9 de setiembre, 2014 AIG-085. Licenciado Manuel Martínez Sequeira GERENTE DIVISIÓN DE GESTIÓN DE APOYO. Estimado señor:

Transcripción

1 9 de setiembre, 2014 AIG-085 Licenciado Manuel Martínez Sequeira GERENTE DIVISIÓN DE GESTIÓN DE APOYO Estimado señor: Asunto: Remisión del informe I-AIG De conformidad con el Plan de Trabajo de esta Auditoría Interna se emite el informe, No. I-AIG , intitulado Prueba de Activos Sensibles, Armas el cual se adjunta a este oficio. Al respecto, es menester destacar que el borrador de este informe de previo a su formal remisión, fue hecho de su conocimiento mediante oficio AIG-083 del 27 de agosto del año en curso, la reunión final de discusión que establece el artículo 41 del Reglamento de Organización y Funcionamiento de esta Auditoría no se realizó ya que esa Gerencia no lo consideró necesario. Es importante manifestarle que en el artículo No. 36 de la Ley General de Control Interno 1, se regulan los demás mecanismos procedimentales a seguir para los informes de auditoría dirigidos a los titulares subordinados en caso de discrepancia. Dicho artículo se transcribe de seguido: Artículo 36. Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados. b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo 1 No. 8292, vigente a partir del 04/09/02. T: (506) F: (506) C: contraloria.general@cgr.go.cr S: Apdo , San José, Costa Rica

2 Lic. Manuel Martínez Sequeira 2 9 de setiembre, 2014 conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda. De aceptarse las recomendaciones giradas, favor suministrar copia de las órdenes emitidas dentro de los próximos diez días hábiles, contados a partir del día siguiente al recibo del presente informe2, para que los funcionarios responsables cumplan con lo recomendado por esta Auditoría Interna. Favor remitir a esta Auditoría, dentro de los treinta días hábiles posteriores a la fecha en que se emitieron esas órdenes, copia electrónica del Plan de Acciones para implantar dichas recomendaciones, de acuerdo con el formato adjunto a este oficio, el cual debe ser completado por esa Administración. Dado que ese Plan de Acciones, es la base para el seguimiento que al respecto corresponde a esta Auditoría, se solicita remitirlo en versión Excel y PDF, y que las modificaciones que a futuro se requieran, se notifiquen con su correspondiente justificación, previo al vencimiento de las fechas establecidas en éste. En lo que respecta al Módulo Gestor de Seguimiento, favor incorporar, dentro de los cinco días hábiles posteriores a la asignación que por correo electrónico remitirá esta Auditoría, el citado Plan y mantener actualizada la información que en éste se pide. Por último, respetuosamente se advierte sobre las posibles responsabilidades en que se puede incurrir por el incumplimiento injustificado de los deberes asignados en dicha Ley, según lo establece su artículo No. 39. Atentamente, Firmado digitalmente Mercedes Campos Alpízar Máster Mercedes Campos Alpízar Auditora Interna Adjunto: Informe I-AIG y formato Plan de Acciones MCA/yrg Ce: Copiador 2 Ley General de Control Interno. Artículo 17., d). T: (506) F: (506) C: contraloria.general@cgr.go.cr S: Apdo , San José, Costa Rica

3 I-AIG PRUEBA DE ACTIVOS SENSIBLES, ARMAS Setiembre, 2014

4 AUDITORIA INTERNA INFORME I-AIG PRUEBA DE ACTIVOS SENSIBLES, ARMAS Contenido 1 INTRODUCCIÓN ORIGEN DEL ESTUDIO OBJETIVO ALCANCE DEL ESTUDIO VALOR AGREGADO GENERALIDADES DEL ESTUDIO RESULTADOS Y RECOMENDACIONES DEL ESTUDIO GUÍAS O PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE ARMAS DE FUEGO RECOMENDACIÓN A LA JEFATURA DE LA UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES INVENTARIO DE ARMAS RECOMENDACIÓN A LA JEFATURA DE LA UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES INSCRIPCIÓN DE ARMAS RECOMENDACIÓN A LA JEFATURA DE LA UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES CONCLUSIÓN OBSERVACIONES DE LA ADMINISTRACIÓN... 8

