Gestión Centros educativos

Transcripción

1 La Documental de es una funcionalidad que permite guardar documentos, hojas de cálculo, imágenes, etc. organizados por categorías, teniendo la ventaja de tenerlos localizados para que puedan ser utilizados por cualquier usuario de la aplicación, si se han guardado como públicos o por los usuarios con el rol establecido en el momento de añadir el documento. Algunos ejemplos de documentos que se pueden guardar son: Las plantillas de documentos para centros públicos que se encuentran en Alisios una vez que se han adaptado para ser usadas por nuestro centro Plantillas para centros públicos que no tengan submarca propia autorizada. Modelos de documentos generales -con submarca autorizada-, con registro de entrada, salida, fax,... (Formato ODT - LibreOffice). Solo pueden utilizar estas plantillas los centros públicos cuya submarca propia esté autorizada por las Inspección General de Servicios. Nota: Para descargar los archivos desde los siguientes enlaces, deberá validarse previamente con su clave SUA en el portal Alisios. Modelos de actas. Modelos de documentos generales, con registro de entrada, salida, fax,... (Formato ODT - LibreOffice). Modelos de certificaciones. Historial académico de Educación Infantil. Modelos para conformar el libro de gestión económica anual Para acceder al subsistema seleccionamos en el menú principal de Herramientas de documentos :

2 1 Crear categorías. En la Documental de, los documentos se pueden organizar en categorías. Las categorías son las diferentes agrupaciones en las que clasificaremos dichos documentos. Para crear una categoría, en el menú del subsistema elegiremos Categorías : Aunque no es imprescindible guardar los documentos en una categoría, esto nos permitirá una mejor organización de los mismos para una fácil localización. Además, para una mayor facilidad, un mismo documento puede ser incluido en más de una categoría. 1 Se mostrará una pantalla en la que veremos la relación de categorías definidas por el centro: Si seleccionamos el botón nos saldrá la pantalla Mantenimiento categoría donde cumplimentaremos la Denominación Corta y la Denominación Larga : Al Aceptar regresaremos a la pantalla anterior y comprobaremos que se ha añadido la nueva categoría definida: 2

3 El botón permite, una vez seleccionada, eliminar una categoría siempre y cuando no tenga documentos asociados a la misma. En caso contrario se nos informará de esta circunstancia: Para editar una categoría definida, cliqueamos en el botón. Esto nos permitirá realizar cambios en la Denominación Corta o Denominación Larga de la categoría : 3

4 2 Añadir documentos a la Documental. Seleccionamos en el menú del subsistema de Documental, Nuevo. En la siguiente pantalla añadiremos el documento en el apartado Anexar, localizándolo en el botón : Si el documento está en uso nos saldrá un aviso indicando que no se puede anexar. Es preciso cerrarlo antes de anexarlo: 4

5 Cumplimentaremos la Descripción en el apartado correspondiente y si se estima conveniente, añadimos Observaciones : Al anexar el archivo, en el apartado Propiedades del fichero se muestran el Tipo (doc, docx, pdf, odt, ) y el tamaño del archivo: 5

6 Si se desea, en el apartado Lista categorías elegimos la categoría (o categorías) previamente definidas, en la que deseamos guardar el documento, cliqueando en el botón : En caso de querer eliminar la categoría elegida, la seleccionamos y pulsamos el botón. En el apartado Roles de usuario se marca por defecto Pública para que el documento sea utilizado por cualquier usuario: Si marcamos Por rol de usuario se activará el botón que permitirá elegir el rol de usuario para el que se desea que utilice el documento: 6

7 3 Visualizar un documento guardado en la Documental. Los documentos anexados en la Documental se pueden visualizar para consultarlos o editarlos y realizar cambios en los mismos, siempre y cuando los documentos guardados sean editables. Localizaremos un documento, hoja de cálculo, etc guardado en la documental, escribiendo el nombre o Además, podemos marcar en la parte superior del panel de la izquierda si se desean visualizar Todos los documen- parte del nombre en el campo destinado para la búsqueda en la parte superior del panel de la derecha, marcando previamente la categoría en el panel de la izquierda. Si se desconoce en qué categoría está guardado, seleccionamos en la parte superior del panel izquierdo Categorías del centro : tos del centro o Solo los documentos del curso actual : 7

8 Una vez que se ha localizado un documento, lo seleccionamos en el panel superior de la derecha y en el menú del subsistema seleccionamos Ver doc. o Editar doc. 1 Ver documento. Al seleccionar la opción Ver doc. se abrirá el documento para poder visualizarlo, imprimirlo, etc. Si el documento es editable, los cambios que se realicen NO se guardarán en. 8

9 2 Editar documento. Al elegir la opción Editar doc. se abrirá el documento seleccionado para visualizarlo, imprimirlo, etc. En este caso, si el documento es editable y realizamos cambios en el mismo, nos dará la posibilidad de guardar los cambios. Al abrir el documento se nos informará de que la ventana se cerrará automáticamente en el momento que se cierre el documento que hemos abierto: 9

10 Al cerrar el documento se nos preguntará si deseamos guardar los cambios realizados en la base de datos de : Videotutoriales: Crear categorías en la Documental de : ade.php?c=3&s=28&v=193 Añadir documentos a la Documental de : kade.php?c=3&s=28&v=195 Visualizar un documento guardado en la Documental de : kade.php?c=3&s=28&v=196 10