DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA

Transcripción

1 Señora Rosaura Cascante Cascante Secretaria Concejo Municipal MUNICIPALIDAD DE MORA San José Estimada señora: FAX Nro de junio, 2012 DFOE-DL Al contestar refiérase al oficio Nro Asunto: Atención del oficio ACM sobre solicitudes efectuadas por el Concejo Municipal de Mora a la Auditoría Interna de ese gobierno local. Para que lo haga de conocimiento del Concejo Municipal en la sesión próxima inmediata al recibo de este documento, nos referimos a su oficio Nro. ACM del 22 de mayo de 2012 en el cual trascriben acuerdo adoptado por el Concejo Municipal de Mora en sesión ordinaria Nro celebrada el 21 de mayo del año en curso. Dicho acuerdo dice: para que el Concejo remita copia de las solicitudes hechas a la Auditoria (sic), así como las respuestas recibidas, a la Contraloría General de la República, con la finalidad de que se exponga la situación y buscar la asesoría de la Contraloría con el tema.... De acuerdo con lo indicado en el oficio que se analiza, el Concejo Municipal de Mora en sesión ordinaria Nro del 23 de abril de 2012 acordó solicitarle al Auditor Interno de ese gobierno local, que brindara un informe detallado de los estudios realizados entre en 2010 y el 2012 y la respectiva información de respaldo, un informe de las asesorías brindadas al Concejo en el mismo período. Además, se requirió un informe sobre los estudios que tenía programados el Auditor Interno, los cuales no pudo realizar, así como copia de los oficios emitidos por la Auditoría Interna. Esto se le comunicó al citado Auditor mediante oficio Nro. ACM del 25 de abril de Ante tales requerimientos, el Auditor Interno mediante oficio Nro. DA del 14 de mayo de 2012 indicó: esta unidad de fiscalización considera como no apropiado hacer entrega, en los términos solicitados por el Concejo Municipal, de documentos propios de fiscalización de ésta (sic) auditoría, por cuanto dicha información podría incidir en los resultados finales de dichos estudios.. Por otra parte, en el oficio Nro. ACM , se indica que ese órgano colegiado solicitó al Auditor Interno de ese gobierno local, programación de los días de vacaciones que tiene acumulados y que sobrepasan los 30 días, concretamente en oficio ACM del 25 de abril de 2012, se le solicita al Auditor entre otras cosas:

2 DFOE-DL de junio, 2012 ( ) tiene que presentar la programación de sus vacaciones de acuerdo a sus labores, con el objetivo de que no se le acumulen más de dos períodos de vacaciones, tal y como lo ha solicitado el Concejo anteriormente Al respecto, el Auditor Interno señaló en el oficio Nro. DA del 14 de mayo de 2012 que si se requiere una programación específica, tentativamente disfrutaría el saldo superior a los 60 días en dos tractos iguales, uno a partir del 16 de agosto y otro en el mes de diciembre. I. Consideraciones Previas De previo, debe advertirse que en el ejercicio de la potestad consultiva de la Contraloría General, regulada en el artículo 29 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Nro del 7 de septiembre de 1994 y el Reglamento sobre la recepción y atención de consultas dirigidas a la Contraloría General de la República 1, este órgano contralor no tiene por norma referirse a casos y situaciones concretas. Al respecto, en los artículos 8 y 9 del reglamento indicado estipulan los requisitos de presentación y admisibilidad de las consultas dirigidas al órgano contralor, dentro de los cuales interesa destacar: Artículo 8º Requisitos para la presentación de las consultas. Las consultas que ingresen para su atención conforme al artículo 29 de la Ley Nro. 7428, deberán cumplir los siguientes requisitos: ( )/ 2. Plantearse en términos generales, sin que se someta al órgano consultivo a la resolución de circunstancias concretas propias del ámbito de decisión del sujeto consultante, o que atañen a la situación jurídica del gestionante./( )/ 6. Incorporar el criterio jurídico que deberá contener la posición jurídica del sujeto consultante en relación con los aspectos sometidos a consideración del órgano contralor. En casos excepcionales, en los que se acredite que no se cuenta con la asesoría legal, se podrá presentar la consulta sin el estudio legal debiendo fundamentar la posición del consultante. ( ).. Artículo 9º Admisibilidad de las consultas /Se rechazarán de plano y sin más trámite las consultas cuyo objeto principal consista en requerir la resolución de circunstancias concretas que correspondan al sujeto consultante.... Tal proceder se fundamenta en el hecho de que en el evento de que este órgano contralor atienda consultas sobre situaciones concretas estaría administrando de forma conjunta con el consultante, situación que escapa de las competencias legales y constitucionales que ostenta esta Contraloría General. 1 Resolución Nro. R-DC de las 8:00 horas del 13 de diciembre de 2011, publicado en el Alcance Digital Nro. 107 a La Gaceta Nro. 244 del 20 de diciembre de 2011.

3 DFOE-DL de junio, 2012 Resulta pertinente reiterar que la resolución del caso que se analiza corresponde a un caso particular, el cual según la normativa transcrita, es de entera responsabilidad de la Administración Activa y no le corresponde a esta Contraloría General emitir criterio al respecto. Sin embargo, esto no impide a la Contraloría General emitir, en el marco de su independencia, criterio sobre consultas vinculadas con el ámbito competencial del órgano contralor, aclarando eso sí, que las consideraciones que se formulan se esbozan desde una perspectiva general y no respecto de una situación específica e individualizada, dirigidas por demás a orientar a la entidad consultante en la toma de sus decisiones. II. Criterio del Área - Sobre la solicitud de informes al Auditor Interno Antes de entrar a comentar lo referido a las solicitudes que el Concejo realice al Auditor Interno es preciso citar que la Ley General de Control Interno, Nro. 8292, en sus artículos 22 y 24 preceptúa que: Artículo 22 Competencias. Compete a la auditoría interna, primordialmente lo siguiente:/ ( )/ g) Elaborar un informe anual de la ejecución del plan de trabajo, sin perjuicio de que se elaboren informes y se presenten al jerarca cuando las circunstancias lo ameriten.. Artículo 24. Dependencia orgánica y regulaciones administrativas aplicables. El auditor y el subauditor interno de los entes y órganos sujetos a esta Ley dependerán orgánicamente del máximo jerarca, quien los nombrará y establecerá las regulaciones de tipo administrativo que les serán aplicables a dichos funcionarios. Debe tomarse en consideración que respecto del máximo jerarca en las municipalidades, la Procuraduría General de la República en su pronunciamiento C , de 28 de marzo del 2001, señala, en lo que interesa, que sigue siendo el Concejo Municipal el órgano administrativo de mayor jerarquía dentro de la estructura municipal. (El destacado es nuestro). Ahora bien, respecto de las solicitudes que el Concejo efectúe al Auditor Interno es preciso citar que el Código Municipal, en su artículo 13, estipula como atribuciones de ese órgano colegiado: ( ) m) Conocer los informes de auditoría o contaduría, según el caso, y resolver lo que corresponda.. Es importante indicar que los informes de auditoría son documentos de acceso público, razón por la cual, no existe razón para que se niegue el acceso a tales informes, salvo que configure una de las prohibiciones previstas en el inciso e)artículo 34 de la Ley Nro. 8292, que en lo pertinente señala que es prohibición del Auditor y Subauditor

4 DFOE-DL de junio, 2012 internos y los demás funcionarios de la Auditoría Interna, revelar información sobre las auditorías o los estudios especiales de auditoría que se estén realizando y sobre aquello que determine una posible responsabilidad civil, administrativa o eventualmente penal de los funcionarios de los entes y órganos sujetos a dicha Ley. Además, se debe enfatizar que sobre esta materia, el artículo 35 de la referida Ley Nro. 8292, señala que: los hallazgos, las conclusiones y recomendaciones de los estudios realizados por la auditoría interna, deberán comunicarse oficialmente, mediante informes al jerarca o a los titulares subordinados de la administración activa, con competencia y autoridad para ordenar la implantación de las respectivas recomendaciones ; asunto que es retomado en las Normas para el ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público 2. En este mismo orden de ideas, las citadas Normas establecen que el Auditor Interno debe informar al jerarca, de manera oportuna y al menos anualmente, entre otras cosas, sobre la gestión ejecutada por la Auditoría Interna, indicando sobre el grado de cumplimiento del plan de trabajo anual y del estado de las recomendaciones y disposiciones emitidas por los órganos de control y fiscalización. De la normativa citada, puede concluirse que la Auditoría Interna de los gobiernos locales depende del Concejo Municipal y por lo tanto, si ese órgano colegiado le solicita información sobre las acciones que ejecuta, deberá ser atendido, con las excepciones que establece la legislación respecto del deber de confidencialidad sobre la información que eventualmente podría generar algún tipo de responsabilidad, o que se encuentre en trámite la ejecución del procedimiento respectivo. Considerando lo dicho hasta ahora, no encuentra esta Contraloría General razón por la cual un Auditor Interno no pueda aportar al Concejo Municipal, como jerarca institucional, la información solicitada, considerando que, además se trata de una solicitud expresa de su jerarca y que el satisfacer dicho requerimiento no contraviene la normativa que sobre la materia existe, máxime tratándose de informes que son documentos públicos. - Sobre la programación de vacaciones del auditor En lo que concierne al tema de vacaciones, es pertinente indicar que el Código de Trabajo, contiene parámetros generales sobre este tema, sin perjuicio de lo que al respecto establezca la normativa interna del gobierno local. Así en los artículos 155, 158 y 159 del citado Código de Trabajo se estipula, a la letra: ARTÍCULO El patrono señalará la época en que el trabajador gozará de sus vacaciones, pero deberá hacerlo dentro de las quince semanas posteriores al día en que se cumplan las cincuenta de servicio continuo, tratando de que no se altere la buena marcha de su empresa, industria o negocio, ni la efectividad del descanso. 2 Normas para el ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público, Resolución R-DC , publicadas en La Gaceta Nro. 28 del miércoles 10 de febrero de 2010.

5 DFOE-DL de junio, 2012 ARTÍCULO Los trabajadores deben gozar sin interrupciones de su período de vacaciones. Estas se podrán dividir en dos fracciones, como máximo, cuando así lo convengan las partes, y siempre que se trate de labores de índole especial, que no permitan una ausencia muy prolongada. ARTÍCULO Queda prohibido acumular las vacaciones, pero podrán serlo por una sola vez cuando el trabajador desempeñare labores técnicas, de dirección, de confianza u otras análogas, que dificulten especialmente su reemplazo, o cuando la residencia de su familia quedare situada en provincia distinta del lugar donde presta sus servicios ". Por otra parte, en el artículo 24 de la Ley General de Control Interno, Nro. 8292, se establece que: El auditor y el subauditor internos de los entes y órganos sujetos a esta Ley dependerán orgánicamente del máximo jerarca, quien los nombrará y establecerá las regulaciones de tipo administrativo que les serán aplicables a dichos funcionarios (...). Las regulaciones de tipo administrativo mencionadas no deberán afectar negativamente la actividad de auditoría interna, la independencia funcional y de criterio del auditor y el subauditor y su personal; en caso de duda, la Contraloría General dispondrá lo correspondiente. (El destacado es nuestro) De acuerdo con lo establecido en el artículo precedente, las regulaciones aplicables al Auditor Interno deben ser establecidas por el Concejo Municipal, como superior jerárquico de la Auditoría Interna, para lo cual deberán valorar si la medida adoptada afecta negativamente la actividad de la Auditoría Interna y la independencia funcional de esa unidad de fiscalización. Además, al establecer tales regulaciones debe observarse lo previsto en los artículos Nos. 24 y 25 de la Ley General de Control Interno, Nro Por lo tanto, han de ser congruentes con las que rijan para otros servidores de rango y condición similares, y no deberán afectar negativamente la actividad de Auditoría Interna, a fin de que ejerzan su gestión con independencia funcional y de criterio respecto del jerarca y de los demás órganos de la Administración Activa; considerando la naturaleza y la discrecionalidad que requiere la función de la Auditoría Interna. Se desprende de lo expuesto, que en virtud de que el Auditor Interno, tal y como se indicó anteriormente, depende del Concejo, este órgano colegiado tiene la facultad de disponer el período en que debe disfrutar las vacaciones, siempre y cuando se cumpla con los presupuestos definidos en la normativa citada y en la establecida a lo interno del gobierno local. Valga destacar que sobre este tema, esta Contraloría General ya se ha pronunciado en otras ocasiones, particularmente en los oficios Nros (FOE-SM-0713) del 22 de mayo de 2009 y el (DFOE-SM-1309/ DJ ) del 29 de octubre de 2010, los cuales se adjuntan para su consideración.

6 DFOE-DL de junio, 2012 Así, en el oficio Nro (DFOE-SM-1309/ DJ ) respecto del disfrute de vacaciones por parte del Auditor Interno se indicó, en lo pertinente: ha sido criterio reiterado de este órgano contralor, que el disfrute oportuno de las vacaciones por parte de los funcionarios constituye una sana práctica de control interno, dado el beneficio que éste conlleva para los servidores y la propia institución, por lo que resulta importante que se establezcan regulaciones que aseguren ese disfrute de manera periódica y puntual, y a la vez prevengan la acumulación indebida de los derechos a vacaciones./ En ese mismo orden, procede la determinación (y la vigilancia del cumplimiento) de las políticas por las cuales se regirá el aprovechamiento de ese derecho por parte del Auditor Interno, las cuales deben ser emitidas por el Concejo Municipal, órgano al que corresponde nombrar a dicho funcionario y establecer las regulaciones de carácter administrativo que en su caso apliquen. Considerando lo desarrollado, si el Auditor Interno ya ha establecido tentativamente un período para disfrutar las vacaciones, el Concejo Municipal, como jerarca, puede definir las fechas en que el Auditor Interno disfrutará el respectivo descanso, todo lo anterior en apego a lo previsto en la normativa aplicable. Por último, respecto de la solicitud de audiencia, es pertinente señalar que esta se llevó a cabo el 29 de mayo de 2012, en la cual estuvieron presentes funcionarios de esta Contraloría General y miembros del Concejo Municipal de Mora. En dicha audiencia se desarrolló, en términos generales, lo referido a las competencias del Concejo ante la Auditoría Interna, así como el deber de esa unidad de fiscalización de aportar documentación de carácter público a ese órgano colegiado. Atentamente, Lic. German A. Mora Zamora Gerente de Área Lic. Gonzalo Elizondo Rojas Asistente Técnico Licda. Maribel Astúa Jiménez Fiscalizadora MAJ/GER/GMZ/zwc ci Archivo Central Ni: 9332, 9333 G: