Coordinación de Administración y Finanzas Dirección de Planeación y Evaluación Departamento de Planeación y Programación Oficina de Integración

Transcripción

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3 ÍNDICE INTRODUCCIÓN... 5 IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA... 6 Requerimientos de hardware... 6 Requerimientos de software... 6 INGRESO AL SISTEMA... 6 CREACIÓN DE USUARIOS Historial de Reportes Ejemplo de Reporte PDF ACTIVIDADES RELEVANTES Reporte de Actividades Relevantes INFORME DE GOBIERNO Reporte Casos Especiales Reporte Metas e Indicadores SEGUIMIENTO A METAS Reporte de Metas e Indicadores APARTADO DE ANEXOS

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5 INTRODUCCIÓN El propósito de este Manual es facilitar al usuario la operación de las diferentes pantallas de captura y consulta de la información que se administra en el Sistema de Seguimiento de Información Institucional (SSII), dicho sistema está conformado por tres módulos de captura: ACTIVIDADES RELEVANTES En este módulo se tendrá que reportar todas aquellas actividades que no tienen que ver con el quehacer diario de las Unidades Administrativas y Jefaturas de Departamento y que son de alto impacto para la toma de decisiones del Organismo, estas se realizan o se concentran con el objetivo de integrar el Informe Bimestral de Actividades Relevantes por requerimiento de la Coordinación de Administración y Finanzas, el cual se expone ante el Consejo Directivo del Organismo. INFORME DE GOBIERNO La información contenida dentro de este Módulo representa un ejercicio continuo de rendición de cuentas sobre las acciones realizadas dentro de la Administración Pública, dicha información debe ser reportada de manera mensual por parte de las Unidades Administrativas del Organismo junto con la de otras instancias dando cumplimiento para a que el Gobernador del Estado presente al Congreso Local y ciudadanía un informe escrito en el que manifiesta el estado general que guarda la administración pública de la entidad. SEGUIMIENTO DE METAS Dentro de este Módulo se da seguimiento a las metas institucionales que apoyan el cumplimiento de la normatividad estatal vigente en materia de planeación y que tiene como finalidad dar respuesta en tiempo y forma a los distintos requerimientos relacionados con Informe de Gobierno, Programa Anual, Informe de Actividades, Sistema de Planeación y Presupuesto, Sistema Integral de Planeación y Evaluación del Gobierno del Estado de México, Sistema de Información Estadística del Informe de Gobierno, Cuenta Pública, así como del Sistema para la Planeación y Seguimiento de la Secretaria de Educación Pública. Para las metas de actividad la captura de la información cualitativa y cuantitativa se llevará a cabo de manera trimestral por parte de las unidades administrativas responsables en su ejecución, seguimiento o control. 5

6 Requerimientos de hardware IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA Contar con una computadora que cuente con conexión a Internet. Requerimientos de software Sistema operativo: Windows Vista o superior. Navegador de internet recomendado: Google Chrome Versión 56.0 o superior INGRESO AL SISTEMA Dentro de su navegador, teclee la siguiente dirección electrónica: El sistema solicita Clave de Centro de Trabajo (Usuario) y Clave de Acceso, datos que hasta este momento son inexistentes, debido a que deben ser dados de alta por el usuario. 6

7 Para poder dar de alta la Clave de Centro de Trabajo y la Clave de Acceso al Sistema se debe hacer lo siguiente: Dar clic en la palabra aquí en el cuadro de texto Es necesario teclear la Clave de Centro de Trabajo que desea asignar como Usuario, asimismo digitar y confirmar la contraseña deseada, una vez digitada la información debe dar un clic en el botón Crear 7

8 Es necesario mencionar que la Clave de Centro de Trabajo (Usuario) debe tener un mínimo de 10 caracteres, en caso de que no se cumpla con esta condición el sistema mostrará el siguiente mensaje: La contraseña debe contener 6 caracteres y se debe teclear dos veces para ser confirmada y que sea aceptada como válida, en caso de no coincidir en ambos recuadros, el sistema mostrará el siguiente mensaje: Al momento de teclear de manera correcta el usuario, la contraseña y dar un clic en el botón CREAR, el sistema mostrará el siguiente cuadro de texto: 8

9 Una vez que se creó el usuario y contraseña el sistema nos regresa en automático a la ventana para poder ingresar el usuario y contraseña recién creado, cuando sean ingresados los datos correctamente se visualizará el siguiente cuadro de texto Al momento de dar clic en Aceptar se desplegará la pantalla principal del Sistema de Seguimiento de Información Institucional (SSII) 9

