MANUAL DE LA DIVISIÓN DE MEDICINA AERONÁUTICA

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1 CAPÍTULO 2: RESPONSABILIDAES DE LA DIVISIÓN DE MEDICINA SECCIÓN 1: FUNCIONAMIENTO DE LA DIVISIÓN 1. FUNCIONES Y ATRIBUCIONES DE LA DIVISIÓN DE MEDICINA EVALUADORA. A. Velar por las condiciones y niveles de salud del personal aeronáutico para que los mismos se encuentren en óptimas condiciones para el desarrollo de sus actividades profesionales. B. Asegurarse de que los titulares de licencias se les proporcione directrices claras respecto de los estados de salud que son de importancia para la seguridad de vuelo y respecto de los casos en que deben pedir aclaración u orientación al médico examinador o al IDAC. C. Elaborar y mantener actualizadas las regulaciones sobre requisitos médicos para el otorgamiento de licencias Aeronáuticas. D. Practicar los exámenes calificativos para el ingreso de los controladores de tránsito aéreo, de acuerdo a las normas descritas en el RAD 67 y el presente manual orden IDAC E. Garantizar el suministro al personal aeronáutico de material bibliográfico actualizado y coordinar, en conjunto con instituciones nacionales e internacionales, su obtención oportuna. F. Participar en las inspecciones de aeronaves y lugares de trabajo cuando la autoridad pertinente así lo considere. G. Asistir y asesorar las investigaciones de accidentes de aviación, en los aspectos de medicina aeronáutica. H. Cooperará en la selección de la compañía prestadora de servicios de dopaje que ejecutará el programa contra el uso y abuso de alcohol, drogas y sustancias controladas, mediante el proceso correspondiente. I. La División de Medicina Evaluadora Aeronáutica estará dirigido por un especialista en Medicina Evaluadora Aeronáutica, luego de haber recibido entrenamiento en Medicina de Catástrofe y en Investigación de Accidentes de Aviación. El mismo planea, organiza, coordina y evalúa los programas, actividades profesionales, técnicas y administrativas de los demás servicios aeronáuticos; J. Si es necesario por causa de ausencia de personal calificado en el momento requerido, el Encargado de la División de Medicina Aeronáutica podrá realizar evaluaciones médicas al personal aeronáutico con la previa aprobación del Encargado del Departamento de Licencias Aeronáuticas. Sus expedientes deberán ser validados por el Encargado del Departamento de Licencias Aeronáuticas con la asesoría del médico evaluador aeronáutico de más experiencia y con la mayor cantidad de tiempo ejerciendo en el área de la medicina dentro de la división. 2-1

2 3. SOBRE LOS EXPEDIENTES MÉDICOS A. Todos los expedientes físicos de emisión y renovación de Certificado Médico permanecerán de forma confidencial dentro del archivo médico la DMA. Sólo tendrán acceso a estos expedientes los médicos pertenecientes a la división, y en caso de accidentes de ser necesario para realizar cualquier tipo de investigación, el Director de Normas de Vuelo, y el Director General del Instituto Dominicano de Aviación Civil. B. El expediente digital conservado dentro del sistema de registros ONBASE, también es considerado confidencial y tendrá acceso al mismo el personal antes mencionado. Este expediente es creado con la importación de todos los documentos del expediente médico a través de recepción técnica, como lo establecen los procesos correspondientes del Sistema Integrado de Gestión del IDAC. C. Los expedientes médicos del personal aeronáutico evaluado por los Médicos Examinadores Designados deberán ser entregados físicamente a la División de Medicina Aeronáutica en un periodo no mayor a 5 días luego de la realización del examen físico y la entrega del certificado médico al personal evaluado. En caso de exceder este periodo de tiempo, al expediente médico le será levantada una notificación de rechazo y tratado según el procedimiento de rechazo establecido en el proceso correspondiente. D. Cuando la entrega de expedientes médicos fuera de tiempo sea reincidente, el Médico Examinador Designado será amonestado, sancionado o en último caso, le será retirado su certificado de Designación. En el manejo de estos casos, el Encargado de la División de Medicina podría conjuntamente con el Encargado del Dpto. de Licencias ponderar la posibilidad de iniciar un proceso de sanción según lo que esté prescrito bajo el RAD SOBRE LOS MÉDICOS EVALUADORES AERONÁUTICOS A. Los Médicos Evaluadores Aeronáuticos están acreditados por el IDAC para el reconocimiento físico del personal aeronáutico perteneciente al IDAC. B. Sus funciones y requisitos están descritos en el Manual de Cargos basado en competencias de la Dirección de Normas de vuelo. C. Deberán validar los informes médicos presentados a la autoridad otorgadora de licencias por los Médicos Examinadores designados o por otros Médicos Evaluadores Aeronáuticos que hayan emitido o renovado certificados médicos al personal aeronáutico. Para esto deberán mantener actualizados sus conocimientos profesionales. D. Formarán parte del proceso de planificación y coordinación en las asignaciones y proyectos que asigne el IDAC; E. Velarán por el cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos en la División. F. Serán los encargados de la inspección del trabajo de los médicos examinadores designados, verificando el adecuado del ejercicio de las funciones de los mismos. 2-2

