El Informe AEMP/DAF/N 016/2013 de 15 de enero de 2013; el Informe AEMP/DJIN 017/2013 de 28 de enero de 2013; y sus antecedentes.

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1 ESTADO PLURINAOONAL DE BOLIVIA \... li!l ii!'lli~p AUTORIDAD OE FISCALIZACIÓN Y CONtROL SOCIAL O'E~ I;iPRESAS :.: ~:./... ' RESOLUCIÓN ADMINISTRATIVA RAI/AEMP/N 004/2013 La Paz, 29 de enero de 2013 VISTOS: El Informe AEMP/DAF/N 016/2013 de 15 de enero de 2013; el Informe AEMP/DJIN 017/2013 de 28 de enero de 2013; y sus antecedentes. CONSIDERANDO: Que el artículo 137, parágrafo 111, del Decreto Supremo N de 7 de febrero de 2009, Estructura Organizativa del Órgano Ejecutivo del Estado Plurinacional, extingue la Superintendencia de Empresas, disponiendo que sus competencias serán asumidas por el Ministerio de Desarrollo Productivo y Economía Plural. Que el Decreto Supremo N 0071 de 9 de abril de 2009, prevé la creación de la Autoridad de Fiscalización y Control Social de Empresas, determinando su estructura organizativa, competencias y atribuciones. Que el artículo 46 inciso e) del Decreto Supremo W 0071 de 9 de abril de 2009, señala que el Director Ejecutivo de la Autoridad de Fiscalización y Control Social de Empresas, tiene la atribución de ordenar o realizar los actos necesarios para garantizar el cumplimiento de los fines relativos a la AEMP. Que mediante Resolución Suprema N de 7 de febrero de 2011, se designó al ciudadano Germán Prudencia Taboada Párraga como Director Ejecutivo Interino de la Autoridad de Fiscalización y Control Social de Empresas. CONSIDERANDO: Que el Informe AEMP/DAFIN 016/2013 de 15 de enero de 2013, emitido por la Dirección de Administración y Finanzas de esta Autoridad de Fiscalización y Control Social de Empresas, justifica la necesidad de modificar el Reglamento de Caja Chica de esta Autoridad de Fiscalización y Control Social de Empresas, aprobado mediante Resolución Administrativa RA/AEMPIN 041 de 05 de julio de 2011, expresando lo siguiente: "(...) En cumplimiento al POA de la presente gestión se elaboró la presente propuesta de modificación al Reglamento de Caja Chica, que consta de 22 Artículos. De acuerdo a lo señalado en el Artículo 23. (Procedimiento de revisión y actualización) del ~~~lamento de Caja Chica aprobado mediante Resolución Administrativa RAIIAEMP/N Dirección: Calle Batallón Colorados N 24- E dificio "El Cóndor" Piso 11 Teléfono y Fax: (591-2) Casilla: 2228 La Paz - Bolivia Pagina Web: E -mail: aemp@autoridadempresas.gob.bo..

