Unidad 16: Búsqueda y Referencia

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Gabriel Villanueva Sandoval
hace 6 años
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1 Unidad 16: Búsqueda y Referencia 16.0 Introducción Una de las características más importantes de Excel es su capacidad de buscar un valor específico dentro de un gran número de celdas que contienen datos y obtener un valor de esa fila (o columna). La manera más sencilla de hacerlo es usando las funciones BUSCARV y BUSCARH. Si hace muchos análisis de bases de datos grandes, seguramente le valdrá la pena aprender la combinación de funciones INDICE-COINCIDIR que son mucho más poderosas y ligeramente más complicadas BUSCARV La función BUSCARV busca un valor especificado en la columna más a la izquierda de una tabla de datos y muestra un valor de esa fila en una de las columnas a la derecha. Considere los siguientes datos acerca de la fecha de lanzamiento de unas páginas populares: Imagine que la lista sigue por miles de líneas. Supongamos que usted solo está interesado en las páginas de las cuatro redes sociales. Usted podría crear una lista pequeña en la que solo apareciesen las páginas en las que esté interesado (columna D) y, luego, usar BUSCARV 2010 Excel with Business 1 Unidad 16: Funciones de Búsqueda y Referencia

para buscarlas en la tabla mayor y obtener las fechas de lanzamiento correspondientes. Escriba en la celda E2: =BUSCARV(D2,A:B,2,FALSO) y obtendrá: En donde: D2 es el valor que buscamos.

2 para buscarlas en la tabla mayor y obtener las fechas de lanzamiento correspondientes. Escriba en la celda E2: =BUSCARV(D2,A:B,2,FALSO) y obtendrá: En donde: D2 es el valor que buscamos. Tenga en cuenta que si hubiese escrito Facebook.com en este argumento, habría logrado el mismo resultado; pero no hubiéramos podido copiar la formula abajo a otras filas sin cambiarla. A:B es el campo de los datos en los que estamos buscando. Nota: la ausencia de números en esta referencia significa que se busca en toda la columna. 2 es el número de la columna donde está el valor que queremos obtener. Así que, en este caso, la columna que nos interesa (año de lanzamiento) es la segunda, así que ponemos 2. FALSO indica que buscamos una coincidencia exacta. Si lo dejamos en blanco o escribimos VERDADERO, hará que Excel busque el que más coincida. Cuidado! A menos que se sienta muy seguro de lo que va a hacer, no le recomendamos que busque aproximaciones. En parte, porque los datos vienen o pueden ser manipulados para que aparezcan de una forma precisa y en parte, también, porque dejar que Excel adivine una coincidencia inexacta puede dar unos resultados no deseados e inciertos. Limitaciones Los datos que esté buscando tienen que estar en la columna más a la izquierda del campo que haya seleccionado Excel with Business 2 Unidad 16: Funciones de Búsqueda y Referencia

3 16.2 BUSCARH Puede realizar la búsqueda también en los datos ordenados horizontalmente. Supongamos que quisiéramos realizar el mismo ejercicio que antes, pero que los datos se encontraran organizados horizontalmente: Entonces, al escribir en las celdas B4:E4 las páginas en las que estamos interesados y en la celda B5 la fórmula a aplicar: =BUSCARH(B4,B1:AN2,2,FALSO) Dado que la mayoría de las bases de datos, muestran los datos en columnas, más que en filas, BUSCARV es la más útil de las dos. Las limitaciones de BUSCARV se aplican también a BUSCARH COINCIDIR La función COINCIDIR es en realidad una función de búsqueda que no extrae ningún dato. Lo único que hace es decirle si ha encontrado el valor que ha pedido y, si es así, dónde lo ha encontrado. En la función coincidir hay tres argumentos: lo que busca, dónde lo busca y la clase de coincidencia que intenta lograr. Volviendo al ejemplo de las páginas web populares, supongamos que pensamos en un par de redes sociales más (Bebo y Friendster) y queremos saber si aparecen en nuestra gran base de datos. Escriba en la celda E2: =COINCIDIR(D2,A:A,0) y verá algo así: 2010 Excel with Business 3 Unidad 16: Funciones de Búsqueda y Referencia

es lo que buscamos; si usa la forma de coincidencia aproximada, entonces va a tener que ordenar los datos en base a eso) La tabla resultante es: El 4 en la celda E2 muestra la posición en la que

4 En donde: D2 es lo que buscamos (en la fila 2 este es Facebook.com) A:A es la columna donde lo buscamos 0 significa que buscamos una coincidencia exacta (al igual que con BUSCARV y BUSCARH, es una buena idea utilizar la opción de coincidencia exacta, cuando eso es lo que buscamos; si usa la forma de coincidencia aproximada, entonces va a tener que ordenar los datos en base a eso) La tabla resultante es: El 4 en la celda E2 muestra la posición en la que aparece Facebook.com en la columna A (es el cuarto apartado en el campo que seleccionó). Tenga en cuenta que, en este caso, está incluido el título. Si hubiésemos querido que no lo tuviese en cuenta, habríamos escrito =A2:A en lugar de A:A -al igual que para 6, 13 y Los símbolos #N/A s en las celdas E6 Y E7 indican que en esta gran lista no aparecen Bebo.com ni Friendster.com Excel with Business 4 Unidad 16: Funciones de Búsqueda y Referencia

16.4 ÍNDICE-COINCIDIR La combinación INDICE-COINCIDIR no es sencilla, pero vale la pena aprenderla, particularmente si trabaja con frecuencia con gran cantidad de datos.

