio de Ariba Network dar clic en el menú Configuración de empresa y seleccionar la opción Perfil de la empresa 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 8

9 Configuraciones requeridas en Ariba Network para Factura/CFDI versión 3.3 2) En la pestaña de Básico en la sección de Dirección confirmar que el código postal de 5 dígitos se encuentre configurado. IMPORTANTE: Asegurarse que el Código Postal que se configuré sea el que esta registrado ante la autoridad fiscal (SAT) para evitar incurrir en alguna infracción SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 9

10 Configuraciones requeridas en Ariba Network para Factura/CFDI versión 3.3 3) En el menú Perfil de la Empresa, seleccionar la opción Remesas, dentro de esta sección crear la dirección de remesa en la sección de EFT/Envío de cheques ingresando los datos con la dirección fiscal de su empresa. 4) Es requisito configurar el Método de Pago (Forma de Pago), seleccionando la opción aplicable para Boehringer Ingelheim (PPD) y 03: Transferencia electrónica de fondos 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 10

11 1.1.2 Enrutamiento de Pedido Electrónico (Orden de Compra) Para configurar el enrutamiento de pedido electrónico (Orden de compra) dar clic en el menú del administrador localizado en la esquina superior derecha y seleccionar la opción Enrutamiento de pedido electronico Configuración del Enrutamiento de pedido electrónico: En la sección de Nuevos Pedidos Pedidos de catálogo sin adjunto Método de Enrutamiento seleccionar del menú desplegable Correo Electrónico y en la sección de Opciones ingresar el/los correos electrónicos para recibir notificaciones por cada nueva orden de compra (Se pueden ingresar hasta 3 correos electrónicos separados por una coma sin espacio entre ellos) Las notificaciones se configuran para personas diferentes responsables de cada actividad. Es decir, Pedidos, Catálogos, Estatus de facturas. Seleccionar la opción Incluir documento en el mensaje de correo electrónico 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 11

12 1.1.3 Enrutamiento de Factura Electrónica Para configurar el enrutamiento de factura electrónica dar clic en el menú del administrador localizado en la esquina superior derecha y seleccionar la opción Enrutamiento de factura electronica Configuración del Enrutamiento de factura electrónica (PO FLIP y Propio PAC) Requisitos para recibir notificaciones de nuevos pedidos, si no se configura no recibirá notificaciones vía correo electrónico 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 12

13 1.2 Registro en EDICOM

14 1.2.1 Registro en EDICOM PO FLIP PO FLIP: Es necesario que la información sea exactamente la misma que se ingresó en la cuenta de Ariba Network y cargar los archivos.cer y.key convertidos a formato.pfx en Ariba Network. Link de registro para PO FLIP: SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 14

15 1.2.1 Registro en EDICOM PO FLIP La siguiente información fiscal es requerida para completar exitosamente este registro. RFC* Nombre* Calle* Se colocará el R. F. C. del proveedor. Nombre de la razón social a registrar. Nombre de la calle del domicilio fiscal de la razón social a registrar. Nº interno Número interno (si tiene) del domicilio fiscal de la razón social a registrar. Nº externo Número externo (si tiene) del domicilio fiscal de la razón social a registrar. Municipio* Código Postal* Estado* Municipio o delegación del domicilio fiscal de la razón social a registrar. Código Postal del domicilio fiscal de la razón social a registrar. Estado de la república donde se encuentra el domicilio fiscal de la razón social a registrar. Ingresar también los datos para recuperar su contraseña: Colonia Régimen Fiscal* Lugar expedición* Colonia del domicilio fiscal de la razón social a registrar. Régimen Fiscal de la razón social a registrar. Lugar de expedición de la razón social a registrar. Pregunta* Respuesta* Se escribe una pregunta a responder cuando sea necesario recuperar la contraseña. Se escribe una respuesta que, tal cual se escriba aquí, deberá responderse igual cuando sea necesario recuperar la contraseña. * Se coloca el correo electrónico del proveedor al cual se enviarán los datos de acceso así como notificaciones respecto al portal. Confirmación de * Se debe reescribir el correo electrónico por seguridad SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 15

16 1.2.1 Registro en EDICOM PO FLIP Es importante además que proporcione al portal el Certificado de Sello Digital (CSD) con el que actualmente su empresa está firmando las facturas electrónicas (CFDI) Solo es necesario importar el Certificado Digital (Fichero.cer) No es necesario insertar la Clave privada (Fichero.key) o la contraseña de éste para el portal. No confundir con el certificado FIEL que se utiliza para otros fines. Para completar el registro, es necesario leer y aceptar los Términos de Uso y la política de privacidad del Servicio. Una vez leídos, marcar la casilla Declaro haber leído los términos de uso, y acepto las condiciones. Posteriormente, se debe dar clic sobre el botón Aceptar, lo cual enviará los datos de alta en la plataforma de EDICOM SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 16

