PESE-10. Requisitos De Seguridad Para El Ingreso De Contratistas, Proveedores Y Visitantes

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1 Página 1 de 9 Requisitos De Seguridad Para El Ingreso De Emisión: 2016 Rev. Nº: 002 FUR: 21/09/2016 Preparó Revisó - Concurrió Aprobó Firma Aclaración Departamento Manager Carlos Fuentes

2 Página 2 de OBJETO ALCANCE RESPONSABILIDAD DEFINICIONES REFERENCIAS TEXTO DEL PROCEDIMIENTO SE DEBERA PRESENTAR LA DOCUMENTACION CORRESPONDIENTE DETALLADA EN EL PUNTO DOCUMENTACION ANEXOS REGISTROS Y ARCHIVOS REGISTROS DE REVISIONES...9

3 Página 3 de Objeto Detallar la documentación a presentar por contratistas, proveedores y visitantes. 2.- Alcance A toda persona que ingresa a las instalaciones portuarias de APMT CCTO (Cartagena Container Terminal Operator) COMPAS S. A., tanto proveedores, contratistas, usuarios y visitantes que necesiten desarrollar actividades dentro de la terminal. 3.- Responsabilidad Es responsable el área de protección en conjunto con el área de seguridad y salud en el trabajo y los responsables de las áreas, donde se desarrolle la actividad. 4.- Definiciones Contratista: persona que ingresa a la terminal en función de su trabajo y tiene relación contractual con la compañía. Visitantes: persona que ingresa al terminal por periodos cortos y con actividades como visitas comerciales, profesionales o personales. Autoridades: funciones de los entes de control que ingresan al terminal en función de su trabajo. Usuarios: personas que ingresan al terminal en función de su trabajo, pero que no tiene una relación contractual laborar directa con la compañía.(agentes de aduana, dueños o representantes de la carga, empresa de transporte, etc.) Temporalidad: se considera como usuario permanente al contratista y /o usuario que ejerza su labor por más de siete días al mes.

4 Página 4 de Referencias Procedimiento de carnetizacion (REPR-005). Decreto 1072 de Decreto 1079 de 2015, Decreto Único del Sector Transporte. Resolución 1565 del 2014, Guía para la elaboración para el Plan de Seguridad Vial. Resolución 1409 de 2012, Reglamento de Seguridad en Protección contra caídas en trabajo de altura. Estándares corporativos Fatal Five, GMR (Global Mínimum Requierments). Código PBIP. 6.- Texto del Procedimiento 6.1. Se deberá presentar la documentación correspondiente detallada en el punto Con una semana de anticipación, se deberá enviar dicha documentación vía mail al correo control.accesoctg@ccto.com.co, lgoyeneche@ccto.com.co ; bdelarosa@ccto.com.co ; jcasilla@ccto.com.co Una vez evaluada la documentación, el departamento de Protección (security), en conjunto con Seguridad y Salud en el Trabajo (safety) comunicará su aprobación o en caso de ser necesario, se detallará las observaciones correspondientes Cualquier consulta se deben comunicar a los correos detallados en el punto o vía telefónica al Tel: / extensiones: Documentación: Requisitos indispensables para el ingreso de personal contratistas, subcontratista y transportadores. A continuación se detallan los requisitos de documentación que se deberán presentar para el ingreso a las instalaciones de APMT - CCTO (Cartagena Container Terminal Operator) COMPAS S. A., y son considerados de cumplimiento obligatorio.

5 Página 5 de Carta de presentación dirigida a CCTO (Cartagena Container Terminal Operator), firmada y sellada por el representante legal o persona autorizada; dicha carta tendrá carácter de Declaración Jurada, debiendo comunicar los ingresos y retiros del personal que se produzcan oportunamente, la cual deberá contener: - Apellido y Nombres - N de identificación - Cargo y fecha de ingreso a la empresa Se deberá detallar también el nombre y los teléfonos de contacto (24 hs) de la persona que actuará como representante del contratista ante CCTO Entrega de copia del contrato de trabajo, para aquellas empresas que tengan relación contractual o de prestación de servicios con CCTO S.A.S COMPAS S.A Para los usuarios, se solicitará certificación laboral, firmada por el representante legal Planilla Integrada de Liquidación de Aportes de Seguridad Social vigente, la cual deberá ser actualizada mensualmente, durante la prestación de servicios o el periodo que se realicen actividades dentro del terminal Cumplimiento del procedimiento de carnetizacion (REPR-005) Para contratistas: Formato de Carnetizacion de usuario Copia de contrato laboral Fotocopia documento de identificación ampliada. Copia de hoja de Vida Fotocopia del estudio de seguridad realizado por la empresa. Planilla integrada de liquidación de aportes de seguridad social vigente, la afiliación de los trabajadores al sistema de riesgos laborales (ARL) debe ser clase de riesgo V. Cancelar valor de carnetizacion. Asistencia obligatoria a la inducción. Para Usuarios: Formato de carnetizacion de usuario con foto Certificación laboral firmada por el representante legal Fotocopia documentos de identificación ampliada Planilla integrada de liquidación de aportes de seguridad social vigente, si el usuario ejercerá su labor en áreas operativas y su permanecía es de más