3 SECCIÓN 2: FUNCIONES DE LOS PROVEEDORES EXTERNOS DE SERVICIOS 1. SOBRE LOS MÉDICOS EXAMINADORES DESIGNADOS (MED). A. Generalidades. (1) Aquellos elegidos como Médico Examinador Designado, deberán ser médicos con instrucción en medicina aeronáutica y conocimientos prácticos y experiencia en el entorno aeronáutico. (2) Son designados por el Director del IDAC, luego de haber solicitado su ingreso a la institución y haber sido seleccionados luego de comprobado el cumplimiento, a través del proceso DLA-003 (Emisión y renovación certificados médicos, de designación y de autorización.), de cada uno de los requisitos establecidos en el presente manual. (3) Son encargados de llevar a cabo el reconocimiento médico de la aptitud psicofísica de los solicitantes de licencias o habilitaciones para las cuales se prescriben requisitos médicos. Evaluarán solamente aquel personal Aeronáutico que no pertenezca al IDAC. (4) Los médicos acreditados por el IDAC, deben solicitar el Manual de Medicina Evaluadora Aeronáutica Civil (Doc de la OACI), el cual contiene textos de orientación para la práctica de la medicina de aeronáutica civil. Existirán condiciones individuales que no son contempladas en este manual lo cual quedará bajo juicio clínico del MED. (5) La evaluación del personal aeronáutico se basará en un reconocimiento médico realizado con todos los recursos de la práctica médica. Se tendrá debidamente en cuenta las atribuciones otorgadas por la licencia que requiera o posea el solicitante, así como las condiciones en que el titular de la licencia haya de ejercer esas atribuciones en el desempeño de sus funciones. B. Requisitos para Obtener Certificado de Designación de Médico Examinador (CMED). (1) Los requisitos para obtener el Certificado de Designación de Medico Examinador (CMED) son los siguientes: (a) Doctorado en Medicina General; (b) Instrucción adecuada en Medicina Aeronáutica obtenida en un centro de capacitación reconocido por el IDAC; (c) Carta que otorga Exequátur de ley a través de la Secretaría de Estado de Salud Pública y Asistencia Social; (d) Recibir inducción adecuada por parte del IDAC en procedimientos administrativos, prácticas y actuación operacional de la institución. 2-3

4 (e) Para otorgar certificados médicos de primera clase deberá poseer práctica clínica de por lo menos, un (5) años. (f) Para otorgar certificados médicos de primera clase deberá poseer práctica clínica de por lo menos, un (3) años. (g) Para otorgar certificados médicos de primera clase deberá poseer práctica clínica de por lo menos, un (1) año. C. Funciones de los Médicos Examinadores Designados. (1) Sin prejuicio de cualquier otro cargo o función que le asigne el IDAC, las funciones de un Medico Examinador Aeronáutico Designado serán: (a) Practicar los exámenes médicos y expedir los certificados de aptitud psicofísica al personal aeronáutico correspondiente, ya sea un examen médico inicial o examen médico de renovación; (b) Cumplir con los procedimientos adecuados en la elaboración de los exámenes médicos; (c) Participar en las reuniones que con el fin de actualizar conocimientos y/o estandarizar normas que lleve a cabo el IDAC; (d) Participar en las Juntas Médicas convocadas por el IDAC; (e) Informar al IDAC la negación o suspensión de un certificado médico, en cuyo caso la propia autoridad tendrá la decisión final; (f) Consultar al IDAC en caso de duda sobre certificación médica; (g) Diferir los casos que no cumplan los requisitos médicos al IDAC; (h) Enviar los expedientes de evaluación médica así como copia de los certificados médicos al IDAC con la mayor brevedad posible; ni el Médico Examinador Designado ni el solicitante guardará copia del Expediente Médico ya que el destino final de los mismos es el Departamento de Licencias, División de Medicina Aeronáutica del IDAC. (2) Todos los expedientes de emisión o renovación del certificado médico que sean sometidos para revisión, deberán contar con la información médica pertinente, para que dichos expedientes sean evaluados de manera adecuada y minuciosa por los médicos evaluadores del IDAC. D. Sobre Certificado de Designación de Medico Examinador (CMED) (1) La expedición original del Certificado de Designación de Medico Examinador (CMED) será realizado a través de la Dirección de Recursos Humanos, mediante un proceso similar al de selección de personal. 2-4

