Reglamento ayudas temporales, subvenciones y otros

Transcripción

1 MUNICIPALIDAD DE SAN RAFAEL DE HEREDIA Se publica en el Diario Oficial La Gaceta, el siguiente reglamento, aprobado por el Concejo Municipal de San Rafael de Heredia, en la sesión extraordinaria Nº , del viernes 14 de marzo del REGLAMENTO PARA AYUDAS TEMPORALES, SUBVENCIONES DE BIEN SOCIAL A PARTICULARES Y PARA LA ASIGNACIÓN, CONTROL Y LIQUIDACIÓN DE PARTIDAS MUNICIPALES OTORGADAS A PARTICULARES Y A LAS ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES DE SAN RAFAEL DE HEREDIA CAPÍTULO 1 Disposiciones generales Artículo 1º De conformidad con lo establecido en el artículo 62 de la Ley Nº 7794, Código Municipal, del 30 de abril de 1998, la Municipalidad de San Rafael de Heredia otorgará ayudas temporales a los vecinos del cantón que enfrenten situaciones debidamente comprobadas de desgracia e infortunio. Concederá subvenciones a los centros de educación pública del cantón y a las organizaciones no gubernamentales, siempre y cuando cumplan con el procedimiento establecido en el presente reglamento. Artículo 2º Para otorgar esta clase de beneficios, la Municipalidad de San Rafael creará las partidas presupuestarias necesarias para cumplir con los objetivos. La partida de ayudas temporales se denominará Ayuda a personas en desgracia o infortunio y la partida correspondiente a subvenciones se denominará Transferencias a Organizaciones Educativas Públicas y Organizaciones no Gubernamentales. CAPÍTULO 2 De las ayudas a personas en desgracia o infortunio Artículo 3º La Municipalidad de San Rafael de Heredia, otorgará ayudas temporales a los habitantes del cantón que enfrenten situaciones debidamente comprobadas de desgracia o infortunio, para lo cual deberá disponer de la partida presupuestaria aprobada por el Concejo Municipal y la Contraloría General de la 1 / 11

2 República. Artículo 4º Para efectos de este reglamento, se define la desgracia o el infortunio como un acontecimiento inesperado que amenazan gravemente la integridad física y emocional de una persona o una familia. Lo anterior se presenta cuando se sufre los embates de la naturaleza como terremotos, inundaciones, derrumbes y también por incendio de casa, no ocasionado en forma premeditada ni dolosa, sino por circunstancias accidentales e inevitables. Además los hechos derivados por condiciones socioeconómicas patológicas, como muerte, enfermedad crónica, miseria extrema o indigencia, que afecte a la persona o la familia solicitante. Artículo 5º La Municipalidad de San Rafael de Heredia, para poder otorgar una ayuda, deberá tener debidamente demostrada la situación de desgracia o infortunio. Para lo anterior, elaborará el informe respectivo por medio de la Comisión de Asuntos Sociales de la Municipalidad y de la Oficina de Asuntos Comunales, que darán la respectiva recomendación al Alcalde Municipal. Artículo 6º Las ayudas que brinde la Municipalidad serán destinadas única y exclusivamente a solventar las necesidades socioeconómicas, alimentarias, de vivienda, de restablecimiento de la salud o cualquier otra calamidad que afronten el o los solicitantes. Artículo 7º Estas ayudas serán hasta por un monto de dos salarios mínimos de un Técnico 1 Municipal, autorizadas por el Alcalde Municipal una vez recibido el estudio y la recomendación de la Oficina de Asuntos Comunales. Artículo 8º Para recibir estas ayudas, se debe cumplir con los siguientes requisitos: a) Presentar al Concejo Municipal, una nota de solicitud escrita de ayuda debidamente firmada por los afectados. b) Ser costarricense por nacimiento o nacionalización y residente de San Rafael de Heredia por más de dos años. c) Pertenecer a una familia de escasos recursos. 2 / 11

3 d) Ser de reconocida buena conducta y buenas costumbres. e) No encontrarse gozando de algún otro subsidio de otra institución de bien social. f) No haber recibido anteriormente ayuda de la Municipalidad de San Rafael por la misma situación g) Encontrarse en una situación de desgracia o infortunio, según lo define el presente reglamento y aportar junto con la solicitud los documentos que demuestren tal situación. Artículo 9º Previo a otorgar la ayuda, la Oficina de Asuntos Comunales solicita un dictamen a la Asesoría Legal de la Municipalidad, que advierta al beneficiario del incumplimiento de los requisitos establecidos en este reglamento. La Administración, en un plazo máximo de quince días hábiles, emitirá la recomendación final. Para recibir esta ayuda, el interesado debe llenar la solicitud, presentarla a la Oficina de Asuntos Comunales, que elaborará un expediente, el cual se complementará con el estudio socio económico donde se compruebe la situación de infortunio o desgracia que origina la solicitud. La Oficina de Asuntos Comunales solicitará al Tesorero Municipal una certificación de que existe contenido presupuestario y luego de recibida, el expediente junto con la recomendación se elevará al Alcalde Municipal para su autorización. Artículo 10. Las ayudas que brinde la Municipalidad de San Rafael, podrán ser en dinero en efectivo, materiales o víveres, de acuerdo a la recomendación de la Oficina de Asuntos Comunales. Cuando se trate de materiales de construcción, deberá coordinarse con el Departamento de Ingeniería para determinar la clase de materiales que se deben comprar para la obra y fiscalizar la misma una vez realizada. Esta labor debe constar en el expediente que lleve del caso la Oficina de Asuntos Comunales. Artículo 11. Es obligación del beneficiario, emplear los recursos para el fin que le fueron concedidos, caso contrario, la Oficina de Asuntos Comunales hará el respectivo reporte para que se 3 / 11

4 considere a la persona no apta para recibir más ayudas de parte de la Municipalidad. En caso de incumplimiento, se procederá a seguir las acciones civiles y penales contra el beneficiario que incumplió sus obligaciones. Artículo 12. En caso de que un acontecimiento de grandes proporciones afecte a varios vecinos, la Municipalidad ayudará a tantos vecinos como lo permitan los recursos establecidos en la correspondiente partida del Presupuesto Ordinario, destinada a tal fin. La Municipalidad se reserva el derecho de solicitar y realizar toda clase de pruebas para determinar la necesidad real del munícipe que solicita la ayuda, aplicando técnicas de investigación social. En caso de que el interesado haya suministrado datos falsos, o cualquier situación irregular que haya inducido a error a la Municipalidad, obligará a suspender el trámite respectivo, así como a realizar todas las demás acciones civiles y penales que puedan caber para el caso en particular. CAPÍTULO 3 Calificación de las organizaciones no gubernamentales para recibir fondos públicos Artículo 13. Las Juntas de Educación, la Junta Administrativa del Liceo Ing. Carlos Pascua Zúñiga, la Unión Cantonal de Asociaciones de Desarrollo Comunal, las Asociaciones Integrales y Específicas de Desarrollo Comunal y otras asociaciones del cantón de San Rafael de Heredia, deben cumplir los siguientes requisitos para recibir partidas municipales, con el fin de realizar proyectos incluidos en el Presupuesto Municipal. Lo anterior, en concordancia con las directrices emanadas por la Contraloría General de la República, en la Circular Nº que regula la materia Los centros educativos públicos a través de las Juntas de Educación y la Junta Administrativa del Liceo Ing. Carlos Pascua Zúñiga, deben presentar a la Oficina de Asuntos Comunales de la Municipalidad los siguientes documentos: 4 / 11

5 a) Oficio de la Junta de Educación o Junta Administrativa, donde conste el acuerdo donde solicitan su inscripción como persona jurídica para recibir partidas municipales, mencionando el número de acta, número de acuerdo y fecha en que se tomó el acuerdo. b) Copia del Acuerdo Municipal donde fueron nombrados todos los miembros de la Junta. c) Copia de la cédula jurídica al día (constatada con la presentación del original). d) Certificación de la personería jurídica, extendida por la Oficina Regional del Ministerio de Educación Pública. e) Fotocopia de la cédula del presidente de la Junta. f) Oficio del tesorero de la Junta, en el cual se certifica que los libros contables están al día y en orden Las Asociaciones Integrales y Específicas de Desarrollo Comunal y la Unión Cantonal de Asociaciones de Desarrollo Comunal, deben presentar a la Oficina de Asuntos Comunales de la Municipalidad, los siguientes documentos: a) Oficio de la organización comunal, donde conste el acuerdo que solicitan su inscripción como persona jurídica para recibir partidas municipales, mencionando el número de acta, número de acuerdo y fecha en que se tomó el acuerdo. b) Certificación de la personería jurídica de la organización, con indicación de los integrantes de la Junta Directiva, extendida por DINADECO. c) Copia de la cédula jurídica al día (constatada con la presentación del original). d) Certificación de la personería jurídica del presidente, como representante legal y fotocopia de su cédula de identidad. e) Oficio firmado por el presidente, en el cual conste el domicilio legal de la Asociación, el domicilio del representante legal, dirección para recibir notificaciones, apartado postal, teléfono, fax y correo electrónico, si se dispone de estos medios de comunicación. 5 / 11

6 f) Certificación del Tesorero y un contador privado incorporado, en donde se indique que la organización cuenta con libros de actas, libros contables (Diario, Mayor, Inventario y Balances, Registros Auxiliares y demás) debidamente legalizados y actualizados, cuando la partida exceda los cincuenta mil colones, ( ,00), caso contrario este requisito no es requerido. g) Oficio del Departamento de Contabilidad de la Municipalidad donde conste que la organización comunal no tiene pendientes liquidaciones de recursos que se le hayan entregado En los casos de las otras asociaciones legalmente inscritas en el Registro Público, deberán cumplir con los requisitos siguientes: a) Oficio de la asociación, donde conste el acuerdo que solicitan su inscripción como persona jurídica para recibir partidas municipales, mencionando el número de acta, número de acuerdo y fecha en que se tomó el acuerdo. b) Certificación de la personería jurídica de la organización, con indicación de los integrantes de la Junta Directiva, extendida un notario público. c) Copia de la cédula jurídica. d) Certificación de la personería jurídica del presidente, como representante legal y fotocopia de su cédula de identidad. e) Oficio firmado por el presidente, en el cual conste el domicilio legal de la Asociación, el domicilio del representante legal, dirección para recibir notificaciones, apartado postal, teléfono, fax y correo electrónico, si se dispone de estos medios de comunicación. f) Certificación del Tesorero y un contador privado incorporado, en donde se indique que la organización cuenta con libros de actas, libros contables (Diario, Mayor, Inventario y Balances, Registros Auxiliares y demás), debidamente legalizados y actualizados, cuando la partida exceda los cincuenta mil colones, ( ,00), caso contrario este requisito no es 6 / 11

7 necesario. g) Oficio del Departamento de Contabilidad de la Municipalidad donde conste que la organización comunal no tiene pendientes liquidaciones de recursos que se le hayan entregado. Artículo 14. Una vez completados los requisitos, la Oficina de Asuntos Comunales elevará la documentación al Alcalde Municipal para que se presente ante el Concejo Municipal que dará por acuerdo, la calificación de idoneidad que tendrá una vigencia de dos años. Artículo 15. Las juntas de educación, la junta administrativa, las asociaciones y la unión cantonal de asociaciones, deben comunicar a la Oficina de Asuntos Comunales de la Municipalidad, los cambios de sus juntas directivas, una vez que sean aprobados por la entidad que corresponde. Artículo 16. Las asociaciones integrales y específicas de desarrollo comunal y la Unión Cantonal de Asociaciones de Desarrollo Comunal deberán remitir copia de sus planes de trabajo y presupuesto, a la Oficina de Asuntos Comunales, al Concejo de distrito correspondiente, para conocimiento de los proyectos aprobados en la Asamblea General. CAPÍTULO 4 Planificación, asignación y presupuestación de proyectos Artículo 17. Para la asignación de recursos municipales, asignados por medio del presupuesto municipal ordinario o extraordinario, se seguirá el siguiente procedimiento: a) La administración coordinará con los Concejos de Distrito, durante el mes de mayo, la convocatoria a las Organizaciones no Gubernamentales, donde se presentarán los proyectos incluidos en los planes de trabajo y que se desea el financiamiento municipal. b) En el mes de junio, los concejos de distrito harán el estudio de los proyectos presentados y elevarán a la Administración Municipal los proyectos aprobados para su inclusión en el Presupuesto Ordinario. La recomendación de los concejos de 7 / 11

8 distrito se debe hacer debidamente motivado y se adjuntará copia de las actas donde se recibieron los proyectos y donde se aprobaron. c) La Alcaldía Municipal presentará al Concejo Municipal, en el mes de agosto, el plan operativo anual y el presupuesto, con los proyectos que resulten del proceso de planificación participativa. El Concejo Municipal estudiará y dictaminará el Presupuesto Municipal conforme la legislación vigente. Artículo 18. Una vez aprobados los presupuestos por la Contraloría General de la República, el Alcalde Municipal comunicará a las Juntas de Educación, Junta Administrativa del Liceo Ing. Carlos Pascua, a las Asociaciones de Desarrollo, a la Unión Cantonal de Asociaciones de Desarrollo Comunal y a otras asociaciones que se les aprobaron proyectos, el monto asignado y demás información para que concreten la solicitud en la Oficina de Asuntos Comunales y proceder a girar el correspondiente desembolso, una vez que se firme el convenio de cooperación con la persona jurídica respectiva y se tome el respectivo acuerdo en el Concejo Municipal. CAPÍTULO 5 Ejecución y control de los proyectos Artículo 19. Las Organizaciones no Gubernamentales favorecidos para desarrollar proyectos con cargo al Presupuesto Municipal, deben realizar los procesos de Contratación Administrativa de acuerdo a la Ley, en coordinación con la Oficina de Asuntos Comunales que será la encargada de supervisar el buen uso de los fondos municipales. Artículo 20. Para cumplir con el control, los fondos asignados serán depositados en una cuenta especial y se llevarán independientemente en la contabilidad de las organizaciones. La Oficina de Asuntos Comunales velará porque se cumplan estos requisitos. Artículo 21. Para retirar los fondos en la Tesorería Municipal, el representante legal de la Organización no Gubernamental, debe 8 / 11

9 presentar una declaración jurada en la cual manifieste el plazo en el que se realizará la inversión, la forma en que rendirá los informes periódicos que debe hacer ante la Oficina de Asuntos Comunales y aportará la información y documentación relacionada con el uso y manejo de los recursos asignados al proyecto aprobado. Aportará copias de la cédula jurídica y de la cédula de identidad. Artículo 22. Cuando los recursos económicos hayan sido retirados, la Tesorería Municipal informará a la Oficina de Asuntos Comunales para que tome las medidas del caso. La Oficina de Asuntos Comunales informará al Departamento de Ingeniería cuando corresponda, para las revisiones pertinentes, cuando la obra lo amerite. Artículo 23. La Oficina de Asuntos Comunales será la encargada de llevar el control de las partidas asignadas a las organizaciones no gubernamentales y denunciará al Alcalde Municipal cualquier anomalía que se presente. Recibirá y revisará las liquidaciones de las partidas y las tendrá a disposición de la Auditoría Municipal los expedientes de cada partida, para revisiones posteriores. Artículo 24. Las organizaciones no gubernamentales no podrán mantener por más de un período las partidas sin ejecutar. Las partidas deben ser utilizadas únicamente para el fin asignado por la Municipalidad. Si durante el proceso, la Junta Directiva de la organización desea cambiar el destino de la partida, debe reintegrar a la Tesorería Municipal el monto total de la partida y los intereses que hubiese ganado en el período. La Junta Directiva de la Organización no Gubernamental debe iniciar el nuevo proyecto ante el Concejo de Distrito correspondiente. Si es aprobado, el Concejo de Distrito lo elevará ante el Alcalde Municipal para que lo integre al próximo presupuesto extraordinario, siguiendo los trámites establecidos para estos casos. Artículo 25. Los intereses que se generen por los fondos transferidos por la Municipalidad, deberán ser asignados a la misma obra. Si una vez ejecutada la obra, hubiese algún saldo, se 9 / 11

10 debe reintegrar a la Municipalidad, CAPÍTULO 6 Liquidación de los proyectos Artículo 26. Cuando el proyecto se haya ejecutado, se deben presentar dentro del mes siguiente, la liquidación de la partida, cumpliendo los siguientes requisitos: a) Nota de remisión firmada por el presidente de la Junta Directiva. b) Fotocopia del libro de actas en donde conste que la Junta Directiva conoció y aprobó la liquidación. c) Certificación del Tesorero, refrendada por un contador privado incorporado, cuando la partida sea menor de cinco millones de colones y refrendada por un contador público autorizado, cuando la partida sea mayor de cinco millones de colones, donde detalle los gastos realizados y el saldo final de la partida, que en caso de ser positiva, se respalde con el estado de cuenta del banco en la cuenta especial donde se manejaron los fondos. d) Las facturas de las compras deben ser debidamente autorizadas por la Dirección General de Tributación Directa. Las facturas de mano de obra deben ser respaldas por un contrato y la fotocopia de la cédula de la persona que realizó el trabajo. Artículo 27. Las partidas se deben liquidar a mas tardar el 30 de noviembre de cada año. Si a esta fecha la obra aún no se ha terminado, la Organización no Gubernamental debe enviar un acuerdo de Junta Directiva a la Oficina de Asuntos Comunales explicando el caso y solicitando la prórroga correspondiente para hacer la liquidación final. Una vez analizado el caso, la Oficina de Asuntos Comunales elevará el caso ante el Alcalde Municipal, quien determinará la procedencia o no de la solicitud de prórroga. Artículo 28. La Oficina de Asuntos Comunales devolverá las facturas que no cumplan con lo establecido en el artículo 26, inciso D, de este reglamento y la Organización no Gubernamental será responsable de corregir los errores. Mientras no se subsane 10 / 11

11 lo anterior, la asociación o junta de educación no recibirá más ayuda municipal y si es procedente, se procederá a presentar las denuncias correspondientes. CAPÍTULO 7 De las responsabilidades Artículo 29. En caso de incumplimiento de las obligaciones y responsabilidades por parte de las Organizaciones no Gubernamentales, la Municipalidad estará facultada para suspender provisional o permanentemente la asignación de partidas municipales a los infractores, previa garantía del debido proceso. De igual forma, dichos sujetos privados podrán incurrir en responsabilidades civiles, penales y administrativas, por lo cual, la Municipalidad se reserva el derecho de ejercer las denuncias que estime convenientes para preservar lo que dicta la Ley de Control Interno, la Ley de Enriquecimiento Ilícito y demás normas legales establecidas. Artículo 30. La Auditoría Interna de la Municipalidad fiscalizará el cumplimiento de los deberes y compromisos establecidos en este reglamento, como parte inherente a sus funciones de ente contralor del ayuntamiento. CAPÍTULO 8 Vigencia Artículo 31. Este reglamento deroga cualquier disposición anterior que se le oponga y rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta una vez aprobado por el Concejo Municipal de San Rafael de Heredia y cumpliendo con lo que dispone el artículo 43 de la Ley Código Municipal Nº 7794, del 30 de abril de Aprobado por unanimidad y en firme. San Rafael de Heredia, 25 de marzo del Concejo Municipal. Damaris Ruiz Rojas, Secretaria. 1 vez. (34334). 11 / 11