FUNCIONES UNIDAD DIDÁCTICA 9.1. INTRODUCCIÓN. Los objetivos de este tema son:

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1 FUNCIONES UNIDAD DIDÁCTICA Los objetivos de este tema son: 1. Aprender a utilizar de una forma rápida y sencilla las funciones predefinidas de Excel. 2. Conocer la estructura de las funciones. 3. Entender cómo el asistente para funciones de Excel permite crear funciones complejas de una forma sencilla. 4. Modificar una función, cambiado, añadiendo o eliminando datos en la barra de fórmulas o celda. 5. Utilizar las funciones más usuales de Excel INTRODUCCIÓN En el tema anterior hemos aprendido a crear fórmulas para resolver operaciones, pero en ocasiones se necesitará realizar operaciones más complejas, que resulten difíciles de resolver escribiendo una fórmula. Para ello Excel facilita esta tarea ofreciendo una biblioteca de funciones que permite resolver fórmulas según las necesidades que se tengan de resolver operaciones matemáticas, financieras, lógicas, estadísticas, etc. Las funciones de Excel son fórmulas estandarizadas por el programa, que poseen una estructura fija y con diversos usos. 9.1

2 9.2. FUNCIONES PREDEFINIDAS EN EXCEL Para comenzar a trabajar con las funciones de una forma sencilla, se puede hacer utilizando el botón Autosuma que se encuentra dentro de la ficha Inicio grupo Modificar, o dentro la ficha Fórmulas grupo Biblioteca de funciones Autosuma. Este botón permite realizar operaciones de forma sencilla y rápida con las funciones más usuales. El botón tiene la opción Autosuma, pero si se hace clic en el desplegable aparecen otras funciones como Promedio, Contar números, Máx y Mín. Podemos aprovechar estas funciones para comenzar a practicar y para ello podemos seguir con el ejemplo anterior, ventas de tiendas y días. Vamos a realizar la suma de las ventas por días como primer paso. Para ello se selecciona la celda C7 que será donde se sumen las ventas de las tres tiendas del Lunes, es decir, donde se quiere obtener el resultado. Haciendo clic en el botón autosuma hay valores y los señala. automáticamente Excel localiza dónde 9.2

3 En este caso lo que se quiere sumar es desde C3 hasta C5, para ello se realiza la selección de estas celdas como si marcaras un rango y se pulsa INTRO. Ya está la suma realizada, pero vamos a ver cómo Excel ha utilizado la función. En la barra de fórmulas y pulsando la tecla F2 en la celda se puede ver que la función que ha escrito Excel es =SUMA(C3:C5), recuerda que esta suma en anteriores ejemplos la hemos hecho como =C3+C4+C5. Es decir, Excel ha escrito la función SUMA para realizar una operación de sumar datos. Ahora se deben repetir los pasos pero calculando el Promedio en la celda C8. 9.3

4 La función que queda en este caso será =PROMEDIO(C3:C5), es decir la media aritmética de las ventas del Lunes de las tres tiendas. De la misma forma se repiten los pasos con las funciones Contar números que escribirá la función =CONTAR(C3:C5), que cuenta el número de celdas que contiene números, la función Máx que escribirá =MAX(C3:C5) y devolverá el máximo valor del rango. En este ejemplo la mayor venta y la función Mín que escribirá =MIN(C3:C5) y devolverá el mínimo valor del rango seleccionado. Por último y recordando lo estudiado en el tema anterior de referencias relativas, se pueden aprovechar las fórmulas creadas, seleccionando el rango C7:C11 y arrastrándolo a la derecha para copiar las fórmulas. 9.4

