INSTRUCTIVO LIBRO DE CLASES ELECTRÓNICO (LCE) SENCE

Transcripción

1 Pág.: 1 de 7 INSTRUCTIVO LIBRO DE CLASES ELECTRÓNICO (LCE) SENCE 1.- OBJETIVO Y ALCANCE Establecer los procedimientos para la implementación de libro de clases electrónico de SENCE, y uso para la toma y registro de asistencia de manera electrónica de alumnos de cursos y diplomados con código SENCE o de programas sociales de SENCE. 2.- DOCUMENTOS DE REFERENCIA - Resolución 4811 de SENCE. Obligatoriedad LCE. - Manual técnico integración vía Link, diciembre 2013, SENCE - Instructivo para liquidación de cursos del Programa Franquicia Tributaria considerando el uso del Libro de Clases Electrónico. 3.- DEFINICIONES SENCE : Servicio Nacional de Capacitación y Empleo.

2 Pág.: 2 de DESARROLLO Con el objeto de operacionalizar de manera más amigable los procesos de instalación del software y el uso de las plataformas y aplicaciones, hemos elaborado éste instructivo. A manera de complemento a la información proporcionada por el equipo de la DEC en jornada obligatoria de inducción sobre el LCE. Para ello le pedimos seguir las siguientes instrucciones: PRIMERA ETAPA: Instalación de software de instalación Ingresar a sitio web a través de Internet explorer. (Idealmente debe ser realizado antes de llegar a la sala de clases). Ingresar en opción: Descargar Instalador Y seguir paso a paso las instrucciones dadas en la Versión 5 del Instructivo de uso del Libro de Clases Electrónico. No olvidar desactivar el antivirus durante la instalación. SEGUNDA ETAPA: Toma de asistencia desde software Ir a aplicación ASISTENCIA- SENCE 2.2 descargada en el escritorio: Ingresar en opción: Operador : - Conectar huellero - Digitar rut de operador autorizado: Ingresa a opción descargar cursos, sección descargar cursos (SÓLO UNA VEZ): - Ingresar rut universidad: / franquicia tributaria - hacer clic en buscar, luego, - hacer clic (tic/v b ) frente a cada nombre de curso listado, y luego, - hacer clic en descargar - hacer clic en cerrar

3 Pág.: 3 de 7 Se sugiere seguir paso a paso las instrucciones dadas en Instructivo SENCE MANUAL DE USUARIO Libro de clases electrónico en la Página 10, 11, 12. Con esto se traspasan los datos a las siguientes secciones: Ingresar a opción pasar lista: - Hacer un clic en buscar, luego, - Hacer un clic sobre el nombre del curso (con su código) que desea registrar, luego - Ir a horario y seleccionar día y hora que registrará. - Hacer un clic en seleccionar - Seleccionar el relator e iniciar bloque, luego comienza la toma de asistencia de los alumnos - Hacer un clic sobre el nombre del alumno (cuadrado izquierdo de la pantalla) - Solicite al alumno coloque su dedo índice derecho sobre el lector biométrico (quite previamente el plástico) para autenticar. (Apareciendo la huella en cuadrado derecho de la pantalla). - Si aparece bajo la huella, en letras verdes, el rut del alumno y el mensaje entra a clase, los datos se transfieren de la zona izquierda a la derecha, lo que significa que el alumno está registrado como asistente en la clase en el horario seleccionado. - Si aparece bajo la huella, en letras rojas el mensaje no reconocido, debe enrolar y seguir las instrucciones del manual de usuario. Se sugiere seguir paso a paso las instrucciones dadas en Instructivo SENCE MANUAL DE USUARIO Libro de clases electrónico en las Páginas 13, 14, 15, 16, 17, 18 (enrolar).