2 ESTADO PLU RINAOONAL DE BOLIVIA...., liil,j.larthi(p ;;.u:rts o;:ii'o"e"físctl~cjoñv CONtROL SOCIAL DE 'EMPRESAS ~ - :: ~....., de fecha 05 de julio de 2011, se procedió a reenumerar a partir del artículo N 6 y efectuar las siguientes modificaciones: "Artículo 6. (Responsabilidad) 6.4 De la autorización de gastos mediante Caja Chica Además de lo señalado en este punto, se aumentó los siguientes párrafos: "... En el caso de traslados de personal que cumple funciones operativas con fines a obtener resultados enmarcados en el POA Institucional, los pasajes de transporte urbano será procesado con recursos de caja chica, cometido para el cual debe presentar nota de solicitud de reposición de gastos de transporte, adjuntando evidencia en fotocopia de los trámites realizados. En el caso de traslado de personal en comisión de viaje interdepartamental y/o provincial, los pasajes pro medio de transporte terrestre será procesado con recursos de caja chica previa 'presentación de autorización del Director de área y Director Ejecutivo. En caso de imponderables, los comisionados en viajes oficiales deben presentar nota de solicitud de reposición de gastos de transporte, adjuntando boletos originales del medio de transporte y/o recibos a nombre de la AEMP". "Artículo 8. (Monto) La Autoridad de Fiscalización y Control Social de Empresas determinará los montos destinados para el manejo de Caja Chica con recursos del Tesoro General de la Nación y Recursos Específicos, en función a los montos de los Fondos Rotativos autorizados por el Ministerio de Economía y Finanzas Públicas para cada gestión fiscal". Que finalmente el Informe AEMP/DAF/N 016/2013 de 15 de enero de 2013, concluye: "Por lo señalado, corresponde remitir el presente Informe a la Dirección Jurídica para la Aprobación mediante Resolución Administrativa de las modificaciones al Reglamento de Caja Chica, en virtud al Artículo 23. (Procedimiento de revisión y actualización) del Reglamento de Caja Chica aprobado mediante Resolución Administrativa RAIIAEMPIN de fecha 05 de julio de 2011 " Que según el artículo 12 de la Ley N 1178 de 20 de julio de 1990, el Sistema de Contabilidad Integrada incorporará las transacciones presupuestarias, financieras y patrimoniales en un sistema común, oportuno y confiable, destino y fuente de los datos expresados en términos monetarios. Que el artículo 35 de las Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Integrada, aprobadas te Resolución Suprema N de 4 de marzo de 2005, prevé que los Fondos en e son entregas de fondos a servidores públicos autorizados, con cargo a rendición de.k.h'l~~ n P. D~:sl' Dirección: Calle Batallón Colorados N 24- Edificio "El Cóndor" Piso 11 Teléfono y Fax: (591-2) Casilla: 2228 La Paz- Bolivia Pagina Web: aemp@autoridadempresas.gob.bo

3 ESTADO PLURINAOONAL DE BOLIVIA cuentas y bajo la responsabilidad de la Máxima Autoridad Ejecutiva, para cumplir propósitos específicos relacionados con las actividades propias de la institución. Que mediante Resolución Administrativa RAI/AEMP/N 041/2011 de 05 de julio de 2011, se aprobó el Reglamento de Caja Chica, con el objeto de normar el manejo de los recursos asignados para gastos menores de esta entidad. Que el artículo 23 del citado Reglamento de Caja Chica, dispone que: "Este reglamento deberá ser periódicamente revisado y actualizado, de manera tal que se encuentre siempre acorde con la dinámica de la Institución. Una revisión integral por lo menos una vez al año. Los factores de revisión y actualización serán dados por las innovaciones o modificaciones en las normas o procedimientos y serán de responsabilidad directa de la Dirección de administración y Finanzas, unidad que recibirá las iniciativas y/o problemas que se presenten y puedan derivar en cambios". Que el Informe legal AEMP/DJIN 017/2013 de 28 de enero de 2013, concluye que existe la pertinencia legal para la emisión de la Resolución Administrativa que apruebe las modificaciones al Reglamento de