Incorporación n Tecnológica en Servicios de Radioterapia, Medicina Nuclear y Radiología

Transcripción

1 .... Incorporación n Tecnológica en Servicios de Radioterapia, Medicina Nuclear y Radiología VII CONGRESO NACIONAL SOCIEDAD CUBANA DE BIOINGENIERÍA HABANA, CUBA Pablo Jiménez Asesor Regional en Salud Radiológica

2 Por qué es importante una adecuada planificación n y gestión n de la tecnología a en los servicios de radiomedicina?

3 2005 Health Related Millennium Development Goals in Latin America and the Caribbean Social exclusion in health 152 million million people without access to safe drinking drinking water and basic sanitation 120 million people million million people people without without access access to to health health services services for for people without without access access to health services services due for for economic economic reasons reasons geographic geographic reasons reasons

4 SERVICIOS DE IMAGINOLOGIA Situación Cumplen una función esencial en atención en salud Acceso bajo y no equitativo La calidad es cuestionable Ineficiente organización de los servicios Escasez alarmante de radiólogos Personal con entrenamiento mínimo o subóptimo Nuevas tecnologías representan nuevos retos no resueltos

5 SERVICIOS DE RADIOTERAPIA El cáncer es la 2da causa de muerte en la Región. Al menos el 50% de los pacientes se beneficiarían de la RT. Baja capacidad en diagnóstico precoz y tratamiento. Acceso no equitativo a servicios Escasez de recursos humanos tanto radioncólogos como físicos médicos La calidad prestada es mejorable Los accidentes con graves consecuencias son aún probables

6 GESTION TECNOLOGICA Falta de gestión y planificación tecnológica Los costes de adquisición y mantenimiento son más elevados que en los países industrializados La distribución geográfica y los tiempos de uso no son los óptimos. Mucha tecnología comprada o donada aún en cajas o subutilizada Incorporación de alta tecnología no adecuada para la Región

7 GESTION TECNOLOGICA Consideraciones en el contexto de un país en desarrollo Analizar la idoneidad de cada tecnología en función de la situación epidemiológica del país o región. El conocimiento técnico, aptitudes y recursos de funcionamiento necesarios pudieran no conseguirse fácilmente en un contexto de país en desarrollo. Para equipos costosos la rentabilidad, distribución y accesibilidad deben ser temas prioritarios. El coste de adquisición de un equipo complejo es sólo la punta de un iceberg. Los costes de operación y de mantenimiento asociados a menudo se subestiman gravemente o simplemente no son considerados durante la decisión de compra.

8 GESTION TECNOLOGICA Realizar Estudios de Viabilidad Planificación de los servicios Recursos humanos Costes de funcionamiento Mantenimiento adecuado Infraestructuras Preparar especificaciones técnicas Realizar la compra adecuadamente Hacer la puesta en marcha clínica

9 Cómo se hace un Estudio de Viabilidad?

10 EJEMPLO: ACELERADOR LINEAL GRUPO DE TECNICO Oncólogo radioterapeuta Físico médico Técnico o tecnólogo de radioterapia Ingeniero biomédico Persona de la administración del hospital Persona de la Autoridad de Salud

11 Cómo empezar? Análisis cuidadoso de la necesidad y plantearse las razones para la compra del acelerador lineal. Por ejemplo: Establecer un servicio de radioterapia oncológica Incremento del volumen de pacientes La capacidad técnica no es lo suficientemente buena Incorporar nuevas técnicas de tratamiento No hay piezas de repuesto disponibles

12 Cálculos Básicos Qué población se pretende atender con este servicio o unidad? Cual es la tasa de incidencia de cáncer en la zona a cubrir? Que porcentaje de uso va a tener la radioterapia? Cuantos pacientes anuales se estiman que se van a atender? Cuantas unidades o servicios ya hay en la zona a cubrir? Cuantas horas o turnos diarios serán necesarios?