4 Pág.: 4 de 7 Para finalizar el proceso de toma de asistencia, se debe abrir nuevamente la opción pasar lista, seleccionar el bloque de inicio de clases y repetir el procesos, comenzar con el relator y luego los alumnos, finalmente se puede cerrar la aplicación. Si en el proceso de toma de asistencia ocurren situaciones anómalas y no es posible registrar la asistencia de los alumnos, se debe dar inmediato aviso vía correo electrónico a la DEC, enviando adjunto al correo las imágenes con el print de pantalla que reporta el/los defectos. Esto permitirá desde nuestra Dirección gestionar con SENCE la generación de Ticket/s que serán enviados al cliente empresa junto a la factura, y certificado de asistencia generado electrónicamente. El registro de asistencia electrónico, quita inevitablemente minutos a las clases, dado que dependiendo del número de alumnos con SENCE, deberán todos registrarse al mismo tiempo. Por lo cual sugerimos agregar minutos adicionales a sus jornadas de clases, ya que el registro electrónico deja registro de horas reales asistidas por el alumno, quien de no cumplir con el 75% de asistencia pone en riesgo el reembolso a través de la franquicia tributaria de capacitación. TERCERA ETAPA: Subida asistencia e ingreso de actividades clase a clase: Conectar huellero (para autenticación administrador/relator) Ir a software de instalación aplicación ASISTENCIA- SENCE 2.2 descargada en el escritorio - Digite su Rut (administrador autorizado/rut) - Haga click en tic - Hacer click en informar asistencia. (aparecerá mensaje solicitando conectarse a internet). Ingresar a sitio web a través de Internet explorer. (para generar la vía de acceso de datos de asistencia hacia sitio web) - Ingrese a opción - Digite su Rut (administrador autorizado/rut) - Ingrese huella

5 Pág.: 5 de 7 Vuelva al software de instalación aplicación ASISTENCIA- SENCE 2.2 descargada en el escritorio - Ir a opción Información asistencia - Pinche curso correspondiente (se indica código nombre y otros datos del curso en fila de datos) - Hacer click en informar Vuelva a sitio web a través de Internet explorer. (para verificar descarga de datos de asistencia desde el sofware): - Ir a la opción REGISTRO DIARIO - Buscar el código de acción (6 dígitos) asociado al código SENCE del curso. Hacer clic en Buscar y esperar, o - Buscar en la lista el curso correspondiente. - Pinche botón +verde en curso correspondiente (aparecerán los datos) - Pinche botón +verde asociado al curso(aparecerá registro de asistencia) - En la ficha diaria de asistencia; a) Verifico que esté la asistencia ( asistió? Si) b) Ingresar número de horas de la clase c) Ingresar actividades clase a clase d) Hacer clik en la opción + Actividad. Y se desplegarán los datos en la ficha. Esta gestión puede ser realizada tanto por el administrador autorizado como el relator. Idealmente debe realizarlo el relator al término de la clase. Con esto a finalizado el proceso de ingreso de asistencia al nube electrónica. Importante: Para cada día de clase se debe registrar la asistencia de alumnos, al inicio y cierre de cada sesión, e ingresar las actividades del docente. La asistencia debe ser tomada al inicio y término de cada sesión. En un período de 20

6 Pág.: 6 de 7 minutos para no afectar el porcentaje de asistencia. Paralelamente al registro de asistencia electrónico, se solicitar generar registro de libro de clases en físico, para cada clase. 5.- CONTROL DE REGISTROS LCE Identificación Del registro Certificado de asistencia Tiempo Almacenamiento Protección Recuperación retención y disposición pta.com/users Clave acceso Clave acceso permanente pta.com/users Clave acceso Clave acceso permanente 6.- TABLA DE MODIFICACIONES Revisión Nº Pág. Modificada Motivo del cambio Incorpora Versión 4 - Instructivo de uso del Libro de Clases Electrónico. Se cambia el nombre del instructivo. Se agrega texto sobre la obligatoriedad de la jornada de inducción del LCE. Se incorpora Versión 5 - Instructivo de uso del Libro de Clases Electrónico, 18/02/2014. Se quita texto redundante. Se quita imagen con link acepta. Se introduce instrucciones sobre Para finalizar el proceso de toma de asistencia. Se inserta texto que incorpora instrucciones sobre situaciones anómalas. En ítem control de registros, se indica registros controlados. Se modifica texto que clarifica instrucción sobre el registro de asistencia diaria de alumnos y actividades Fecha Aprobación Enero Aprobó

7 Pág.: 7 de Todas Se quita administrativo en lista de distribución de profesional administrativo. Se incorporan datos asociados al control de los registros. Se indica sitio web de ed. continua en sección lista de distribución. Se modifica encabezado de página dado que cambia logo DEC Se actualiza lista de distribución, según LMDE LISTA DE DISTRIBUCIÓN A través de la página web de educación continua en Coordinadores y asistentes de programas de educación continua Director/a Educación Continua. Coordinador/a de Procesos y Calidad Profesional Administrativo Asistente 8.- ANEXOS Disponible en sistema on line.