PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2015

Transcripción

1 PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2015

2 INTRODUCCIÓN Empresas Públicas de Amagá S.A E.S.P en cumplimiento a lo previsto en los artículos 73 de la Ley 1474 de 2011 que establece que cada entidad del orden nacional, departamental y municipal deberá elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano y en el artículo 76 que define que en toda entidad pública, deberá existir por lo menos una dependencia encargada de recibir, tramitar y resolver las quejas, sugerencias y reclamos que los ciudadanos formulen, y que se relacionen con el cumplimiento de la misión de la entidad ha elaborado el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano el cual contiene el mapa de riesgos de corrupción y las medidas para controlarlos y evitarlos, las medidas anti trámites a implementar, el procedimiento para la rendición de cuentas y los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano. Este plan se convierte en una herramienta administrativa que permitirá cerrar espacios propensos para la corrupción dentro de la entidad y propiciar espacios de participación y control social para la vigilancia del quehacer del institucional.

3 MARCO LEGAL LEY 1474 DE JULIO 12 DE 2011 Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de Prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. Capítulo Sexto: Políticas Institucionales y Pedagógicas Artículo 73. Plan anticorrupción y de atención al ciudadano. Cada entidad del orden nacional, departamental y municipal deberá elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano. Dicha estrategia contemplará, entre otras cosas, el mapa de riesgos de corrupción en la respectiva entidad, las medidas concretas para mitigar esos riesgos, las estrategias anti trámites y los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano. El Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha Contra la Corrupción señalará una metodología para diseñar y hacerle seguimiento a la señalada estrategia. Parágrafo. En aquellas entidades donde se tenga implementado un sistema integral de administración de riesgos, se podrá validar la metodología de este sistema con la definida por el Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha Contra la Corrupción. DECRETO 2641 DE 2012 Por el cual se reglamentan los artículos 73 y 76 de la Ley 1474 de 2011 Artículo 4. La máxima autoridad de la entidad u organismo velará directamente porque se implementen debidamente las disposiciones contenidas en el documento de "Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano". La consolidación del plan anticorrupción y de atención al ciudadano, estará a cargo de la oficina de planeación de las entidades o quien haga sus veces, quienes además servirán de facilitadores para todo el proceso de elaboración del mismo.

4 CONTENIDO 1. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN Y ACCIONES PARA SU MANEJO. La identificación de los riesgos de corrupción se realiza de la misma manera como se hace en la metodología de riesgos de los procesos, los responsables mediante una lluvia de ideas y después de conocer el objetivo se listan los riesgos de corrupción. DEFINICIÓN RIESGO DE CORRUPCIÓN. Se entiende por Riesgo de Corrupción la posibilidad de que por acción u omisión, mediante el uso indebido del poder, de los recursos o de la información, se lesionen los intereses de una entidad y en consecuencia del Estado, para la obtención de un beneficio particular. DESCRIPCIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN. El riesgo debe estar descrito de manera clara, sin que su redacción dé lugar a ambigüedades o confusiones con la causa generadora de los mismos. ESTABLECER LAS CAUSAS. Es necesario identificar las DEBILIDADES (factores internos) y las AMENAZAS (factores externos) que pueden influir en los procesos y procedimientos que generan una mayor vulnerabilidad frente a riesgos de corrupción. Se busca de manera general identificar un conjunto sistemático de situaciones que por sus características, pueden originar prácticas corruptas, asociándolas a cada uno de los procesos y procedimientos de la respectiva entidad. ANÁLISIS DEL RIESGO: Probabilidad de materialización de los riesgos de corrupción. El análisis del riesgo busca determinar el grado en el cual se puede materializar un evento. La probabilidad hace referencia a la oportunidad de que algo suceda, medido o determinado de manera objetiva (basado en datos y hechos históricos) o subjetiva (bajo criterios de experiencia o experticia de quien analiza), utilizando términos generales o matemáticos (como la probabilidad numérica) o la frecuencia en un periodo de tiempo determinado. Para la probabilidad de materialización de los riesgos de corrupción se considerarán los siguientes criterios:

5 CALIFICACIÓN DE LA PROBABILIDAD VALOR FRECUENCIA DESCRIPCIÓN E 1 Raro Puede ocurrir sólo en circunstancias excepcionales D 2 Improbable Pudo ocurrir en algún momento C 3 Moderado Podría ocurrir en algún momento B 4 Probable Probablemente ocurrirá en la mayoría de las circunstancias A 5 Casi certeza Se espera que ocurra en la mayoría de las circunstancias Impacto de materialización de los riesgos de corrupción En cuanto al impacto o consecuencia, este se refiere al resultado de un evento que afecta los objetivos. Un evento puede generar un rango de consecuencias, las cuales se pueden expresar cualitativa o cuantitativamente. Las consecuencias iniciales pueden escalar a través de efectos secundarios. Para el análisis propuesto, el impacto de la materialización de un riesgo de corrupción es único, por cuanto lesiona la imagen, la credibilidad, la transparencia y la probidad de las entidades y del Estado, afectando los recursos públicos, la confianza y el cumplimiento de las funciones de la administración, siendo por tanto inaceptable la materialización de un riesgo de corrupción VALORACIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN. Una vez identificados los riesgos de corrupción, la entidad debe establecer los controles teniendo en cuenta: Controles preventivos, que disminuyen la probabilidad de ocurrencia o materialización del riesgo; y Controles correctivos, que buscan combatir o eliminar las causas que lo generaron, en caso de materializarse. Criterios para la valoración de los riesgos de acuerdo a los controles: CRITERIOS VALORACIÓN DEL RIESGO No existen controles Se mantiene el resultado de la evaluación antes de controles Los controles existentes no son efectivos Se mantiene el resultado de la evaluación antes de controles Los controles existentes son efectivos pero no están documentados Cambia el resultado a una casilla inferior de la matriz de evaluación antes de controles (el desplazamiento depende de sí el control afecta el impacto o la probabilidad) Los controles son efectivos y están documentados. Pasa a escala inferior (el desplazamiento depende de si el control afecta el impacto o la probabilidad De acuerdo al resultado del análisis efectuado al control que se haya propuesto, el responsable del proceso determina si es pertinente o si requiere del establecimiento de controles adicionales o complementarios, con el fin de evitar o prevenir el riesgo.

6 POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN. La política de administración de riesgos es el conjunto de actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización con respecto al riesgo. Las políticas de administración de riesgo en EPAMA S.A E.S.P están encaminadas a prevenir la materialización de los riegos. Después de valorar los riesgos los responsables de los procesos de acuerdo a la naturaleza de la empresa, a la disponibilidad de recursos, a los proyectos de los planes de acción definen acciones para reducir el riesgo, es decir, se toman medidas encaminadas a disminuir la probabilidad (medidas de prevención). SEGUIMIENTO DE LOS RIESGOS DE CORRUPCIÓN. El seguimiento a los controles definidos para minimizar prevenir la materialización de los riesgos en EPAMA S.A E.A.P se realiza dos (2) veces al año, esto es con corte a junio 30y diciembre 31. MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN. El mapa de riesgos de corrupción y las medidas para mitigarlos, se elabora conjuntamente con el mapa de riesgos de los procesos definidos en la entidad dentro de su sistema de gestión de Calidad. 2. ESTRATEGIA ANTITRÁMITES. EPAMA S.A E.S. en busca de implementar mecanismos encaminados a la racionalización de trámites que permitan el respeto y trato digno al ciudadano, facilitar la gestión de los servidores públicos, mejorar la competitividad y modernizar los procesos ha iniciado una serie de actividades consecuentes así: Identificación de elementos que integran los trámites y procedimientos con el fin de evaluar la pertinencia, importancia y valor agregado para el usuario. Análisis normativo consistente en realizar un riguroso análisis jurídico de los soportes legales de cada trámite, para evitar futuras reclamaciones o demandas, que puedan afectar el proceso de racionalización de trámites, Análisis de la estructura de los trámites, número de pasos y requisitos o documentos innecesarios exigibles al ciudadano, costos: cantidad de recursos que invierte la entidad para la ejecución del trámite, tiempo: duración entre la solicitud y la entrega del bien o servicio, entre otros para su racionalización. 1. IDENTIFICACIÓN DE TRÁMITES:

7 Servicio de Acueducto y Alcantarillado: Cambio de diámetro de acometida y medidor Cambio o modificación en la acometida o medidor Factibilidad para planes parciales Información redes existentes Instalación de medidores individuales y cambio clase de acometida para clientes multiusuarios Instalación nueva para servicio temporal constructores Retiro del servicio por demolición o servicio temporal de aguas Solicitud de certificación de factibilidad de servicios Solicitud de servicio temporal Solicitud de servicios de acueducto y alcantarillado Solicitud de supervisión para la construcción de redes Solicitud de revisión de diseños conceptual de redes locales Solicitud de revisión de diseños definitivos para redes locales Solicitud proyecto de habilitación vivienda aguas. Cambio de estrato Cambio de suscriptor Corregir dirección de prestación del servicio Duplicado de factura Financiación Quejas Reclamo Recurso Retiro del servicio Servicio de Aseo Solicitud cambio de tipo de suscriptor Exención tarifa por no recolección puerta a puerta 2. ANALISIS NORMATIVO Esta etapa se llevara a cabo por etapas, la primera comprenderá el análisis de la base legal de los tramites de los servicios de acueducto, la segunda fase se desarrollara con los relacionados con el servicio de alcantarillado y la tercera fase con los trámites y

