Manual Proceso apertura nuevo ejercicio

Transcripción

1 Manual Proceso apertura nuevo ejercicio

2 Proceso apertura nuevo ejercicio Introducción A continuación se detallan los pasos para realizar la apertura de un nuevo ejercicio, de estos pasos existen algunos que son obligatorios y otros no, en este caso se indicará con el texto Opcional en el título del apartado correspondiente. Contabilidad 1. Creación de un nuevo ejercicio Para empezar a contabilizar en el nuevo año serán necesarios realizar los siguientes cambios: 1.1. Abrir los ejercicios en la aplicación (Archivos de Empresa) Esta opción nos permitirá escoger el ejercicio de trabajo de la aplicación.. maestros a. Desde la pantalla principal de la aplicación vamos a la opción 0. Archivos b. Escogemos la opción y. Arch. empresa (Comunes). Ejercicios c. Vamos a la opción u.. ejercicio d. Pulsamos sobre la opción F5. Nuevo visualtrans@ 2

3 Damos de alta el ejercicio 20XX, pulsando sobre la opción Nuevo ejercicio e introduciendo el número 20XX. Para este año el Abrir los ejercicios en la aplicación (Procesos. Opcional) Esta opción nos permitirá visualizar arbolados de ciertas operaciones por fecha. Procesos a. Desde la pantalla principal de la aplicación vamos a la opción X. Calendario b. Escogemos la opción j. Crear año en tabla c. Introducimos el año 20XX ( Este año el 2016 ) visualtrans@ 3

4 1.3. Ampliar los límites de contabilidad (parámetros). Maestros a. Desde la pantalla principal de la aplicación de contabilidad escogemos la opción 0. Archivos. Configuración b. Seleccionamos la opción o. c. Abrimos los límites de contabilidad y de I.V.A. / I.G.I.C. visualtrans@ 4

5 El límite inferior, lo podemos dejar desde el ejercicio en el que estamos (la fecha que consideremos, por ejemplo, 01/12/10) y el superior, hasta la fecha del 20XX que consideremos necesario (por ejemplo 31/12/11). Es interesante ampliar el límite lo suficiente, ya que si vamos a emitir asientos posteriormente, los vencimientos de los mismos exigirán unas fechas más amplias. d. Desde esta ventana en la parte inferior pulsamos en el botón Opciones y pulsamos sobre la opción P. Generales Ctrl + G que permitirá cambiar la configuración de la aplicación para trabajar en el 20XX (esta selección es OPCIONAL, se puede activar en cualquier momento. En muchas empresas, se activa cuando se terminan de trabajar con operaciones del ejercicio anterior). Aparecerá la pantalla de Parámetros Generales de la aplicación, siendo aquí donde especificaremos en qué ejercicio vamos a trabajar. visualtrans@ 5

6 2. Cambio de ejercicio (opcional) Cuando queremos trabajar con dos ejercicios simultáneamente (esto suele suceder a principios de cada año) no es imprescindible seleccionar el ejercicio en el que queramos trabajar, pues la aplicación detecta el ejercicio al que pertenece el asiento, por lo que podremos trabajar en uno u otro, pero, si lo deseamos, podemos seleccionar el ejercicio activo siguiendo los siguientes pasos: maestros a. Desde la pantalla principal de la aplicación vamos a la opción 0. Archivos b. Escogemos la opción y. Arch. Empresa (Comunes).. ejercicios c. Vamos a la opción u.. ejercicio d. Pulsamos sobre la opción x. Cambiar e. Seleccionamos el ejercicio en el que deseamos trabajar. visualtrans@ 6

7 Facturación Si la empresa utiliza series por año, deberá realizar los siguientes procesos en la aplicación de facturación al comienzo del ejercicio: 1. Crear nuevas series de facturas emitidas Para crear las series de facturas emitidas debemos seguir los siguientes pasos: Empresa a. Desde el menú principal de la aplicación de facturación seleccionamos 0. Archivos de. emitidas la opción j. Series f. Facturación b. Seleccionamos en el apartado c. Para crear la nueva serie seleccionamos la opción F5. Nueva serie de facturas, emitidas apareciendo el siguiente cuadro de diálogo. También existe la posibilidad de duplicar las series actuales, estos serían los pasos: Empresa a. Desde el menú principal de la aplicación de facturación seleccionamos 0. Archivos de. emitidas la opción j. Series f. Facturación b. Seleccionamos en el apartado c. Seleccionamos F7.Todas las series emitidas. 7

8 e. Seleccionamos la o las series que queremos duplicar. d. En el botón inferior Proceso escogemos Duplicar Series. Los datos que debemos introducir son los siguientes:» Nombre y Descripción: permite identificar cada serie.. tipo» Tipo IVA devengado: debemos indicar el tipo de IVA de la serie. Para la serie de suplidos debe ser Otro Si son series para facturas emitidas intracomunitarias debe definirse como Servicios. intraco Si es para la autorepercusión del IVA de las adquisición de servicios intracomunitarios se debe definir como. Intracomunitarias» Empresa donde se usa: debemos seleccionar la empresa en la que se utilizará la serie.» Control Usada actualmente: si se activa este check, nos permite utilizar esta serie. Si se desactiva no podremos utilizar dicha serie.» Control Serie suplidos: si activamos este check, estamos indicando que esta serie es para suplidos.» Serie de suplidos: nos permite indicar la serie que será empleada para los suplidos.» Serie rectificativa: permite seleccionar la serie que será empleada para las facturas rectificativas emitidas. También tendremos que introducir en la pestaña 2.Informe Condición una fórmula (botón de opciones...por defecto) que viene dada por defecto por la aplicación, para decidir a qué ejercicio pertenece la serie, evitando de este modo los posibles errores de utilización en otros ejercicios, donde nos mostrará un mensaje pidiendo ejercicio para el que se ha creado. visualtrans@ 8

9 Al pulsar este botón nos solicita el ejercicio en el que se emplearán, en nuestro caso 20XX, aparecerá la siguiente fórmula: $EJERCICIO FACT$=20XX. En Mensaje Condición aparecerá por defecto el siguiente texto: El ejercicio de trabajo no corresponde con el. 20XX 9

10 2. Crear nuevas series de facturas recibidas. Para crear las series de facturas recibidas debemos seguir los siguientes pasos: Empresa a. Desde el menú principal de la aplicación de facturación seleccionamos 0. Archivos de. recibidas la opción k. Series f. Facturación b. Seleccionamos en el apartado c. Para crear la nueva serie seleccionamos la opción F5. Nueva serie de facturas, recibidas apareciendo el siguiente cuadro de diálogo. También existe la posibilidad de duplicar las series actuales, estos serían los pasos: Empresa a. Desde el menú principal de la aplicación de facturación seleccionamos 0. Archivos de. recibidas la opción k. Series f. Facturación b. Seleccionamos en el apartado c. Seleccionamos F7.Todas las series recibidas. e. Seleccionamos la o las series que queremos duplicar. d. En el botón inferior Proceso escogemos Duplicar Series. visualtrans@ 10

11 Los datos que debemos introducir son los siguientes:» Nombre y Descripción: Permite identificar cada serie.. tipo» Tipo IVA deducible: debemos indicar el tipo de IVA de la serie. Para la serie de suplidos debe ser Otro Si se genera una serie para las facturas intracomunitarias de Servicios se debe marcar como Servicios Intracomunitarios» Empresa donde se usa: debemos seleccionar la empresa en la que se utilizará la serie.» Control Usada actualmente: si se activa este check, nos permite utilizar esta serie. Si se desactiva no podremos utilizar dicha serie.» Control Serie suplidos: Si activamos este check, estamos indicando que esta serie es para suplidos. En este. tipo caso también tiene que tener como tipo de de IVA Otro» Serie de suplidos correspondiente: Nos permite indicar la serie que será empleada para los suplidos. visualtrans@ 11

12 3. Definir series por defecto. Para poder definir las series por defecto en la aplicación, se debe tener acceso al menú 8. Varios del menú principal y dentro del mismo acceder a la opción Parámetros Facturación. En los parámetros, en la pestaña Cliente y Proveedor deberemos introducir las series que asignaremos de forma general o por defecto a las facturas y/o las series correspondientes en caso de trabajar con suplidos. NOTA: En caso de no tener acceso a este menú es necesario ponerse en contacto con el Departamento de Soporte. visualtrans@ 12