10 Una vez que ingresamos a la ventana principal, se puede observar que en la parte superior de la misma se encuentra una barra de herramientas con la siguiente información: REGRESAR: Este primer ícono tiene la función de regresarnos a la pantalla anterior de la que nos encontremos en el momento. CREACIÓN DE USUARIOS: El segundo ícono nos permite crear usuarios secundarios que podrán ayudar en la captura de la información en los diferentes módulos del SSII. HISTORIAL DE REPORTES: La función del presente ícono es visualizar un historial de reportes de los diferentes módulos del SSII. Del lado derecho se encuentra el nombre y clave de la Unidad Administrativa responsable de la captura de la información. 10

11 CREACIÓN DE USUARIOS Al dar clic en el botón de creación de usuarios el sistema muestra la siguiente pantalla: En el apartado de Clave a habilitar deberá seleccionar el Departamento al que se le otorgará el acceso al sistema, al realizar la selección, el sistema mostrará en automático los siguientes dos campos (CCT del Departamento y el nombre del titular), lo restante por hacer es teclear el nombre del enlace responsable del usuario al que se le dará acceso al sistema para coadyuvar a la captura de la información. Después de que fue creado el usuario secundario, el sistema nos regresa a la pantalla principal para poder acceder con la clave y usuario del enlace de planeación. 11

12 HISTORIAL DE REPORTES En este apartado se encuentran los reportes que han sido impresos y debidamente validados (firmados y sellados) y que a su vez han sido entregados oficialmente a la Dirección de Planeación y Evaluación durante los meses anteriores al que se esté haciendo la consulta. Para acceder a los reportes se debe hacer lo siguiente: Acceder al apartado de Historial de Reportes, una vez dentro, encontramos la siguiente pantalla: Dentro de este apartado seleccionamos el año, el módulo (Actividades Relevantes, Informe de Gobierno, Seguimiento a Metas) y el mes del reporte que deseamos obtener. Nota: Es necesario mencionar que todos los reportes que serán mostrados corresponden a los reportes que los enlaces de las diferentes Unidades Administrativas han entregado. 12

13 Ejemplo de Reporte PDF 13

14 ACTIVIDADES RELEVANTES Dentro de la pantalla principal del SSII, el primer módulo que encontramos es el de Actividades Relevantes Al dar clic sobre el ícono antes mostrado se desplegará una pantalla que contiene las metas que deben reportar información en este Módulo. 14

15 En la pantalla principal de este módulo se encuentra las Metas de actividad que reportan información referente a actividades relevantes, como primera acción debemos dar clic sobre el nombre de la meta para poder ingresar a la ventana de captura. Nota: La redacción no acepta caracteres especiales (/, * &, %, #) a excepción del guion medio (-). Como se observa en la pantalla de captura se encuentra visualizado el nombre y número de la meta de actividad, seguido de una nota en color rojo y más abajo tendremos el espacio para poder capturar la información necesaria para este Módulo. Es importante mencionar que solo se tienen 790 caracteres para la captura, incluyendo espacios, una vez terminada la captura del texto debemos dar clic en el botón Guardar, al realizar este proceso se mostrará el siguiente cuadro de texto: Nota: Es importante mencionar que la acción de guardar no imposibilita el modificar la información las veces que sea necesaria. 15

16 Una vez que ha sido guardada la información es necesario dar clic en el botón de Validar Información, para que la misma guarde el estatus de válida, cuando esta acción sea realizada el sistema mostrará la siguiente ventana: Al presionar el botón SI se mostrará lo siguiente: Nota: En el momento de aceptar el cuadro de texto, la pantalla de captura cambia quedando validada la información y sin posibilidades de cambio Como podemos observar en la imagen anterior ambos botones inferiores desaparecen e imposibilitan la opción de modificar la información 16

17 Una vez realizada la validación debemos presionar el botón Regresar para visualizar la pantalla anterior en donde podremos percatarnos del ícono que han sido presentado hasta después de que fue validada la información. Imprimir: Tiene como finalidad el visualizar el reporte en formato PDF. Reporte de Actividades Relevantes 17

18 Como podemos observar en el reporte se plasma en la parte superior izquierda el mes a reportar, de lado superior derecho la fecha en que fue impreso en el reporte, la parte central se encuentra un espacio para poder plasmar el sello del área administrativa correspondiente, se pueden observar los nombres del enlace y titular de la Unidad Administrativa del lado izquierdo y derecho respectivamente, es en estos espacios donde se pondrán las respectivas firmas. Para regresar a la pantalla anterior (principal) debemos dar clic en el ícono Regresar. 18