6 Página 6 de 9 de siete días al mes, la afiliación de los trabajadores al sistema de riesgos laborales (ARL) debe ser clase de riesgo V. Cancelar valor de carnetizacion Asistencia obligatoria a la inducción Para extranjeros: Para empleados en Colombia, aplica la cobertura de SSS según las normas colombianas, planilla integrada de liquidación de aportes de seguridad social vigente, si el usuario ejercerá su labor en áreas operativas y su permanencia es de mas de siete días al mes, la afiliación de los trabajadores al sistema de riesgos laborales (ARL)debe ser clase de riesgo V. Para visitantes y contratistas sin contratos celebrados en Colombia, una póliza de salud (tipo Asist- card) con cobertura en las fechas de la visita. Esta información podrá ser enviada en formato digital al correo control.accesoctg@ccto.com.co o presentarse en forma física en la oficina de Control de Acceso. Es de carácter obligatorio que todo funcionario que realice actividades dentro del terminal, cumpla con este procedimiento. Presentar el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo, para aquellas empresas que tengan relación contractual o de prestación de servicios con CCTO S.A.S y COMPAS S.A. (SG-SST Decreto Capítulo IV): Política de Seguridad y Salud en el Trabajo Organización del sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo Gestión de Peligros y Riesgos Plan de trabajo anual en SST Prevención y promoción de riesgos laborales Plan de capacitación de Seguridad y Salud en el Trabajo Registro de entrega de equipos y elementos de protección personal Registro de entrega de protocolos de seguridad Soportes de convocatoria, elección y conformación del comité paritario de seguridad y salud en el trabajo. Certificación por competencias del personal (operadores de equipos, Manlift, entre otros)

7 Página 7 de 9 Certificados de trabajos en altura avanzado, para el personal que realiza estas tareas. Los reportes y las investigaciones de los incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales de acuerdo con la normatividad vigente. Requisitos para el ingreso de automotores, maquinaria y fletes en general En el caso que la prestación del servicio involucre el ingreso o utilización de algún transporte / flete, deberán cumplir con los requisitos que se detallan a continuación: Cedula de los conductores (por única vez). Licencia Conducción Nacional Habilitante C3 (Cargas Generales / Peligrosas / Pasajeros), en caso de que corresponda. Curso de manipulación de cargas peligrosas o generales según corresponda emitido por el ente nacional de transporte Documentación Vehicular/Maquinaria Seguro de responsabilidad civil hacia terceros transportados y no transportados, con cobertura (según variaciones legales vigente, estipuladas SSN) Revisión Técnico Mecánica (Cargas generales y/o peligrosas según corresponda) o plan de mantenimiento preventivo. En caso de tratarse de equipos para izar (grúas, hidroelevadores, excavadoras, palas mecánicas, etc.) deben contar con certificación vigente de inspección técnica otorgada por ente público o privado de reconocida actuación donde se acredite la capacidad máxima de carga y la aptitud del equipo para funcionar en forma segura. Certificación habilitante de operador de equipo de izaje. Toda persona que preste servicios para CCTO (Cartagena Container Terminal Operator) y COMPAS, deberá realizar previamente la INDUCCIÓN de Seguridad y Salud en el Trabajo, se dicta los viernes a partir de las 8:00 hs, debiendo dar aviso previamente a las personas indicadas a continuación con el fin de reservar un lugar: Supervisor de control de acceso (control.accesoctg@ccto.com.co). IMPORTANTE

8 Página 8 de 9 La documentación solicitada deberá entregarse como mínimo con 72 horas hábiles de antelación al inicio del trabajo en nuestra oficina. Aquellos contratistas que a su vez sub-contraten trabajos, deberán comunicar por nota esta situación, debiendo la sub-contratada a su vez cumplir con todos los requisitos exigidos. La documentación correspondiente a Seguros (Póliza, comprobantes de pagos) deben ser emitidas por la empresa aseguradora y no por asesor o corredor de seguro INGRESO COMO VISITAS: En el caso de las visitas, que ingresen a la instalación debe ser autorizada por el encargado del área correspondiente y deberá cumplir con las siguientes recomendaciones: Profesionales o Estudiantes: Listado del personal, anexando el seguro estudiantil o póliza de seguros. Recibir inducción corta, por parte del área encargada de la visita. Estará acompañados en todo momento por funcionario de CCTO y /o COMPAS. Cumplir con todas las normas y protocolos establecidos al interior del terminal Comerciales: Recibir inducción corta, por parte del área encargada de la visita Planilla integrada de liquidación de aportes de seguridad social vigente de acuerdo al riesgo cotizado por su empleador, presentada al momento del ingreso. Entrega de carnet habilitado para el área a la cual se dirige. Si la visita es al área operativa, será recibido en el modulo secundario por la persona que lo va a atender o quien se delegue y deberá utilizar los vehículos de la compañía o la buseta, para los desplazamientos y utilizar los EPP requeridos ( cosco, calzado de seguridad con puntera de acero y chaleco) Siempre estará acompañado por un funcionario de CCTO/COMPAS. si su presencia es en los sitios de atraque, deberán permanecer en las carpas dispuestas para el personal de operaciones si su presencia es en los sitio de atraque, deberán permanecer en las carpas dispuestas para el personal de operaciones. Cumplir con todas las normas y protocolos establecidos al interior del terminal. Especiales o Personales: Recibir inducción corta Entrega de carnet habilitado para el área, al cual se dirige

9 Página 9 de 9 En caso de dirigirse a las áreas administrativas CCTO/COMPAS, será orientado por un guarda de seguridad, hacia la oficina correspondiente. No podrán ingresar a las áreas operativas Cumplir con todas las normas y protocolos establecidos al interior del terminal 7.- Anexos No aplica 8.- Registros y Archivos Sistema de control de acceso: que mantiene actualizado el personal de Security y archiva hasta que el mismo se encuentra completo, esta información puede ser archivada en forma física o digital 9.- Registros de Revisiones Rev. Nº Fecha Ítem Modificaciones Intervin /03/2016 Todos Creación del documento Safety /09/2016 Todos Modificación del documento Safety, security