Elementos Básicos de Excel (1.0)

Transcripción

1 Hay varias formas en que se puede agregar más hojas a un Libro de Excel (dependiendo de la versión de Excel pueden haber 3 o 1 hoja al iniciar la aplicación) puede dar menú de contexto (botón derecho) sobre la hoja en que esta y seleccione, en la ventana que se presenta seleccione Cómo puedo agregar más hoja a un libro de Excel o eliminarlas?, de esta forma puede agregar hojas adicionales al Libro u otras opciones, que se muestran en la ventanilla como gráficos entre otros. También puede dar clic en la zona de la barra de etiquetas, esto hace que de inmediato se agregue una nueva hoja a Excel. La cantidad de hojas de Excel está condicionada a la capacidad del computador. Para eliminar una hoja debe lo mismo activar el menú de contexto sobre la hoja que desea borrar y selecciona de la lista de opciones; debe tener cuidado cuando elimina hojas ya que si la hoja no tiene datos la herramienta simplemente la borra; si tiene datos en el instante de eliminar Excel advierte que, así que si no tiene el libro respaldado se perderán los datos y no podrá recuperarlos. Se puede dar menú de contexto al nombre de la hoja que queremos y asignarle color que se encuentra en la barra de etiquetas y seleccionamos Cómo puedo asignarles color o cambiar de nombre y reubicar las Hojas de Excel? Cuantas Columnas y Filas contiene Excel? desde allí se nos muestra una paleta de colores que podemos usar para darle el color deseado. Si lo que necesitamos es modificar el nombre de la hoja de Excel activamos de nuevo menú de contexto y seleccionamos y de inmediato podemos editar el nombre de la hoja; es muy importante que cuando apliquemos el cambio de nombre de queremos debemos presionar la tecla Enter para fijar el nombre o dar clic en alguna parte de la hoja de Excel para terminar de editar el nombre, si queremos dejar el nombre original de la hoja (no modificarlo) presionamos la tecla ESC. El nombre de la hoja puede tener un máximo de 30 caracteres. Adicionalmente las hojas de Excel se pueden mover de posición (orden) desde la barra de etiquetas; simplemente arrastre con el botón izquierdo del ratón la hoja hasta que se presente una flecha ; la que indica en donde se reubicara la hoja que desea recolocar. Recuerde que las columnas normalmente se definen por medio de letras (A, B, C) y se presentan en forma VERTICAL, mientras que las filas se referencian por medio de números (1, 2, 3, 4) y se presentan en forma HORIZONTAL; por lo tanto una CELDA de Excel, es donde se intersecan una columna y una fila (en ese orden) entonces una celda puede ser (A1, B2; C4 etc.) La versiones más reciente de Excel cuentan con una gran cantidad de Columnas (16.384) y filas ( ) para ir a la última columna presione la tecla FIN y luego la flecha a la derecha; de esta manera podemos ir la Marco Valverde Mejía Página1 de 6

2 última columnas de la herramienta que sería la columna. Para ir a la última fila presionamos de nuevo la tecla FIN y luego la flecha hacia debajo de esta forma estamos en la fila ; para regresarnos a la posición inicial de Excel presionamos las teclas Control + Inicio. Por medio de la tecla F5 podemos acceder a una ventana que nos permite ir a cualquier celda que queramos: Simplemente digitamos la celda (siempre ColumnaFila) en la parte de referencia y presionamos o Enter. Para determinar la cantidad de celdas que tiene Excel podemos una operación de cálculo con la misma herramienta, entonces procedemos a Cuantas celdas tiene una hoja de Excel? digitar en la celda la cantidad de columnas si damos Enter el cursor de Excel salta a la siguiente FILA; si presionamos la tecla TAB el cursor de Excel salta a la siguiente COLUMNA; presionemos TAB para pasar a ingresamos la cantidad de filas nuevo, ahora en resultado ; allí, presionamos TAB de ingresamos la siguiente formula: y finalmente presionamos Enter, esto nos da como más sencilla, nos ubicados de nuevo en y cómo podemos leer esa cifra de una manera la celda por medio del icono que se encuentra en la pestaña asignamos formato a y en el grupo allí damos clic sobre la opción que presenta, denominada celdas. esta le da un formato más fácil de leer que sería un poco más de 17 mil millones de Ingresando datos numéricos con decimales Cuando se deben ingresar datos numéricos; es importante recordar que deben ingresarse desde la parte del teclado numérico lado derecho (en ROJO). Marco Valverde Mejía Página2 de 6

