Guía de apoyo para el uso de la Plataforma de Becas en CONACYT por los Coordinadores de Programa No Escolarizados

Transcripción

1 Guía de apoyo para el uso de la Plataforma de Becas en CONACYT por los Coordinadores de Programa No Escolarizados

2 Índice 1. Rubros que ampara la Beca 2. Requisitos 3. Postulación de becas (todo tipo) 4. Trámite de Cobro 5. Seguimiento al Desempeño del Becario (Captura de periodos lectivos, Desempeño Escolar, Carga masiva de desempeño académico de becas nacionales) 6. Seguimiento Administrativo (Suspensión, Reanudación, Cancelación, Conclusión, Cambio de Grado, Cambio de Programa, Cambio de Institución) Introducción a Becas Conacyt

3 Plataforma Becas CONACYT Glosario CVU. Número de Currículum Vitae Único BN. Becas Nacionales BM. Becas Mixtas Id. Número de referencia del programa en el PNPC/ o de Periodo lectivo IES/CII. Institución de Educación Superior / Centro o Institutos de Investigación Iconos Dar clic Adjuntar Encontrar / Buscar Documentos involucrados Documentos en web

4 1. Rubros que ampara la Beca Pago de colegiatura con límite de hasta por 5,000 pesos mensuales, en cada uno de los ciclos escolares de acuerdo a la vigencia oficial del programa de posgrado. Éstos son entregados a la IES/CII que postula la beca, a partir de la fecha establecida en la carta de asignación de beca y del convenio. El pago se realiza posteriormente a la fecha de inicio de la beca, de acuerdo a los periodos detallados en el calendario de la convocatoria de Programas No Escolarizados. La vigencia de las becas será por tiempo determinado, conforme al programa oficial de estudios registrado en el PNPC, sin que exceda los plazos establecidos en el Reglamento de Becas del CONACYT. Cuando el aspirante haya iniciado su programa de estudios previamente a la asignación de la beca, ésta sólo cubrirá el periodo faltante para concluirlos de acuerdo a la duración oficial de estudios, sin que dicho periodo exceda el plazo máximo establecido en el Reglamento de Becas CONACYT.

5 2. Requisitos Dar de alta su CVU Documentación Requerida Promedio Mínimo

6 3. Postulación de la Beca (Paso 1) Coordinador o Capturista Becas Solicitudes Registro de Solicitudes Postulación de Nacional y Mixta en Postulación Nacionales. Seleccionar la convocatoria No Escolarizada (Se puede buscar en el icono de la ). Elegir el programa al que corresponde y en Postulación. Teclear el CVU del solicitante a postular Seleccionar el nombre Si el sistema no detecta algún problema se habilitará la opción Prioridad Ingresar el numero de Prioridad en el signo de + para agregar una nueva solicitud Al final de cada postulación tiene la opción de dar en Guardar, o en su caso, hasta que culmine con la captura de todas las solicitudes. Una vez guardado se habilitará el icono Capturar Solicitud en cada postulante Llenar los Datos de Solicitud de Beca, y dependiendo del tipo convocatoria (Nota: Se recomienda en el botón Guardar al llenar los apartados correspondientes). En la pestaña Tutor se teclea el CVU correspondiente Posteriormente Guardar. Una vez completos los datos de la pestaña Datos Solicitud y Tutor se habilitará el botón Enviar notificación al Postulante CONACYT enviará por correo electrónico la notificación al solicitante para que complete información.

7 3. Postulación de la Beca (2do. paso) Solicitante (Estudiante) El solicitante (Alumno) debe revisar los datos capturados. En caso de existir alguna modificación a los mismos, se requiere en Rechazar Solicitud para regresar al Capturista quien corregirá y dará Enviar nuevamente. Si los datos son correctos, es necesario capturar las pestañas Dependientes, Contactos de Emergencia y Escolaridad Familiar Posteriormente a Concluir y Enviar Notificación. Nota. Si esto no aparece, significa que no se ha guardado toda la información requerida. Al dar en el botón Concluir y Enviar Notificación, aparecerá la pantalla Firma electrónica en el icono Ver Carta y leerla Concluida la lectura en el cuadro He leído y acepto las condiciones en la Convocatoria y Solicitud de Beca Escribir Palabra Clave y en botón Firmar CONACYT enviará por correo electrónico la notificación que indica al solicitante se ha completado el proceso. Coordinador del programa de posgrado - Administrador

8 3. Postulación de la Beca (3er. paso) Coordinador o Capturista Becas Solicitudes Registro de Solicitudes Postulación Nacional y Mixta dar en Oficio de Postulación Nacional. Seleccionar el Programa al que corresponde. Nota: En la pestaña Postulación existe la opción de modificar la fechas de cada solicitud; Postular Todos o bien a cada solicitante por medio de la opción Postular que aparece en cada alumno. En la pestaña Oficio de Postulación se muestra el oficio, mismo que es necesario seleccionar la opción He leído y acepto las condiciones de Postulación para que se habilite el recuadro de Firma del Coordinador Se debe teclear la palabra clave y en el botón Firma. Con lo anterior, el estatus de la Solicitud cambiará a Enviada y en espera.

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11 3. Postulación de la Beca (4to. paso) Solicitante (Estudiante) Cuando la petición se encuentre en estatus de Asignada, el solicitante recibirá correo electrónico de CONACYT que indica debe firma del Convenio de Asignación de Beca. Al firmar el convenio deberá esperar a que cambien los estatus hasta llegar a su Formalización. Una vez Formalizada la Beca, el solicitante podrá imprimir desde su CVU los siguientes documentos: Carta de Asignación de Beca, Convenio de Asignación de Beca y Carta de Presentación al ISSSTE. Becas Solicitudes Registro de Solicitud Imprimir Documentos Impresión de Documentos

12 Estatus en el proceso de la solicitud de Becas

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14 4. Trámite de Cobro (1er. Paso) La Coordinación del Programa junto con la Coordinación de Finanza del Centro Universitario, enviarán correo electrónico la siguiente información: Oficio Institucional con el listado de los becarios inscritos y los montos de colegiatura por cada uno de ellos, conforme a las cuotas oficiales del programa sin exceder $5,000 mensuales. Factura Electrónica con archivo.xml. Datos Bancarios en los que se realizará el deposito. Oficio Institucional Factura Datos Bancarios Nota. Lo anterior debido a que el depósito se realiza a la Institución, no a los alumnos.

15 4. Trámite de Cobro (2do. Paso) Un vez identificado la recepción del recurso emitido por CONACYT, en las cuentas de la Universidad de Guadalajara, el Coordinador de Finanzas debe realizar el proceso interno para asignar la cantidad por alumno (a sus número de referencia). Notificar al Coordinador del programa para que verifique e informe a los alumnos. En caso de que la matrícula corresponda a un monto mayor al apoyo asignado por CONACYT, el alumno procederá a cubrir el saldo. Oficio Institucional Factura Datos Bancarios

16 5. Seguimiento al Desempeño del Becario (1er. paso) Captura periodos lectivos: Becas Seguimiento BN y BM Seguimiento Académico Inicio Coordinador Periodos Lectivos Capturar los periodos Lectivos (Inicio y Término de un periodo académico del programa de posgrado incluyendo el periodo vacacional sin comprometer los periodos de inducción, cursos especiales). (Nota. Depende del programa el número de periodos lectivos por año) Capturar fechas y porcentajes de avances esperado por periodo. en botón Guardar. Para que se proceda con la Captura de este trámite en la plataforma, es importante contar con Formato de Evaluación de desempeño del becario, previamente validado por el asesor o director de tesis así como del Coordinación del programa del Posgrado. Formato de Evaluación de desempeño del becario

17 5. Seguimiento al Desempeño del Becario (2do. Paso) Captura de Desempeño Académico: Beca nacional Seguimiento BN y BM Seguimiento Académico Inicio Coordinador Captura Desempeño Académico Ingresar ID Programa, Año, Id Periodo Lectivo, Estatus Becario y tipo de Beca en Buscar Se presenta el listado de alumnos del Periodo Lectivo seleccionado en la Pestaña Reporte Desempeño Llenar los datos requeridos al finalizar dar en el botón Guardar y Finalizar.

18 6. Seguimiento Administrativo de las becas Casos en los que se deba realizar un Seguimiento de la Beca: Suspensión temporal y/o definitiva Reanudación Cancelación Conclusión de Beca Cambio de Grado Modificación de la Beca por causas de fuerza mayor Cambio de programa Cambio de institución Nota: En todos los casos mencionados, el Coordinador del Programa debe resguardar el soporte documental del movimiento correspondiente, en formato electrónico, así como mantendrá informado al alumno sobre el estado del trámite.

19 Nuevas Solicitudes

20 6. Seguimiento Administrativo de las becas (Suspensión) Suspensión (Temporal y/o Definitiva) Becas Seguimiento BN y BM Seguimiento Administrativo Menú Seguimiento Administrativo Seguimiento Administrativo Seleccionar el Id Programa en Buscar. Seleccionar al becario a través del CVU En el recuadro de Solicitudes añadir una nueva solicitud en el botón + Señalar la opción del Movimiento y del Motivo Capturar el resto de datos requeridos en la plataforma. Formato para Suspensión de Beca (escanear con firmas autógrafas) y la Documentación comprobatoria como respaldo de la solicitud en Guardar. El Coordinador recibirá un correo electrónico que indica que la Solicitud fue recibida por CONACYT el estatus en la plataforma aparecerá como Enviada, y cambiará de acuerdo a la revisión de CONACYT En Revisión, Rechazada, Incompleta o Aceptada. En caso de ser Incompleta, al Coordinador puede tener la opción de volver a realizar la solicitud. Alumno Formato de Suspensión de Beca Otros

21 6. Seguimiento Administrativo de las becas Reanudación de la Beca Becas Seguimiento BN y BM Seguimiento Administrativo Menú Seguimiento Administrativo Seguimiento Administrativo Seleccionar el Id Programa en Buscar. Seleccionar al becario a través del CVU En el recuadro de Solicitudes añadir una nueva solicitud en el botón + Señalar la opción del Movimiento y del Motivo Capturar el resto de datos requeridos en la plataforma. Formato para Reanudación de Beca (escanear con firmas autógrafas) y la Documentación comprobatoria como respaldo de la solicitud, incluidas Copia del comprobante de inscripción al período académico correspondiente y Constancia oficial de calificaciones y/o evaluación del desempeño escolar del becario en Guardar. El Coordinador recibirá un correo electrónico que indica que la Solicitud fue recibida por CONACYT el estatus en la plataforma aparecerá como Enviada, y cambiará de acuerdo a la revisión de CONACYT En Revisión, Rechazada, Incompleta o Aceptada. En caso de ser Incompleta, al Coordinador puede tener la opción de volver a realizar la solicitud. Formato de Reanudación de Beca Otros

22 6. Seguimiento Administrativo de las becas Cancelación de la Beca Becas Seguimiento BN y BM Seguimiento Administrativo Menú Seguimiento Administrativo Seguimiento Administrativo Seleccionar el Id Programa en Buscar. Seleccionar al becario a través del CVU En el recuadro de Solicitudes añadir una nueva solicitud en el botón + Señalar la opción del Movimiento y del Motivo Capturar el resto de datos requeridos en la plataforma. Formato para Cancelación de Beca (escanear con firmas autógrafas) y la Documentación comprobatoria como respaldo de la solicitud en Guardar. El Coordinador recibirá un correo electrónico que indica que la Solicitud fue recibida por CONACYT el estatus en la plataforma aparecerá como Enviada, y cambiará de acuerdo a la revisión de CONACYT En Revisión, Rechazada, Incompleta o Aceptada. En caso de ser Incompleta, al Coordinador puede tener la opción de volver a realizar la solicitud. Formato de Cancelación de Beca Otros

23 6. Seguimiento Administrativo de las becas Conclusión de la Beca Becas Seguimiento BN y BM Seguimiento Administrativo Menú Seguimiento Administrativo Seguimiento Administrativo Seleccionar el Id Programa en Buscar. Seleccionar al becario a través del CVU En el recuadro de Solicitudes añadir una nueva solicitud en el botón + Señalar la opción del Movimiento y del Motivo Capturar el resto de datos requeridos en la plataforma. Formato para Cancelación de Beca (escanear con firmas autógrafas) y la Documentación comprobatoria como respaldo de la solicitud, incluido el Acta de examen de grado en Guardar. El Coordinador recibirá un correo electrónico que indica que la Solicitud fue recibida por CONACYT el estatus en la plataforma aparecerá como Enviada, y cambiará de acuerdo a la revisión de CONACYT En Revisión, Rechazada, Incompleta o Aceptada. En caso de ser Incompleta, al Coordinador puede tener la opción de volver a realizar la solicitud. Formato de Cancelación de Beca Otros

24 6. Seguimiento Administrativo de las becas Cambio de Grado Becas Seguimiento BN y BM Seguimiento Administrativo Menú Seguimiento Administrativo Seguimiento Administrativo Seleccionar el Id Programa en Buscar. Seleccionar al becario a través del CVU En el recuadro de Solicitudes añadir una nueva solicitud en el botón + Señalar la opción del Movimiento y del Motivo Capturar el resto de datos requeridos en la plataforma ( Baja por Términos de estudios ). Formato para Cancelación de Beca (de Maestría), Autorización del pase de Maestría a Doctorado y el Historial Académico en Guardar. El Coordinador recibirá un correo electrónico que indica que la Solicitud fue recibida por CONACYT el estatus en la plataforma aparecerá como Enviada, y cambiará de acuerdo a la revisión de CONACYT En Revisión, Rechazada, Incompleta o Aceptada. CONACYT dará por concluida la beca vigente, lo que permitirá que el Coordinador del Programa postule al estudiante para una beca de siguiente nivel en la Convocatoria correspondiente. Formato de Cancelación de Beca Otros

