FirmaDoc BPM Manual del Administrador. Introducción. Berger-Levrault 0

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1 FirmaDoc BPM Manual del Administrador Introducción Berger-Levrault 0

2 Índice de contenido Introducción Preámbulo Características y Requisitos Técnicos Visión general del sistema Compatibilidad de Aplicaciones... 8 AYTOS / Berger-Levrault - julio de Avenida Blas Infante 6, 2 Planta Écija (Sevilla) 1

3 FirmaDoc BPM Manual del Administrador Introducción 1. Preámbulo FirmaDoc es una aplicación desarrollada para el control de la Gestión Documental y la Firma Electrónica Avanzada, especialmente diseñado para trabajar en la administración. Además, cuenta con una potente herramienta para el diseño y gestión de tareas de negocio gestión de expedientes digitales así como la gestión de procedimientos. El presente documento tratará la administración de los módulos que componen el producto, como son: FirmaDoc Bandeja de entrada. Es el producto base, además del interfaz principal con el usuario. Es de instalación obligatoria. FirmaDoc APIs. Se incluye con la instalación de FirmaDoc BPM Bandeja de Entrada. Son las bibliotecas (dll) base del sistema, que trabajan en sistema cliente / servidor. Este producto se instala en cada cliente que desee utilizarlas. FirmaDoc BPM Bandeja de Entrada dispone de mecanismos de actualización automática de forma centralizada. Estas dll ofrecen una interfaz documentada a los programadores de otras aplicaciones para dotarlas de gestión documental y firma electrónica avanzada. FirmaDoc Indexador, módulo opcional. Trabaja en background indexando por contenidos documentos y sirviendo peticiones de búsqueda por parte de las APIs. FirmaDoc Validador de Certificados, módulo opcional. Permite centralizar la validación de los certificados que se utilizan cuando el usuario se autentica. FirmaDoc BPM (Business Process Management), módulo opcional. Ideado el control de negociado de procesos, integrado con aplicaciones externas. Permite definir procesos complejos de toma de decisiones. FirmaVerif. Un servicio empleado para poder acceder desde Internet a verificar la firma de un documento impreso emitido al exterior de la entidad. SDC (Servidor de Correos). Es una aplicación que permite el envío de forma automática de mensajes. Dichos mensajes tendrán el objeto de recordar al usuario destinatario la situación de su bandeja de entrada de documentos así como la situación de aquellas tareas que se encuentren pendientes de realizar por dicho usuario. Para más información se recomienda consultar el Dossier 5 del presente manual. AYTOS / Berger-Levrault - julio de Avenida Blas Infante 6, 2 Planta Écija (Sevilla) 2

4 2. Características y Requisitos Técnicos Para FirmaDoc Bandeja de Entrada: Estación de trabajo: Windows 98/2000/XP. CPU: Pentium III 350 Mhz o superior RAM: 128 Mb. Conexión a Internet recomendada si no se tiene instalado FIRMADOC Actualizador Configuración de pantalla recomendada: Resolución mínima: 1024x768 Profundidad de color: 24 bits (16 MM de colores) Tamaño de pantalla recomendado: 15" (mínimo) Para FirmaDoc Biblioteca: Bases de datos soportadas: SQL Server 7.0 o superior, u Oracle o superior. Para FirmaDoc Indexador: Windows 2000/XP RAM: 512 Mb (1 Gb con OCR) Para FirmaDoc Actualizador y FirmaDoc Validador de Certificados: Conexión a Internet permanente RDSI/ADSL/Cable Para FirmaDoc Servidor de Procesos: Windows 2000/XP RAM: 1 Gb Resto de módulos: Windows 98 o superior. Nota importante: Las aplicaciones que son accedidas por múltiples usuarios han de estar siempre instaladas en sistemas operativos servidores. Este es el caso de Biblioteca, indexador, o como se verá más adelante, la ubicación de los volúmenes secundarios. Como aplicaciones adicionales serán necesarios visores para PDF, u otro tipo de documento a visualizar, así como la instalación y el correcto funcionamiento de los certificados digitales de firma, ya sean software o por tarjeta. También será necesario tener el hardware de digitalización (escáner), con sus controladores. Es necesario siempre que se vaya a digitalizar directamente desde FirmaDoc BPM que estos controladores sean compatibles con el estándar TWAIN ( AYTOS / Berger-Levrault - julio de Avenida Blas Infante 6, 2 Planta Écija (Sevilla) 3

5 3. Visión general del sistema La aplicación destinada a tareas y opciones básicas de acceso a FirmaDoc BPM, desde el punto de vista de usuarios - organizaciones - entidades - bases de datos asociadas es el Administrador de Aplicaciones. Básicamente se podría comprender con el siguiente diagrama: FIGURA 1 VISIÓN GENERAL DEL SISTEMA Pasamos a definir los conceptos del diagrama anterior: Registro del sistema: siempre que la información de conexión con la base de datos de Administrador de Aplicaciones (ADMDDA) no esté almacenada en los registros usados por FirmaDoc BPM y que lee FirmaDoc Adm, FirmaDoc BPM buscará estos datos en el fichero ADM.cfg. La ubicación de este fichero estará indicada en el registro del sistema (ya sea de usuario o de sistema). Adm.cfg: contiene los datos de conexión a la base de datos del administrador de aplicaciones la primera vez que se inicia el sistema. FirmaDoc Adm: se trata de la información almacenada para la conexión con la base de datos del administrador de aplicaciones. Permite múltiples conexiones, que se gestionan con el programa FirmaDoc Adm.exe: AYTOS / Berger-Levrault - julio de Avenida Blas Infante 6, 2 Planta Écija (Sevilla) 4

6 FIGURA 2 ADMMINISTRADOR DE CONFIGURACIONES MÚLTIPLES DE ACCESO A ADMDDA Mediante este formulario podemos seleccionar los datos de conexión para un ADMDDA diferente en cada ocasión. Mediante el botón Agregar podemos anexar una nueva conexión. Por ejemplo: FIGURA 3 FORMULARIO DE DATOS DE CONEXIÓN A ADMDDA Podremos tener una conexión por defecto, de manera que no nos pregunte, o bien ir seleccionando una conexión diferente cada vez que accedamos a FirmaDoc BPM. ADMDDA: Base de datos donde se almacena la información del Administrador de Aplicaciones y el Diccionario de Datos. Es común para la mayoría de aplicaciones de Aytos Berger-Levrault, como son: Administrador de Aplicaciones (Administradorapp.exe) Sistema de Información Contable para las AALL (SicalWin) Gestión de Activos (SicalGac.exe) Anticipos de Caja Fija Sistema Integrado de Gestión de Personal (Sigep) Gestión Documental y Firma Electrónica (FirmaDoc BPM) Otros En esta base de datos se almacena también la información de conexión a cada una de las bases de datos del sistema, así como usuarios / contraseñas de acceso a las aplicaciones, grupos de usuarios y permisos. Se definen organizaciones con sus entidades correspondientes. (Véase el Manual de Usuario del Administrador de Aplicaciones). ADMDDA almacena también información relativa a seguridad de FirmaDoc BPM, como cargos, unidades orgánicas o roles. AYTOS / Berger-Levrault - julio de Avenida Blas Infante 6, 2 Planta Écija (Sevilla) 5

7 FirmaDoc Módulo de Seguridad: Por su parte FirmaDoc BPM tiene su propio sistema de seguridad, que será explicado en detalle en el presente manual. La seguridad en FirmaDoc BPM está atendida desde el punto de vista de roles y privilegios, permisos de visibilidad sobre tipos de objetos, configuración de firma, privacidad, y otros aspectos de vital importancia para un sistema seguro de firma digital que permita el cumplimiento de la normativa en LOPD. Biblioteca/s: Las bibliotecas son las bases de datos donde se almacena la información documental y de firma electrónica. También se guardan los aspectos de seguridad de FirmaDoc BPM. Son conocidas como BIB en lo que se refiere a nombre de bases de datos. Lo ideal es tener una BIB por cada entidad a utilizar, que se dará de alta en el Administrador de Aplicaciones, y se otorgarán los permisos correspondientes. La información documental es encriptada, comprimida, y en el caso de usar el módulo de indexador, indexada para su posterior consulta por contenido. Volúmenes de almacenamiento secundario: FirmaDoc BPM permite configurar ubicaciones de almacenamiento de manera condicionada para depositar en ellas determinados documentos, descargando así las bases de datos, cuyo acceso suele ser más lento. Con esto ganamos principalmente en el menor crecimiento de la base de datos y en rendimiento en lo referente a la velocidad de acceso a documentos. FIGURA 4 ESTRUCTURA LÓGICA DE FIRMADOC BPM AYTOS / Berger-Levrault - julio de Avenida Blas Infante 6, 2 Planta Écija (Sevilla) 6

8 FIGURA 5 ESTRUCTURA FÍSICA CLIENTE/SERVIDOR FIGURA 6 ESTRUCTURA FÍSICA TERMINAL SERVER AYTOS / Berger-Levrault - julio de Avenida Blas Infante 6, 2 Planta Écija (Sevilla) 7

9 4. Compatibilidad de Aplicaciones FirmaDoc BPM es compatible con las siguientes aplicaciones: Adobe Reader 10 y anteriores Microsoft Office 2000, 2003, 2007 y 2010 Open Office Writer Facturae version 3.0, 3.1 y 3.2. AYTOS / Berger-Levrault - julio de Avenida Blas Infante 6, 2 Planta Écija (Sevilla) 8