«Custodia de documentos en la formación programada por las empresas»

Transcripción

1 Encuentro: «Custodia de documentos en la formación programada por las empresas» En el encuentro se trataron dudas relacionadas con la obligación de conservar la documentación acreditativa de la formación realizada: qué documentación debe conservarse, formato, plazos, etc. 19/04/2017 Marisa Cosmen (Responsable de Servicio al Cliente y Orientación) Fundación Estatal PARA LA FORMACIÓN EN EL EMPLEO

2 Fundación Estatal PARA LA FORMACIÓN EN EL EMPLEO Documentación y plazo Qué documentación es necesario custodiar en el caso de realizar formación en modalidad presencial? Y en el caso de realizar la formación en modalidad de teleformación? Durante cuánto tiempo debe custodiarse la documentación? Las empresas bonificadas deberán custodiar los originales de la documentación justificativa de las acciones de formación sobre las que se hayan disfrutado de bonificaciones a la Seguridad Social y de las que hayan sido comunicadas a efecto de cofinanciación privada durante un período mínimo de 4 años, contando a partir del momento en que haya finalizado el plazo máximo para bonificarse por la formación, o lo que es lo mismo, cuando haya finalizado el plazo de presentación de los Boletines de Cotización de la Seguridad Social correspondientes al mes de diciembre de ejercicio en curso. Las entidades externas a las que se les encomienda la organización conservarán copia de la documentación y un original del Contrato de Encomienda. La entidad de Formación conservará copia de los controles de asistencia, registros de actividad, controles de aprendizaje, contenidos y recursos formativos, cuestionarios de evaluación, CV y acreditaciones del tutor. No obstante toda la formación realizada hasta el año 2011, inclusive, para Pymes fue cofinanciada con fondos comunitarios, por tanto, en este caso su justificación deberá mantenerse a disposición de los órganos de control, al menos hasta el 31 de diciembre de Los cursos en modalidad teleformación deberán custodiar la siguiente documentación: Registros de actividad/interacción con el programa/informes de trazabilidad de la actividad. Controles de aprendizaje/pruebas de evaluación. Contenidos y recursos didácticos. Guía didáctica. Curriculum y acreditaciones del tutor-formador. Acreditación de entrega de «Cuestionarios de evaluación». Acreditación de entrega de Certificados de participación o Diplomas. En la modalidad teleformación, qué documentación debe solicitar la empresa al proveedor de la plataforma para acreditar la realización de la formación? Teniendo en cuenta que finalizado el plazo de formación, el link de usuario y password tanto del participante como el facilitado en plataforma FUNDAE se inhabilitan. En un curso de formación a través de la plataforma, sería suficiente con guardar los informes de la plataforma en los que figuran Logs y conexiones de los alumnos? El proveedor de la plataforma puede facilitar los informes con las conexiones de los participantes y la trazabilidad de las mismas que permita comprobar el tiempo dedicado a cada apartado del curso. La plataforma de teleformación debe estar activa para facilitar las actuaciones de seguimiento y control de la administración competente, todo el periodo de ejecución de la iniciativa y hasta un mes después de la presentación del último boletín de cotización del ejercicio correspondiente. En cuanto al curso Pág 1

3 en sí, no es necesario que se mantenga en la plataforma una vez finalizado, aunque deberá conservarse la documentación/soporte acreditativo del mismo, durante los cuatros años que establece la norma. Cuáles son los documentos que debe tener la empresa bonificada (cuando contrata con una entidad organizadora)? La documentación a custodiar será la relativa a Contrato de Encomienda, control de asistencia, recibí diplomas y material didáctico, cuestionarios evaluación, CV y acreditaciones del formador, recibí e informe de la Representación Legal de los Trabajadores, justificantes de costes y comprobantes de pago, contabilización. Responsable de la custodia Tiene obligación la entidad organizadora de guardar la documentación? Debería guardarla la empresa? Las dos? Me gustaría saber hasta qué año tenemos que guardar la documentación de los cursos bonificados (o de los que actuamos como empresa organizadora o impartidora)? Cursos realizados en el año 2011? Cursos realizados en el año 2012? Las empresas que se practican la bonificación, deberán custodiar los originales de la documentación justificativa de las acciones de formación sobre las que se hayan disfrutado de bonificaciones a la Seguridad Social y de las que hayan sido comunicadas a efecto de cofinanciación privada durante un período mínimo de 4 años, contando a partir del momento en que haya finalizado el plazo máximo para bonificarse por la formación, o lo que es lo mismo, cuando haya finalizado el plazo de presentación de los Boletines de Cotización de la Seguridad Social correspondientes al mes de diciembre de ejercicio en curso. Las entidades externas a las que se les encomienda la organización conservarán copia de la documentación y un original del Contrato de Encomienda. La entidad de Formación conservará copia de los controles de asistencia, registros de actividad, controles de aprendizaje, contenidos y recursos formativos, cuestionarios de evaluación, CV y acreditaciones del tutor. No obstante toda la formación realizada hasta el año 2011, inclusive, para Pymes fue cofinanciada con fondos comunitarios, por tanto, en este caso su justificación deberá mantenerse a disposición de los órganos de control, al menos hasta el 31 de diciembre de Si un curso se comunica a través de una entidad organizadora, quién debe custodiar la documentación de firmas, la empresa o la entidad organizadora? Tanto los controles de asistencia como los recibíes de material serán custodiados por la empresa que se practica la bonificación, la entidad externa que organiza la formación, como la entidad que imparte la formación deberán conservar copia de la documentación. Si la formación se realiza a través de una entidad organizadora, la documentación que debe recibir es una fotocopia o la original? en qué apartado de la normativa se establece esta obligatoriedad de que la entidad organizadora facilite una copia de la documentación de los participantes? Pág 2