19 INFORME DE GOBIERNO Dentro de la pantalla principal del SSII, el segundo módulo que encontramos es el de Informe de Gobierno Al dar clic sobre el ícono antes mostrado se desplegará una pantalla que contiene las metas que deben reportar información en este Módulo, así como los denominado casos especiales. Dentro de la pantalla principal de Informe de Gobierno encontraremos en la parte superior izquierda el botón Regresar, debajo de ese ícono encontramos una leyenda con el total de indicadores y de casos especiales que deberán ser reportados en este módulo, frente a esta información encontramos otras dos leyendas donde se verán reflejados los indicadores y casos especiales validados, debajo de esta información nos encontramos una tabla con el número de meta e indicador, así como la denominación del Indicador y el estatus en el que se encuentran. Debajo de esta tabla se encuentra un listado de los casos especiales que deberán ser resquitados, es decir, acciones que no contribuyen al resto de las demás metas de actividad, pero que son acciones que se incluyen en el referido informe. 19

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21 Para comenzar la captura de la información debemos dar clic en la meta o indicador que se desea trabajar, una vez hecho esto se visualiza la pantalla de captura del indicador seleccionado: 21

22 En la parte superior de la pantalla de captura encontraremos la información general de la meta e indicador seleccionado, seguido de esto encontramos tres columnas en las que se capturará, la información correspondiente. Como se aprecia en el ejemplo de la imagen anterior, las cantidades que se van capturando en las columnas se van reflejando en la parte superior dentro de los cuadros respectivos. Una vez culminada la captura de las cantidades respectivas en los diferentes municipios del indicador, debemos dar clic en el botón Guardar para que nos visualice el siguiente cuadro de diálogo: Al aceptar el cuadro de diálogo, el sistema nos regresa a la pantalla principal de Informe de Gobierno, en la cual podremos notar un cambio en la meta que acabamos de guardar. El círculo de la columna estatus cambio de color rojo a amarillo lo cual nos refiere que el indicador contiene información guardada, pero aún sin validar, para poder cambiar el color de ese estatus hay que entrar al indicador en color amarillo 22

23 Como se puede apreciar en la siguiente imagen nos visualiza el ícono Validar Al dar clic en Validar la información contenida en el indicador, el sistema nos mostrará el siguiente cuadro de texto: Al aceptar el cuadro, la información del indicador queda en estatus de indicador revisado y validado, impide modificar las cifras contenidas en el indicador haciéndose notorio el cambio de color del circulo de la columna de Estatus de color amarillo a verde. 23

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25 Al ingresar al indicador ya validado podremos darnos cuenta que la información ha quedado sin opción para ser modificada, ya que las columnas quedan inhabilitadas para captura y desaparece el botón de Guardar. 25

26 Nota: Para unidades administrativas que cuenten con el apartado de casos especiales es necesario capturar y validar la información correspondiente para poder hacer la impresión del reporte. Para realizar la captura de casos especiales hay que dar un clic en el nombre correspondiente y se visualizará la siguiente pantalla de captura. 26

27 Una vez captura la información es necesario dar clic en el botón guardar, hecho esto el sistema mostrará la siguiente ventana Cuando la información es guardada pero aún no ha sido validada el estatus cambia de color rojo a color amarillo. Al validar la información cambia el color del estatus del color amarillo a verde. 27

28 Para poder visualizar el cambio es necesario dar clic en el botón de Validar, situado en la parte superior izquierda, una vez realizada esta acción el sistema mostrará la siguiente ventana: Al dar clic en el botón SI dará por validada la información y se confirmará con el siguiente aviso: Una vez mostrada la anterior ventana la información tendrá un Estatus de válida, con lo que el semáforo cambiará de amarillo (información guardada) a verde (información validada) con lo que además queda imposibilitada la opción a ser modificada. 28

29 Cuando han sido validados los dos apartados de este módulo (indicadores y casos especiales) podemos darnos cuenta que todos los estatus han cambiado a color verde y con ello se visualizan dos íconos de impresión (parte superior izquierda) el primero de ellos para visualizar el reporte de casos especiales y el segundo para la impresión del reporte de las metas e indicadores, ambos reportes en formato PDF. 29