17 1.2.1 Registro en EDICOM PO FLIP Para la Entrega de Credenciales: Una vez realizada el alta del proveedor, una confirmación vía correo electrónico es enviada al correo informando los datos de acceso. El correo también agrega breves instrucciones para ingresar al Portal de Proveedores de EDICOM donde el proveedor puede ver todas las facturas emitidas, así como descargar sus comprobantes fiscales y generar reportes. IMPORTANTE: Si no recibió el correo con las credenciales de acceso, es necesario ponerse en contacto con el equipo de habilitación de Ariba Network (webuy-habilitación@ariba.com ) IMPORTANTE- Cómo convertir un archivo.cer (certificado digital) a.pfx? (formato compatible con Ariba Network). El SAT le otorga a la empresa el certificado.cer y el.key, luego con la combinación de esto se genera el.pfx Éste es un requisito para la firma electrónica avanzada. *Manual disponible en el Portal de Información de Proveedores en Ariba Network Es por disposición del SAT que trabajamos con.pfx 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 17

18 1.2.2 Registro en EDICOM Propio PAC PROPIO PAC: Es necesario que la información sea exactamente la misma que se ingresó en la cuenta de Ariba Network. Link de registro para Propio PAC: La siguiente información fiscal es requerida para completar exitosamente este registro. RFC* Nombre* Calle* Se colocará el R. F. C. del proveedor. Nombre de la razón social a registrar. Nombre de la calle del domicilio fiscal de la razón social a registrar. Nº interno Número interno (si tiene) del domicilio fiscal de la razón social a registrar. Nº externo Número externo (si tiene) del domicilio fiscal de la razón social a registrar. Municipio* Código Postal* Estado* Colonia Régimen Fiscal* Lugar expedición* Municipio o delegación del domicilio fiscal de la razón social a registrar. Código Postal del domicilio fiscal de la razón social a registrar. Estado de la república donde se encuentra el domicilio fiscal de la razón social a registrar. Colonia del domicilio fiscal de la razón social a registrar. Régimen Fiscal de la razón social a registrar. Lugar de expedición de la razón social a registrar SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 18

19 1.2.2 Registro en EDICOM Propio PAC Ingresar también los datos para recuperar su contraseña: Pregunta* Respuesta* * Se escribe una pregunta a responder cuando sea necesario recuperar la contraseña. Se escribe una respuesta que, tal cual se escriba aquí, deberá responderse igual cuando sea necesario recuperar la contraseña. Se coloca el correo electrónico del proveedor al cual se enviarán los datos de acceso así como notificaciones respecto al portal. Para completar el registro, es necesario leer y aceptar los Términos de Uso y la política de privacidad del Servicio. Una vez leídos, marcar la casilla Declaro haber leído los términos de uso, y acepto las condiciones. Posteriormente, se debe dar clic sobre el botón Enviar, lo cual enviará los datos de alta en la plataforma de EDICOM. Confirmación de * Se debe reescribir el correo electrónico por seguridad. Es importante además que proporcione al portal el Certificado de Sello Digital (CSD) con el que actualmente su empresa está firmando las facturas electrónicas (CFDI) Solo es necesario importar el Certificado Digital (Fichero.cer) No es necesario insertar la Clave privada (Fichero.key) o la contraseña de éste para el portal. No confundir con el certificado FIEL que se utiliza para otros fines SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 19

20 1.2.2 Registro en EDICOM Propio PAC Si ha existido algún error, por ejemplo que falte algún dato marcado como obligatorio, el mensaje que aparece indicará que existió un error y pedirá de nuevo el llenado de la pantalla de captura. En este punto, es necesario volver a capturar los datos introducidos. Una vez realizada el alta del proveedor, una confirmación vía correo electrónico es enviada al correo informando los datos de acceso. El correo también agrega breves instrucciones para ingresar al Portal de Proveedores de Ariba Inc. IMPORTANTE: Si no recibió el correo con las credenciales de acceso, es necesario ponerse en contacto con el equipo de habilitación de Ariba Network (webuy-habilitacion@ariba.com) 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 20

