PREGUNTAS FRECUENTES SOBRE LA CIRCULAR 011 DE 2011 DE LA SUPERINTENDENCIA DE PUERTOS Y TRANSPORTE QUE ESTABLECE EL SISTEMA INTEGRAL PARA LA

Transcripción

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2 1. Teniendo en cuenta las funciones de la Superintendencia de Puertos y Transporte Qué acción realizaría la Superintendencia frente a la no entrega de los reportes requeridos por la UIAF? R./ Las sanciones pecuniarias y administrativas que se encuentren contempladas por dicha Superintendencia como entidad de inspección, vigilancia y control ante dicho incumplimiento. 2. La información del reporte de transacciones múltiples de carga es la misma del manifiesto de carga? R./ No, aunque algunos campos son parecidos al del manifiesto de carga electrónico, al observar detenidamente se puede ver que en el reporte a la UIAF hay menos campos y hay nueva información solicitada como por ejemplo el número de identificación y el nombre del propietario del semirremolque. 3. En el caso de los grupos empresariales Puede existir un solo oficial de cumplimiento para todo el grupo? R./ Esto es posible si el grupo está reconocido y registrado ante la Superintendencia de Sociedades como grupo empresarial, en caso contrario, cada empresa del grupo empresarial debe nombrar su propio oficial de cumplimiento. 4. Se puede contratar un tercero (jurídico o natural) para que cumpla las funciones propias de un oficial de cumplimiento? R./ No, el numeral 4.5 de la circular 011 de 2011 establece que debe ser una persona empleado de alto rango, fácilmente identificable por toda la organización, tener capacidad de decisión y contar con el apoyo de la alta dirección en las tareas que se proponga ejecutar, por ende debe ser una persona que debe estar vinculada directamente a la empresa. Además debe tenerse en cuenta que la información que va a manejar esta persona sobre la empresa es de carácter sensible. 5. Quién me garantiza la confidencialidad de mi Reporte de Operación Sospechosa ROS? R./ La información que recauda y produce la UIAF está sujeta a expresa reserva legal, de conformidad con el artículo 9º de la Ley 526 de 1999 modificado por el artículo 8º de la Ley 1121 de 2006 y solo puede ser entregada a las autoridades competentes. Además, en virtud de dichas disposiciones y de los diversos pronunciamientos jurisprudenciales en especial de la sentencia C- 851 de 2005, les está vedado a las autoridades competentes para conocer información de la UIAF, el acceso a la fuente originaria del ROS, y que incluso a la autoridad judicial en el marco de un proceso penal le está proscrito el acceso a dicha información. Que la violación a la reserva citada acarrea consecuencias de carácter administrativo para la Entidad y genera responsabilidad penal y disciplinaria para él o los funcionarios incumplidos.

3 6. Dónde y cómo puedo solicitar el código para empezar a reportar a la UIAF? R./ Se debe enviar un correo electrónico al buzón soporte@uiaf.gov.co con la siguiente información: NIT, razón social, razón comercial (si aplica), nombre completo del representante legal, dirección, teléfono, ciudad, nombre completo del oficial de cumplimiento, (preferiblemente el corporativo), actividad económica (para este caso empresa transportadora de carga), número de la(s) resolución(es) y/o circular(es) con la cual reporta a la UIAF (Circular 011 de 2011 Superintendencia de Puertos y Transportes), tipo de entidad o de sujeto obligado dentro de la resolución a reportar. 7. En qué parte de la página web de la UIAF puedo ubicar la plantilla para realizar el reporte de transacciones múltiples de carga? R./ En el link 8. Qué significa SIREL? R./ Sistema de Reporte en Línea. 9. Cómo solicitar el usuario para ingresar a SIREL? R./ Después de obtener el código de la entidad, se debe diligenciar el formulario que se encuentra en el link, luego del cual, por correo, recibirá el usuario, contraseña y matriz de autenticación. 10. Qué entidad brinda soporte técnico a SIREL? R./ La Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF). 11. Cuáles reportes debo enviar? R./ 1. Reporte de Operaciones Sospechosas (ROS) 2. Reporte de transacciones múltiples de carga 3. Reporte de ausencia de operaciones sospechosas (ROS) (si no hubiesen ROS) 4. Reporte de ausencia de transacciones múltiples de carga (si no hubiesen transacciones de carga terrestre acordes con lo solicitado por la circular 011 de 2011) 12. En qué fechas debo enviar los reportes de operaciones sospechosas? R./ ROS: el numeral de la circular 011 de 2011 establece que el ROS debe ser de carácter inmediato. Ausencia de ROS ó negativo: trimestralmente como está establecido en el numeral de la circular 011 de 2011 de la Superintendencia de Puertos y Transporte.

4 13. En qué fechas debo enviar los reportes de transacciones múltiples de carga? R./ Trimestralmente, como está establecido en el numeral de la circular 011 de 2011 de la Superintendencia de Puertos y Transporte. Fecha de Corte: Enero-Marzo se envía entre el 01 y 10 de Abril Abril Junio se envía entre el 01 y 10 de Julio Julio Septiembre se entre el 01 y 10 de octubre Octubre Diciembre se entre el 01 y 10 de Enero 14. Qué es un reporte negativo o de ausencia de operaciones? R./ En el caso de ROS: es cuando no hay ningún Reporte de Operación Sospechosa a reportar a la UIAF en el trimestre inmediatamente anterior. En el caso de transacciones múltiples de carga: es cuando en el trimestre inmediatamente anterior no se presente ninguna operación contemplada en el numeral de la circular 011 de Se debe instalar el programa ROS STAND ALONE de la UIAF? R./ No, el medio de reporte es Sistema de Reporte en Línea (SIREL). 16. Si el vehículo a través del cual transportaba mi mercancía era un camión y no necesitaba semirremolque qué coloco en los campos atados a este dicho reporte? R./ En dicho caso en los campos denominados número de placa del semiremolque, tipo de identificación del propietario del semiremolque, número de identificación del propietario del semiremolque, nombre de la persona natural o jurídica propietaria del semirremolque, se deja en blanco. 17. El Sistema VIGIA es el mismo SIREL? R./ No. El SIREL (Sistema de Reporte en Línea) es de administración y soporte de la UIAF y el VIGIA es administrado por la Superintendencia de Puertos y Transportes. 18. El código es importante y necesario para iniciar el proceso ante la UIAF? R. / Si es obligatorio e indispensable. Es el primer paso para continuar con el proceso de inscripción.

5 19. Sin el código no se puede solicitar el usuario, clave y matriz de autenticación para ingresar a SIREL? R./ Se puede solicitar pero solamente le llegará hasta que tenga el código de la UIAF. 20. Qué formato se utilizará para el Reporte de Operaciones Sospechosas, ausencia de operaciones sospechosas y ausencia de operaciones múltiples de carga? R./ Todos los reportes se deben realizar en el Sistema de Reporte en Línea - SIREL. 21. Qué significa razón comercial y cuál es la diferencia con razón social? R./ La razón comercial corresponde a la abreviación ó sigla de una entidad. Ejemplo: Razón social: Unidad de Información y Análisis Financiero Razón comercial: UIAF 22. Cuál es la diferencia entre SIREL y SIPLAFT? R./ SIREL: Sistema de Reporte en línea (Plataforma web usada por la UIAF para la recepción de la información) SIPLAFT : Sistema integral de prevención y control del Riesgo de la vado de activos y financiación del terrorismo (conjunto de políticas, procesos, formatos, documentos y demás que implementara la entidad para cumplir con lo expuesto en la circular) 23. Si la empresa tiene oficinas en varias ciudades del país debo hacer un solo reporte? R./ Si, debe centralizar la información en la oficina principal y cargar un solo reporte en SIREL. 24. Cómo inscribir las sucursales de una empresa? R./ Debe enviar un correo solicitando agregar las sucursales con la siguiente información: nombre de la sucursal, teléfono, fax, correo electrónico, ciudad y dirección y enviar a soporte@uiaf.gov.co 25. En el Reporte de Operaciones Sospechosas de un cliente, cuál es el valor de la transacción si se detectó en el estudio de seguridad previo a la negociación? R./ 0 ya que no se efectuó ninguna operación con el cliente y es una operación intentada.

6 26. Las transacciones con los proveedores de insumos y otros servicios diferentes a transporte también se deben reportar cuando sean iguales o superiores a 30 millones? R./ No, solo se deben reportar las operaciones propias del negocio. 27. Cómo se nombra y qué características debe tener el oficial de cumplimiento? R./ Tanto el nombramiento como las características del Oficial de Cumplimiento están establecidas en el numeral 4.5 de la circular 011 de 2011 de la Superintendencia de Puertos y Transporte 28. Cómo elaboro el manual de política de mi entidad? la UIAF o la Superintendencia de Puertos y Transporte me provee alguno? R./ El manual de políticas debe ser elaborado por el oficial de cumplimiento tal como se establece en el numeral 4.7 de la circular 011 de 2011 de la Superintendencia de Puertos y Transporte 29. Pueden remitirme por favor algunos ejemplos de señales de alerta taxativas y no enunciativas como las publicadas en la circular 011 de 2011? R./ Algunas señales de alerta relacionadas con el sector de transporte de carga son: Operaciones de transporte de carga terrestre por carretera de productos que no corresponden con su actividad económica ordinaria. Cambios de último minuto en el destino final de la mercancía o en la carga a transportar por parte del solicitante del servicio de transporte de carga terrestre por carretera Operaciones en las que se detecta que la persona que está solicitando el servicio de transporte de carga terrestre por carretera está actuando a nombre de un tercero y que sugieren el deseo de anonimato del real propietario de los bienes o la mercancía. Operaciones de transporte de carga terrestre por carretera efectuadas a favor de menores de edad por personas que no poseen un vínculo cercano con este. Solicitud de transporte de mercancías a sitios donde existe una producción excesiva de dicha mercancía. Solicitud de servicio de transporte de carga terrestre por carretera por parte de personas naturales o jurídicas con escaso capital o sin aparente capacidad económica para poder solicitar dicho servicio. Solicitud de transporte de carga terrestre por carretera por personas con domicilio aparentemente falsos. Compra-venta de empresas quebradas o en dificultades económicas, por parte de personas sin trayectoria en el sector. Cancelación del servicio de transporte de carga terrestre por carretera efectuado por terceras partes que no tienen relación directa con la operación.

7 30. La UIAF o la Superintendencia de Puertos expedirán alguna cartilla o manual relacionada con el tema de transporte de carga? R./ Si, la UIAF y la Superintendencia de Puertos y Transporte están trabajando para terminar un documento que contenga los conceptos básicos, señales de alerta y tipologías que sirvan de referencia al sector de transporte de carga terrestre en el país en el tema de prevención y detección de operaciones relacionadas con lavado de activos y financiamiento del terrorismo. Así mismo, las charlas dictadas dentro del ciclo de sensibilización al nuevo sector reportante están publicadas en las páginas web de la UIAF y la Superintendencia de Puertos y Transporte para conocimiento de todos los reportantes. 31. Genera algún tipo de responsabilidad legal el ROS? R./ De conformidad con el artículo 42 de la Ley 190 de 1995 el ROS no genera ningún tipo de responsabilidad ni para el funcionario ni para la empresa siempre y cuando se realice de buena fe. 32. Cada cuánto la UIAF informará al supervisor respecto de los sujetos obligados que no cumplieron con los reportes o lo hicieron extemporaneamente? R./ Trimestralmente la UIAF informará al supervisor respecto de los sujetos obligados que no cumplieron con los reportes o lo hicieron extemporáneamente para que ellos tomen las decisiones de carácter administrativo o pecuniario a que haya lugar 33. Qué se entiende por incumplimiento y por cumplimiento extemporáneo en un reporte? - INCUMPLIMIENTO: se predica que un reporte se incumplió, cuando en la base de datos de la UIAF no consta ningún registro de reporte correspondiente a un período específico, por parte de un sujeto en particular. - CUMPLIMIENTO EXTEMPORÁNEO: en todo momento la UIAF acepta información extemporánea perteneciente a cualquier período de reporte por parte de los sujetos obligados. No obstante, cualquier envío de los reportes que se realice en un lapso de tiempo superior a los plazos estipulados en la circular 011 de 2011 de la Superintendencia de Puertos y Transporte, o cualquier corrección que exceda los 10 días calendario después de recibido el correo electrónico por parte de la UIAF para corregir inconsistencias, se entenderá como cumplido extemporáneamente. - CUMPLIMIENTO: la UIAF entiende que un reporte se cumplió cuando se efectúa dentro de los plazos estipulados en la circular 011 de 2011 de la Superintendencia de Puertos y Transporte y de conformidad con todas las exigencias y especificaciones establecidas por el documento técnico, o cuando se corrigieron o subsanaron los errores dentro del período único de 10 días calendario contados a partir de la fecha en que la UIAF envía el correspondiente correo electrónico informando las inconsistencias.

8 34. La información Contable sobre mis ingresos por servicio de transporte de carga en el trimestre, debe ser igual a lo reportado en este informe? R./ No, el objeto del reporte es utilizar la información recaudada para temas de inteligencia financiera y es independiente de los informes contables, a su vez, a la UIAF se deben reportar todas las operaciones efectivamente realizadas durante el trimestre anterior de las transacciones de carga nacionales o internacionales por concepto de pago por transporte automotor de carga, realizadas con una misma persona natural o jurídica y que en conjunto en el trimestre anterior sean iguales o superiores a treinta millones de pesos ($ ). 35. Los manifiestos de este informe trimestral, se relacionan solamente los emitidos en el trimestre, o los que me soportan la Factura de venta? R./ Se reportan sobre la información de la operatividad normal en el trimestre inmediatamente anterior. Para esto uno de los primeros campos de referencia a diligenciar se denomina "Número de manifiesto de carga, factura de venta o contrato de transporte". 36. La Fecha de Transacción cuál es?, la emitida en la Factura de Venta nuestra (cada 10 días), la fecha en que me pagaron la Factura de Venta (cada 10 días), el día que se recibió la carga, o el día en que se entregó la carga? R./ El día en que se efectúa la operación con el cliente y que se encuentra registrado en la factura de venta o contrato de transporte. 37. Nos pueden hacer el favor de regalarnos un número de teléfono fijo o celular, para que nos ayuden a solucionar oportunamente nuestras inquietudes? R./ Los siguientes son los medios por los cuales se puede comunicar con la UIAF: solicitudes@uiaf.gov.co: para inquietudes, dudas y sugerencias. soporte@uiaf.gov.co: se brinda soporte sobre el medio de reporte Chat a través de la página web de la UIAF ( Línea gratuita nacional: Teléfono ext Si la información es parecida a la que tiene el manifiesto de carga electrónico, este trámite no se puede retirar por causa del Decreto-Ley 19 de 2012 (Ley antitrámite)? R. / No. Inicialmente cabe resaltar que la solicitud de información por parte de la UIAF en el reporte de transacciones múltiples de carga no contiene la misma información del manifiesto de carga electrónico, además es importante precisar que los reportantes de esta información a la UIAF no están efectuando un

9 trámite 1, sino que están cumpliendo con una obligación impuesta por el Estado de entrega de información que se encuentra consagrada en el articulo 3 y en el numeral 5 del artículo 4 de la Ley 526 de 1999 modificado por la Ley 1121 de 2006 y en la circular 011 de 2011 de la Superintendencia de Puertos y Transporte. 39. Nuestra empresa en sus operaciones de entrega de mercancías, genera alrededor de operaciones con un solo cliente en un trimestre. Dentro de nuestras medidas de conocimiento del cliente solo le hacemos el control de seguridad al generador de la carga mas no al destinatario final, del cual el generador de carga nos entrega una lista de manera física. Es necesario entonces reportar los destinatarios o solo debería reportar al generador de carga terrestre?. Así mismo, no existe la posibilidad de reevaluar la metodología para reportar la información de los clientes? R. / Acorde con el anexo técnico de transacciones múltiples de carga, se debe reportar el tipo de identificación, el número de identificación y el nombre de la persona natural o jurídica que es destinataria de la mercancía; es decir, se deben reportar los destinatarios finales de dicho producto, para lo cual le sugerimos que solicite dicha información al generador de la carga en medio magnético. Esta información deberá ser entregada de manera puntual hasta tanto la Superintendencia de Puertos y transporte y la Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF, no se pronuncien sobre la posibilidad de modificar dicha entrega de información. 40. Somos una empresa de transporte de carga terrestre que por el objeto de los servicios prestados no genera manifiestos de carga, solo facturas por servicio de transporte; es por esto que hay casos en los que se generan pagos en una sola factura por concepto de movilización de dos (2) o más viajes, dependiendo de la necesidad del cliente. Finalizados los traslados, nuestra empresa emite la factura. En este orden de ideas: a. Se debe relacionar el mismo número de Factura de venta con la placa de vehículo dos o (2) o más veces? R. / Si, como en cada operación se genera un servicio diferente si se debe relacionar el mismo número de factura para cada uno de estos servicios. b. En la casilla donde dice valor total del viaje Se debe colocar el Valor cobrado por cada movimiento o el total de la factura? R. /Se debe colocar el valor cobrado por cada movimiento efectuado y no el valor total de la factura, ya que cada servicio de transporte de carga efectuado es independiente. 1 Trámite: Es el conjunto, serie de pasos o acciones reguladas por el Estado, que deben efectuar los usuarios para adquirir un derecho o cumplir con una obligación prevista o autorizada por la Ley. El trámite se inicia cuando ese particular activa el aparato público a través de una petición o solicitud expresa y termina (como trámite) cuando la Administración Pública se pronuncia sobre esté, aceptando o denegando la solicitud.

10 41. Para el reporte de transacciones múltiples se debe colocar la fecha de emisión de la factura o la fecha en que nos cancelan la factura? R. / Se debe colocar la fecha de emisión de la factura de venta. 42. Las transacciones múltiples de carga que se deben reportar son aquellas que nosotros como empresa transportadora le realizamos a un cliente y que en el trimestre son iguales o superiores al monto definido, o son las que nosotros como empresa transportadora realizamos en función de nuestra actividad con un tercero? R. / El Reporte de Operaciones Múltiples de Carga se relaciona directamente por las transacciones efectuadas que realizan los transportadores con el generador de la carga, en función directamente de la actividad transportadora que realizan con el tercero subcontratado. Al subcontratar con terceros, el reporte debe ser diligenciado de acuerdo con el anexo técnico No 2, en los campos 6 a 19 relacionando al tercero que realiza el transporte de carga. 43. Si soy una empresa que reporta a la UIAF por las Resoluciones 285 de 2007 y 212 de 2009, y ahora debo reportar por la Circular Externa 011 de 2011 de la Superintendencia de Puertos y Transporte, cómo debo hacer el reporte de operaciones sospechosas o la ausencia, si cuento con dos códigos diferentes? R. / El Reporte de Operaciones Sospechosas o de ausencia de las mismas debe hacerse de manera independiente ya que los códigos asignados por la UIAF y el Supervisor en este caso son distintos y el acto administrativo que emana la obligación es diferente. 44. Nosotros como empresa de transporte tenemos suscrito un contrato con nuestros clientes en el cual se definen unas coberturas y tiempos de entrega. Durante nuestra operación o procesos de entrega se puede presentar que para realizar una entrega se generen varios trayectos como por ejemplo: El cliente X programa una entrega a Popayán en la cual nosotros recogemos en las bodegas del cliente y transportamos a nuestra bodega en Funza, para lo cual se genera un manifiesto. De nuestra bodega de Funza enviamos a nuestra bodega de Cali, para lo cual se genera otro manifiesto y de nuestra bodega de Cali entregamos al destinatario en Popayán, generando otro manifiesto de carga. Es necesario reportar los tres manifiestos? R. / En el caso anteriormente expuesto deben quedar registrados todos los manifiestos de carga terrestre generados por dicho servicio, esto debido a que el remitente para este caso siempre será el mismo y es un único servicio prestado que cambia de vehículos de transporte y destino de la mercancía, lo cual hace necesario la entrega total de esta información para observar la trazabilidad que tiene dicha mercancía durante su transferencia. Así mismo el valor a colocar en los manifiestos 2 y 3 debe ser 0 en el caso que la compañía registre el valor cobrado al generador de carga en el primer manifiesto de carga terrestre.

11 45. Si tengo una transacción por millones o más debo reportarla como transacción múltiple de carga? R. / En el numeral 6.3 de la Circular 011 de 2011 de la Superintendencia de Puertos y Transporte se establece que el sujeto obligado deberá reportar a la UIAF: todas las transacciones de carga nacionales o internacionales realizadas con una misma persona natural o jurídica que en conjunto en el trimestre anterior sean iguales o superiores a treinta millones de pesos ($ ) razón por la cual si se llegase a cobrar por un servicio de transporte de carga por un solo vehículo por un solo trayecto la suma de $ este no debe reportarse. 46. Debo enviar los reportes de transacciones múltiples de carga a la superintendencia de puertos y transporte? R. / No, los reportes solicitados en el numeral de la circular 011 de 2011 deben entregarse únicamente a la Unidad de Información y Análisis Financiero - UIAF. 47. Debo enviar los reportes de operaciones sospechosas a la superintendencia de puertos y transporte? R. / No, los reportes solicitados en el numeral de la circular 011 de 2011 deben entregarse únicamente a la Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF. 48. En caso de anular una o varias facturas reportadas a la UIAF en un trimestre, cómo se realiza el reporte de las facturas que se elaboran en reemplazo de las anuladas? R./ En caso de presentar modificaciones al reporte de transacciones múltiples de carga deberá cargar nuevamente la información en la página web de la UIAF: en la sección Reportes a la UIAF y Sub sección Sistema de Reporte en Línea, Formato Solicitud Anulación y Corrección de Reportes, en el siguiente link: Se deben reportar las facturas anuladas y cómo se realizaría el reporte? R./ Las facturas anuladas no se deben reportar a la UIAF, solamente las operaciones que efectivamente fueron realizadas. 50. El valor a ingresar en el campo 27 - Valor total del viaje - es lo que el cliente me paga a mí como empresa de transporte por el servicio realizado o lo que yo como empresa de transporte le pago a un transportador tercero o subcontratado que realizó el servicio? R./ En el campo 27 - Valor total del viaje - se debe reportar el valor que le cancela el generador de carga terrestre por la prestación del servicio.

12 51. El valor a ingresar en el Campo 28 - Valor del viaje en efectivo, es lo que el cliente me paga después de impuestos por el servicio prestado o es lo que yo le pago después de impuestos al transportador tercero o subcontratado por el servicio que me prestó?. R./ En El Campo 28 - Valor del viaje en efectivo - se refiere al valor que cancela el generador de carga terrestre por la prestación del servicio en billetes y/o monedas.