5 16.4 ÍNDICE-COINCIDIR La combinación INDICE-COINCIDIR no es sencilla, pero vale la pena aprenderla, particularmente si trabaja con frecuencia con gran cantidad de datos. ÍNDICE-COINCIDIR tiene ventajas sobre BUSCARV: Se puede utilizar con datos ordenados tanto en columnas como en filas Puede buscar una columna basándose en hacerla coincidir con el título en vez de tener que seleccionar un número de columna en particular ÍNDICE La función ÍNDICE es bastante sencilla y se puede usar por sí sola. Tiene dos argumentos: la lista que quiere que Excel busque y el número en esa lista que va a obtener. Así que si desease obtener la página web 14ª en la lista de abajo, escribiría: =INDICE(A2:A40,14) Y obtendrá ESPN.go.com. Supongamos que tiene otra base de datos con información sobre páginas web que da las valoraciones de los usuarios de las mismas y que provienen de distintos lugares geográficos y están ordenadas alfabéticamente: 2010 Excel with Business 5 Unidad 16: Funciones de Búsqueda y Referencia

Digamos que añadimos los datos de las valoraciones a la hoja de lanzamiento. Entonces, en esa base de datos, escribimos: =INDICE(Valoraciones!B:B,COINCIDIR(Lanzamiento!A2,Valoraciones!

6 Si desea fusionar las dos bases de datos en una base de datos maestra que contenga toda la información. Lo primero que necesita decidir es si quiere añadir la información de las valoraciones a la hoja de lanzamiento de la base de datos o viceversa. Eso dependerá de qué orden o forma tenga precedencia. Digamos que añadimos los datos de las valoraciones a la hoja de lanzamiento. Entonces, en esa base de datos, escribimos: =INDICE(Valoraciones!B:B,COINCIDIR(Lanzamiento!A2,Valoraciones!A:A,0) En donde: la parte amarilla de la fórmula indica dónde le hemos pedido a Excel que busque (columna B de la hoja de Valoraciones) la parte verde nos muestra la posición en la columna de valoraciones A (donde las páginas aparecen por orden alfabético) y en la que Google.com aparece arriba. Vamos a decir que esa es la posición 100ª hacia abajo. El ÍNDICE, por tanto, es capaz de mostrar la valoración 100ª en la columna B de la hoja de Valoraciones Excel with Business 6 Unidad 16: Funciones de Búsqueda y Referencia

7 Ahora, para obtener todos los datos de la hoja de Valoraciones vamos a querer copiar una versión de la fórmula abajo hacia la derecha. Puesto que siempre vamos a querer usar coincidir la columna A de la hoja de lanzamiento (pero no siempre en la misma fila) con la columna A de la hoja de Valoraciones, podemos establecer las referencias de algunas celdas (ver la Unidad 11: Referencias de las Celdas) con: =INDICE(Valoraciones!B:B,COINCIDIR(Lanzamiento!$A2,Valoraciones!$A:$A,0)) Luego, al extender la formula hacia abajo y a la derecha, obtenemos: Cuidado Como en cualquier fórmula y función de Excel es fácil introducirla incorrectamente (y más difícil de darse cuenta del error que en otras). Por lo tanto, debe tener cuidado con hacer lo siguiente: Llevar a cabo comprobaciones localizadas. En el ejemplo anterior, podría elegir una celda al azar, digamos F15 para comprobar que Go.com recibió una valoración de 9.8 en la hoja de valoraciones. Ordenar los datos. Asegúrese de que crea las funciones INDICE-COINCIDIR de tal manera que dé los resultados correctos si el orden de clasificación se ha cambiado. Conservar los datos precisos. Aunque defendemos el uso del tipo exacto de coincidencia, esto requiere que los datos entre los que busque se correspondan exactamente con los valores que esté buscando. A veces, solo necesita una operación para que sea así. Por ejemplo, si las páginas web en la hoja de Valoraciones tenían todas www. delante de ellas, puede que tenga que añadir estos a las entradas correspondientes en la hoja de Lanzamiento (con &) o quitarlo de la hoja de Valoraciones (mediante el uso de hallar y reemplazar o IZQUIERDA & LARGO) Excel with Business 7 Unidad 16: Funciones de Búsqueda y Referencia

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