21 1.2.2 Portal Ariba-EDICOM Para acceder al Portal de Ariba-EDICOM: Cuando se ingresa por primera vez al portal, éste solicita un cambio de contraseña, además da la opción de cambiar la Pregunta y Respuesta para la recuperación de contraseña cuando se requiera. Si se ha cambiado la contraseña correctamente, se notificará el cambio vía correo electrónico y, entonces, se procede a la visualización de la pantalla principal en la cual se despliega una ventana para confirmar los datos de la empresa. NOTA: Para ingresar al Portal Ariba-EDICOM es necesario contar con el usuario y contraseña para importar sus facturas SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 21

22 1.2.2 Portal Ariba-EDICOM IMPORTANTE: Los datos de la empresa deben estar registrados correctamente para la que la generación de los comprobantes sea exitosa. Nota: Esta configuración se debe realizar sin importar propio si usted realizará facturación vía Propio PAC o PO-FLIP 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 22

23 1.2.3 Configuraciones Requeridas en EDICOM Actualización de CSD en EDICOM: Antes de realizar su primer factura en versión 3.3 es importante que actualice su CSD en el portal de EDICOM siguiendo estos pasos: 1.- Ingresar al Portal EDICOM, en el enlace que se muestra a continuación. Como usuario utilice su RFC agregando _CER al final. Ejemplo de usuario (user): SOGE830320KD5_CER Enlace EDICOM-Link: Usuario: RFC_CER Contraseña: AribaCert2018 Dominio: B01 Una vez que ingrese a la cuenta, se le solicitará crear una nueva contraseña y pregunta de seguridad, asegúrese de hacer el cambio 2.- Ir al menú Administración > Certificados (si aparece una pantalla de notificaciones, haga clic en SALIR) y luego Importar > Importar key Importante: Los archivos.key y.cer deben tener exactamente el mismo nombre manteniendo sus terminaciones. Nota: Esta configuración se debe realizar sin importar propio si usted realizará facturación vía Propio PAC o PO-FLIP 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 23

24 1.2.3 Configuraciones Requeridas en EDICOM para PO FLIP 3.- Subir archivo.key en clave privada, luego archivo.cer en certificado digital, ingresar contraseña de la llave privada, y finalizar presionando botón Importar. Un mensaje certificado importado correctamente confirmará la operación. 4.- Al final se mostrará una advertencia de certificados caducados, Haga clic en Cancelar SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 24

25 2. Gestión de documentos

26 2.1 Ingreso al Portal Ariba Network

27 2.1.1 Cómo ingresar a mi cuenta en Ariba Network? Ingresar a su cuenta de Ariba Network, con su nombre de usuario y contraseña. Link de acceso al portal de proveedores Ariba Network: supplier.ariba.com 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 27

28 2.2 Flujo Completo en Ariba Network

29 2.2 Flujo general completo en Ariba Network BI envía las Ordenes de Compra a sus proveedores a través de Ariba Network BI recibe la factura validada por Ariba Network y realiza la programación y ejecución del pago El proveedor recibe las órdenes de compra en su cuenta de Ariba Network. Al configurar el enrutamiento de pedido electrónico*, su compañia recibe la notificación de nuevo pedido vía correo electrónico. El Proveedor crea la confirmación del pedido, aviso de expedición y la factura (PO FLIP = Ariba Network o Propio PAC = Portal Arba-EDICOM) *Tarea de activación requerida 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 29

30 2.3 Creación de documentos

31 2.3.1 Visualización de orden de compra

32 2.3.1 Visualización de orden de compra Desde la pagína de inicio hacer clic en la pestaña Bandeja de Entrada, la cuál está organizada para visualizar en una lista todas la órdenes de compra recibidas por parte de su socio comercial Boehringer Ingelhreim. Para conocer los detalles la orden de compra dar clic en el vínculo que se encuentra en la columna Número de Pedido. También podra utilizar los Filtros de Busqueda para encontrar órdenes de compra basados en diferentes criterios: Cliente, Número de Pedido, Rango de Fechas, Importe del Pedido, Estado del Pedido, entre otros SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 32

33 2.3.1 Visualización de orden de compra Tipos de estados de Pedidos de Compra: Ariba Network puede mostrar diferentes estatus asociados a las Ordenes de Compra los cuales son: Nueva Modificada Confirmada (Parcial o Completa) Fallo Despachada (Parcial o Completa) Recibida (Parcial o Completa) Devuelta (Parcial o Completa) Facturada Rechazada Obsoleta Nota: Todos estos estatus pueden aparecer en sus Ordenes de Compra dependiendo de las Reglas de Negocio que su socio comercial Boehringer Ingelhreim haya configurado en Ariba Network 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 33