30 Reporte Casos Especiales 30

31 Reporte de Metas e Indicadores (Informe de Gobierno ) 31

32 SEGUIMIENTO A METAS Dentro de la pantalla principal del SSII, el tercer módulo que encontramos es el de Seguimiento a Metas Al dar clic sobre el ícono arriba mostrado se desplegará la pantalla principal del módulo que contiene las metas que deben reportarse. Dentro de la pantalla principal de Seguimiento de Metas encontraremos en la parte superior izquierda el botón Regresar, un poco más debajo de ese ícono se visualiza una leyenda con el total de metas que deberán ser reportadas en este módulo, frente a esta información encontramos otra leyenda en donde se verán reflejadas los metas validadas, debajo de esta información, la semaforización con los colores y rangos establecidos para el porcentaje de avance de las metas de actividad, el sustento de esta semaforización se encuentra en el Manual para la Elaboración del anteproyecto correspondiente emitido por la Secretaría de Finanzas del Estado de México Debajo de esta información encontramos una tabla con el número de meta, denominación de la misma, cantidad programada, cantidad alcanzada, ambas cantidades referentes al trimestre corriente, así como el porcentaje y su semáforo de avance en el trimestre. Más adelante encontramos información similar, esta hace referencia a lo programado y alcanzado de manera acumulada (anual). 32

33 Antes de comenzar a explorar este módulo de captura es importante conocer el significado de los colores que conforman el semáforo de avance: Intervalo de %: (Zona roja) los indicadores que reporten dentro de este intervalo se encuentran en una situación crítica donde es urgente la modificación de estrategias para el logro del objetivo que se está midiendo. El desempeño puede ser calificado como crítico. Intervalo de %: (Zona naranja) cuando el comportamiento del indicador se presente en este intervalo, será necesario llevar un análisis de los factores que impiden el cumplimiento del mismo, así como tomar las medidas necesarias para lograr el cumplimiento del indicador. El comportamiento de estos indicadores puede considerarse como pésimo. Intervalo de %: (Zona amarilla) cuando las mediciones se encuentren dentro de este intervalo, es necesario tener un seguimiento puntual del cumplimiento de las estrategias y replantearlas en caso necesario. El desempeño es considerado como regular. Intervalo de %: (Zona verde) En este intervalo se encuentran los programas con operación exitosa en los cuales se debe mantener seguimiento para mantener el nivel de funcionamiento, estos resultados dan elementos de que los programas pueden emprender nuevos retos, para mejorar las condiciones de beneficio a la sociedad. El desempeño de estos programas y proyectos puede definirse como muy bueno. Intervalo % en adelante: (Zona morada) Todo aquél indicador que rebase el 110 por ciento resultará en automático color morado, pues refleja en sí un proceso de planeación deficiente, que evidencia la existencia de metas laxas que no representan retos para los ejecutores del gasto público, por lo cual, en todo momento deberán establecerse metas retadoras, alcanzables y coherentes 33

34 Dentro de la pantalla principal encontramos las metas que deberán ser requisitadas con la información correspondiente, al dar clic en el nombre de la meta deseada observamos que se abre una nueva ventana con información relacionada a los indicadores pertenecientes a dicha meta: 34

35 Al dar clic en el nombre del indicador elegido para ser requisitado, el sistema muestra la pantalla de captura de la información correspondiente. Es importante mencionar que en los indicadores principales (los que están directamente relacionados con la meta), de ser el caso, sólo reportarán la información correspondiente a las causas de la variación y medidas correctivas a las que haya lugar. Los indicadores secundarios (aquellos que suman a la meta) sólo deben capturar información cualitativa y cuantitativa. Los indicadores independientes deberán capturar información cuantitativa, cualitativa, así como las causas de la variación y medidas correctivas respectivas. Nota: Para los indicadores secundarios que son reportados mediante informe de gobierno solo se debe capturar la información cualitativa ya que la información cuantitativa fue registrada en el módulo de informe de gobierno. 35

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37 La primera información que debemos ingresar es la cualitativa, que tiene como objetivo brindar una descripción completa y detallada del comportamiento de la meta y sus indicadores, así como las razones que determinan ese comportamiento, se debe hacer mención que la información debe ser capturada de forma trimestral y con un máximo de 4,200 caracteres incluyendo espacios que son los máximos permitidos por el sistema, una vez capturada la información cualitativa es necesario dar clic en botón Guardar Cualitativo. Al dar clic en el botón de guardar el sistema visualiza el siguiente cuadro de mensaje 37

38 En segundo término encontraremos la sección que está destinada a la captura de la información cuantitativa En este apartado encontramos la cantidad programada para el indicador seleccionado, asimismo podemos encontrar el Total Municipalizado, en donde se verá reflejada la cantidad que se va acumulando al capturar lo cuantitativo por municipio, delante de esta información se despliega el porcentaje de avance con respecto a lo programado, frente a este porcentaje encontramos una leyenda que nos indica si con el porcentaje que actualmente se debe o no justificar. Nota: Puede utilizarse la tecla tabulador de su teclado para navegar entre las columnas de los diferentes municipios capturar. Una vez que se termine de capturar la información en los municipios correspondientes se debe dar clic en el botón de Guardar Cuantitativo y se visualizará lo siguiente: 38

39 Para aquellas metas e indicadores comprometidos con la información oficial; el sistema brindará dichos datos desglosados por género. La pantalla se visualiza de la siguiente manera: 39

40 El tercer apartado está relacionado a las causas de la variación y medidas correctivas, es necesario hacer mención que la información que será plasmada en este momento deberá ser en forma cualitativa sobre las causas y efectos que se dieron en el logro de los resultados previstos en el trimestre que corresponda, así como qué problemas se ocasionaron, y las acciones que se hayan emprendido para corregirlas, lo anterior con base a lo establecido en el Instructivo de llenado de formatos del Anteproyecto de Presupuesto correspondiente, emitido por la Secretaría de Finanzas del Estado de México. Al término de la captura debe dar clic en el botón Guardar Justificación, una vez realizada esta acción el sistema visualizará el siguiente cuadro de diálogo. 40

41 Cuando concluya la captura de la información de todas las metas a indicadores podrá darse cuenta que en la pantalla principal del seguimiento a metas se encuentran semaforizaciones, una trimestral y una acumulada anual. Nota: Esta semaforización es diferente a las de los dos módulos anteriores (Actividades Relevantes e Informe de Gobierno), ya que en dichos módulos el semáforo nos da cuenta del estatus que tiene la meta e indicador, es importante mencionar que en este módulo, la semaforización nos da cuenta del avance que tiene la meta e indicadores tanto anual como trimestralmente. La columna de estatus nos sirve para el control acerca de qué metas e indicadores han sido validadas o solo ha sido guardada información en ellas. Este ícono comunica que no hay información capturada en el indicador o meta. El estatus que presenta la meta o el indicador cuando se tiene este ícono es de información guardada pero que aún está sin validar. Este ícono se visualiza una vez que la información ha sido correctamente validada. 41

42 Es importante mencionar que debemos validar todos los indicadores que contenga la meta para que su estatus pueda ser considerado como válido. Como podemos ver en la imagen anterior una vez que validamos todos los indicadores de la meta, dando clic en el ícono Validar que se encuentra en la parte superior izquierda, una vez que realicemos esta acción, el sistema visualizará el siguiente cuadro de diálogo. 42

43 Al aceptar el cuadro de diálogo seremos informados de lo siguiente: El sistema nos regresa a la pantalla principal dónde tenemos el listado de las diferentes metas y podremos darnos cuenta del estatus de éstas: Nota: Es necesario hacer la captura y validación de todos los indicadores de cada meta, así como la validación de la totalidad de metas para tener acceso a la impresión del reporte de la información. 43

44 Una vez que hemos validado la totalidad de indicadores y metas nos daremos cuenta de que en la esquina superior izquierda se visualiza el ícono de imprimir reporte en formato PDF. 44

45 Reporte de Metas e Indicadores (Seguimiento a Metas) 45

46 APARTADO DE ANEXOS Dentro de la pantalla de bienvenida del sistema encontramos una liga que nos remitirá a la pantalla de Anexos En la pantalla principal de anexos se encuentran contenida la información referente a este apartado. 46

47 En este apartado se encuentra contenido el presente manual. Al dar clic en el este ícono podemos encontrar un listado de las diferentes unidades administrativas con sus respectivos enlaces y medios de contacto. Este ícono, nos remitirá a una página web en donde se encuentran alojadas las diferentes estadísticas institucionales que el Organismo a emitido, la liga es: Este apartado contiene Documentos Normativos como son: Plan Nacional de Desarrollo , Plan de Desarrollo del Estado de México , Programa Sectorial de Gobierno Solidario, Programa de Desarrollo Institucional SEIEM , Ley de Educación del Estado de México, Leyes Federales, Manual de Organización, entre otros documentos normativos. Dentro de este apartado se encuentra un histórico de Estructuras Programáticas de SEIEM. 47