25 6. Seguimiento Administrativo de las becas Modificación de Beca por causas de fuerza mayor debidamente justificada Becas Seguimiento BN y BM Seguimiento Administrativo Menú Seguimiento Administrativo Seguimiento Administrativo Seleccionar el Id Programa en Buscar. Seleccionar al becario a través del CVU En el recuadro de Solicitudes añadir una nueva solicitud en el botón + Señalar la opción del Movimiento y del Motivo Capturar el resto de datos requeridos en la plataforma. Formato para Modificación de Beca por causas de fuerza mayor debidamente justificada (escanear con firmas autógrafas) y la Documentación comprobatoria como respaldo de la solicitud, incluido el Historial académico y/o evaluaciones de desempeño de los períodos académicos cursados, Aprobación del PNPC sobre la duración oficial del Programa de Posgrado en su caso, Cronograma de actividades a realizar, firmado por el Tutor y Coordinador Académico del Programa de Posgrado, Comprobante de inscripción 1111en Guardar. El Coordinador recibirá un correo electrónico que indica que la Solicitud fue recibida por CONACYT el estatus en la plataforma aparecerá como Enviada, y cambiará de acuerdo a la revisión de CONACYT En Revisión, Rechazada, Incompleta o Aceptada. Formato de Modificación de Beca por causas de fuerza Mayor Otros

26 6. Seguimiento Administrativo de las becas Cambio de Programa Becas Seguimiento BN y BM Seguimiento Administrativo Menú Seguimiento Administrativo Seguimiento Administrativo Seleccionar el Id Programa en Buscar. Seleccionar al becario a través del CVU En el recuadro de Solicitudes añadir una nueva solicitud en el botón + Señalar la opción del Movimiento y del Motivo Capturar el resto de datos requeridos en la plataforma. Formato para Modificación de Beca por causas de fuerza mayor debidamente justificada (escanear con firmas autógrafas), Carta personal del becario que explique su solicitud, Oficio de la Coordinación del Programa de Posgrado actual que indique la no objeción de que el estudiante solicite el cambio de programa, Historial académico, Carta de aceptación del nuevo programa de posgrado, Comprobante de inscripción al nuevo programa de posgrado, Revalidación de materias en Guardar. El Coordinador recibirá un correo electrónico que indica que la Solicitud fue recibida por CONACYT el estatus en la plataforma aparecerá como Enviada, y cambiará de acuerdo a la revisión de CONACYT En Revisión, Rechazada, Incompleta o Aceptada. Formato de Modificación de Beca por causas de fuerza Mayor Otros

27 6. Seguimiento Administrativo de las becas Cambio de Institución Becas Seguimiento BN y BM Seguimiento Administrativo Menú Seguimiento Administrativo Seguimiento Administrativo Seleccionar el Id Programa en Buscar. Seleccionar al becario a través del CVU En el recuadro de Solicitudes añadir una nueva solicitud en el botón + Señalar la opción del Movimiento y del Motivo Capturar el resto de datos requeridos en la plataforma. Formato para Modificación de Beca por causas de fuerza mayor debidamente justificada (escanear con firmas autógrafas), Carta personal del becario que explique su solicitud, Oficio de la Institución actual sobre la no objeción de que el estudiante solicite el cambio de institución, Historial académico, Carta de aceptación de la nueva institución, Ficha de inscripción a la nueva institución, Revalidación de materias en Guardar. El Coordinador recibirá un correo electrónico que indica que la Solicitud fue recibida por CONACYT el estatus en la plataforma aparecerá como Enviada, y cambiará de acuerdo a la revisión de CONACYT En Revisión, Rechazada, Incompleta o Aceptada. En caso de ser Incompleta, al Coordinador puede tener la opción de volver a realizar la solicitud. Formato de Modificación de Beca por causas de fuerza Mayor Otros

28 Fuente Reglamento de Becas del Programa de Fomento, Formación, Desarrollo y Vinculación de Recursos Humanos de Alto Nivel del Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología.

29 Responsables UDG Silvia Michel Díaz. Ext Julia Yolanda Díaz Pulido. Ext Edmundo Vázquez Delgadillo. Ext Tel. Conmutador CONACYT Gabriela Gómez Gutiérrez. Asignación de Becas. Ext Anita Rivera Muñiz. Seguimiento de Becas. Ext Rogelio Urbieta. Ext Tel. Conmutador