34 2.3.1 Visualización de orden de compra El encabezado de la orden de compra incluye la fecha e información acerca de la organización compradora, así como los botones de las diferentes acciones que se tendrían que seguir en el proceso completo de facturación: Crear Confirmación de pedido Crear Factura La sección Artículos en Línea describe los bienes dentro del pedido. IMPORTANTE: Es de suma importancia que toda orden de compra se gestione a través de Ariba Network para asegurar la aplicación de los pagos correspondientes (confirmación de orden, aviso de expedición y facturación en el caso de PO-FLIP) 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 34

35 2.3.1 Visualización de orden de compra La información de Incoterms* se visualiza en el área de cabecera. *Incoterms: (international commercial terms, términos internacionales de comercio ) son términos, de tres letras cada uno, que reflejan las normas de aceptación voluntaria por las dos partes comprador y vendedor, acerca de las condiciones de entrega de las mercancías y/o productos.123 Se usan para aclarar los costes de las transacciones comerciales internacionales, delimitando las responsabilidades entre el comprador y el vendedor, y reflejan la práctica actual en el transporte internacional de mercancías SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 35

36 2.3.1 Visualización de orden de compra Los comentarios adicionales para el pedido se visualizan en el área de cabecera. Adicionalmente para cada línea también pueden existir comentarios SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 36

37 2.3.1 Visualización de orden de compra A nivel de cada línea el comprador pueden agregar comentarios. Seleccione Detalles para que se visualice la información en el área Otra información 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 37

38 2.3.2 Confirmación de Pedido Para crear la confirmación de la órden es necesario dar clic en la pestaña de Bandeja de Entrada y seleccionar la orden de compra que se va a confirmar. Seleccionar la orden de compra a confirmar. Seleccionar la opción aplicable: Confirmar pedido completo Actualizar artículos en línea Rechazar el pedido completo Nota: El Estado del pedido aparecerá como Nuevo 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 38

39 *Tipos de Confirmación de Pedido Actualizar artículos en línea: Confirmar: La cantidad de artículos que se entregará Pedido Retrasado: Cantidad de artículos a entregar en fecha posterior (especificar fecha en el botón de Detalles) Rechazar: Cantidad de artículos que no se entregarán (incluir comentarios sobre motivo de rechazo SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 39

40 2.3.2 Confirmación de Pedido Dentro de los detalles en la Confirmacíon de la Orden es requisito ingresar los siguientes campos: Número de Confirmación (# interno del proveedor) Fecha estimada de expedición y fecha estimada de entrega Dar clic en el botón de Siguiente. Revisar los datos de la Confirmación de la orden de compra y para finalizar hacer clic en el botón de Enviar SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 40

41 2.3.2 Confirmación de Pedido Existen dos formas de visualizar el Estado de confirmación o estado de la orden de compra: Desde la Bandeja de Entrada, en la lista de órdenes de compra. Desde el detalle de la orden de compra (al abrir la orden de compra) 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 41

42 2.3.3 Cómo buscar un pedido En el caso de que quiera buscar un pedido en especifico: Desde la Bandeja de Entrada Filtros de búsqueda Número de pedido Buscar 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 42

43 3. Proceso de Facturación

44 3.1 Factura

45 3.1.1 Tipos de Facturación El proceso de creación de las facturas para BI a través de Ariba Network se puede realizar con alguna de las siguientes opciones: Generar sus facturas con un par de clicks desde la orden de compra Envío seguro y automático del 100% de sus Facturas en formato electrónico Toma aproximadamente dos minutos prepararla y enviarla El timbrado de sus facturas se genera con EDICOM desde Ariba Network, el costo está incluido en las cuotas por volumen de transacciones en Ariba Network (Programa de Miembro proveedor) Menor riesgo de errores en la gestión de sus facturas, ya que son vinculadas a la orden de compra en Ariba Network. La plataforma de emisión de CFDI de EDICOM importa los datos de las facturas residentes en su sistema de gestión contable y pasa por las validaciones de Ariba Network. Las facturas son entregadas al mismo tiempo en que son emitidas. El emisor controla el estado de su factura, y si el destinatario ha accedido al portal para su consulta. Todo esto desde su propio PAC * En ambas opciones el Registro en EDICOM es indispensable 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 45

46 3.1.2 Facturación PO FLIP La facturación a través de PO-Flip se realiza a través del portal de Ariba Network con un par de clicks El siguiente paso es seleccionar la orden de compra que vamos a facturar y dar clic en el boton Crear Factura, esto desde la bandeja de entrada en la lista de las ordenes de compra o desde el detalle de la orden de compra. Seleccionar orden de compra a facturar Dar clic en el botón de Crear factura y seleccionar Factura estándar 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 46

47 3.1.2 Facturación PO FLIP En la versión 3.3 del CFDI algunos campos son requeridos para la correcta validación del documento: En el Resumen de la Factura: No. de Factura Fecha de Factura 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 47

48 3.1.2 Facturación PO FLIP En la versión 3.3 del CFDI algunos campos son requeridos para la correcta validación del documento: En la sección de Impuestos de la Factura, seleccionar Impuesto a Nivel de Linea esto es requisito del SAT para la versión 3.3 del CFDI. En la sección de Expedición de la Factura, seleccionar a nivel de cabecera SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 48

49 3.1.2 Facturación PO FLIP En la sección de Campos Adicionales: Completar el campo Elegir dirección cliente con la razón social de Boehringer Ingelheim a la que se está facturando Confirmar RFC del proveedor y del cliente, esta información aparece por default, solo es importante confirmarla SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 49

50 3.1.2 Facturación PO FLIP En la sección de Información adicional específica de México de la Factura: Completar el campo Uso del CFDI : Ingresar la información de acuerdo al Catálogo del SAT. IMPORTANTE: Antes de factuar es importante que cualquier duda que tenga respecto al Uso del CFDI lo consulte con el SAT o internamente dentro de su organización para asegurar que la información que vaya a introducir cumpla con los requerimientos del SAT. c_usocfdi Descripción Aplica para tipo persona Física Moral G01 Adquisición de mercancias Sí Sí G02 Devoluciones, descuentos o bonificaciones Sí Sí G03 Gastos en general Sí Sí I01 Construcciones Sí Sí I02 Mobilario y equipo de oficina por inversiones Sí Sí I03 Equipo de transporte Sí Sí I04 Equipo de computo y accesorios Sí Sí I05 Dados, troqueles, moldes, matrices y herramental Sí Sí I06 Comunicaciones telefónicas Sí Sí I07 Comunicaciones satelitales Sí Sí I08 Otra maquinaria y equipo Sí Sí D01 Honorarios médicos, dentales y gastos hospitalarios. Sí No D02 Gastos médicos por incapacidad o discapacidad Sí No D03 Gastos funerales. Sí No D04 Donativos. Sí No D05 Intereses reales efectivamente pagados por créditos hipotecarios (casa habitación). Sí No D06 Aportaciones voluntarias al SAR. Sí No D07 Primas por seguros de gastos médicos. Sí No D08 Gastos de transportación escolar obligatoria. Sí No D09 Depósitos en cuentas para el ahorro, primas que tengan como base planes de pensiones. Sí No D10 Pagos por servicios educativos (colegiaturas) Sí No P01 Por definir Sí Sí 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 50

51 3.1.2 Facturación PO FLIP Forma de Pago: Seleccionar del Catálogo del SAT lo aplicable. Para Boehringer Ingelheim aplica Pago realizado a plazos o diferido IMPORTANTE: Esta opción se debe de elegir siempre para la facturación de Boehringer Ingelheim y significa que el pago de dicha factura se realizará de acuerdo al acuerdo comercial que tiene con su cliente. Cualquier duda le sugerimos contactar al equipo de cuentas por pagar de Boehringer Ingelheim SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 51

52 3.1.2 Facturación PO FLIP En la sección de Líneas de Factura Configurar y seleccionar el Régimen Fiscal aplicable de acuerdo al Catálogo del SAT, en la sección del impuesto aplicable. Esta acción se debe realizar en todas las líneas de la factura aunque no se vayan a incluir, con la finalidad de que la factura pueda enviarse correctamente a Boehringer Ingelheim. Esto aplica para cada una de las líneas* Eliminar el régimen existente para evitar confusión. Para ingresar el nuevo régimen fiscal dar clic en Crear e ingresar el código de 3 dígitos de acuerdo al catálogo del SAT SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 52

53 Resumen de campos requeridos Nota: si selecciona agregar IVA, este aplica a todas las líneas de la factura aun cuando estén palomeadas 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 53

54 3.1.2 Facturación PO FLIP En la sección de Clasificación Ingresar el Dominio: GTIN Este código es requerido por Ariba Network para la correcta transmisión y validación de la factura. Ingresar el código de 8 dígitos, de acuerdo al Catálogo del SAT. Para su consulta favor de revisar el catálogo del SAT con el listado de los códigos aplicables disponible en el siguiente link: Ejemplo: Código de 8 dígitos de acuerdo al Catálogo del SAT SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 54

55 3.1.2 Facturación PO FLIP Los campos a llenar en la creación de la factura son: Seleccionamos la línea a facturar, dando clic en el switch de la sección Incluir en las líneas de factura Dar clic en el botón de Siguiente, para revisar la información que se ingresó en la factura y para finalizar dar clic en el botón Enviar Aparecerá la leyenda La Factura (# de Factura) se ha enviado 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 55

56 Recursos Adicionales Importante: Le sugerimos revisar la información en los Catálogos del SAT antes de generar su primer factura versión 3.3 y contar con la información requerida como: Uso del CFDI Régimen Fiscal Unidad de medida Código de 8 dígitos de la clave de producto o servicio 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 56

57 3.1.2 Facturación PO FLIP En el histórico de la factura se podrá visualizar el estado de la misma, ingrese a esta informacion desde su Bandeja de Salida dando clic en el número de la Factura SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 57

58 3.1.2 Facturación PO FLIP La factura cumple con las reglas de negocio de Ariba Network y se envió a los sistemas de BI para su procesamiento final SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 58

59 3.1.2 Facturación PO FLIP El estado de la orden de compra cambiará a Facturado o Facturado parcialmente El timbrado de la factura es generado por EDICOM y una vez que pasa las validaciones de Ariba (Reglas de Negocio), la factura es timbrada por EDICOM. Si la factura no cumple con las reglas de negocio establecidas por BI en Ariba Network, la factura se rechaza y por lo tanto no llega al SAT. Reglas de Negocio en Ariba Network 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 59

60 3.1.4 Factura sin Orden de compra 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 60

61 3.1.4 Factura sin Orden de compra **Mismo proceso que PO Flip, con un paso adicional: Agregar artículos de línea 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 61

62 3.1.3 Facturación por Propio PAC / Portal Ariba-EDICOM La facturación a través del Propio PAC, se realiza de manera externa desde su propio PAC, el archivo que se genera en formato XML de la factura se carga en el Portal de Ariba-EDICOM para su validacion, incluyendo una Addenda Ariba que ha sido diseñada para facilitar la comunicación e intercambio de información entre BI Ariba - Proveedor. Para cargar el archivo XML en el Portal Ariba-EDICOM se ingresa al portal utilizando las credenciales creadas en el registro. Para acceder al Portal de Ariba-EDICOM: SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 62

63 3.1.3 Facturación por Propio PAC / Portal Ariba-EDICOM Una vez en el portal, seleccionamos la pestaña de Documentos, y del menú desplegable seleccione la opcion importar. Seleccione el archivo XML de sus documentos, clic en el botón de Abrir. El Portal Ariba-Edicom permite la carga de un archivo comprimido.zip conteniendo hasta 100 facturas CFDI. El archivo zip no debe contener carpetas en su interior sino solo los archivos XML SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 63

64 3.1.3 Facturación por Propio PAC / Portal Ariba-EDICOM Una vez que ya tengamos el archivo cargado en el portal, dar clic en el botón de Aceptar. Al importar el archivo XML, a falta de la Addenda Ariba: se generá un error SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 64

65 3.1.3 Facturación por Propio PAC / Portal Ariba-EDICOM Los archivos con error los encontraremos en la sección de Documentos enviados > Pendientes por enviar, seleccionamos el archivo, hacer clic con el botón derecho y seleccionamos la opción de Editar En la pestaña de Addenda Ariba, ingresar el número de orden de compra (requerido) e Interno para las referencias de Factura en notas de crédito * * Esta información la podemos encontrar en los detalles de la orden de compra y en los documentos relacionados 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 65

66 3.1.3 Facturación por Propio PAC / Portal Ariba-EDICOM Posteriormente, es necesario ingresar: Número de línea: consecutivo (1, 2,3..) Número de ref. de línea: Esta información se ingresa de manera manual de acuerdo a la información en la sección de Articulos en Linea de la orden de compra de Ariba Network IMPORTANTE: El No. De ref. de línea lo tomaremos del numero de línea en la orden de compra en Ariba Network (10, 20, 30 o 1, 2, 3) puede variar Al terminar dar clic en el boton de Guardar y Enviar SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 66

67 3.1.3 Facturación por Propio PAC / Portal Ariba-EDICOM Una vez enviada la factura con los datos de la Addenda Ariba, inicia el proceso de validación con la reglas de negocio establecidas por BI en Ariba Network, la factura pasará a la sección de Marcados para enviar, después a la sección de Enviados y por último si la factura cumple con todas la validaciones pasará a la sección de Recuperados, si existe algún error la veremos en la sección de Rechazados Nota: Este proceso se completa automáticamente al cumplir dichas validaciones (Reglas de Negocio). Si tiene un error la factura, puede reenviarse una vez corregido seleccionar la factura y Cambiar situación, sigue el mismo proceso anterior hasta que llega a Recuperados nuevamente. Validar en Ariba Network si se procesó y no tiene fallo o rechazo SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 67

68 3.1.3 Facturación por Propio PAC / Portal Ariba-EDICOM Cuando la factura se encuentre en la sección de Recuperados, podremos visualizarla en el portal de Ariba Network, el método de envío mostrará la leyenda Factura XML externa en el Método de envío SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 68

69 3.1.2 Facturación por Propio PAC La factura cumple con las reglas de negocio de Ariba Network y se envió a los sistemas de BI para su procesamiento final. El estado se muestra en el Histórico de Ariba Network (Bandeja de salida) La factura se procesó exitosamente y fue aceptada por BI SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 69

70 3.1.4 Las validaciones que se realizan en el Portal Ariba-EDICOM son las siguientes: Que cumpla con el estándar de XML timbrado y con la estructura XML Que la firma del documento sea válida y de acuerdo al certificado.cer informado en el registro. Que el RFC esté debidamente registrado y configurado en el Portal EDICOM Que el CSD corresponda al RFC que viene como Emisor en el Comprobante Que el documento contenga la Addenda Ariba Que la cardinalidad de las líneas referenciadas coincida con las partidas del CFDI. Cada comprobante debe incluir siempre la moneda de acuerdo al formato ISO (MXN, USD, EUR, etc), Es decir, pueden enviar sus CFDIs en Pesos Mexicanos u otras monedas pero siempre usando el formato ISO. El SAT dice además que si va en otra moneda debe ir el tipo de cambio en el campo correspondiente 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 70

71 IMPORTANTE: Un proveedor que envía un CFDI con las referencias incorrectas, visualizará un rechazo en Ariba Network y tendrá que generar un nuevo CFDI con las referencias correctas. Nota: Enviar correctamente sus documentos para que no sea necesario generar un nuevo CFDI SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 71

72 3.1.5 Errores frecuentes en el Portal Ariba EDICOM: 1.- El receptor del comprobante no es reconocido por el sistema. Revisar y corregir. POS=No existe el Punto Operacional Destino [RFC] 2.- El emisor del comprobante no es reconocido por el sistema. Revisar y corregir. POS=No existe el Punto Operacional Origen [AEAP890315L30] 3.- El comprobante cargado no tiene la Addenda Ariba. Editar documento y corregir la Addenda Ariba según punto 5 de esta guía. ERROR DE MAPEADO (REGLAS DE VALIDACIÓN INCLUIDAS) 1. Sección addenda, Encabezado: No existe ninguna referencia a nivel de Encabezado. La addenda debe contener por lo menos una referencia. 2. Sección addenda, Encabezado: Sin referencia de orden de compra. Debe existir por lo menos una referencia de Venta, Interna o Contrato 4.- La firma del comprobante no es válida. Revisar el documento y generar otro si corresponde. ERROR DE CRIPTOGRAFÍA/SEGURIDAD 1. CRIPTO=Error al verificar la firma. No coincide el Hash calculado con el Hash del documento original 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 72

73 3.1.5 Errores frecuentes en el Portal Ariba EDICOM: 5.- La estructura del documento no es válida. Revisar el documento y generar otro si corresponde. No se han importado documentos 6.- El número de líneas referenciadas no coincide con la de la factura. Revisar las referencias a la orden a nivel de línea en la Addenda Ariba según punto 5 de esta guía. VALIDACIÓN SINTÁCTICA 1. VAL=<<1>>Error(1): [cfdi:comprobante/cfdi:addenda/ariba/detalle/referencia/nolinea] Registro:NoLinea, no cumple Cardinalidad Mínima 1. Se encontraron:0 7.- Un documento con el mismo folio (XXX) ya fue procesado. Enviar una nueva factura si corresponde. CONTROL DE DUPLICADOS 1. Ya existe un documento con Referencia:XXX,Origen:YYY,Destino:ZZZ,Interfaz:XML_COMPROBANTE_3_0_ARIBA (Id: ) 8.- El documento aparece como enviado en el Portal pero no se visualiza en Ariba Network. Revisar que contiene Moneda = MXN. Si lo anterior es correcto, contactar a soporte de Ariba SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 73

