Primer Proyecto de Prevención y Mitigación del Riesgo de Desastres Naturales (2152/BL-HO) Digitalizador de documentos del proyecto Mitigar.

Transcripción

1 Primer Proyecto de Prevención y Mitigación del Riesgo de Desastres Naturales (2152/BL-HO) Digitalizador de documentos del proyecto Mitigar. Actividades 1

2 Contenido I. Antecedentes II. Objetivos de la prestación de servicios 1 III. Generalidad es del Cargo.3 IV. Alcance..4 V. Actividades a Desarrollar.5 VI. Recursos a ser provistos por el Contratante.5 VII. Estimación del programa de Trabajo 6 VIII. Lugar de Trabajo.6 IX. Perfil del Digitalizador.6 X. Forma de Pago..6 2

3 I. ANTECEDENTES El Gobierno de la República de Honduras solicitó formalmente al Banco Interamericano de Desarrollo BID, el financiamiento de una Línea de Crédito Condicional (CCLIP), hasta por un monto de US$ 75 millones, en cual se ha priorizado la creación de un Programa de Manejo Integral de Riesgos de Desastres Naturales. Dicho CCLIP comprenderá una primera operación individual de préstamo (2152/BL-HO) hasta por un monto de US$ 19 millones, destinado a apoyar intervenciones de prevención y mitigación a nivel nacional y local. Este proyecto contribuirá con el objetivo general del CCLIP, mediante la reducción de pérdidas de desastres naturales a través de intervenciones en prevención y mitigación, así como en sistemas institucionales para la gestión de riesgo de desastres tanto a nivel local como nacional. El Proyecto MITIGAR, tendrá intervención a nivel nacional, enfocándose principalmente en el fortalecimiento del marco institucional y el manejo de riesgos que contempla el apoyo para la prevención mitigación y cobertura del riesgo de desastres a través de la ejecución de obras estructurales de prevención y mitigación, la elaboración participativa de planes de gestión d riesgo nivel municipal, implementación de medidas integrales de gestión del riego, en municipios intervenidos por el proyecto, elaboración de planes integrales de gestión de riesgo y otras actividades que se detallan a continuación. La ejecución del Proyecto estará a cargo de la Comisión Permanente de Contingencias COPECO, quien contara con el apoyo de un equipo de gestión quien coordinada sus actividades estrechamente con las demás unidades operativas de copeco, el proyecto Mitigar tendrá una duración de 5 años y un monto de USD 19 millones Bajo este marco de acciones, durante los procesos relacionados con la ejecución del proyecto, se genera una cantidad importante de documentación tanto administrativa como técnica, la cual respalda cada uno de los procedimientos y resultados obtenidos a lo largo de la ejecución de sus correspondientes actividades, haciéndose necesario crear los mecanismos pertinentes que ayuden a la adecuada organización y preservación de toda la información generada por este proyecto, incorporando procesos de escaneo y digitalización de tal manera que ayude a generar respaldos que aseguren el adecuado mantenimiento organización y conservación de toda la información documental de este proyecto. II. OBJETIVOS DE LA PRESTACION DE LOS SERVICIOS Objetivo General 3

4 Desarrollar actividades de digitalización, escaneo y organización de la información técnica-administrativa desarrollada por el Proyecto Mitiga, así como contribuir en el resguardo de la información documental del proyecto mediante empleo d escáneres y software disponibles para el desarrollo de esta actividad. III GENERALIDADES DEL CARGO Contratante: Comisión Permanente de Contingencias Copeco. Proyecto: Primer Proyecto de prevención y Mitigación a Desastres Naturales proyecto Mitigar (Convenio de Crédito 2152BL-HO) Cargo: Digitalizador de Documentos Proyecto MITIGAR. Supervisor Inmediato: Coordinador General Lugar de Trabajo: Oficinas del proyecto Mitigar. IV ALCANCE Dadas las condiciones de mantenimiento y seguridad de la documentación técnico administrativa que se genera en los diferentes procesos y actividades consignadas al Proyecto Mitigar, se hace necesario poder contar con respaldo de toda esta información, asegurando tanto el mantenimiento como la integridad de la misma, procurando general una base de datos amplia que ayude a la adecuada organización y accesibilidad a la misma. En este sentido, este digitalizador deberá hacerse cargo del escaneo y digitalización de los documentos procesales que se han generado en el proyecto MITIGAR, procurando digitalizar toda la documentación que hasta la fecha se viene generando en este proyecto. Dicha tarea requiere de organizar conveniente y estructuralmente la información generada en las unidades de adquisiciones y financiero-contable así como el área técnica de este proyecto, en las cuales se mantiene un volumen muy importante de información, por lo que se requiere de estructurar una base de datos que ayude al mantenimiento y organización de toda esta información. Para ello se prevé que el digitalizados contara con el apoyo del proyecto para desarrollar su correspondiente trabajo, en el cual puede escanear y organizar adecuadamente la información de este proyecto, para esta tarea le será previsto un escáner de alta resolución y un programa que ayude a la organización de toda esta información, Así mismo le serán provistos tanto los discos externos como la estructura para el adecuado manejo de la información que vaya escaneando. El digitalizador deberá escanear la información generada por el proyecto en los últimos tres años de ejecución de este proyecto asa como la generada para otros fondos (Caso ATN y ATN12952), que también han sido manejadas por el personal técnico y administrativo de este proyecto. 4

5 Una copia de la información digitalizada deberá quedar en la UCP del proyecto mitigar y otra se deberá entregar a COPECO. Para efecto de dar continuidad a los procesos de digitalización de la información que siga generando el proyecto MITIGAR será necesario una contratación posterior de este tipo de profesional, incorporando solamente la nueva documentación generada. Se espera esta actividad sea realizada al final de cada año de ejercicio financiero y que la posterior contratación no sobrepasara los dos meses de ejercicio. V ACTIVIIDADES A DESARROLLAR Para lograr los objetivos planeados anteriormente es necesario llevar a cabo las siguientes actividades: Escaneado de documentos: Programación y control de escaneo de documentos técnicos y administrativos de la UCP del Proyecto Mitigar. Organización, control y codificación de documentos escaneados, siguiendo los mleneamientos que serán brindados para el desarrollo de esta actividad. Generar copias de seguridad (Back Ups) de toda la información digitalizada. Ar el adecuado manejo y mantenimiento del equipo empleado durante el proceso de escaneo. Apoyar los procesos de organización de la documentación de los productos provenientes del escaneo de la documentación de la UCP del Proyecto MITIGAR Llevar control y registro de documentación escaneada. Manejas una base de datos con la información escaneada, conforme a las indicaciones que le sean dadas para la organización de dicha base de documentos Generar una copia de toda la información digitalizada para ser entregada a COPECO. Cabe mencionar que no se requiere experiencia directa en el escaneo de documentos ya que este es un proceso mecánico, el cual requiere pasar la documentación por esl escáner y asignar a este un nombre y código. Este es un proceso relativamente sencillo, con el cual se guardará toda la información que sea escaneada en su respectiva carpeta y con su codificación correspondiente. VI. RECURSOS A SER PROVISTOS PO EL CONTRATANTE Con el fin de facilitar el proceso de digitalización el proyecto pondrá a disposición el equipo y software necesario para el escaneo y digitalización de la documentación técnico administrativa del Proyecto MITIGAR, debiendo ser responsable del cuidado y mantenimientos del mismo. De igual manera se le 5

6 brindara la estructura y forma de codificación de la misma, con la cual se busca ordenar sistemáticamente la organización de la información escaneada, le serán provistos los discos externos para el almacenamiento de la información así como la estructura de las carpetas en la que será guardada la información escaneada incluyendo además la adecuada forma del nombramiento, organización y codificación de la documentación que sea escaneada. Para el proceso de escaneo y nombramiento de archivos, se apoyara con el software Paperport y el escáner será proporcionado al momento de iniciar sus actividades. VII. ESTIMACION DEL PROGRAMA DE TRABAJO. El presente trabajo tendrá una duración de 5 meses, los que podrán ser programados según el avance del proceso de digitalización encomendado y la evaluación de desempeño. VIII. LUGAR DE TRABAJO Las actividades de escaneo y digitalización de los documentos serán desarrollados en las oficinas del Proyecto MITIGAR, en el espacio que sea designado para el desarrollo e la misma. IX PERFIL DEL DIGITALIZADOR El perfil del profesional a contratar debe ser el siguiente: 1. Con título de Bachiller en Computación o Perito Mercantil 2. Con conocimientos de computación; ambientes Windows (WORD, EXCELL, Power Point etc), correo electrónico e internet. 3. Capacidad en el manejo de escáner y transformación de archivos digitales a formato PDFDE LA Suite Adobe Acrobat Reader 4. Con habilidad de trabajo en equipo 5. Con facilidad de comunicación X FORMA DE PAGO. El pago por estos servicios se hará de forma mensual El Digitalizador deberá presentar mensualmente un breve resumen de las actividades de digitalización realizadas, las cuales deberán contar con la aprobación del coordinador general precio a la cancelación del pago correspondiente, para efectos de control se establece un mínimo de 150 documentos al mes que deberán ser escaneados para poder hacer efectivo el pago mensual. 6