Etapa 3 Sedex: Cómo añadir una auditoría ética?

Transcripción

1 Etapa 3 Sedex: Cómo añadir una ética?

2 Guía Sedex para Proveedores Instrucciones paso a paso para proveedores: para ayudarle a configurar y administrar su cuenta en el sistema de Sedex. Esta serie consta de 6 documentos; este es el documento Etapa 3: Instrucciones de registro para proveedores Instrucciones para la configuración de cuenta de proveedores Cómo añadir una ética? Vinculación de proveedores a clientes para agentes e intermediarios Renovar la membresía Guía de funciones opcionales Para ver los otros documentos de guía para proveedores, haga clic en "?" en la sección Ayuda del sistema Sedex, y luego haga clic en Guía para proveedores Sedex también ofrece sesiones de formación presenciales y en línea para los miembros que quieran aprender más sobre el sistema y sacar el mayor provecho a su cuenta. Las sesiones formativas corren a cargo del personal de Sedex, así como de formadores internacionales autorizados. Para obtener más información, visite nuestra página web o póngase en contacto con: training@sedexglobal.com 2

3 Paso 1: Cómo añadir ética ética Antes de añadir una a su cuenta, debe crear un sitio de empleo. Si la no es suya, deberá tener el permiso de su propietario antes de compartirla con sus clientes. Primero debe agregar una para crear un espacio en su cuenta donde el auditor o el sitio de empleo puedan cargar la ética. 1. Haga clic aquí para ver una lista de las s existentes en la cuenta o agregar una nueva solicitud de 2. Haga clic aquí para agregar una nueva Tenga presente que la página "Auditorías de mis sitios " solo muestra s que están en proceso de cargarse (p. ej., las que no son visibles para los clientes). Para ver todas las s de su cuenta, haga clic en la pestaña "buscar", y luego en el botón buscar. 3

4 Paso 1.1: Introducir la fecha de la, el tipo y el nombre del sitio de empleo ética Complete la información del sitio de empleo y de identificación, y después envíe la petición al auditor. Asegúrese de proporcionar toda la información de la que disponga. Los campos marcados con un * son obligatorios. Existen 2 tipos de fecha de para elegir: * 1. Anunciada: el sitio de empleo puede especificar la fecha exacta de la (el auditor la puede editar más adelante) * 2. Semianunciada: el sitio de empleo conoce el mes en que se realiza la pero no la fecha exacta 3. Seleccione el tipo de fecha de aquí * Confirme siempre el tipo de antes de crear una solicitud 4. Seleccione el nombre del sitio de empleo mediante la herramienta "seleccionar" 4

5 Paso 1.2: Seleccionar el tipo de e introducir la información ética Es muy importante introducir la información del tipo de y de identificación correcta, ya que una vez creada la solicitud se enviará un mensaje de correo electrónico directamente al auditor. Si no selecciona una empresa auditora existente, tendrá que introducir la información de una empresa auditora independiente. Se le enviará una notificación por correo electrónico de forma automática. Existen 3 tipos distintos de s: 1. Propia: llevada a cabo por el mismo sitio de empleo ( interna/propia); escriba los datos de la persona que llevará a cabo la. 2. De cliente: un cliente de la cadena de suministro (productor, distribuidor, comprador u otro) que audita el sitio de empleo de su proveedor. Introduzca los datos de la persona que realizará la. 3. Terceros: una empresa auditora neutral de terceros. Si selecciona terceros, consulte la siguiente diapositiva para ver la información que debe incorporar. 5. Seleccione el tipo de aquí * 6. Haga clic aquí para seleccionar su empresa auditora* 7.Una vez que introduzca el tipo de, aparecerán las opciones correspondientes 5

6 Paso 1.2 (continuación): Si selecciona tipo de de terceros ética La mayoría de las s éticas las llevan a cabo empresas auditoras de terceros. Si selecciona esta opción tendrá que asegurarse de seleccionar la empresa auditora correcta y la filial, si corresponde. *Al seleccionar "Tipo de empresa auditora", si desea utilizar una empresa auditora, puede seleccionar empresas pertenecientes al Grupo de Auditores Asociados (AAG) o no pertenecientes al AAG, ONG o sindicatos. Si la empresa auditora no aparece en ninguna de las listas, seleccione "Auditor independiente" e introduzca los datos en los campos que aparecen a continuación. 9. Haga clic aquí para seleccionar la empresa auditora 8. Seleccione el tipo de empresa auditora * 11. Haga clic aquí si la la realizaron diversos participantes (p. ej., sindicatos, ONG y clientes) 10. Seleccione a la empresa auditora 6

7 Paso 1.3: Otras opciones: diversos participantes, cuestionario de autoevaluación y cargar ética Asegúrese de haber introducido todos los datos necesarios de la empresa auditora/auditor antes de avanzar. Dispone de una opción para que el auditor acceda a su cuestionario de autoevaluación antes de la. Dispone de una opción con la que permitir al auditor cargar la. Es recomendable realizar ambas 14. Haga clic en Enviar" para remitir su solicitud y un mensaje de correo electrónico al auditor seleccionado 12. Si marca esta opción, el auditor podrá ver la información de su sitio de empleo (recomendado) 13. "El auditor cargará la " se marca automáticamente, ya que Sedex recomienda que sea el auditor quien cargue la al sistema. Para algunos clientes esto es un requisito y garantiza la precisión de la información de la. Esto es opcional, por lo que si desea cargar la por su cuenta, desmarque esta opción. Después de "Enviar" verá una página llamada "Visualización de una " 7

8 Paso 2.1: el estado de su flujo de trabajo ética Es posible comprobar el estado del flujo de trabajo de la nueva desde la página Mi empresa > Auditoría de mis sitios. Una vez que haya enviado su solicitud, el estado del flujo de trabajo de su solicitud de pasará a "Enviada al auditor", lo que significa que se envió al auditor, quien deberá cargar la (ver parte inferior de la página de visualización). Estados de : Enviada al auditor: el sitio de empleo envió solicitud de y está a la espera de que el auditor cargue la Cargar : el auditor recibió la solicitud de y puede comenzar a subirla. El sitio de empleo carga la : el sitio de empleo escogió cargar la por su cuenta, por lo que necesita hacer clic en el icono para ir al proceso de carga de cuatro pasos. Validación del sitio de empleo: El auditor cargó la y el sitio sitio de empleo debe validarla o solucionar cualquier disputa o discusión. Si esto no se hace dentro de los 7 días siguientes a la carga de la, la misma se publicará automáticamente, a menos que haya escogido cargarla por su cuenta. Publicada: la se publicó y ahora será visible para los clientes autorizados del sitio de empleo. Cuando el estado aparece marcado en color Rosa significa que la acción corresponde al auditor, mientras que el color Azul significa que la acción corresponde al sitio de empleo 8

9 Paso 2.2: Validar su ética Una vez que el auditor cargue la al sistema, el estado de flujo de trabajo de la en la página Mi empresa > Auditoría de mis sitios cambiará a "Validación del sitio de empleo". Tendrá que validar la información de la y publicarla para que sus clientes puedan visualizarla: Haga clic en el icono "zoom" para visualizar la información de la, sus disputas y un informe de la misma. Las disputas aparecen en la parte inferior de la página Para obtener más información sobre una disputa o consulta de una, haga clic en el icono "zoom" que aparece al lado de cada disputa. Haga clic aquí para descargar una copia del informe de 1. Haga clic en el icono "zoom" para ver la información de la, sus disputas y un informe de la misma Si está de acuerdo con la información cargada por el auditor, debería validar y publicar la haciendo clic en el botón Modificar (en la parte inferior de la pantalla), y luego en el botón "Publicar". Si no está de acuerdo con la información, haga clic en "Consulta" para enviar un mensaje al auditor. Ahora su estará visible para todos los clientes a los que haya otorgado acceso

10 Paso 2.3: Discutir una disputa de ética Puede que en algún momento desee cuestionar una disputa de introducida por el auditor y/o que no haya surgido durante la con la que no está de acuerdo. Para cuestionar una disputa de, haga clic en Mi empresa > Temas. Si pasó por varias s, haga clic en la pestaña "Buscar" y aplique los filtros correspondientes para localizar la más reciente. Haga clic en el icono "zoom" para ver la información sobre la disputa, desplácese hacia abajo y haga clic en "Disputa en discusión" si no está de acuerdo con ella. Tiene que aducir una "Razón para la discusión", que se enviará a través de un mensaje al auditor. 2. Haga clic en el icono "zoom" para ver la información de la disputa 3. Haga clic en "Disputa en discusión" si no está de acuerdo con la disputa introducida por el auditor

11 las ética Para ver las, haga clic en Mi empresa > Temas. Las pueden ser positivas o negativas. El auditor las recoge en el informe de y después aparecen en el sistema. Las pueden ser: No conformidad (NC): el sitio de empleo no cumple con el estándar exigido. Observación: el auditor está preocupado por si una disputa concreta puede llegar a convertirse en una no conformidad en caso de no hacer nada al respecto. Ejemplo acertado: el auditor reconoce las buenas prácticas en el sitio de empleo. 5. Haga clic en el icono "zoom" para obtener más información y agregar un plan de acción 4. Haga clic aquí para visualizar y comprobar todas las Una vez que haya publicado la (ver paso 2.2), tendrá que introducir una acción correctiva para cada no conformidad. 11

12 las ética Resumen del estado de la disputa: Revisión del sitio de empleo: la disputa todavía no se envió al auditor para su revisión o es necesario volver a enviarla. Revisión : el sitio de empleo espera que el auditor revise las pruebas y compruebe la acción correctiva. Avances conseguidos: el auditor reconoce que el sitio de empleo intenta resolver la disputa pero necesita aplicar más. Acciones rechazadas: las no son satisfactorias. Comprobadas: el auditor está satisfecho con las. Se finaliza y cierra la disputa. Disputa surgida: el auditor cargó la, pero el sitio de empleo no la ha publicado. Puede ver el estado de la disputa aquí Una vez que haya publicado la (ver paso 2.2), tendrá que introducir una acción correctiva para cada no conformidad. 12

13 Paso 4.1: ética Haga clic en el icono "zoom" para ver toda la información de la disputa. Desplácese hasta la parte inferior de la página para agregar acción a través de la pestaña "Agregar una acción". Puede empezar con una explicación detallada sobre su plan de acción o lo que haya empezado a hacer. Rellene todos los campos y haga clic en "Crear". "Crear y nuevo" le permite introducir varias para la misma disputa. Una vez que haya completado la acción, recuerde que debe volver a la disputa y agregar los pasos que haya seguido para cerrar la no conformidad. 7. Haga clic aquí para agregar una acción correctiva 6. Haga clic en el icono "zoom" para obtener más información y agregar un plan de acción 13

14 Paso 4.2: Enviar ética El sitio de empleo debería intentar llevar a cabo cada acción correctiva dentro del plazo sugerido por los auditores. Una vez que haya completado una acción, debe cambiar su estado en el sistema y hacer clic en Disputa de para que el auditor la revise. Seleccione la acción correctiva completada haciendo clic en el punto verde que se encuentra al lado de la acción y haga clic en "Editar" (en la parte inferior de la página). Modifique el estado a "Completada". Empiece con una explicación detallada de lo que hizo en "Acción completada" y cargue los documentos y fotos pertinentes como prueba de ello. Para guardar la información, haga clic en "Guardar". 8. Rellene todos los campos (cuanta más información, mejor) 9. Cuando termine, haga clic en Crear" 14

15 Paso 4.3 (continuación): Enviar ética Una vez que haya guardado todas las para una no conformidad, vuelva a la página Mi empresa > Temas. Haga clic en el icono "zoom" situado al lado de cada no conformidad y luego en el botón "Enviar acción correctiva". De esta manera se enviarán las completadas al auditor para que las revise. Enviar El estado de la acción correctiva debería aparecer en la columna "completada" 10. Haga clic aquí para ver la información de la disputa 11. Desplácese hacia abajo y haga clic en "Enviar acción correctiva" para remitir la disputa al auditor para su comprobación Recuerde contactar a su auditor para averiguar el estado de su acción correctiva 15

16 ética Para visualizar las completadas y enviadas para revisión, vaya a Mi empresa > Temas. El estado de la disputa de habrá cambiado a "Revisión ". Si tiene más de una, utilice la pestaña de búsqueda para buscar s individuales. En un momento dado, podría querer contactar con el auditor fuera del sistema para informarle sobre las enviadas. Revisión del sitio de empleo: la disputa todavía no se envió al auditor para su revisión o es necesario volver a enviarla. Revisión : el sitio de empleo espera que el auditor revise las pruebas y compruebe la acción correctiva. Avances conseguidos: el auditor reconoce que el sitio de empleo intenta resolver la disputa pero necesita aplicar más. Acciones rechazadas: las no son satisfactorias. Comprobadas: el auditor está satisfecho con las. No es necesario aplicar más. Disputa surgida: el auditor cargó la, pero el sitio de empleo no la ha publicado. *Si fuera necesario aplicar más para cerrar la no conformidad, debería volver a " ", como se explica en el paso 3. Su cliente solo podrá ver una si: la relación comercial está aprobada. Si usted le otorgó acceso a la información de la desde la página Mis clientes > Establecer derechos de acceso (ver Instrucciones para la configuración de cuenta de proveedores en la sección de Ayuda ("?") del sistema). La ha sido cargada y "Publicada" en el sistema. 16

17 Si necesita asistencia, contacte con el Centro de Ayuda de Sedex Centro de Ayuda del Reino Unido tel.: +44 (0) Correo electrónico: Skype: sedex_london Centro de Ayuda de EEUU/Canadá tel.: Correo electrónico: Centro de Ayuda de China tel.: +86 (0) Correo electrónico: Skype: sedex_china