4 La Ley 30/2015, en su artículo 12.2, párrafo tercero establece esta obligación. Además, en su Disposición Final Tercera, que modifica la Ley de sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, concretamente el apartado 5 se recoge como infracción grave el incumplimiento de la obligación relativa a la custodia y entrega de la documentación. En el caso de trabajar como perfil gestor dentro de una empresa bonificada es necesario que guardemos algún tipo de documentación o solo es la empresa bonificada la que debe hacerlo?. La responsabilidad de la custodia corresponde a las empresas que se aplican la bonificación, las entidades de formación o aquellas que asuman la organización de las acciones formativas programadas por las empresas. Cese de actividad En el caso de que a los dos años de haber realizado formación y haberse beneficiado de las bonificaciones la entidad cierra, es necesario enviar la documentación para su custodia a algún sitio? Qué documentación seria obligatoria en este caso? Las empresas que, sin haber transcurrido el período establecido para mantener la documentación justificativa de las bonificaciones aplicadas, decidan suspender su actividad económica o disolverse, deberán remitir copia de la misma a la Administración pública competente, que en este caso es el Servicio Público de Empleo Estatal. Formato de la documentación Hay algún sistema admitido por la normativa que permita guardar la documentación durante los 4 años sin que pase por guardar físicamente los originales? Si se trata de documentación original emitida de forma electrónica, sí será posible su conservación, en caso de tratarse de documentación originalmente emitida en papel, deberá conservase en esa forma. Las facturas solo podrán ser conservarse digitalizadas si han sido emitidas en dicho soporte. En que formato se tiene que guardar la formación online? La plataforma de teleformación debe estar activa para facilitar las actuaciones de seguimiento y control de la administración competente, todo el periodo de ejecución de la iniciativa y hasta un mes después de la presentación del último boletín de cotización del ejercicio correspondiente. En cuanto al curso en sí, no es necesario que se mantenga en la plataforma una vez finalizado, aunque deberá conservarse la documentación/soporte acreditativo del mismo, durante los cuatros años que establece la norma. El formato en el que deberá conservarse la documentación, independientemente de cómo haya sido generada, será en soporte papel o electrónico. Pág 3

5 En referencia al artículo 37.3 del Real Decreto 395/2007 sobre la conservación de los cuestionarios evaluación de la calidad de las acciones formativas, donde se indica que, la participación de los alumnos en la evaluación de la calidad de las acciones formativas, debe quedar constancia en la documentación correspondiente a cada grupo impartido, nos surge la siguiente duda: En formación presencial, si los cuestionarios de Evaluación se encuentran de forma digital en una plataforma, se cumplimentan online y cumplen los requisitos, aunque sin embargo, los cuestionarios cumplimentados no podrían obtenerse de forma individual para su impresión en papel, pero sí acceder a los datos registrados por los asistentes (de forma anónima) a través de un informe de la plataforma. La consulta es: Serían válidos este tipo de cuestionarios teniendo en cuenta que todo momento estarían disponibles los datos registrados a través de un informe, y en caso de ser requeridos por las administraciones competentes podrían tabularse directamente en la funcionalidad a estos efectos prevista en la aplicación telemática de la Fundación, a partir de los datos extraídos en dichos informes? La conservación de la documentación, independientemente de cómo haya sido generada, puede ser en soporte papel o electrónico, siendo importante tener previsto evidencias para poder acreditar la puesta a disposición de los cuestionarios de calidad a los participantes y que quede constancia en la documentación de cada grupo impartido. Y, por otro lado, sobre la forma en la que las empresas, en el ámbito de la formación programada por las empresas, dan respuesta al requerimiento de los datos de los cuestionarios cumplimentados por los participantes. En este caso, la Fundae, requiere los cuestionarios de calidad a las empresas, pero sólo a una muestra de grupos finalizados. El envío de los cuestionarios correspondientes a estos grupos, debe hacerse a través de la aplicación telemática, existiendo dos vías excluyentes de envío, bien en formato PDF (para lo cual sería necesario tener previsto el volcado de información individual de cada participante en un pdf), o bien a través del formulario online que se pone en la aplicación telemática de los usuarios a los que les ha llegado el requerimiento (en este caso será necesario volcar en el formulario los datos de los informes extraídos de su plataforma). Documentos y registros Cómo se gestiona la custodia de recibís de los diplomas en el caso de los cursos online? Es obligatorio incluir el logotipo de Fundae en el diploma? Es válido el diploma siempre y cuando contenga toda la información del modelo proporcionado por la aplicación? Si los diplomas están incorporados en la plataforma, el recibí sería la confirmación de la descarga. No es necesario que el diploma tenga la marca gráfica de Fundae, siempre que contenga la información completa. La utilización del logotipo de Fundae requiere la autorización para su uso excepto si el diploma utilizado es el disponible en la aplicación telemática de la formación programada por las empresas. Pág 4

6 En los informes de teleformación deben aparecer las direcciones IP de los alumnos, deben custodiarse? La dirección IP puede ser solicitada en las actuaciones de seguimiento y control de la administración competente. En el caso de la formación online, los cuestionarios de evaluación no siempre los cumplimentan y nos los envían, al igual que los diplomas Cómo se puede acreditar que se ha entregado dicha documentación en esos casos? Los cuestionarios de evaluación y los diplomas, pueden incorporarse a la plataforma con el fin de tener constancia de la descarga, la cual ha de realizarse con el usuario y contraseña personalizados. La plataforma ha de permitir igualmente comprobar la fecha de puesta a disposición de los mismos a los alumnos. La empresa que se practica la bonificación custodia los documentos, la entidad externa que organiza la formación y la que imparte puede custodiar copia. La firma electrónica de los participantes sería válida en los controles de asistencia, cómo se custodiaría? Actualmente no es posible. Qué documentos relativos a la justificación de los costes de la formación programada para las empresas se debería custodiar? La documentación a custodiar es la relativa a justificantes de costes y comprobantes de pago, tales como, facturas, justificantes bancarios, contabilización de costes e ingresos de la formación bonificada, para más información puedes consultar el documento «Orientación de costes», en el apartado de Documentación de Formación programada por las empresas, en nuestra web Como entidad impartidora y organizadora de formación, nos gustaría plantear varias preguntas: En ocasiones las empresas que nos encomiendan la organización y la formación nos solicitan los cuestionarios de evaluación de la calidad de la formación que han cumplimentado sus trabajadores. Al ser estos cuestionarios de carácter anónimo, nos gustaría saber qué obligaciones tenemos a este respecto, puesto que para facilítaselos tendríamos que discriminar los cuestionarios rellenos por los participantes en función de la empresa a la que pertenecen. Debemos entregarles copia de los mismos a las empresas? Con respecto a los certificados de participación, en ocasiones las empresas nos solicitan copia de los diplomas entregados. Debemos pedir a los alumnos autorización para entregarle copia de su diploma a la empresa? Por último, Puede exigirnos la empresa copia de los exámenes, notas obtenidas o, si lo hubiera, parte de incidencias del curso? Las empresas bonificadas deberán custodiar los originales de la documentación justificativa de las acciones de formación sobre las que se hayan disfrutado de bonificaciones a la Seguridad Social y de las que hayan sido comunicadas a efecto de cofinanciación. Pág 5

7 Por otra parte, no es necesario solicitar autorización a los participantes para la tramitación de documentación relacionada con estas ayudas de acuerdo a la Disposición Adicional tercera de la Orden TAS 2307/2007. Entre las funciones de la empresa se encuentran el desarrollo satisfactorio de las acciones formativas, pudiendo solicitar la documentación mencionada. Permisos Individuales de Formación Qué documentación ha de custodiarse en los PIF? Anexo I (solicitud realizada por el trabajador y concesión por parte de la empresa para la realización del correspondiente PIF). Soportes de entradas y salidas del trabajador de la empresa (listado si fichan, partes de firmas, etc.) durante las fechas en las que se recibió la formación. Documentación soporte del coste imputado por todo el período de disfrute del Permiso por parte del trabajador (nóminas, modelo 190), así como justificación del pago a los trabajadores de las horas del Permiso. Fotocopia de la Matrícula del curso reconocido por una Titulación Oficial obtenida por el trabajador. Justificación de la anotación contable y del ingreso de la bonificación aplicada por los PIF (asientos, mayores contables, etc). Comunicación a la RLT, en el caso que la hubiere. En el caso de ser un título universitario propio deberán custodiar la resolución de la Junta de Gobierno o Consejo Social de la Universidad donde se apruebe dicho título. Cuando se trate de permisos de conducción deberán custodiar la copia del permiso de conducción obtenido tras la realización del PIF, documentos oficiales de la DGT de inscripción, tasas, examen, resultados, etc. En el caso de otras acreditaciones oficiales deberán custodiar el carné profesional obtenido tras la realización del PIF. Pág 6