08 de febrero, 2016 DFOE-EC-0074

Transcripción

1 Al contestar refiérase al oficio Nro de febrero, 2016 DFOE-EC-0074 Licenciado Eduardo Monge Sanabria Auditor Interno BANCREDITO SOCIEDAD AGENCIA DE SEGUROS Estimado señor: Asunto: Se deniega autorización al Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna de Bancrédito Sociedad Agencia de Seguros, S.A. Nos referimos a su oficio N BC-SEG-AI del pasado 11 de enero, mediante el cual remite para aprobación de este órgano contralor, el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna de Bancrédito Sociedad Agencia de Seguros, S.A., aprobado por la Junta Directiva de esa Sociedad, en la sesión ordinaria N 156, celebrada el 9 de diciembre de Sobre el particular, procede indicarle que se deniega la aprobación al citado Reglamento, por cuanto se incumplió con los requisitos que se establecen en el punto 7.1 de los Lineamientos sobre los requisitos de los cargos de auditor y subauditor internos, las condiciones para las gestiones de nombramiento, suspensión y destitución de dichos cargos, y la aprobación del reglamento de organización y funcionamiento de las auditorías internas del Sector Público (Resolución N R-CO de las 9 horas del 17 de noviembre de 2006), los cuales se detallan a continuación: 1. Certificación del auditor interno indicando que el documento aprobado por el jerarca cumple con la normativa aplicable. 2. Copia certificada del reglamento aprobado por la Junta Directiva en la sesión respectiva. Adicionalmente, se plantean algunas observaciones y consideraciones relacionadas con el contenido del Reglamento, con el propósito de que sean valoradas y subsanadas por esa Auditoría Interna, específicamente en cuanto a lo siguiente:

2 DFOE-EC de febrero, 2016 Artículo 2: -Se recomienda evaluar la necesidad de incorporar algunas de las leyes que ahí se citan, en especial las definidas de los incisos h) al n). -Dado que se repite la numeración de este artículo 2 en la página 9, el cual se encuentra después del artículo 5, tal aspecto debe ser corregido. Artículo 3: Este artículo refiere al ámbito de aplicación del Reglamento, incorporando a los Agentes de Seguros Externos, cuya definición, según el artículo 22 de la Ley Reguladora del Mercado de Seguros, N 8653, es la siguiente: Artículo 22.- Intermediarios de seguros I) Agentes de seguros y sociedades agencias de seguros Agentes de seguros son las personas físicas que realicen intermediación de seguros y se encuentren acreditadas por una o varias entidades aseguradoras y vinculadas a ellas por medio de un contrato que les permite actuar por su nombre y cuenta, o solo por su cuentas. En consecuencia, al ser catalogados los agentes de seguros, como personas físicas que realizan intermediación de seguros, acreditadas por una o varias entidades aseguradoras, los cuales actúan por su nombre y cuenta, no se encuentran dentro del ámbito de aplicación de este Reglamento. Además, la referencia a los artículos 4 y 22 inciso a) de la Ley N 8292 parece no concordar con el ámbito de aplicación del Reglamento, por cuanto el primero se refiere a la aplicabilidad de la Ley General de Control Interno a los sujetos de derecho privado que por cualquier título sean custodios o administradores de fondos públicos y la posibilidad de sancionarlos, según lo dispuesto en el artículo 7 de la Ley N 7428, y el segundo alude a las competencias de la Auditoría Interna. Artículo 4: Se recomienda revisar la redacción del concepto y propósito de la Auditoría Interna, al amparo de la definición contenida en el artículo N 21 de la Ley General de Control Interno, N 8292 así como otras normativas relacionadas con el tema; mereciendo especial atención la calificación de consultoría, cuyo término se incorpora en el primer y penúltimo párrafos, considerando las funciones y competencias de esa Unidad al amparo de la Ley N 8292 precitada, así como la objetividad e independencia que debe prevalecer en las funciones que realiza.