8 servicios de aseo. En estas etapas se considerara la asesoría y acompañamiento de un asesor jurídico. Se presentaran las propuestas de ajustes si es del caso las cuales deben ser presentadas y aprobadas por el Gerente General de la Sociedad. El análisis de la estructura de los trámites se realizara paralelamente con las fases de análisis normativo. ETAPA Fase 1 Fase 2 Fase 3 PERIODO DE EJECUCIÓN Mayo julio 2015 Agosto - Octubre Noviembre Diciembre de 2015 NORMALIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS EPAMA S.A E.S.P vela por la estandarización de los trámites, después de surtidas las etapas de identificación y de análisis, se define y documentan los requisitos y los pasos para llevar a cabo el trámite. La entidad en el año 2016 entrara en un proceso de identificación de necesidades de modernización de las comunicaciones, puntos y medios de atención, reducción de tiempo en puntos de atención, seguimiento del estado del trámite por internet y teléfonos móviles y automatización en relación con el uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación -TIC, para apoyar y optimizar los procesos que soportan los trámites. Así mismo, se analizara la modernización interna de la entidad mediante la adopción de herramientas tecnológicas (Hardware, Software y comunicaciones), que conllevan a la agilización de los procesos. Actualmente la entidad ha iniciado la disposición de formatos para el inicio de trámites y servicios en la página Web, formularios que no tienen costo alguno.

9 3. RENDICIÓN DE CUENTAS. El documento Conpes 3654 del 12 de abril de 2010, señala que la rendición de cuentas es una expresión de control social, que comprende acciones de petición de información y de explicaciones, así como la evaluación de la gestión, y que busca la transparencia de la gestión de la administración pública para lograr la adopción de los principios de Buen Gobierno. Más allá de ser una práctica periódica de audiencias públicas, la rendición de cuentas a la ciudadanía debe ser un ejercicio permanente que se oriente a afianzar la relación Estado ciudadano. De conformidad con el artículo 78 del Estatuto Anticorrupción todas las entidades y organismos de la Administración Pública deben rendir cuentas de manera permanente a la ciudadanía. DISPOSICIÓN DE INFORMACIÓN PÚBLICA EPAMA S.A E.S.P expone, difunde datos, información de interés general, informes de gestión, funciones de la entidad y del servidores en la página Web, en medios televisivos, radiales, medios escritos de alta circulación, en cartelera en la oficina de atención al ciudadano, en el sistema único de información de servicios públicos SUI, plataforma de gestión transparente de la Contraloría General de Antioquia y en el SECOP.

10 El derecho de petición como un deber fundamental de todo ciudadano es otro mecanismo que la empresa respeta al responder oportunamente con información clara y veraz a la comunidad. Dentro de la planeación estratégica de la entidad la empresa elabora y evalúa cada vigencia el plan de comunicaciones RENDICIÓN DE CUENTAS. EPAMA S.A E.S.P utiliza la herramienta de rendición de cuentas para dar a conocer los resultados de su gestión a los ciudadanos, la sociedad civil, otras entidades públicas y a los organismos de control, a partir de la promoción del diálogo. El ejercicio de la rendición de cuentas mediante audiencia pública se propone realizarlo el día nacional de rendición de cuentas 27 de agosto de cada año. La rendición de cuentas mediante audiencia pública se ha convertido en un instrumento que implica la obligación de informar y el derecho de ser informado, Es un proceso permanente y una relación de doble vía entre el gobierno, los ciudadanos y los actores interesados en los resultados y en la gestión pública. Los registros de rendición de cuentas se exponen para consulta en la página Web de la entidad. DESARROLLO INSTITUCIONAL PARA EL SERVICIO AL CIUDADANO. La empresa expone su portafolio de servicios en la página web de la entidad, el cual es actualizado y ajustado de manera permanente con el propósito que los usuarios actuales y potenciales suscriptores, grupos de interés y demás interesados conozcan los servicios y tramites que soportan el quehacer institucional. Las solicitudes y trámites se refieren a la prestación de los servicios públicos de acueducto, alcantarillado y aseo y las peticiones, quejas, sugerencias y felicitaciones que se desprendan de la prestación de dichos servicio. Dentro del sistema de gestión de la calidad de las empresas públicas de Amaga S.A E.S.P se ha definido el procedimiento para medir la satisfacción del ciudadano en relación con los trámites y servicios que presta la Entidad, los resultados son comunicados a nivel interno y externo a través de la rendición pública de cuentas. En la página Web también se descripción de los procedimientos, trámites y servicios de la entidad, tiempos de entrega de cada trámite o servicio, requisitos e indicaciones necesarios para que los ciudadanos puedan cumplir con sus obligaciones o ejercer sus derechos, horarios y puntos de atención, dependencia, nombre y cargo de los servidores a quien debe dirigirse en caso de una queja o un reclamo.

11 La entidad propende por afianzar la cultura de servicio al ciudadano en los servidores públicos, desarrollando competencias y habilidades para el servicio al ciudadano en los servidores públicos, mediante programas de capacitación y sensibilización. MECANISMO DE SEGUIMIENTO DECRETO 2641 DE 2012 Por el cual se reglamentan los artículos 73 y 76 de la Ley 1474 de Artículo 5. El mecanismo de seguimiento al cumplimiento de las orientaciones y obligaciones derivadas del mencionado documento, estará a cargo de las oficinas de control interno, para lo cual se publicará en la página web de la respectiva entidad, las actividades realizadas, de acuerdo con los parámetros establecidos. DANY ALONSO USMA ACOSTA Gerente General