5 AUDITORIA INTERNA INFORME I-AIG PRUEBA DE ACTIVOS SENSIBLES, ARMAS 1 INTRODUCCIÓN 1.1 ORIGEN DEL ESTUDIO La realización de este estudio de auditoría tiene su origen en el Plan General de la Auditoría Interna OBJETIVO El objetivo General del presente estudio fue el de analizar la custodia, estado de conservación y cantidad de las armas de fuego propiedad del Órgano Contralor, utilizadas por los Oficiales de Seguridad que laboran en la Institución, al efecto de proponer las opciones de mejora que se estimen pertinentes. Los objetivos específicos fueron los siguientes: Constatar la custodia correcta y conservación de las armas registradas en el sistema de activos institucionales. Verificar la inscripción que corresponde en el Departamento de Control de Armas y Explosivos de la Dirección General de Armamento del Ministerio de Seguridad Pública. 1.3 ALCANCE DEL ESTUDIO El período objeto de estudio comprendió el segundo semestre del año 2013 y abarcó la totalidad de las armas registradas en el Sistema de Activos Institucionales al 31 de diciembre de Entre otra normativa de control interno de aplicación general, se utilizó, en lo aplicable, La Ley General de Control Interno No. 8292, las Normas de Control Interno, la Ley de Armas y Explosivos, No y su Reglamento. El estudio se efectuó de acuerdo con las Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna, el Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público y el Manual de Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público. 1

6 1.4 VALOR AGREGADO Con este estudio la Auditoría Interna pretende coadyuvar a una mejor gestión en cuanto al control de armas de fuego empleadas por los Oficiales de Seguridad de la Institución y con ello lograr un mejor aprovechamiento de recursos. 1.5 GENERALIDADES DEL ESTUDIO. En la revisión sobre las armas de fuego propiedad de la institución, fue posible determinar que este tipo de activos sensibles están sometidos a lo establecido en la Ley de Armas y Explosivos No la cual señala que un arma es un... Instrumento útil en la lucha que mantiene o aumenta la fuerza propia; especialmente referida al arma de fuego además, dicha Ley apunta que para portar un arma es necesario contar con un permiso especial emitido por el Departamento de Control de Armas y Explosivos de la Dirección General de Armamento del Ministerio de Seguridad Pública. Es pertinente destacar que para este estudio, se contó con una importante colaboración y disposición de los Oficiales de Seguridad y del funcionario que realiza las actividades de coordinación, la diligencia de este grupo permitió constatar el recaudo efectivo que permiten los medios existentes relativos a estos bienes y la vigencia de los permisos de portación de armas de quienes utilizan armas de fuego. Por otra parte se deja constancia que de acuerdo con lo indicado por diferentes Oficiales de Seguridad, la antes llamada Unidad de Gestión Administrativa, ha realizado un esfuerzo sostenido en el tiempo para llevar a cabo actividades de capacitación y prácticas de tiro que han propiciado un mejor desempeño de las actividades de esos funcionarios en la salvaguarda de las personas y bienes de la Institución así como del manejo de equipo dotado por la Institución. 2 RESULTADOS Y RECOMENDACIONES DEL ESTUDIO Si bien la Institución en la instancia de la actual Unidad de Servicios Generales ha realizado esfuerzos importantes para mejorar los diferentes dispositivos de seguridad existentes, ello no es óbice para indicar que respecto de la administración de los activos denominados armas de fuego se presentan algunas oportunidades de mejora, que se comentan continuación: 2.1 GUÍAS O PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE ARMAS DE FUEGO. Aunque se observaron prácticas e instrucciones relacionadas con la orientación en el manejo de las armas, se determinó la necesidad de que existan guías de trabajo o procedimientos escritos, que se mantengan debidamente oficializadas y actualizadas, y que además, sean del conocimiento, fácil acceso y uso por parte el personal involucrado. Entre otra información no menos relevante, estos documentos deberían 2

7 contemplar las políticas y pautas institucionales relacionadas con la custodia, conservación, manipulación, entrega y uso de las armas y municiones de la Institución; incluidas, las diferentes actividades que deberán observar los funcionarios de seguridad en cuanto al manejo de esos activos en el cumplimiento de su deber. Lo anterior, teniendo en cuenta el ordenamiento, que en particular refiera a la gestión y control de este tipo de activos sensibles, entre otros en la citada Ley de Armas y su Reglamento; considerando además otra normativa que regula el control de activos, como por ejemplo; los deberes respecto de los componentes funcionales del sistema de control interno, referidos en la Ley General de Control Interno y las normas respectivas, en este caso, con énfasis en la documentación de los controles, tal y como se prescribe a continuación: Artículo 15. Actividades de control. Respecto de las actividades de control, serán deberes del jerarca y de los titulares subordinados, entre otros, los siguientes:/a) Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente, las políticas, las normas y los procedimientos de control que garanticen el cumplimiento del sistema de control interno institucional y la prevención de todo aspecto que conlleve a desviar los objetivos y las metas trazados por la institución en el desempeño de sus funciones./b) Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente tanto las políticas como los procedimientos que definan claramente, entre otros asuntos, los siguientes:/i. La autoridad y responsabilidad de los funcionarios encargados de autorizar y aprobar las operaciones de la institución./ii. La protección y conservación de todos los activos institucionales./iii. El diseño y uso de documentos y registros que coadyuven en la anotación adecuada de las transacciones y los hechos significativos que se realicen en la institución. Los documentos y registros deberán ser administrados y mantenidos apropiadamente./iv. La conciliación periódica de registros, para verificar su exactitud y determinar y enmendar errores u omisiones que puedan haberse cometido./v. Los controles generales comunes a todos los sistemas de información computarizados y los controles de aplicación específicos para el procesamiento de datos con software de aplicación.. La ausencia de esas guías por escrito, no permite contar con un marco de referencia de sanas prácticas sobre la orientación institucional pretendida para la gestión y el control de tales activos, lo cual impide que el personal responsable, cuente con un marco de criterios institucionales sólido, a fin de formar y orientar razonablemente el trabajo de personal nuevo y el reforzamiento de las actuaciones de los responsables de realizar las funciones relacionadas con la seguridad y el control de tales activos, como tampoco, provee los criterios para la supervisión y evaluación del cumplimiento razonable de sanas prácticas y la orientación que sobre la materia pretende la institución, todo dentro del ordenamiento jurídico pertinente. De manera, que los funcionarios a cargo de la Seguridad Institucional, tengan claro en todo momento como proceder en el manejo de un activo tan sensible como lo es un arma de fuego. 3

8 Adicionalmente, teniendo que los Oficiales de Seguridad de esta Contraloría General, son la principal línea de defensa ante situaciones no deseadas que se pudieran presentar contra la integridad física de los funcionarios, visitantes o de daños a los bienes institucionales, su accionar debe estar debidamente documentado y delimitado, ya que el portar y tener la capacidad y facultad para accionar un arma de fuego es una labor que debe estar claramente regulada, para evitar posibles problemas que por lo general conllevan implicaciones legales, ya que este tipo de bienes constituye un tipo particular que está sometido a las regulaciones establecidas en la Ley de Armas y Explosivos No y su reglamento RECOMENDACIÓN A LA JEFATURA DE LA UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES Proceder a emitir y oficializar guías de trabajo o procedimientos, que direccionen apropiadamente el trabajo del personal involucrado en la Seguridad Institucional, particularmente, en la gestión y control de las armas de fuego, según se comentó; particularmente, en cuanto a la custodia, conservación, manipulación, entrega y uso de las armas y municiones de la Institución por parte de los funcionarios de esta Contraloría General, incluyendo aquellos habilitados mediante el respectivo permiso de portación emitido por el Departamento de Control de Armas y Explosivos de la Dirección General de Armamento del Ministerio de Seguridad Pública. 2.2 INVENTARIO DE ARMAS Para la determinación de la totalidad de armas de fuego propiedad de la Institución se procedió a realizar un inventario físico de las mismas, utilizando para su verificación un reporte del Sistema de Activos Fijos. Durante el inventario se visitaron diferentes puestos de trabajo de los Oficiales de Seguridad, a saber; puesto 07, caseta de parqueo de visitantes; puesto 03, Recepción de la entrada principal del edificio; puesto 05, Planta baja ascensores. Se corroboró que esta Contraloría General cuenta con 25 armas de fuego, ese total de armas está compuesto por 10 revólver calibre treinta y ocho especial, 13 pistolas nueve milímetros y 2 escopetas calibre doce. De esas armas se encuentran en mal estado, 2 revólver calibre treinta y ocho especial y 3 pistolas nueve milímetros. Se solicitó a la Unidad de Almacén un detalle de las municiones compradas por la Institución y de los movimientos o entregas para uso en las diferentes armas; encontrándose que, para el caso de los revolver treinta y ocho milímetros las últimas compras de municiones datan del 17 de diciembre de 2009 y la fecha del último retiro de munición de la Unidad de Almacén, fue el 15 de junio de Para las escopetas calibre doce, la última compra data del 17 de diciembre de 2009 y el último retiro del almacén de municiones se tramitó el 22 de marzo de Al respecto, se observó falta de ambos tipos de municiones. 4