Caja Chica de la Autoridad de Fiscalización y Control Social de Empresas, para la gestión 2013, sobre la base del Informe AEMP/DAF/N 016/2013 de 15 de enero de POR TANTO: EL DIRECTOR EJECUTIVO a.i. DE LA AUTORIDAD DE FISCALIZACIÓN Y CONTROL SOCIAL DE EMPRESAS - AEMP, en ejercicio de sus atribuciones conferidas por el ordenamiento jurídico vigente, RESUELVE: PRIMERO. APROBAR las modificaciones al Reglamento de Caja Chica de la Autoridad de Fiscalización y Control Social de Empresas, en sus artículos 6 y 8, de acuerdo con el Informe AEMP/DAF/N 016/2013. SEGUNDO. La Dirección de Administración y Finanzas de la Autoridad de Fiscalización y Control Social de Empresas - AEMP, queda encargada de la difusión, ejecución y cumplimiento de la presente Resolución Administrativa. Regístrese, comuníquese, cúmplase y archívese. Dirección: Calle Batallón Colorados N 24- Edificio "El Cóndor'' Piso 11 Teléfono y Fax: (591-2) Casilla: 2228 La Paz- Bolivia Pagina Web: aemp@autoridadempresas.gob.bo

4 AUTORIDAD DE FISCALIZACION IIAEMP AUTORIDAD DE FISCALIZACIÓN Y REGLAMENTO DE CAJA CHICA LA PAZ - BOLIVIA REGLAMENTO DE CAJA CHICA Página 1

5 AUTORIDAD DE FISCALIZACION '., I,IAEMP ÍNDICE Pagina Artículo 1. (Introducción) Artículo 2. (Objetivo) Artículo 3. (Finalidad) Artículo 4. (Ámbito de Aplicación) Artículo 5. (Fondo Fijo- Caja Chica) Artículo 6. (Responsabilidad) Artículo 7. (Apertura de Caja Chica) Artículo 8. (Monto) Artículo 9. (Registro Contable) Artículo 10. (Desembolso de Caja Chica) Artículo 11. (Plazos de Regularización) Artículo 12. (Límite de Gasto de Caja Chica) Artículo 13. (Facturas) Artículo 14. (Reposición Artículo 15. (Incremento) Artículo 16. (Reducción) Artículo 17. (Cambio del Encargado de Caja Chica) Artículo 18. (Rendición de Cuentas de cierre de ejercicio fiscal)... 8 Artículo 19. (Archivo) ,... 8 Artículo 20. (Arqueos de Caja) Artículo 21. (Prohibiciones) Artículo 22. (Procedimientos de revisión y actualización) COMPROBANTE DE CAJA Comprobante de Caja REGI AMENTO DE CA la CHICA Página 2

6 AUTORIDAD DE FISCAUZACION REGLAMENTO DE CAJA CHICA CAPITULO 1 ASPECTOS GENERALES Artículo 1. (Introducción) La Ley W 1178 de Administración y Control Gubernamental, del 20 de julio de 1990, determina la obligación de la Autoridad de Fiscalización y Control Social de Empresas, de aplicar todos los Sistemas, como un conjunto de normas, principios y procesos que regulan la función pública, procurando la eficiencia de los servidores públicos y contribuyendo al logro de los objetivos institucionales La Autoridad de Fiscalización y Control Social de Empresas, cuenta con los Reglamentos Específicos de los Sistemas de Contabilidad Integrada, el de Tesorería del Estado y el de Administración de Bienes y Servicios, permitiendo de ésta manera considerar los procesos, normas e instrumentos a fin de establecer eficiencia y eficacia en el desempeño de las funciones administrativas. Para ello, es necesario diseñar y elaborar instrumentos de apoyo, como el Reglamento de Caja Chica para la consecución de los objetivos de la Entidad. Artículo 2. (Objeto) Normar el manejo de los recursos asignados para gastos menores de la Autoridad de Fiscalización y Control Social de Empresas, proporcionado al/la Responsable de Caja Chica. Artículo 3. (Finalidad) Asumir o financiar el desembolso de sumas pequeñas en efectivo, atendiendo requerimientos de compras o contrataciones urgentes. Artículo 4. (Ámbito de aplicación) El Reglamento de Caja Chica, será aplicado por el Responsable del Manejo de Caja Chica, servidores públicos que autorizan dicho desembolso, los que fiscalizan y controlan el uso de los recursos de la Autoridad de Fiscalización y Control Social de Empresas. Artículo 5. (Fondo Fijo- Caja Chica) Constituye un fondo monetario destinado a cubrir gastos que son realizados por compras o pagos menores, cuando no existen los artículos requeridos en el almacén de materiales; cuando se requiere realizar un pago con prontitud y/o cuando el monto no justifica el pago mediante la emisión de cheque. La Caja Chica se constituye con fondos monetarios del Fondo Rotativo, siendo la instancia de pago en efectivo de forma directa, previa presentación de nota fiscal o retención impositiva. La dotación y descargo del uso de recursos de Caja Chica es realizado a través del modulo de Fondo Rotativo en el SIGMA, pudiendo establecerse uno o más fondos de Caja Chica de acuerdo a la necesidad de la entidad. REGLAMENTO DE CAJA CHICA Página 3