13 Estimación de la actividad por unidad de tratamiento de radioterapia Días totales al año Sábados y Domingos Días Festivos al año Total días laborables útiles Horas de funcionamiento por unidad de tratamiento Horas diarias dedicadas a controles diarios y pausas de personal Horas efectivas de tratamiento de pacientes Total horas anuales efectivas de tratamiento de pacientes Pacientes por hora de tiempo efectivo de unidad de tratamiento Carga de trabajo por jornada de 12 horas Carga de trabajo total anual (número de sesiones) Duración tratamiento medio (días) Número de pacientes tratados por unidad de tratamiento

14 Costes de personal Cálculo de la actividad por facultativo especialista Días totales al año Fines de semana Festivos Días de vacaciones (promedio) Total días laborables de trabajo efectivo Jornada laboral por facultativo Horas dedicadas a proceso completo por paciente Número de pacientes completos tratado por facultativo

15 Cálculos económicos Costes de personal Costes de aprovisionamientos Costes de servicios exteriores Costes de amortizaciones Costes estructurales Costes repercutidos

16 Costes de personal Relación de costes estimados de personal por persona y total del personal. Categoría Profesional Nº Retribución Fija Complementos Seguridad Social Absentismo Total por persona Total Jefe de Servicio 1 $ $ 652 $ $ 504 $ $ Radioterapeuta 3 $ $ 596 $ $ 461 $ $ Físico médico 2 $ $ 559 $ $ 432 $ $ Enfermería 2 $ $ 326 $ 753 $ 364 $ $ Técnico Radioterapia 5 $ $ 205 $ 473 $ 229 $ $ Aux. Clínica 2 $ $ 181 $ 420 $ 203 $ $ Aux. Administrativo 2 $ 839 $ 104 $ 311 $ 150 $ $ Otro personal auxiliar 2 $ $ 181 $ 420 $ 203 $ $ Total Personal 2 jornadas de 6 horas 19 $ $ $ $ $ $ Total Personal 1 jornada de 6 horas 10 $ $ $ $ $ $

17 Costes de personal Distribución del coste total de personal por partidas presupuestarias Absentismo 9% Seguridad Social 23% Complementos 10% Retribución Fija 58%

18 Costes anuales de aprovisionamientos Tipo de aprovisionamiento Fármacos Material desechable Otro tipo de aprovisionamientos (*) Total Importe $ $ $ $ (*) Material fotográfico, de oficina y otros aprovisionamientos.

19 Coste anual del mantenimiento del equipamiento Equipamiento Importe % Cuota anual Acelerador Lineal de Alta Energía $ % $ Simulador TC más estación $ % $ Sistema Planificación Tridimensional $ % $ Equipos de Calibración y dosimetría $ % $ Accesorios inmovilización $ % $ Cortador bloques manual y aparejos $ % $ Total $

20 COSTES INFRAESTRUCTURA Y MANTENIMIENTO OBRA DE BUNKER OBRA DEL SERVICIO MOBILIARIO MANTENIMIENTO DE LA INFRAESTRUCTURA

21 COSTES ASOCIADOS A LA ACTIVIDAD Y REPERCUTIDOS Hospitalización 1.Hospitalización enfermería plantas Laboratorios 1.Anatomía patológica 2.Análisis clínicos Logística 1.Gastos contabilidad 2.Seguridad y comunicaciones 3.Personal no sanitario Servicios Generales 4.Informática 5.Fotocopiadora 6.Limpieza 7.Lavandería

22 Fin del paso 1: ESTUDIO DE VIABILIDAD

23 LICITACION Dejar al vendedor que defina nuestras necesidades y que haga la selección Escribir un documento de licitación y distribuirlo a los vendedores

24 Propósito de la Licitación El propósito de la licitación para un equipo es asegurar la mejor compatibilidad entre los requisitos clínicos del departamento y el equipamiento ya disponible, y no necesariamente comprar el mejor equipo.

25 Cómo seleccionar el equipo? Tipos de procedimientos que se realizarán Ver las especificaciones técnicas Fabricante Repuestos Servicio técnico y mantenimiento Manuales de servicio y de usuario Educación y entrenamiento Representante local Servicio y mantenimiento Educación y experiencia del personal Facilidad, confiabilidad y seguridad en la operación Cuanto cuesta incluyendo todo lo necesario

26 Qué queremos? Hardware Una o múltiples energías? Fotones y/o electrones? Alta energía? MLC? Imagen Portal? Conexión a redes? Aplicaciones especiales?

27 Qué queremos? Computadora y software Modos de adquisición? Programas de aplicación? Redes? Capacidad de almacenamiento? Backup?

28 Qué queremos decir con todo? Educación y entrenamiento Pago Garantía Fiabilidad Servicio y mantenimiento Lista de usuarios Manuales y otra documentación Tiempo de entrega Posibilidad de actualización Equipamiento de control de calidad Pruebas de Aceptación

29 El documento de licitación debe incluir: Resumen del sistema Personas de Contacto Especificaciones Comerciales Especificaciones Técnicas Servicio Técnico y mantenimiento Seguridad Eléctrica y Mecánica Educación y Entrenamiento Documentación Garantía Instalación y Pruebas de Aceptación

30 Fin del paso 2 Distribuir los documentos de licitación a los vendedores RELAJARSE!

31 Mientras tanto el vendedor debería preparar y proporcionar Especificaciones Comerciales : Precio Pago Garantía Seguro de responsabilidad para los instaladores Derecho de rechazar o quitar el equipo

32 Qué debiera especificar el vendedor? Especificaciones Mecánicas Especificaciones Radiológicas Mesa de Tratamiento Consola de operaciones Accesorios Características de Seguridad

33 Qué debiera especificar el vendedor?..y más: Lista de usuarios y visitas a los sitios Fiabilidad (por ejemplo, 95%) Tiempo de respuesta de servicio y seguimiento Manuales de Servicio Actualización Fecha de entrega, instalación y puesta a punto Carga de suelos, ascensores y puertas Requisitos Eléctricos

34 La decisión: Qué equipo cumple con nuestros requisitos?

35 La decisión Se pueden usar eficientemente el equipo y el software para todos los tipos de tratamiento que se piensan hacer? Son satisfactorias las especificaciones técnicas? El equipo es fácil de usar? El precio es razonable? La organización del servicio técnico es satisfactoria? Se ha incluido bien el entrenamiento requerido? Está claro cuando comienza la garantía, cuanto dura y qué incluye?

36 Visitas a los sitios donde ya se está usando esa tecnología...

37 La decisión- Fin del paso 3 Fabricante 1 + precio + parámetros técnicos - servicio - Sistema de computación Fabricante 2 + precio - Parámetros técnicos + servicio - Sistema de computación DOCUMENTO JUSTIFICATIVO Queremos este!!

38 PREPARAR EL DOCUMENTO DE ACUERDO

39 DOCUMENTO DE ACUERDO Especificar clara y detalladamente las especificaciones del acuerdo de implementación: Cuáles son las responsabilidades del usuario? Cuáles son las responsabilidades del vendedor? Qué documentos son válidos? Fecha de entrega Modo de pago Garantía Firmar el contrato Hacer la instalación Realizar las pruebas de aceptación

40 Instalación del equipamiento Espacio suficiente Energía eléctrica Factores ambientales (temperatura, humedad, polución del aire) Blindaje estructural Verificar la ejecución

41 Pruebas de Aceptación Verificar que la máquina cumple todas las especificaciones dadas por el fabricante y que estas están de acuerdo con los requisitos de la compra. Además, la unidad debe cumplir TODOS los requisitos de seguridad establecidos en las normativas nacionales y/o internacionales (Ej. Documentos IEC)

42 Puesta en Servicio Asegurar que la unidad está apta para ser usado en pacientes dentro de un departamento determinado. Esto incluye preparación de planificación de los datos y su verificación.

43 Consideraciones Operacionales Las pruebas de aceptación y la puesta en servicio se deben realizar antes del uso en pacientes por expertos adecuadamente capacitados. Se establecerá un programa de garantía de la calidad integral con la participación de los expertos calificados apropiados en los diferentes campos.

44 MANTENIMIENTO El mantenimiento regular resultará en: Incremento de la calidad del servicio médico prestado Aumento de la productividad del servicio Incremento de la seguridad del paciente Incremento del tiempo de vida útil del equipo Protección de la inversión

45 Consideraciones de mantenimiento específicas para equipos de radiomedicina Verificar la ejecución del programa de mantenimiento. Normalmente lo hace el físico médico Adoptar medidas para prevenir el uso del equipo durante períodos de mantenimiento Notificar al físico médico cada vez que haya una reparación, independientemente de su magnitud.

46 Consideraciones de mantenimiento específicas para equipos de radiomedicina El físico médico debe asegurar que se realicen las pruebas y las medidas necesarias antes de que el equipo vuelva a funcionar Contar con un contrato de servicio que cubra el mantenimiento preventivo, particularmente cuando el fabricante provee las partes del equipo y el experto Mantener un archivo de servicio durante la vida útil del equipo o por el tiempo especificado por la Autoridad Reguladora.

47 MUCHAS GRACIAS Pablo Jiménez Asesor Regional en Salud Radiológica