5 9.3. ESTRUCTURA DE LAS FUNCIONES Ya hemos visto como Excel escribe una función, ahora para entender un poco más su escritura antes de explicar el asistente vamos a echar un vistazo a la función Promedio por ejemplo. =PROMEDIO(C3:C5) Como ya conocemos, la fórmula empieza por el signo (=), y ahora vamos a ver su estructura: =NOMBREDELAFUNCIÓN(ARGUMENTO1;ARGUMENTO2;. ) El Nombre de la función es un nombre estandarizado de Excel, de tal forma que según la operación que se quiera realizar se utilizará el nombre de la función, en este ejemplo como se hace una media aritmética se utiliza PROMEDIO. Si se conoce el nombre de la función se escribe directamente sino, se puede buscar con el asistente de funciones. Detrás del nombre de la función irán los Argumentos de ésta, que se escribirán entre paréntesis. Los argumentos de la función son los parámetros con los que la función va a trabajar para resolver la operación. El tipo y número de argumentos dependerá de la naturaleza de función que se utilice. En la función PROMEDIO por ejemplo, Excel necesitará datos para calcular la media aritmética, estos pueden ser celdas que contengan valores, un rango de celdas, constantes, incluso otra función, etc. Por último faltaría indicar que los argumentos deben ir separados por un punto y coma (;) USO DEL ASISTENTE PARA FUNCIONES Ahora que conocemos un poco más sobre cómo escribir una fórmula e insertar una función, vamos a aprender a utilizar el asistente para funciones de forma que se puedan resolver más operaciones. El asistente para funciones, es una herramienta que Excel ofrece para crear todo tipo de funciones organizadas por categorías. 9.5

6 Para abrir el asistente se hace clic en botón Insertar función de la ficha Fórmulas grupo Biblioteca de funciones, o directamente en en la barra de fórmulas. Aparecerá una ventana como la siguiente: Buscar una función: en este recuadro se puede escribir el nombre de la función a buscar si se conoce. Ir: se hace clic en Ir para localizar la función. 9.6

7 O seleccione una categoría: haciendo clic en el desplegable se verá una clasificación de categorías de funciones. Seleccionar una función: una vez escogida la categoría en esta ventana se verán las funciones que esa categoría tiene, además cuando se selecciona una de ellas, debajo de la ventana aparecerá la estructura de la función y un breve comentario explicando la operación que se resuelve. Ayuda para la función: abre la ventana de ayuda de la función que se ha seleccionado, se verá una descripción de la función, la sintaxis de ésta y sus argumentos, más abajo un ejemplo de la función que se puede utilizar en la hoja de cálculo. Vamos a ver ahora cómo crear las fórmulas del ejemplo anterior con el asistente. La primera función que se ha creado ha sido la de SUMA, para realizar la misma operación con el asistente, se debe seleccionar la celda C7 donde se obtendrá el resultado y clic en Insertar función. Buscamos la función Suma dentro de categoría Todo, en el próximo apartado estudiaremos las categorías, si se selecciona la primera y se pulsa la tecla S, se irá a las funciones que comienzan por esa letra. Se selecciona y Aceptar. Una siguiente ventana del asistente dará opción de rellenar los argumentos. En este ejemplo cada argumento serían los números que se quiere sumar, para ello se hace clic en la ventana del argumento y se seleccionan las celdas que contienen los datos. A la derecha del argumento seguido de un signo igual aparecen los valores de las celdas. También es importante observar debajo de los argumentos como aparecerá el resultado de la función, esto permite realizar modificaciones de los argumentos en el momento y ver los resultados, muchas veces es útil probar una función, de esta forma se puede ver cómo trabaja. 9.7

8 Al hacer clic en el argumento, en la parte de debajo aparece un comentario explicando qué datos utilizar con una breve explicación. Además también hay que tener en cuenta que por lo general los argumentos que aparecen en negrita son argumentos obligatorios de rellenar para que la función se resuelva, quedando el resto de argumentos opcionales para añadir más datos o elegir por ejemplo otra opción de cálculo. Vamos a continuar el ejemplo con la función CONTAR, para ello se selecciona la celda C9 y se repiten los pasos anteriores. En este caso el asistente que nos aparece tiene como argumentos Valor1, Valor2, se llaman de diferente forma que los de la función SUMA. Como la función CONTAR cuenta el número de celdas de un rango que contienen números, como argumento Valor1 sólo se tendrá que seleccionar el rango de celdas a contar, en este ejemplo C3:C5. 9.8

9 9.5. MODIFICACIÓN DE UNA FUNCIÓN Una vez creada la función se pueden modificar datos de ésta, por ejemplo las celdas, se pueden añadir argumentos o si se conoce el nombre de la función escribirla directamente. Para modificar la función, se selecciona la celda que contiene la función y se hace clic en el botón Insertar función o en la Barra de fórmulas, automáticamente se abre la ventana del asistente de funciones donde se podrá modificar los datos que se quiera. También se puede modificar una función haciendo clic en la barra de fórmulas en el lugar de la función que se quiera modificar. Esta opción es muy rápida cuando se conoce la estructura de fórmula UTILIZACIÓN DE LAS FUNCIONES MÁS USUALES En este apartado repasaremos las funciones más habituales de usar y veremos su clasificación según categorías. En en la ficha de Fórmulas hay una clasificación de funciones en el grupo Biblioteca de funciones, están clasificadas por categorías Financieras, Lógicas, Texto, Fecha y Hora, etc. Cada botón muestra una lista de funciones ordenadas por orden alfabético y además si se deja el ratón sobre la función, mostrará una descripción, es una forma rápida de localizar qué función puede servir para resolver la operación que se necesita. 9.9

10 Vamos a hacer un repaso de las funciones más habituales dentro de cada categoría, lo más importante es entender el funcionamiento de éstas para poder trabajar con cualquier función. 1. Fecha y hora a) Función AHORA(). Esta función devuelve la fecha y la hora actual del sistema con formato de fecha y hora. Ejemplo: =AHORA() devuelve 01/01/ :00. b) Función AÑO(núm_de_serie). Esta función tiene como parámetro un número de serie y devuelve el año en formato año entre el rango de Ejemplo: =AÑO(40179) devuelve En vez de un número de serie se puede poner como argumento la referencia de una celda que contenga una fecha: =AÑO(A1) devuelve también 2010 si la celda A1 tiene el valor 01/01/

11 c) Función DIA(núm_de_serie). Devuelve el día del mes correspondiente al número de serie proporcionado. Ejemplo: =DIA(40179) devuelve 1, o con el ejemplo anterior =DIA(A1), si la celda A1 tiene el valor 01/01/2010 devolverá 1. d) Función DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;método). Calcula el número de días entre las dos fechas proporcionadas basándose en años de 360 días. Los parámetros de fecha inicial y fecha final es mejor introducirlos mediante la función Fecha (año;mes;día). El parámetro método es lógico (verdadero, falso), V --> método Europeo, F u omitido--> método Americano. Método Europeo: las fechas iniciales o finales que corresponden al 31 del mes se convierten en el 30 del mismo mes. Método Americano: si la fecha inicial es el 31 del mes, se convierte en el 30 del mismo mes. Si la fecha final es el 31 del mes y la fecha inicial es anterior al 30, la fecha final se convierte en el 1 del mes siguiente; de lo contrario la fecha final se convierte en el 30 del mismo mes. Ejemplo: =DIAS360 (Fecha (1990;01;01); Fecha(2010;01;01)) devuelve e) Función FECHA(año;mes;día). Devuelve la fecha en formato fecha, esta función sirve sobre todo por si se quiere que indique la fecha completa utilizando celdas donde tengamos los datos del día, mes y año por separado. Ejemplo: =FECHA(2010;1;1) devuelve 01/01/ de texto Botón derecha a) Función CARÁCTER(número). Devuelve el carácter especificado por el número de código correspondiente al código de caracteres ASCII. Ejemplo: =CARACTER(70) devuelve F b) Función CONCATENAR(texto1;texto2;...;textoN). Une varios elementos de texto en uno solo. Esta función es útil para unir texto de varias celdas en una sola, el ejemplo más utilizado es el de unir Nombre, Apellido primero y Apellido segundo que se encuentran en diferentes celdas en una sola. Ejemplo: =CONCATENAR("Juan";"Pérez";"Camino") 9.11

12 Devuelve Juan Pérez Camino en una sola celda. Observa que los nombres que aparecen en los argumentos están entre comillas, siempre que se escribe texto en los argumentos debe aparecer de esta forma. c) Función DERECHA(texto;núm_de_caracteres). Devuelve de la cadena de texto, el número de caracteres especificados comenzando a contar desde el final del texto. Ejemplo: =DERECHA("Curso Excel Avanzado...";2) devuelve "do". d) Función ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial). Devuelve la posición inicial del texto buscado dentro de otro texto empezando a buscar desde la posición núm_inicial. A diferencia de la función HALLAR, ENCONTRAR distingue entre mayúsculas y minúsculas y no admite caracteres comodín. Ejemplo: =ENCONTRAR("Excel"; Curso Excel Avanzado ;1). Devuelve 7, es la posición donde empieza la palabra Excel. e) Función ESPACIOS(texto). Devuelve el mismo texto pero quitando los espacios que no sean espacios simples entre palabras. Ejemplo: =ESPACIOS( antes de Curso. Curso Excel") devuelve "Curso Excel, ha quitado los espacios f) Función EXTRAE(texto;posición_inicial;núm_caracteres). Devuelve los caracteres indicados de una cadena de texto a partir de una posición inicial. Ejemplo: =EXTRAE("Curso Excel Avanzado ;7;5), extrae la palabra Excel, los argumentos de esta función son: posición inicial, escribimos 7, serán los caracteres que Excel cuenta y desde donde empieza a extraer los 5 que hemos puesto en el argumento num caracteres. g) Función MAYUSC(texto). Convierte a mayúsculas la cadena de texto. Ejemplo: =MAYUSC("Curso Excel Avanzado") devuelve CURSO EXCEL AVANZADO 9.12

13 3. de búsqueda Botón derecha a) Función BUSCAR(valor_buscado; vector_de_comparación; vector_resultado) Esta función busca un valor en un rango de una columna o una fila o una matriz. Se debe indicar el valor a buscar, dónde se quiere que se busque y de dónde se obtendrá el resultado. En este ejemplo en la celda A8 se escribirá el nombre del artículo que se quiere buscar argumento Valor buscado, y en el argumento Vector de comparación se indica la matriz A2:B5, esta matriz será la que comparará la función, de tal forma que al escribir el nombre del artículo devuelva su precio, es este ejemplo Ref.103 tiene que devolver 20,00 en la celda B8. El argumento Vector resultado, se puede utilizar por ejemplo si se tuviera en la columna A el Artículo y en la columna D el precio, en este caso se escribe en Vector de comparación. A2:A5 y en Vector resultado D2:D5. b) FunciónBUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado ). Busca un valor en la primera columna de la izquierda y devuelve el valor en la misma fila desde una columna especificada. Tiene el mismo efecto que la función anterior salvo que en esta función se realiza la búsqueda por columnas. En el ejemplo anterior puedes imaginar que tienes otros precios en la columna C, en el argumento indicador columnas se podría decidir qué columna de precios elegir. 9.13

14 c) Función TRANSPONER(matriz). Intercambia en una matriz las filas por las columnas o viceversa. Si por ejemplo se tiene una fila con los valores 1,2,3,4,5, se pueden cambiar estos valores a una columna. Para ello se selecciona la celda dónde transponer e insertar la función, se selecciona el rango que contiene los valores y se pulsa Intro. Faltaría un paso, si observas sólo ha cogido el primer dato del rango, esto es porque la fórmula del ejemplo debe introducirse como fórmula matricial. Para ello se selecciona un rango en la columna que tenga en mismo tamaño que la fila a trasponer y comenzando por la celda de la fórmula, presionar F2 y a continuación, CTRL+SHIFT+ENTRAR. Si la fórmula no se introduce como fórmula matricial, el resultado único es matemáticas a) Función ABS(número). Devuelve el valor absoluto de un número, es decir, el mismo número pero con signo positivo. Ejemplo: =ABS(-100) devuelve 100 b) Función ALEATORIO(). Devuelve un número entre 0 y 1. Ejemplo: =ALEATORIO() devuelve 0, c) Función ENTERO(número). Redondea un número hasta el entero inferior más próximo. Ejemplo: =ENTERO(9,60) devuelve 9, pero si escribimos =ENTERO(-4,7) devuelve lógicas a) Función FALSO(). Devuelve el valor lógico Falso. Ejemplo: =FALSO() devuelve FALSO b) Función VERDADERO(). Devuelve el valor lógico Verdadero. Ejemplo: =VERDADERO() devuelve VERDADERO 9.14

15 c) Función SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso). Realiza una comprobación y devuelve un valor si la comprobación es verdadera y otro valor si resulta falsa. En el ejemplo, hemos creado una nueva columna C donde obtener la palabra muy caro si el precio de al lado supera los 20,00 y Precio correcto si es igual o menor a 20,00. Para ello como primer argumento Prueba lógica escribimos B2>20, si la celda B2 es mayor que 20, si esto es verdadero argumento Valor si verdadero entonces debe escribir Muy caro, si es falso argumento Valor si falso, es decir si la celda B2 es menor o igual a 20 entonces debe escribir Precio Correcto. Recuerda que el texto en el argumento de la función debe estar entre comillas dobles. Además en este ejemplo con esta prueba lógica se puede ver que, como el precio de B2 no es mayor que 20,00 a la derecha del argumento escribe FALSO, por ello en el argumento Valor si falso escribe Precio correcto. d) Función NO(valor_lógico). Invierte el valor lógico proporcionado, es decir si le pasamos FALSO devuelve VERDADERO y viceversa. Ejemplo: =NO(FALSO) devuelve VERDADERO e) Función Y(valor_logico1;valor_logico2;...). Comprueba si todos los valores son verdaderos, en este caso devuelve VERDADERO sino devuelve FALSO. Esta función es de gran utilidad para evaluar si se cumplen varias condiciones a la vez. Ejemplo: =Y(A1>0;B5=5;C8<0) devuelve VERDADERO si en A1 hay un valor positivo y en B5 un 5 y en C8 un negativo. 9.15

16 f) Función O(valor_logico1;valor_logico2;...). Comprueba si al menos algún valor lógico es verdadero y devuelve VERDADERO. Si todos los valores son falsos devuelve FALSO. Ejemplo: =O(A1>0;B3=5;C4<0) devuelve VERDADERO si en A1 hay un valor positivo o en B3 un 5 o en C4 un negativo. Después de repasar las funciones más usuales de Excel, se puede observar que cada función tiene su estructura y argumentos propios. PROFUNDIZA Es importante saber que una función puede usar como argumentos, otra función y que una fórmula puede a su vez contener varias funciones. Veamos algunos ejemplos: Una prueba lógica puede contener más pruebas lógicas en sus argumentos, en este ejemplo Si B2 es mayor que 30,00 escribe Carísimo, Si B2 es mayor que 20,00 escribe Muy caro, y SI B2 es mayor de 10,00 escribe Precio correcto. =SI(B2>30;"Carísimo";SI(B2>20;"Muy caro";si(b2>10;"precio correcto"))) Otro ejemplo podría ser unir texto con funciones, en la siguiente fórmula se uniría el texto de las celdas A4 y B4, y a la vez convertiría cada celda en nombre propio, por ejemplo si en la celda A4 tenemos ref. y en la celda B4 103, el resultado de la fórmula sería Ref

17 Observa además, que añadimos el argumento, en este ejemplo lo usamos para crear un espacio entre las dos palabras. =CONCATENAR(NOMPROPIO(A4);" ";NOMPROPIO(B4)) Por último recordar que además de funciones también se pueden añadir operadores para realizar un cálculo. En el ejemplo imagina que queremos pagar una comisión mensual a un vendedor y que está formada por el 20% de comisión del valor máximo del rango B1:B12 dividido entre 12 meses, más el 20% de comisión del promedio de C1:C12 dividido entre doce meses. =((MAX(B1:B12)*20%)/12)+(PROMEDIO(C1:C12)*10%)/

18 RESUMEN Excel ofrece una biblioteca de funciones que permite resolver fórmulas, según las necesidades que se tengan de resolver operaciones matemáticas, financieras, lógicas, estadísticas, etc. Las funciones de Excel son fórmulas estandarizadas por el programa, que poseen una estructura fija y con diversos usos. El asistente para funciones, es una herramienta que Excel ofrece para crear todo tipo de funciones organizadas por categorías de forma que se puedan resolver más operaciones. En en la ficha de Fórmulas hay una clasificación de funciones en el grupo Biblioteca de funciones que están clasificadas por categorías Financieras, Lógicas, Texto, Fecha y Hora, etc. Cada uno de los botones muestra una lista de funciones ordenadas por orden alfabético, una forma rápida de localizar qué función puede servir para resolver la operación que se necesita. 9.18