3 Siempre que ingresemos decimales debemos digitar la tecla SUPR (en AMARILLO) como separador de decimales, de esta forma Excel ubicará como separador ya sea una COMA (,) o un PUNTO y COMA (;), esto es vital para las operaciones en Excel, si ingresamos un separador incorrecto los datos numéricos no se ingresarán como tales; sino que son reconocidos por Excel como TEXTO; por lo que nunca podrá cálculos con ellos. NUNCA use los números de la parte superior del teclado alfanumérico (Equis en ROJO) ya que es más lento y el usuario tiene a ingresar desde el teclado ALFANUMERICO el separador de decimales, por lo corre el riesgo de que los datos ingresados sean reconocidos como TEXTO. (Equis en ROJO) Ejemplo de uso de separador de decimales: En la primera fila el dato (2,2) se puede multiplicar por 2; ya que es reconocido por Excel como una cifra numérica decimal que usa como para separar las unidades de los decimales. En la segunda fila el dato (2.2) NO se puede multiplicar por 2; ya que NO es reconocido por Excel como una cifra numérica sino que la reconoce como un TEXTO. Cómo funciona el Autollenado en Excel? En muchas ocasiones debemos de ingresar datos que muestran algún tipo de tendencia numéricas como por ejemplo de (1 en 1); (de 3 en 3) o incluso tendencias en fechas por ejemplo los últimos días de meses (31/12/16 y 31/01/17), para este tipo de situaciones Excel permite realizar lo que se denomina o autorelleno, para poder realizarlo se debe indicar al menos los dos primeros datos del autorelleno; por ejemplo 1 y 2; o 3 y 6 o 31/12/16 y 31/01/17; el primer dato indica el dato de arranque, mientras que el segundo el incremento o tendencia; de esta manera ingrese en un 1 y en un 2; deben mostrarse semejante a lo siguiente: Marco Valverde Mejía Página3 de 6

4 Seleccione ambos datos con arrastre y posteriormente ubique el cursor con cuidado en la esquina inferior derecha de los datos, hasta que el cursor se presente como un más de color negro ; ahora arrastre el ratón con el MAS hasta la posición ; observe como se llenan los datos automáticamente, ahora pruébelo con datos diferentes (4, 8) o incluso fechas (31/12/16, 31/01/17). Para mejorar la seguridad sobre las cifras numéricas, Excel no permite que los datos numéricos se presenten cortados o incompletos, la herramienta por lo tanto no presenta datos que excedan el ancho de las columnas; por lo Símbolo Numeral o Gato en Excel Copia con arrastre Uso de referencia absoluta y referencia relativa tanto estos se presentan de la siguiente forma, para solventar esta situación debemos de modificar el ancho de las columnas, para que los datos se presenten en forma completa y no cortados, para esto debemos ubicarnos en la parte de que define los nombres de las columnas y específicamente al lado derecho de la columna que no nos presenta los datos hasta que el puntero del ratón se presente como una flecha de dos puntas, en esa posición podemos mover el límite de la columna por medio de arrastre ya sea a la izquierda o derecha según queramos; otra opción es dar doble clic en el borde de la columna; para que Excel amplié la columna con el espacio requerido para mostrar los datos numéricos completos. Las opciones de Excel para copiar, cortar y pegar o mover son las clásicas usadas por las aplicaciones tipo Windows; sin embargo la herramienta presenta posibilidades interesantes propias de Excel; como es la copia con arrastre, que la podemos usar cuando tenemos que replicar un mismo dato que puede ser numero o tipo texto en la misma columna; por ejemplo si necesitamos repetir una cifra: Ubíquese en ingrese, y digite Enter ahora ubique el apuntador del ratón en la esquina inferior derecha de la celda hasta que el apuntador presente un más de color negro, ahora arrástrelo hasta ; observe como se replica el numero ingresado. Pruebe la copia con arrastre con algún texto. Cuando copiamos y pegamos una formula en Excel esta se pega como una fórmula de REFERENCIA RELATIVA, o sea que cada posición de la formula va cambiando con relación a la anterior, esto es muy útil ya que en muchas ocasiones necesitamos que las posiciones de las formulas tomen otros datos de la hoja electrónica. Sin embargo en algunas ocasiones esto no es aplicable ya que necesitamos que una de las celdas que forman parte de la formula quede fija (principalmente cuando un único dato, por ejemplo el Impuesto de Ventas que esta solo una vez en la hoja; mientras que debemos aplicarlo a muchos Montos de Facturas ) en este caso debemos utilizar REFERENCIAS ABSOLUTAS. Marco Valverde Mejía Página4 de 6