7 AUTORIDAD FISCALIZACION Artículo 6. (Responsabilidad) 6.1 De la aprobación y constitución de la Caja Chica A sugerencia del Director de Administración y Finanzas, el Director Ejecutivo de la Autoridad de Fiscalización y Control Social de Empresas (AEMP) designará al Responsable de Caja Chica a través de Resolución Administrativa expresa. 6.2 Del Responsable Financiero El Responsable Financiero de la Autoridad de Fiscalización y Control Social de Empresas, emite el cheque y tramita la firma del mismo, procediendo a la entrega del cheque al Responsable de Caja Chica. Debido a la limitación del personal en la Unidad Financiera de la AEMP, el Responsable Financiero es a su vez Responsable del Fondo Rotativo. El Responsable Financiero, revisa y aprueba el descargo de Caja Chica de manera formal, verificando, constatando que cada gasto cuente con documentación de respaldo suficiente y las facturas se encuentren pegadas en hojas foliadas. 6.3 Del Responsable de Caja Chica Luego de emitida la Resolución Administrativa de designación del Responsable de Fondo Rotativo, Responsable de Caja Ch ica, el Director de Administración y Finanzas solicita al gestor de usuarios del SIGMA de la AEMP, la habilitación del usuario SIGMA de Responsable de Caja Chica. El Responsable de Caja Chica, antes de registrar la justificación de gastos y solicitar la reposición de la Caja Chica en el SIGMA, debe solicitar la revisión y aprobación del Responsable Financiero. El descargo de la caja chica debe ser presentado con facturas/recibos y formularios de pago de retenciones impositivas pegadas en hojas debidamente foliadas. La solicitud de reposición de Caja Chica debe estar autorizada previamente por el Director de Administración y Finanzas. Luego de aprobada la reposición, el Responsable Financiero debe solicitar al Encargado de Caja Chica que cada factura sea sellada como "inutilizada". 6.4 De la autorización de gastos mediante Caja Chica El Director de Administración y Finanzas, es responsable de la autorización de gastos con recursos de Caja Chica a solicitud de los Directores de Área, Unidades y otras áreas de la estructura organizacional de la Autoridad de Fiscalización y Control Social de Empresas, señalando el precio referencial documentado del bien o servicio a contratar. Cuando se trate de la compra de bienes, materiales y otros insumas requeridos por las áreas de la AEMP, el Director de Administración y Finanzas, previa verificación del formulario de pedido de materiales al Almacén con el sello de "SIN EXISTENCIA EN ALMACENES", solicitara a la Unidad Administrativa proporcionar el precio referencial documentado del bien, material u otro insumo, a fin de tomar conocimiento si la compra puede ser financiada con recursos de la caja chica. El bien, material o insumo adquirido debe ser ingresado por el Responsable de Caja Chica al Almacén, dejando una fotocopia legalizada completa del respaldo de caja chica al Encargado de Almacén y Activos Fijos. Luego de ingresado el material al almacén el Responsable de Caja REGLAMENTO DE CAJA CHICA Página 4

