Documentos de Gastos WhitePaper Abril de 2016

Transcripción

1 Documentos de Gastos WhitePaper Abril de 2016 Ronda Guglielmo Marconi, 9 Parque Tecnológico Paterna, Valencia (Spain) T (+34) ventas@preference.es Preference, S.L. NIF B Registro Mercantil de Valencia, Tomo 4770, General 2080 Folio 145 Hoja V-31996, Inscripción 1ª, Fecha 15/02/1994 Por favor, recicle

2 Contenidos 1. Propósito 3 2. Uso del apartado Gastos Añadir un nuevo documento de Gastos Incluir información del gasto - Cabecera Incluir información del gasto - Contenido Resumen del documento de Gastos Asociar el documento de Gastos a un proyecto Presentar la información del documento 8 Documentos de Gastos WhitePaper 2

3 1. Propósito El propósito de este documento consiste en explicar los pasos requeridos para trabajar con el apartado Varios- >Gastos, en PrefGest. Tiene sentido para aquellos clientes que trabajen con el módulo de proyectos. Este documento deberá ser leído por aquellas personas que se encarguen de tramitar los gastos indirectos de un proyecto. Documentos de Gastos WhitePaper 3

4 2. Uso del apartado Gastos Este apartado sirve para imputar gastos al módulo de proyectos. Es decir, en este apartado el usuario incluirá gastos adicionales que se visualiza en la aplicación de proyectos y que luego, como extensión, se pueden analizar en informes del Reporting Services. Veamos como incluir esta información en la BD Añadir un nuevo documento de Gastos Para incluir un nuevo documento de gastos, se deberá pulsar el botón Añadir. Al hacer esto, se presentará la pantalla Añadir documento de Gastos, donde se solicita al usuario que se introduzca el nombre del nuevo documento de gastos. Figura 1. Añadir un documento de gastos. Una vez indicada esta información, pulsar el botón Aceptar. Al realizar esta acción, se abrirá la pantalla General, con el contenido del documento de Gastos. Documentos de Gastos WhitePaper 4

5 Figura 2. Pestaña General del documento de Gastos Incluir información del gasto - Cabecera Al acceder a la pestaña General, se visualizará el número del documento añadido, la fecha del documento y el titulo incluido por el usuario. Para poder editarlo, pulsar el botón Open Document. Figura 3. Editar documento de gastos. Documentos de Gastos WhitePaper 5

6 Con esto, el usuario podrá añadir la moneda usada para el documento de gastos editado, y el coste conductor (el decir, el empleado generador del gasto que se está imputando). Ambos campos son opcionales. En la cabecera, encontraremos también los botones: Guardar -> Para almacenar los cambios del documento de gastos Adjuntar archivo-> Para añadir en el documento de gastos archivos externos a la aplicación (PDF, imágenes ), o visualizar los ya añadidos. Nuevo documento-> Para añadir un nuevo documento de gastos Figura 4. Cabecera del documento de gastos Incluir información del gasto - Contenido En el apartado Líneas, el usuario deberá detallar manualmente los gastos a imputar en este documento. Para añadir una línea, pulsar el botón Añadir línea. Con esto, se incluirá un registro editable, para que el usuario indique la información correspondiente. Para eliminar una línea en el documento, se deberá seleccionar ésta, y pulsar el botón Eliminar Línea. También es posible añadir a una línea en concreto del documento de gastos archivos externos la aplicación (PDF, imágenes, ), o visualizar los ya añadidos. Para ello, el usuario deberá seleccionar la línea en cuestión, y pulsar el botón Ver adjuntos de la línea. Figura 5. Contenido del documento. Documentos de Gastos WhitePaper 6

7 2.2. Resumen del documento de Gastos En la parte inferior de la pestaña General, se muestra el apartado Totales. En este se indica en número de líneas incluidas en el documento, el importe total correspondiente al IVA, y el total general (base imponible + IVA) del documento de gastos. Figura 6. Total del documento de gastos. También en la pestaña Todos, se almacena la información más relevante de forma esquemática del documento. Figura 7. Pestaña Todos del documento de gastos. Documentos de Gastos WhitePaper 7

8 2.3. Asociar el documento de Gastos a un proyecto Para asociar un documento de Gastos a un proyecto, el usuario deberá seleccionar la opción de menú Asignar Proyecto. En ese momento, se presentará la pantalla Seleccionar proyecto, donde se deberá indicar el proyecto en cuestión. Figura 8. Asociar el documento de gastos a un proyecto. De esta forma, en el proyecto, el usuario podrá ver dentro de la pestaña Documentos el documento de gastos imputado a ese proyecto. Figura 9. Vista de documento de gastos desde el proyecto asociado Presentar la información del documento El importe del documento de gastos no se sumará a los importes del proyecto. Documentos de Gastos WhitePaper 8

9 La información de los documentos de gastos se almacena en las tablas Expenses.Document (para la cabecera) y Expenses.Detail (para el contenido). El usuario podrá crear un listado por Reporting Services para visualizar y analizar esta información. No obstante, desde la bandeja de documentos de Gastos, el usuario podrá exportar a Excel la misma, pulsando el botón Exportar. Figura 10. Exportar a Excel bandeja de documentos de Gastos. Documentos de Gastos WhitePaper 9