3 DFOE-EC de febrero, 2016 Artículo 5: Se omite la numeración de este artículo, aspecto que debe ser subsanado. Artículo 6: Este artículo 6 y el 40, refieren a la planificación estratégica, por lo que recomendamos uniformarlos, para que no exista duplicidad en el contenido. Artículo 7: El artículo refiere a los valores éticos y entra a definirlos, sin embargo, debe analizarse cada uno de ellos, tanto en su propia definición, como en el hecho de si tales conceptos se enmarcan dentro de los valores éticos o no. Especial atención merece la definición de Legalidad constitucional y el concepto integridad y lealtad que se repiten con definiciones diferentes. Artículo 8: De acuerdo con el título del artículo, éste regula la independencia funcional y de criterio que debe existir en las funciones que ejerce la Auditoría Interna; sin embargo, norma aspectos administrativos y de confidencialidad de los documentos, los cuales recomendamos se regulen en artículos independientes. Artículo 9: Dado que la jornada de la Auditoría Interna de Bancrédito Sociedad Agencia de Seguros, es a medio tiempo, pareciera innecesario incorporar el inciso c). Artículo 10: Recomendamos revisar la redacción de este artículo, en especial el párrafo tercero, teniendo presente que la Auditoría Interna no puede integrar comisiones de la Administración Activa. Artículo 12: Se sugiere revisar si el último párrafo debe incorporarse en este artículo, en el que se regula la ubicación jerárquica del auditor interno y no el procedimiento de nombramiento y cese de este funcionario, tema que además se regula en los numerales 15 y 16. Artículo 14: Siendo la jornada de la Auditoría Interna de esa entidad a medio tiempo, el segundo párrafo debe ser eliminado, por cuanto no existe posibilidad alguna de reducir

4 DFOE-EC de febrero, 2016 aún más la jornada laboral, conforme así lo establece el artículo 30 de la Ley General de Control Interno. Artículo 17: Como parte de las funciones del Auditor Interno, se establece en el inciso g), que el Auditor Interno en su calidad de asesor de la Junta Directiva tiene facultades para efectuar las investigaciones o revisiones de la forma, alcance y oportunidad que considera necesarios sobre cualquier tipo de transacción o actividad que realice la administración ( ), sin embargo, debe tenerse presente que las funciones de fiscalización que ostenta la auditoría interna, lo es su calidad de auditor interno, conforme lo dispuesto en el Ley N 8292 y no en su calidad de asesor de la Junta Directiva, cuya función incluso se lleva a cabo a solicitud del jerarca, razón por la cual debe ser corregido este aspecto. En cuanto al inciso i) Ejercer las demás funciones y atribuciones que le asigne la Junta Directiva, recomendamos sea aclarado o eliminado, dada la independencia funcional y de criterio que ostenta la auditoría interna. Para tales efectos, es importante indicar lo expuesto en el oficio N (DI-CR-533) del 28 de setiembre de 2004, en donde sobre este tema, se señala lo siguiente: Dependencia orgánica del auditor y el subauditor internos respecto del jerarca. Límite frente a su independencia funcional y de criterio De conformidad con la Ley General de Control Interno (LGCI), en su artículo 24, tanto el auditor como el subauditor internos de los entes y órganos sujetos a esa Ley, dependen orgánicamente del máximo jerarca, quien los nombra y les establece las regulaciones de tipo administrativo que les sean aplicables. Sin embargo, la misma LGCI (artículo 25) establece para todos los funcionarios de la auditoría interna la exigencia de ejercer sus atribuciones con total independencia funcional y de criterio respecto del jerarca y de los demás órganos de la administración activa. Tanto así, que el citado artículo 24 señala que las regulaciones de tipo administrativo mencionadas no deben afectar negativamente la actividad de auditoría interna, la independencia funcional y de criterio del auditor y el subauditor interno y su personal, y que en caso de duda, la Contraloría General dispone lo correspondiente. A mayor abundamiento, la LGCI tiene diversas disposiciones de las que claramente se deduce la independencia del auditor, traducida en su libertad para proponer medidas correctivas, hacer advertencias, planificar su trabajo, organizar su unidad, autorizar los movimientos de su personal, acceder a la información administrativa, solicitar la colaboración a funcionarios de cualquier nivel jerárquico o para plantear ante la Contraloría General, mediante el recurso del conflicto, su inconformidad con lo que resuelva el jerarca en relación con sus recomendaciones. Muy lejos está inferir que el jerarca de la institución tenga la potestad de dar órdenes, instrucciones y circulares sobre el modo de ejercicio de las funciones por parte del auditor. Esta sola potestad de un superior respecto del inferior, sería suficiente para anular la posibilidad de