9 Resultando que a la fecha de la revisión de esta Auditoría Interna, se cuenta con 2 revólver y 3 pistolas en mal estado que requieren de atención por parte de los responsables; asimismo, el movimiento de las municiones para los revólver calibre treinta y ocho, así como el de la escopetas, evidencian que estas armas podrían estar entrando en desuso u obsolescencia, en ambos casos con el consecuente deterioro y eventual insuficiencia de estos activos para la atención del proceso de capacitación y seguridad que se requieren. Determinándose así, que del total de las 25 armas, actualmente se utilizan 10 pistolas nueve milímetros. Respecto del control interno que debe realizarse sobre este y cualquier otro tipo de bien institucional conviene señalar que las Normas de control interno para el Sector Público (N CO-DFOE) indican en lo de interés lo siguiente: Regulaciones para la administración de activos/ El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer, actualizar y comunicar las regulaciones pertinentes con respecto al uso, conservación y custodia de los activos pertenecientes a la institución./deben considerarse al menos los siguientes asuntos:/a.la programación de las necesidades de determinados activos, tanto para efectos de coordinación con las instancias usuarias, como para la previsión de sustituciones, reparaciones y otros eventos./ /e. El cumplimiento de requerimientos legales asociados a determinados activos, tales como inscripción, placas y distintivos./.../g. El tratamiento de activos obsoletos, en desuso o que requieran reparaciones costosas.. Lo antes transcrito reviste vital importancia ya que tal normativa expresamente indica la responsabilidad de la administración, tanto de reparar los activos dañados como de establecer cuál debe ser el tratamiento de los activos obsoletos o en desuso, por otra parte es importante señalar que la administración de este tipo de activos es de suma relevancia pues es la primera herramienta con la cual los funcionarios a cargo de la seguridad institucional cuentan para salvaguardar tanto la integridad de los funcionarios de esta Contraloría General como los bienes propiedad de ésta RECOMENDACIÓN A LA JEFATURA DE LA UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES. Establecer, conforme a lo descrito sobre las armas en mal estado y la falta de uso de otras, el tratamiento que se seguirá según lo prescribe el ordenamiento y las necesidades reales de la institución respecto de esos activos. 2.3 INSCRIPCIÓN DE ARMAS Durante la ejecución de este estudio también se procedió a realizar una verificación de las armas contra los documentos de registro de armas del Departamento de Control de Armas y Explosivos de la Dirección General de Armamento del Ministerio de Seguridad Pública suministrada por la administración a esta Auditoría 5

10 Interna, en esta comparación inicialmente no fue posible localizar el registro de las siguientes armas: Descripción Serial Revolver, Taurus, 38 Especial E Pistola, Smith-Wesson, 9mm para 15 tiros, con magazine de repuesto VJB7343 Por otra parte, en el documento de registro de la pistola Tanfoglio 9mm, se indica AB y en el arma se consigna la serie AB35005, lo cual provoca una diferencia de un 0 entre ambos números. Esas situaciones fueron comunicadas verbalmente a la Administración, la que procedió a solicitar una certificación de las armas registradas en el Departamento de Control de Armas y Explosivos de la Dirección General de Armamento del Ministerio de Seguridad Pública, documento que fue cotejado de nuevo con los activos objeto de este comentario, determinándose nuevamente una diferencia en la Pistola Smith & Wesson de 9 mm serie VJL2010, pues el Departamento antes mencionado, consignó en la certificación VJL20 como número de serie, situación que provoca diferencia en el registro oficial de armas y el activo como tal. Sobre el particular es importante mencionar que el Reglamento a la Ley de Armas y Explosivos No SP en lo de interés señala lo siguiente: Artículo 25. / OBLIGACION DE LAS PERSONAS JURIDICAS Toda persona jurídica, que adquiera una o más armas permitidas, de cualquier tipo, está obligada a solicitar su inscripción al Departamento, o en las oficinas auxiliares autorizadas. La solicitud se hará personalmente por su representante legal o mediante escrito debidamente autenticado, indicando, nombre, apellidos, número de cédula de identidad, número de cédula jurídica, dirección exacta del solicitante, el tipo, marca, calibre, modelo y serie del arma a inscribir. Deberá adjuntarse además fotocopia de cédula de identidad o de residencia, dos fotografías tamaño pasaporte del representante legal, incluyendo: su condición, nombre de la sociedad, número de cédula jurídica vigente, certificación original de la personería jurídica. Si bien la administración además de cumplir con la inscripción de las armas en el Departamento indicado y en atención a la Ley de Armas, de manera semestral reporta a la Dirección General de Armamento cada una de las armas fuego que posee, ello no es óbice para que corrobore si las armas de fuego propiedad de la Institución están correctamente registradas en el Departamento de Control de Armas y Explosivos y en 6

11 los casos de diferencias, proceder con la prontitud requerida a tramitar la corrección pertinente, con ello evitar diferencias con los activos y su inscripción realizada por ese Departamento, según se comentó RECOMENDACIÓN A LA JEFATURA DE LA UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES. Girar las instrucciones a quien corresponda, para que se mantenga una supervisión adecuada sobre la inscripción de las armas propiedad de la Institución en el Departamento de Control de Armas y Explosivos, de manera que se mantenga correcto y en caso de que se detecten diferencias proceder oportunamente a su corrección. Asimismo, remitir en el menor tiempo posible a la Auditoría Interna, la información donde conste la corrección del registro relacionado con la Pistola Smith & Wesson de 9 mm serie VJL2010, comentada en este punto. 3 CONCLUSIÓN Mediante el presente estudio, conforme a los objetivos planteada, se logró analizar lo relativo a la custodia, estado de conservación y cantidad de armas de fuego de la Contraloría General, así como su inscripción en el Departamento de Control de Armas y Explosivos de la Dirección General de Armamento del Ministerio de Seguridad Pública. Al respecto, se observó que la División de Gestión de Apoyo ha realizado esfuerzos importantes para la administración de las armas de fuego, así como para la dotación de conocimientos, entre otros, mediante la realización de capacitaciones y prácticas de tiro a los funcionarios a cargo de las labores de seguridad, no obstante, se presentan algunas opciones de mejora tendientes a coadyuvar al fortalecimiento de la regulación de la gestión y control de esas armas y sus municiones. Así por ejemplo; se observó la necesidad de guías de trabajo o procedimientos escritos, debidamente oficializadas y de fácil acceso para los Oficiales de Seguridad y otro personal responsable, que entre otros contengan las pautas institucionales relacionadas con la custodia, conservación, manipulación, entrega y uso de armas por los responsables. Se determinaron algunas diferencias en los números de matrículas de las armas y la información de las inscripciones en el Departamento de Control de Armas y Explosivos de la Dirección General de Armamento del Ministerio de Seguridad Pública, asignación que por Ley deben cumplir todos los poseedores de este tipo de bienes, por consiguiente es importante que se establezcan oportunos mecanismos de detección y corrección respectivos. Se observó además, que un porcentaje superior al 50% de las armas no está siendo utilizado, ya sea porque no se tienen municiones de ciertos calibres o porque se encuentran en mal estado, lo cual amerita su atención. 7

12 4 OBSERVACIONES DE LA ADMINISTRACIÓN De conformidad con los artículos 40 y 41 del Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna, el borrador del presente Informe fue remitido 1 al Licenciado Manuel Martínez Sequeira, Gerente de la División de Gestión de Apoyo, previo a la conferencia final, ello con la finalidad de propiciar una mayor comprensión y análisis de su contenido y brindarle un debido soporte a las observaciones escritas y a los comentarios a realizar en esa conferencia. Sobre el particular, el pasado 5 de setiembre mediante la nota DGA-0100, el Licenciado Martínez indicó que no consideraba necesario efectuar la conferencia final. 1 Mediante oficio No. AIG