8 República de Bolivia AUTORIDAD DE FISCALIZACION Chica, verbalmente debe comunicar a la Unidad Solicitante que su solicitud ha sido atendida y deben solicitar el bien, material o insumo del almacén. Las áreas o unidades de la Autoridad de Fiscalización y Control Social de Empresas, que requieran realizar la contratación de servicios a través de caja chica, deben formalizar su solicitud debidamente justificada a través de una nota, incluyendo información del precio referencial documentado (preforma), mismo que debe estar firmado por el Jefe Inmediato Superior/Director de área. El pago de pasajes a mensajeros y personal comisionado a obtener cotizaciones será procesado con recursos de caja chica semanal o quincenalmente, cometido para el cual debe presentar nota de solicitud de reposición de gastos de transporte, adjuntando evidencia en fotocopia de los trámites realizados, (Ej. fotocopias de cartas despachadas con sello de la entidad receptora y otros). En el caso de traslado de personal que cumple funciones operativas con fines de obtener resultados enmarcados en el POA Institucional, los pasajes de transporte urbano será procesado con recursos de caja chica, cometido para el cual debe presentar nota de solicitud de reposición de gastos de transporte, adjuntando evidencia en fotocopia de los trámites realizados. En el caso de traslado de personal en comisión de viaje interdepartamental y/o provincial, los pasajes por medio de transporte terrestre será procesado con recursos de caja chica previa presentación de la autorización del Director de Área y Director Ejecutivo. En caso de imponderables, los comisionados en viajes oficiales deben presentar nota de solicitud de reposición de gastos de transporte, adjuntando boletos originales del medio de transporte y/o recibos a nombre de la AEMP. 6.5 De la administración y descargo El funcionario Responsable de Caja Chica, es responsable de la estricta aplicación del Reglamento de Caja Chica, garantizando la administración correcta de los fondos que le fueron entregados y destinados para gastos menores. Todos los funcionarios de la AEMP deben dar cumplimiento a lo estipulado en el Reglamento de Caja Chica. La función del Responsable de Caja Chica, no debe recaer en : Director de Administración y Finanzas, ni estar relacionado con las funciones de Almacén, Tesorería, Bienes y Servicios, Activos Fijos, Contabilidad, Auditoria y otras que desvirtúen el control. Los gastos financiados con recursos de caja chica no podrán ser mayores a Cuatrocientos 00/100 Bolivianos, mismos que serán cancelados en efectivo por el Responsable de Caja Chica contra la presentación de los siguientes documentos: Nota de solicitud de recursos y/o reposición del gasto detallado, dirigido al Director de Administración y Finanzas con la autorización del Director de Área. Nota fiscal a nombre de la Autoridad de Fiscalización y Control Social de Empresas con NIT , y/o recibo a nombre de la AEMP pegada en hoja tamaño carta. El Responsable de Caja Chica, debe solicitar nota fiscal para todo gasto mayor a Bs2.- Dos 00/100 Bolivianos. 6.6 Del Responsable Administrativo Debe realizar arqueos programados trimestralmente y arqueos sorpresivos cuando juzgue necesario, remitiendo informe circunstanciado a la/el Director de Administración y Finanzas, REGLAMENTO DE CAJA CHICA Página 5..-

9 AUTORIDAD DE FISCALIZACION -~j ~ 1 1 1AEMP ~ '.. ~r CWIIIDIM~--.., ' "' -y"" sugiriendo y recomendando la adopción de medidas que garantice la administración correcta de los recursos de la Caja Chica y de Fondo Rotativo. Artículo 7. (Apertura de Caja Chica) La constitución de la Caja Chica, se realizará generalmente a principios de cada gestión fiscal, habilitando las diferentes partidas presupuestarias permitidas para gastos menores, de acuerdo a las necesidades de la Entidad. Esta provisión se efectiviza mediante la creación de un Fondo Rotativo y la emisión de un comprobante C-34 y cheque girado a la orden del Responsable de Caja Chica. El control paralelo y de reportes se llevará mediante reportes del SIGMA. Artículo 8. (Monto) La Autoridad de Fiscalización y Control Social de Empresas determinará los montos destinados para el manejo de Caja Chica con recursos del Tesoro General de la Nación y Recursos Específicos, en función a los montos de los Fondos Rotativos autorizados por el Ministerio de Economía y Finanzas Públicas para cada la gestión fiscal. Artículo 9. (Registro Contable) Para el registro contable se seguirán los procedimientos determinados por el sistema SIGMA. Artículo 10. (Desembolsos de Caja Chica) Para cada desembolso de Caja Chica, se emitirá un Comprobante de Caja Chica pre-numerado que consignará la siguiente información: Fecha de desembolso Partida presupuestaria Importe (en numeral y literal) Nombre y apellido o razón social del beneficiario, número de C. l. y firma. Los recibos de Caja Chica deben estar respaldados por facturas, recibos u otros documentos originales que justifiquen el gasto. Artículo 11. (Plazos de Regularización) En el Comprobante de Caja Chica, el Responsable de la Caja Chica debe registrar el monto desembolsado, identificar a la persona que recibe los recursos, dando a conocer el plazo máximo de 48 horas para la presentación del descargo adjuntado la factura o recibo. El Responsable de Caja Chica, debe comunicar todos los casos de servidores públicos que incumplen en el plazo de presentación del descargo de los recursos asignados de manera formal al Director de Administración y Finanzas, a fin de proceder a una llamada de atención en primera instancia y deducción del importe otorgado a través de un descuento del salario del funcionario en caso de reincidencia. Si este fuera el caso el Responsable de Caja Chica tiene prohibido otorgar recursos de caja chica por una tercera vez al servidor público sancionado. El Responsable de Caja Chica luego de aprobado el descargo por el Responsable Financiero, debe registrar en el SIGMA, cada gasto en el estado de resumen de control presupuestario. Página 6

10 AUTORIDAD DE FISCALIZACION Artículo 12. (Límite de Gasto de Caja Chica) Queda establecido como límite máximo de gastos a efectuarse mediante Caja Chica hasta el monto de Bs400.- (Cuatrocientos 00/100 Bolivianos), no pudiendo desglosarse facturas de montos mayores por el mismo concepto. Los servicios con montos superiores a Bs400.- hasta Bs pueden ser financiados con recursos del Fondo Rotativo, de acuerdo a disposiciones establecidas en el Decreto Supremo N 0181, de las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios y al Reglamento de Fondo Rotativo. Artículo 13. (Facturas) Por toda compra de bien o contratación de serv1c1o se debe exigir la factura o nota fiscal equivalente, que contengan la razón social del proveedor, nombre y NIT de la Autoridad de Fiscalización y Control Social de Empresas (AEMP), pie de imprenta y otras exigencias legales. En ningún caso la nota fiscal puede estar a nombre de funcionarios de la AEMP o personas ajenas a la institución. Facturas que presenten alteraciones, tachaduras o borrones, serán anuladas y no tomadas en cuenta como descargo, este hecho debe ser, además informado por escrito a la Dirección de Administración y Finanzas. La factura debe estar detallada y contener específicamente el nombre, cantidad, unidad de medida, precio unitario e importe total del producto adquirido. No son válidas aquellas facturas que contengan el rótulo o título de "VARIOS". Está prohibido el fraccionamiento de facturas con relación a la solicitud original, el incumplimiento de ésta disposición será responsabilidad del funcionario, dejando como constancia el incumplimiento a estipulaciones del Decreto Supremo 181 Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios. Artículo 14. (Reposición) La reposición de fondos de Caja Chica en la Autoridad de Fiscalización y Control Social de Empresas, se realizará una vez efectuado un mínimo de gasto del 40% del monto asignado. El Responsable de Caja Chica debe preparar el detalle de todos los gastos realizados mediante informe, debidamente numerados en orden cronológico, clasificados por partidas, respaldados por las facturas originales y otros documentos. La documentación de descargo se presentará al Responsable Financiero para su revisión, verificación y resflect-iva----apmbaci~e elgas-te----s-e----hay-a---efectttado en les----eeaeef*es previstos. Si la documentación presentada como descargo no cumple con las disposiciones señaladas en los puntos anteriores, el Responsable Financiero, debe devolver toda la documentación de descargo de la caja chica, para subsanar observaciones en un plazo no mayor a 24 horas a partir de la recepción. REGLAMENTO DE CAJA CHICA Página 7

11 República de Bolivia AUTORIDAD DE FISCALIZACION I'IAEMP Artículo 15. (Incremento) Cuando el fondo de Caja Chica sea insuficiente para atender las necesidades menores de la entidad en un mes, previo informe del Responsable de Caja Chica, el Director de Administración y Finanzas determinará el incremento necesario, realizando una solicitud formal al Director Ejecutivo, entrando en vigencia sólo luego de emitida la Resolución Administrativa de su aprobación. El importe del incremento se sumará en el mayor auxiliar previsto para el correspondiente control del total entregado para el fondo de Caja Chica. Artículo 16. (Reducción) La reducción del importe de Caja Chica, podrá efectuarse en base a informes o recomendaciones de Auditoría Interna y del Director de Administración y Finanzas; previa justificación de la medida y la Resolución Administrativa que la apruebe. El importe de la reducción, se depositará en la cuenta corriente respectiva, con cuyo depósito bancario se preparará el comprobante de contabilidad, consignando el nombre y otros pormenores para su respectivo descargo. Artículo 17. (Cambio del Encargado de Caja Chica) Cuando por razones justificadas exista la necesidad de cambio del Responsable de Caja Chica," amerita la emisión de Resolución Administrativa respectiva, solicitando con este cometido al Responsable de Caja Chica la presentación del descargo documentado y devolución del saldo a la cuenta del Fondo Rotativo de la AEMP en un plazo no mayor a 24 horas. Artículo 18. (Rendición de Cuentas de cierre de ejercicio fiscal) Debido que el Sector Público inicia actividades en cada gestión con un nuevo presupuesto, es imprescindible la rendición de Caja Chica correspondiente al año fiscal, debiendo los saldos que pudieran existir ser revertidos a la cuenta de origen a la finalización del ejercicio fiscal. Artículo 19. (Archivo) El Responsable de Caja Chica deberá mantener al día y en orden la información correspondiente al manejo bajo su cargo, archivando la documentación en forma clasificada, de manera que proporcione la información requerida en cualquier momento. Artículo 20. (Arqueos de Caja) Cuando la Dirección de Administración y Finanzas requiera efectuar un arqueo, podrá realizarlo sin previa comunicación al Responsable de Caja Chica y/o al Responsable del Fondo Rotativo, pudiendo proceder de manera similar la Unidad de Auditoría Interna. Artículo 21. (Prohibiciones) Con cargo a fondo de Caja Chica, quedan terminantemente prohibidas realizar las siguientes operaciones: Cambio de cheques personales Cambio de moneda extranjera REGLAMENTO DE CAJA CHICA Página 8

12 República de Bolivia AUTORIDAD DE FISCALIZACION JIAEMP.._.onceder-p~éstamoS--O--adelar:~tO---de-s-~. ek;!os-a-fy. : cior:~aoo Efectuar gastos en conceptos para los que no estén previstos. Pago de viáticos, pasajes aéreos y terrestres, este último salvo por fuerza mayor. Pago de agasajos o festejos de cualquier naturaleza. Compra de regalos, premios, donaciones, ofrendas florales. Compra de Activos Fijos. Artículo 22. (Procedimientos de revisión y actualización) Este reglamento deberá ser periódicamente revisado y actualizado, de manera tal que se encuentre siempre acorde con la dinámica de la Institución. Una revisión integral por lo menos una vez al año. Los factores de revisión y actualización serán dados por las innovaciones o modificaciones en las normas o procedimientos y serán de responsabilidad directa de la Dirección de Administración y Finanzas, unidad que recibirá las iniciativas y/o problemas que se presenten y puedan derivar en cambios. REGLAMENTO DE CAJA CHICA Página 9