5 DFOE-EC de febrero, 2016 que el auditor actuara con total independencia funcional y de criterio en el ejercicio de sus competencias, ni qué decir de las demás potestades del jerarca que invoca el citado artículo 102 de la LGAP. Por tanto, la dependencia orgánica que establece la LGCI entre el jerarca del ente u órgano y el auditor interno, no implica la relación de subordinación que en estricto sentido dispone la LGAP, ya que tiene un límite claramente demarcado por la independencia funcional y de criterio que establece aquella Ley para todos los funcionarios de la auditoría interna. De esta manera, no existe una relación de jerarquía típica por la cual el auditor interno se subordina al jerarca, que haga presuponer la obligación de este para calificar el desempeño de aquel ni tampoco que el jerarca posea el conocimiento de la materia para evaluar su gestión. Además, sugerimos valorar lo dispuesto en el inciso m) que otorga la posibilidad del Auditor Interno de delegar en su personal sus funciones, utilizando criterios de idoneidad, conforme lo dispone la Ley General de la Administración Pública, N 6227, toda vez que las regulaciones establecidas en la referida Ley (Ver artículos 84 y 89) refieren a otro tipo de delegación y no a asignaciones de tareas, funciones o estudios entre el personal de una misma Unidad, como pareciera ser el caso. Artículos 19 y 20: Ambos artículos refieren a regulaciones administrativas, las cuales a su vez se encuentran en el artículo 22 del Capítulo V, por lo que parece conveniente que tales aspectos se reglamenten en conjunto y no por separado. A su vez, es importante que se valore lo dispuesto en las Directrices sobre las regulaciones administrativas aplicables a los funcionarios de las auditorías internas del Sector Público, N D DC-DFOE, emitidas por esta Contraloría General, mediante la resolución del Despacho Contralor N R-DC de las 10 horas del 29 de junio de 2015 y publicadas en La Gaceta N 155 del 11 de agosto de Artículo 25: En lo que se refiere al inciso n), favor valorar los comentarios expuestos en el artículo 17, relacionados con la delegación. Artículo 27: Resulta de vital importancia ajustar el ámbito de acción de la auditoría interna que ahí se cita, teniendo presente que el mismo se encuentra limitado a la gestión que realiza esa entidad, de conformidad con lo normado en los artículos N 21 y N 22 de la Ley General de Control Interno, constituyéndose en un límite de su accionar.

6 DFOE-EC de febrero, 2016 En complemento con lo anterior, se debe remitir a las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público (Resolución R-DC del 16/12/2009), emitidas por esta Contraloría General, que delimitan el ámbito de competencia de las auditorías internas, las cuales indican: Competencia institucional de la auditoría interna. Ámbito de aplicación de las competencias y potestades de la auditoría interna, que abarca: a. Toda la organización del ente u órgano al que pertenece la auditoría interna. b. Los entes u órganos públicos a los que la institución a la que pertenece traslada fondos por voluntad propia, amparada a una autorización legal que le permite tomar esa decisión. c. Los entes privados a los que la institución gire o transfiera fondos, independientemente de si la ley obliga a la institución a trasladar esos fondos o la autoriza en forma genérica. Además, se sugiere valorar la incorporación en este artículo, de la referencia que se hace al numeral N 34 de la Ley General de Control Interno, toda vez que éste regula las prohibiciones de la Auditoría Interna y no su marco de acción. Artículo 28: Se establece como obligación del auditor interno, definir y mantener actualizado el Manual de Auditoría, aspecto que sugerimos sea incorporado en el artículo 25. Artículo 35: Se sugiere valorar la necesidad de mantener este numeral, por cuanto es similar al artículo 27. Artículo 36: Este artículo refiere a que el personal de la Auditoría Interna debe orientarse hacia un perfil de competencias y que para el reclutamiento de profesionales en otras disciplinas, debe existir una adecuada fundamentación del Auditor Interno, aspecto que en caso de duda por parte de la Administración, puede consultarse a la Contraloría General, según el artículo 29 de su Ley Orgánica, sin embargo, debemos aclarar que el Reglamento sobre la recepción y atención de consultas dirigidas a la Contraloría General de la República (Resolución N R-DC publicada en el diario oficial La Gaceta N 244 del 20 de diciembre de 2011), claramente establece que el Órgano Contralor no tiene por norma referirse a casos y situaciones concretas. De manera puntual, en el artículo 8 de la norma reglamentaria antes mencionada, se señala como parte de los requisitos que deben cumplirse al momento de remitir consultas a la Contraloría General, que éstas deben ( ) Plantearse en términos generales, sin que se someta al órgano consultivo a la

7 DFOE-EC de febrero, 2016 resolución de circunstancias concretas propias del ámbito de decisión del sujeto consultante, o que atañen a la situación jurídica del gestionante. Razón por la cual, no compete a esta Contraloría General entrar a valorar ese tipo de discrepancias entre las partes, debiendo por tanto eliminarse este aspecto del artículo. Artículo 40: La regulación relativa a la Planificación estratégica se regula a su vez en el artículo 6, por lo que recomendamos valorar la necesidad de que existan dos artículos sobre un mismo tema. Artículo 42: Se recomienda valorar la redacción integral de este artículo, por cuanto hay varios párrafos que ya se encuentran regulados en otros artículos. Debe eliminarse la posibilidad de suministrar el nombre del denunciante a las Comisiones Legislativas de Investigación, toda vez que la identidad del denunciante no se puede dar a conocer por ningún motivo, debiendo más bien tomarse las medidas correspondientes a efecto de que se garantice en forma permanente su identidad. (Ver, entre otros, el dictamen de la Procuraduría General de la República, N C ) Artículo 44 Se sugiere revisar la redacción integral de este artículo, dado que existen conceptos que se repiten en el Reglamento. Artículo 45 Es necesario valorar la redacción de este numeral por cuanto se repiten varios párrafos en el mismo cuerpo reglamentario e incluso dentro del texto del mismo artículo. Artículo 48: Se recomienda valorar la redacción de este artículo, teniendo presente que los papeles de trabajo, una vez concluido el informe de auditoría, son de carácter público. Artículo 55: No queda claro en el artículo, la obligación de la Auditoría Interna de dar seguimiento a las recomendaciones emitidas en los informes de auditoría, por lo que recomendamos modificar su redacción.

8 DFOE-EC de febrero, 2016 Artículo 57: Lo regulado en este artículo, se encuentra también en el numeral 3, por lo que es necesario que se valore la necesidad de su reiteración. Artículo 60: El párrafo que indica que el Reglamento deroga cualquier otra disposición legal que se le oponga debe ser eliminado, por cuanto prevalece lo dispuesto en la Ley General de Control Interno y la normativa sobre la materia emitida por la Contraloría General de la República. No omitimos manifestarle que una vez que se cumpla con lo señalado, estamos en la mejor disposición de atender su gestión. Atentamente, Lic. Francisco Hernández Herrera Gerente de área a.i. Licda. Lizeth Zumbado Carvajal Asistente Técnico a.i. Licda. Lorena Agüero Salazar Fiscalizadora-Abogada FHH/LZC/OLAS/kb Expediente ( ). Ni: