SOLICITUD PUBLICA DE OFERTAS No Informe de Análisis de Ofertas

Transcripción

1 . GENERALIDADES Objeto Contratar los servicios de facturación consistente en la toma de lecturas a los contadores de energía a través de terminales digitales portátiles, con entrega de comprobante de lectura, y reparto de las facturas de los servicios suministrados por EMSAE.S.P., en toda el área de influencia de la Electrificadora del Meta. Presupuesto Los recursos para el pago de los servicios objeto del contrato o contratos que se deriven de la presente invitación, provienen del presupuesto de EMSA así: 205 CDP por $ CDP por $ CDP por $ CDP por $ Firmas Invitadas: Total.$ Proceso abierto mediante publicación en el portal de EMSA en internet. 2. PROCESO DE PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS Visita Obligatoria/presentación de tecnología y pruebas Siendo las 8:00 a.m. del 4 de Agosto de 205 se presentan 3 oferentes entre los cuales se designan los siguientes turnos en orden de llegada así:: Primer turno INMEL NIT Segundo turno SYPELC NIT

2 Tercer Turno SERVICIOS COMERCIALES DEL LLANO NIT Siendo las 9:00 am se cierra asignación de turnos de acuerdo a lo descrito en el numeral 9. de DBI, dando inicio a las presentaciones donde se realiza una breve inducción de la metodología a utilizar en las validación de la pruebas. Así mismo se asignaron tiempos para la presentación de las pruebas así: INMEL Hora de inicio: 9:0 am a 0:40 am SYPELC Hora de inicio: 0:4 am a 2: pm SERVICIOS COMERCIALES DEL LLANO Hora de inicio: 3:00 pm a 04:30 pm Una vez asignado los tiempos se da inicio a la presentación de las pruebas donde se realiza la lista de chequeo con las pruebas establecidas en el Documento Base de Invitación 037 de 205 numeral 9. donde el oferente deberá presentar la tecnología (software y hardware) necesario para la ejecución de actividades indicadas. Estas listas de chequeo y los documentos soportes se anexan y hacen parte integral de la presente acta. El área de facturación en conjunto con el área de tecnología de la EMSA validaran y expedirán certificado al cumplimiento del 00% de las pruebas. En el caso de encontrarse que un oferente no cumple con lo solicitado en la evaluación tecnológica a juicio de la empresa, la propuesta será rechazada y por lo tanto la misma no podrá adelantar las siguientes etapas de evaluación y calificación. Se debe tener en cuenta que el área de facturación y el área de tecnología de la EMSA podrán solicitar pruebas adicionales a las anteriormente expuestas sin que estas pruebas estén fuera de las condiciones de hardware y software indicadas en este documento. El contratista deberá contemplar para sus pruebas la estructura de los archivos de entrada y salida de cada uno de los procesos, tal y como se indican en el anexo 2 donde se podrán descargar los archivos planos con la estructura que actualmente maneja la Electrificadora del Meta para los procesos de Toma de Lecturas y Visitas Técnicas de Desviación de Consumos. Lista de Pruebas establecidas: SEGUIMIENTO DE REPORTE DE ANOMALÍAS Numeral y Objetivo : Revisar la calidad de los reportes que genera el software del Contratista y sus módulos de monitoreo ) Revisar el seguimiento del reporte de anomalías 2) Contar con un 5 módulo de monitoreo para la ubicación de los inspectores en terreno ELABORACIÓN Y ENTREGA DEL COMPROBANTE DE LECTURA Numeral Generar prueba a los comprobantes de lectura Numeral Objetivo: Validar la información impresa en los comprobantes de lectura 6 generados por el Contratista. ENTREGA DE ARCHIVOS DE SALIDA DE LA TOMA DE LECTURA 2

3 Revisar la Emisión del archivo de Lecturas de salida. Numeral Objetivo: Revisar que el archivo de lecturas emitido por el Contratista cuente con la estructura de datos que maneja EMSA en su sistema SIEC. El contratista deberá realizar procesos de relectura y verificación. Numeral FACTURACIÓN EN SITIO Revisar el proceso de Facturación en Sitio por Contratista. Numeral Validar el proceso de lectura e impresión de factura en Sitio ENTREGA DE FACTURAS Revisar el sistema de información con el que cuenta el contratista para certificar la visita de entrega de factura en los predios rurales. Numeral Objetivo: Conocer el seguimiento que plantea el Contratista para garantizar la calidad en el proceso de entrega de facturas. PRUEBAS FOTOGRÁFICAS Numeral Objetivo: Revisar el visor de imágenes con el que cuenta el contratista para los registros fotográficos generados durante el proceso de lecturas. VISITAS TÉCNICAS Numeral Objetivo: Simular la actividad de visitas técnicas solicitadas por Emsa con el aplicativo que posee el Contratista. Revisar si los archivos de entrada y salida del proceso cargan satisfactoriamente. REPORTE DE PROCESOS Revisar el sistema tecnológico con el que cuenta el contratista para los reportes de los procesos. GEOREFERENCIACIÓN Validar que el software de Georeferenciación cumpla con las características técnicas dadas en el numeral Objetivo: Conocer el software con el que cuenta el Contratista para la georeferenciación de usuarios Resultados: INMEL: El oferente No cumple las pruebas en los Ítems,5,6,7,8,0,2 y 4 SYPELC: Presenta un cumplimiento del 00% de las pruebas establecidas. SERVICIOS COMERCIALES DEL LLANO: Presenta un cumplimiento del 00% de las pruebas establecidas. Aclaraciones al documento base de invitación Solicitaron aclaraciones al Documento Base de la Invitación las siguientes firmas interesadas: SYPELC 3

4 SERVICIOS COMERCIALES DEL LLANO Las preguntas fueron resueltas mediante la Adenda, de Agosto 20 de 205. Se recibieron una () ofertas del siguiente proponente: SYPELC S.A.S Descripcion Total Factura Tipo $ $ $ $ $ Lectura Tipo $ $ $ $ $ Lectura Tipo 2 $ $ $ $ $ Lectura Tipo 3 $ $ $ $ $ Desviacione y PQRs $ $ $ $ $ Entrega Volantes $ $ $ $ $ Georeferenciacion $ $ $ $ $ Bonificacion $ $ $ $ $ Subtotal $ $ $ $ $ IVA $ $ $ $ $ Total $ $ $ $ $ Para un total del contrato de incluido IVA, para ejecutarlo en 36 meses. 3. REQUISITOS DOCUMENTALES DE LA OFERTA REVISIÓN JURÍDICA 4

5 La firma cumple con lo solicitado y queda habilitadas para la revisión financiera REVISIÓN FINANCIERA 5

6 La firma SYPELC S.A.S queda habilitada para la evaluación Técnica. 6

7 REVISIÓN CLASIFICACIÓN SEGMENTOS Y FAMILIAS SYPELC Servicios de sistemas Eléctricos 8--5 Ingeniería de software y Hardware Administración de Instalaciones Servicios Eléctricos Las familias y segmentos consignados en el RUP del firma Guardan relación con el Objeto del Documento Base de Invitación por lo tanto quedan habilitadas para la evaluación económica y técnica. En cuanto al numeral 20 REQUISITOS HABILITANTES DE LA OFERTA se cuenta con los siguientes: En el punto de experiencia registrada en el RUP: proponente Valor oferta 2 MESES Experiencia exigida 2,5 veces el valor de la oferta SMMLV SMMLV RUP OBSERVACIÓN SYPELC S.A.S CUMPLE La firma, cumple con la experiencia en el RUP. 7

8 4. EVALUACIÓN DE LA OFERTA Se procederán a evaluar las ofertas que hayan sido habilitadas de acuerdo a las condiciones establecidas es el presente Documento Base de Invitación. EVALUACION TECNICA (5 Puntos) De acuerdo al numeral 24. Evaluación Técnica, Se otorgara un máximo de quince (5) puntos, El puntaje se obtendrá teniendo en cuenta la siguiente relación PuntajeEva luaciontec nica i = ( PuntajePla ndecalidad + PuntajeExp eriencia ) *5 00 Factor a Evaluar PLAN DE CALIDAD EXPERIENCIA ESPECIFICA Puntaje 40 puntos 60 puntos Total 00 puntos Validación de Plan de Calidad EMPRESA PUNTAJE OBSERVACION FOLIO SYPELC S.A.S 40 CUENTA CON PLAN DE CALIDAD Validación de experiencia certificada Se considera experiencia especifica del oferente en Trabajos de campo consistentes en toma de lecturas en tiempo real a través de terminales digitales portátiles, y distribución de facturas de servicios públicos en empresas mínimo de usuarios (por contrato); el puntaje se asignará con base en el número de Usuarios por contrato en los últimos cinco (5) años. 8

9 EMPRESA CONTRATO EMPRESA CONTRATANTE OBJETO DEL CONTRATO Ejecucion de Actividades CENTRALES ELECTRICAS DE operativas del proceso de NORTE DESANTANDER Facturacon de CENS S.A. E.S.P SYPELC S.A.S Modalidad de Facturacion la cual se refiere a las actividades de toma de lectura de los medidores, precritica a lecturas y EMSA ESP reparto de la facturacion TOTAL CUMPLE OBJETO DEL CONTRATO FECHA INICIO FECHA FIN Total Clientes FOLIO SI SI 0/04/20 30/09/ /06/205 3/0/ Ítem (*) Contratos terminados y/o en ejecución que certifiquen más de clientes Contratos terminados y/o en ejecución que certifiquen entre y clientes Contratos terminados y/o en ejecución que certifiquen entre y clientes Puntaje 60 Puntos 20 Puntos 0 Puntos proponente EXPERIENCIA Usuarios PUNTAJE SYPELC S.A.S EVALUACION TECNICA TOTAL PuntajeEva luaciontec nica i = ( PuntajePla ndecalidad + PuntajeExp eriencia ) *5 00 proponente Plan de Calidad Experiencia Especifica Total SYPELC S.A.S Evaluación Económica Valor Pr opuestamaseconómica PuntajeOfe rta = X 85 i ValorOferta proponente Propuesta PUNTAJE SYPELC S.A.S

10 EVALUACIÓN TOTAL: proponente Evaluación Técnica Evaluación Económica Total SYPELC S.A.S Conocida la oferta económica, se procedió a dar revisión de acuerdo con lo establecido en el numeral 24.3 CONFRONTACIÓN ARITMETICA DE PRECIOS del DBI. Confrontacion Aritmetica Descripcion Total Valor Ofertado Diferencia Factura Tipo $ $ $ $ $ $ $ Lectura Tipo $ $ $ $ $ $ $ 6.42 Lectura Tipo 2 $ $ $ $ $ $ $ 7 Lectura Tipo 3 $ $ $ $ $ $ $ 848 Desviacione y PQRs $ $ $ $ $ $ $ 37 Entrega Volantes $ $ $ $ $ $ $ 0.54 Georeferenciacion $ $ $ $ $ $ $ 899 Bonificacion $ $ $ $ $ $ $ 0 Subtotal $ $ $ $ $ $ $ IVA $ $ $ $ $ $ $ 8.58 Total $ $ $ $ $ $ $ Al comparar la oferta se evidencia que existen diferencias por aproximación de decimales, por tanto cumple con lo descrito en el numeral 24.3 del DBI. 6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES La firma SYPELC obtiene los 00 puntos, por lo expuesto se sugiere adjudicar el contrato a la firma SYPELC S.A.S. En caso que el Comité acoja esta recomendación, el valor a adjudicar es como se muestra a continuación, tomando como base la oferta presentada: Descripcion Total Factura Tipo $ $ $ $ $ Lectura Tipo $ $ $ $ $ Lectura Tipo 2 $ $ $ $ $ Lectura Tipo 3 $ $ $ $ $ Desviacione y PQRs $ $ $ $ $ Entrega Volantes $ $ $ $ $ Georeferenciacion $ $ $ $ $ Bonificacion $ $ $ $ $ Subtotal $ $ $ $ $ IVA $ $ $ $ $ Total $ $ $ $ $ De igual forma, las condiciones de la contratación deben ser: Objeto Servicios de facturación consistente en la toma de lecturas a los contadores de energía a 0

11 través de terminales digitales portátiles, con entrega de comprobante de lectura, y reparto de las facturas de los servicios suministrados por EMSA E.S.P., en toda el área de influencia de la Electrificadora del Meta. Plazo La duración del contrato es de treinta y seis (36) meses contados a partir de la fecha de firma del acta de inicio del contrato. Valor del contrato El valor del contrato es de $ desagregados de la siguiente forma: Descripcion Total Factura Tipo $ $ $ $ $ Lectura Tipo $ $ $ $ $ Lectura Tipo 2 $ $ $ $ $ Lectura Tipo 3 $ $ $ $ $ Desviacione y PQRs $ $ $ $ $ Entrega Volantes $ $ $ $ $ Georeferenciacion $ $ $ $ $ Bonificacion $ $ $ $ $ Subtotal $ $ $ $ $ IVA $ $ $ $ $ Total $ $ $ $ $ Forma de pago EMSA E.S.P. pagará mensualmente el valor del contrato al contratista según el número de actividades realizadas, liquidadas a los precios unitarios acordados. Los pagos se realizaran dentro de los treinta (30) días siguientes a la presentación de la factura o cuenta de cobro. 7 GARANTÍAS Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de firma del contrato, en una Compañía de Seguros legalmente autorizada para funcionar en Colombia, EL CONTRATISTA deberá constituir a su costa y a favor de ELECTRIFICADORA DEL META S.A. ESP, las garantías que avalen las obligaciones del contrato amparando los siguientes riesgos. Póliza de cumplimiento de contrato. Para garantizar el cumplimiento del contrato y las obligaciones que de él se deriven, deberá ser por un valor equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato con una vigencia igual a la del plazo para la ejecución del contrato y sesenta (60) días más, a partir de la fecha de firma del contrato. Salarios y prestaciones sociales e indemnizaciones laborales. Una póliza para garantizar el pago de los salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones del personal que hubiese empleado en la realización de las labores, por una cuantía equivalente al veinte por ciento (20%)del valor total del contrato y con vigencia igual a la del tiempo de ejecución del contrato y tres (3) años más. Póliza de Responsabilidad civil extracontractual. Por una cuantía equivalente al

12 veinte por ciento (20%) del valor del contrato y vigencia igual al término del contrato y tres (3) meses más. El valor de las primas y demás gastos que demande la constitución, prórroga y modificaciones de las garantías exigidas, serán por cuenta del contratista. 8. ESTAMPILLA PRO-ELECTRIFICACIÓN RURAL El contratista deberá cancelar en la Tesorería departamental el valor del impuesto de Pro- Electrificación Rural, el cual corresponde al 2% del valor del contrato antes de IVA. 9. INTERVENTORÍA La interventoría del contrato que se suscriba estará a cargo del Líder de Facturación. 0. COMITÉ DE CONTRATACIÓN Se convoca a Comité para adjudicación correspondiente, la cual estará en Acta suscrita por los Miembros. ANALISTA V.B. Aprobación: Martha Baquero Medina Líder de Facturación y cobro Carlos Alberto García P. Gerente Comercial Septiembre 5 de 205 JUNTA DIRECTIVA No 2