5 Cuando vamos a aplicar una fórmula con REFERENCIAS ABSOLUTAS debemos definir la formula como una formula normal, pero en el momento de indicar la posición que queremos que quede inamovible, debemos presionar la tecla de función (F4); observe que se presentan símbolos de dólar ($) en la referencia de la celda, esta es la forma que usa Excel para aplicar la referencia absoluta en esa celda: Formulas con referencia absoluta Formulas con referencia relativa Observe que en la tabla anterior en la columna de la izquierda todas las formulas hacen referencia a la celda que contiene en impuesto ( ), mientras que en la columna de la derecha todas las formulas hacen referencia a múltiples celdas que contienen el impuesto de ventas ( Cuál cree que es más eficiente?) Una de las partes más importantes de Excel es el poder que tienen las funciones, una función es una operación que se realiza en Excel y que siempre devuelve un resultado, dentro de una función pueden haber otra u otras funciones a esto se le denomina FUNCIONES ANIDADAS, siempre se debe tener presente la prioridad de operadores matemáticos. Existen múltiples tipos de funciones ya definidas en Excel y que simplemente podemos utilizar en la herramienta, hay funciones financieras, matemáticas, texto, lógicas etc. Excel posee más de 430 funciones diferentes. Estructura de las Funciones en Excel: Funciones en Excel Antes de ingresar la función, debe ubicarse en la celda en la que necesita colocar el resultado de la misma; se pueden agregar funciones de varias maneras, como por ejemplo: Marco Valverde Mejía Página5 de 6

6 En la pestaña de, luego en da clic en la flecha y selecciona. También puede dar clic en la opción de insertar función que esta contigua a la de Excel. Incluso puede dar clic en la pestaña de y desde allí puede escoger el tipo de función que requiere. Luego de seleccionar la función aparecerá una ventana del asistente de funciones: Si conoce el nombre de la función que requiere puede digitarlo en la caja que indica o si lo que necesita es el grupo de funciones selecciónelo desde la opción de categorías. Un punto importante es que podemos uso del hipervínculo que presenta ayuda en línea que se encuentran en Internet y que nos facilitan una explicación más amplia y detallada sobre la función, los argumentos y los datos esperados. Además puede copiar y pegar los ejemplos de Internet por lo que puede realizar una especie de pruebas o laboratorio con los datos brindados allí y que le permite variaciones con la información en los ejemplos; tenga en cuenta que en estos ejemplos aparecen letras y números que representan las columnas y filas de la hoja electrónica, es importante que coincidan al momento de pegar los ejemplos para que los datos de la función no pierdan la referencia. Marco Valverde Mejía Página6 de 6