Ejercicio 7 Tablas de Datos y Búsqueda

Transcripción

1 Ejercicio 7 Tablas de Datos y Búsqueda Una de las aplicaciones más útiles de Excel es guardar grandes cantidades de datos. Sobre todo en tablas de datos, estas tablas pueden contener información diversa como por ejemplo números telefónicos, direcciones, información financiera, etc. Ejemplo de una tabla: Como podemos observar la tabla contiene información sobre las matriculas de cada alumno, así como su nombre completo. También podemos ver que cada columna nos da una información relevante respecto al alumno. Por ejemplo la columna B nos dice su matricula, la columna C su nombre, etc. Y en cada fila se encuentra un nuevo registro de un alumno, por ejemplo en la fila 2 se encuentra la información del alumno Mariano, en la fila 3 se encuentra la información del alumno Rogelio, etc. Por lo tanto en una tabla de datos llamaremos Campo (o categoría) a las Columnas y Registro a las Filas. Como puede observar en la tabla del ejemplo hay muchos campos que nos dan información del alumno. Al campo que nos da una información relevante le llamamos Índice. En nuestro ejemplo el índice sería la matricula del alumno ya que un alumno solamente puede tener una matricula única que no se puede repetir, lo cual hace que identificar a un alumno por matrícula sea mas sencillo. Por ejemplo si tratamos de identificar a un alumno por su nombre, supongamos Luis, nos encontraríamos fácilmente con el problema de que quizás en nuestra tabla existan varios alumnos que se llamen Luis y sería muy complicado saber de cual se trata en realidad. En cambio si identificamos a un alumno por su matrícula sabemos que nadie más tendrá esa matrícula y la información del alumno será la requerida.

2 Búsqueda Guardando nuestra información en tablas nos encontraremos en algún momento con que la información que tenemos en ella puede ser muy abundante y el tiempo requerido para encontrar los datos que necesitamos pueda ser mucho. Para resolver este problema Excel cuenta con funciones de búsqueda para encontrar la información deseada. Una de las funciones que utilizaremos en esta practica es la función llamada: Búsqueda Vertical Formato de la función: BUSCARV(dato a buscar, rango de datos de la tabla, # de columna, ordenamiento) Dato a buscar: Es la información o la coordenada de la celda donde se encuentra la información que estamos buscando. Rango de datos de la tabla: Es el rango en el cual se encuentra toda la información de nuestra tabla sin contar las etiquetas (rótulos). # de Columna: Es el numero de columna que se relaciona con el dato buscado. Ordenamiento: Especifica si la columna esta ordenada. (Normalmente es Falso). Realizaremos una Hoja de Cálculo similar a la de la figura: Como puede observar la Hoja de Cálculo cuenta con una tabla de nombres de alumnos y una región inferior donde hacer búsquedas. En este caso haremos la búsqueda por matrícula. Teclearemos la matrícula del alumno cuya información buscamos, en la celda de la

3 matrícula (en este caso B14) y obtendremos dicha información en las celdas adyacentes de Nombre, Ap. Paterno, Ap. Materno (en este caso C14, D14 y E14). Para hacer esto utilizaremos la función BUSCARV en cada una de estas celdas (Nombre, Apellido, etc) Por ejemplo: Para hacer que la Celda C14 nos de el nombre del alumno con la matrícula ingresada en el campo de búsqueda matrícula tecleamos la función de la siguiente manera (obviamente sin la coordenada): C14 = BUSCARV(B14, B3:E8, 2, FALSO) B14 es la celda donde teclearemos la matrícula buscada. B3:E8 es el rango que contiene toda la información de la tabla. 2 es en número de columna donde se encuentra el nombre del alumno (en la columna 1 se encuentra la matrícula). Y FALSO es porque dicha columna no esta ordenada. Luego de ingresar la función (presionando la tecla enter), nos aparecerá un mensaje de error de la siguiente manera:

4 Este mensaje aparece ya que aún no hemos puesto información en la celda de búsqueda, pero al ingresar una matrícula por ejemplo: 10107, vemos que en el campo de Nombre aparecerá la información correspondiente al alumno que tiene la matrícula Para que nos aparezca el Ap. Paterno del alumno luego de la búsqueda tecleamos la siguiente función en la celda donde aparecerá el Ap. Paterno (en este caso en la celda D14) D14 = BUSCARV(B14, B3:E8, 3, FALSO) B14 es la celda donde teclearemos la matrícula buscada. B3:E8 es el rango que contiene toda la información de la tabla. 3 es el numero de columna donde se encuentra el Ap. Paterno del alumno. Y FALSO ya que la columna de Ap. Paterno no esta ordenada. Luego de terminar de teclear la función nos quedará la hoja similar a la de la figura:

5 Si cambiamos la matrícula, en el área de búsqueda, por ejemplo por 10104, tendremos: Lo cual es correcto. Ejercicios: Ingresé la función correspondiente al Ap. Materno, para que cuando busquemos a un alumno por matrícula nos aparezca su Ap. Materno en esa celda y así obtener su nombre completo. En un libro nuevo realice una hoja que contenga una tabla con la información de 15 Alumnos. Luego en otra hoja de cálculo le dará el formato a un área de búsqueda para obtener la información de dichos alumnos. Agregue una hoja que contenga una tabla con información de 5 cursos impartidos en la facultad (invéntelos) y un área de búsqueda en la cual buscará el nombre del curso y su precio, mediante un código.