74 4.1 Estado de la Factura

75 4.1 Estado de la Factura Seleccionar la pestaña de Bandeja de salida para visualizar todas las facturas que hemos ingresado, y el estado de las mismas. Los diferentes estados de una facturas son: Enviado Se envía la factura a BI, pero no la verificó con órdenes de compra y recibos. Fallo Ariba Network tuvo un problema en el proceso de entrega de la factura. Rechazado BI rechazó la factura o la factura no pasó la etapa de validación de Ariba Network. Si BI acepta la factura o la aprueba para pagarla, el estado se actualiza a "Enviada" o "Aprobada". Aprobado BI ha verificado la factura y las órdenes de compra y recibos y aprobó el pago. Pagado BI pagó la factura o está por hacerlo. Cancelado BI aprobó la cancelación de la factura. Pendiente de aprobación La Factura esta en revisión por parte de BI para su aprobación y posterior pago. Podemos usar los filtros de búsqueda para navegar entre nuestras facturas de acuerdo a su estado SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 75

76 5. Soporte en Ariba Network

77 Canales de Asistencia Los canales de asistencia están disponibles para todos los proveedores habilitados en Ariba Network, en la sección Centro de Ayuda e ingresando a Servicio de Asistencia: 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 77

78 Llámame Ahora o Call me Now *Tiempo de Respuesta Estimado: Inmediato Nuevo canal de asistencia disponible donde los proveedores podrán ponerse en contacto con el equipo de Soporte a Proveedores sin tener que esperar en la línea. 1 Ingresar en el recuadro: Necesito ayuda con una palabra clave relacionada con su pregunta o duda y dar clic en el botón Inicio. Posteriormente se desplegaran una serie de preguntas más frecuentes donde podrá buscar aquellas relacionadas a su inquietud. Si no encuentra la respuesta que estaba buscando, puede utilizar la opción Llamame ahora dando clic en el botón Obtenga ayuda por teléfono SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 78

79 2 Ahora visualizará la opción Llamarme Ahora cuya funcionalidad es que reciba la llamada inmediatamente del primer agente disponible y evitar estar en la línea esperando. También podrá visualizar la opción Llamarnos que permite la opción de seleccionar un rango de horario para recibir la llamada del agente. Se deberá proporcionar información y descripción del problema y confirmar datos de contacto SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 79

80 Chat en Directo *Tiempo de Respuesta Estimado: Inmediato 1 Ingresar en el recuadro: Necesito ayuda con una palabra clave relacionada con su pregunta o duda y dar clic en el botón Inicio. Posteriormente se desplegaran una serie de preguntas más frecuentes donde podrá buscar aquellas relacionadas a su inquietud. Si no encuentra la respuesta que estaba buscando, puede utilizar la opción Chat en Directo, para conectarse con un agente en ese momento SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 80

81 2 En la ventana emergente se ingresan los datos requeridos (*), se realiza una pregunta inicial y se da clic en Iniciar Chat 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 81

82 Correo Electrónico o WebForm *Tiempo de Respuesta Estimado: 24 a 48 hrs 1 Ingresar en el recuadro: Necesito ayuda con una palabra clave relacionada con su pregunta o duda y dar clic en el botón Inicio. Posteriormente se desplegaran una serie de preguntas más frecuentes donde podrá buscar aquellas relacionadas a su inquietud. Si no encuentra la respuesta que estaba buscando, puede utilizar la opción Enviar correo electrónico al servicio de asistencia al cliente de SAP Ariba SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 82

83 2 Se deberá de ingresar información requerida como una descripción breve del problema, tipo de problema, detalles e inclusive se pueden agregar capturas de pantalla como archivos adjuntos SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 83

84 Community *Tiempo de Respuesta Estimado: 24 a 48 hrs 1 Se podrán hacer preguntas en Community, este canal le permitirá interactuar con especialistas de Ariba Network y toda la comunidad de proveedores. El proveedor puede realizar preguntas o bien responder a preguntas de otros proveedores según su experiencia Para preguntar en Community dar clic en el botón Preguntar en Community Realizar la pregunta y enviarla SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 84

85 Aprendizaje *Auto-gestionable 1 En esta sección el proveedor podrá encontrar documentos y tutoriales sobre Ariba Network 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Internal 85