5 (2) La División de Medicina Aeronáutica solicitara, cuando sea necesario, la inclusión de nuevos Médicos Examinadores Designados. Para realizar esta solicitud se tomará en cuenta la demanda local para los servicios de aeromédicos. La demanda es determinada considerando el número total de personal aeronáutico en una zona particular en lo referente al número de MED disponible. (3) El médico deberá cumplir con todos los requisitos establecidos en esta sección del manual. (4) Durante el proceso de selección, la División de Medicina Aeronáutica tendrá una participación importante. Deberá entrevistar al solicitante y proporcional el examen de pericia que deberá ser aplicado al mismo. (5) El Certificado de Designación de Medico Examinador (CMED) para expedir y renovar certificados médicos al personal aeronáutico otorgado a los Médicos Examinadores Designados por parte del IDAC, tendrá un período de validez de 24 meses calendario. Será renovado luego de este período siempre que el médico examinador designado cumpla con las características y funciones establecidas en este documento. (6) El IDAC, revocará el Certificado de Designación de Medico Examinador (CMED) cuando: (a) Se compruebe que sus funciones no se ajustan a los procedimientos médicos o administrativos prescritos. Parte de esta decisión será tomada en base al número de Notificaciones de Rechazo por error enviadas al Médico Examinador. Se realizará una evaluación semestral de los informes de dueño de proceso del proceso correspondiente a la revisión y validación de certificados médicos de Pilotos, Estudiantes Piloto e Ingeniero de Vuelo para verificar la eficacia de los MED y determinar las medidas de corrección necesarias o la suspensión del Certificado de Designación en caso que sea pertinente. Será considerada una sanción cuando la eficacia se encuentre entre 80 y 85% durante el semestre. La cancelación definitiva será considerada cuando por dos semestres consecutivos la eficacia se encuentre entre 80% y 85%, o cuando la eficacia sea menor de 85% durante el semestre evaluado. La acción de sanción por parte del IDAC se ejecutará mediante la utilización de las herramientas del RAD 20. (b) Por renuncia voluntaria del propio médico. (c) Si algunas de las condiciones anteriormente descritas se presenta previo a la fecha de vencimiento de dicho certificado, el IDAC tiene la potestad de revocarlo. (7) Sistema de evaluación aleatoria. Será utilizado para evaluar la pericia médica y la confiabilidad de los MED. Serán utilizados dos metodologías. Ambas serán tomadas en consideración al momento de renovar el Certificado de Designación de Medico Examinador. 2-5

6 (a) Evaluación aleatoria. Se realizara una evaluación semestral aleatoria a 5% de los pacientes evaluados por cada MED en ese periodo de tiempo. La evaluación será realizada por el encargado de la División de Medicina Aeronáutica, o en su defecto, por un MEA designado por el encargado a través de una comunicación. (b) Sera seleccionado un portador de licencia que requiera certificado médico para realizar una inspección a todos los MED con la finalidad de evaluar su pericia medica. El personal aeronáutico seleccionado será instruido por el encargado de la División de Medicina Aeronáutica sobre los ítems a evaluar. Estas evaluaciones serán tomadas en cuenta al momento de renovar la el certificado de designación de medico examinador. E. Delegación de Autoridad. (1) El IDAC al designar un médico examinador solamente le concede una autorización para efectuar los exámenes médicos y emitir los certificados de aptitud psicofísica correspondiente. (2) El IDAC no contrae obligación alguna con este profesional, más que la de facultarle, dentro de lo posible, conocimientos técnicos en el campo de la medicina evaluadora aeronáutica, suficientes para un buen desempeño de la actividad inspectora. 3. REQUISITOS DE INSTALACIONES FÍSICAS DE CONSULTA MÉDICAS. A. Las instalaciones de los médicos examinadores designados deben cumplir con los siguientes requisitos mínimos: (1) El Área de Consulta deberá contar con sala de espera, espacio suficiente para la recepción e información de los pacientes y sus acompañantes. (2) Deberá ser de fácil acceso. (3) Disponibilidad de sanitarios para usuarios y acompañantes. (4) Condiciones ambientales y de temperatura, que ofrezcan el confort adecuado. (5) Mobiliario en cantidad suficiente y en buenas condiciones. (6) Agua potable disponible de manera permanente. (7) Equipos médicos necesarios para conducir un examen médico aeronáutico: (a) Camilla de exploración y silla para entrevista (b) Balanza de peso equilibrada. 2-6

7 (c) Equipos para adecuada evaluación cardiovascular: esfigmomanómetro y estetoscopio y electrocardiógrafo (en caso de no tener este último, debe contar referir a un centro capacitado para la realización del mismo) (d) Posee equipo diagnóstico para: evaluación otorrinolaringológica y evaluación oftalmológica (e) Negatoscopio para lectura de imágenes. 5. SOBRE LOS LABORATORIOS CLÍNICOS. A. Los laboratorios clínicos autorizados por el IDAC para los diferentes exámenes requeridos por clase de certificado o de forma especial tanto para las pruebas de droga y alcohol deberán cumplir con los siguientes requisitos: (1) Debe estar certificado por la Secretaría de Estado de Salud Pública; (2) Deberá establecer una política de calidad en la que se definan los estándares para todos los procesos de análisis clínicos y los objetivos de calidad analítica del laboratorio para cada una de las pruebas ofrecidas en su catálogo de servicios. (3) Debe ser dirigido por un especialista en análisis clínicos que debe asumir la responsabilidad de la elección y verificación de los métodos analíticos, materiales y equipos básicos y sistemas analíticos. Igualmente tendrá a su cargo, la responsabilidad de la selección del personal a trabajar dentro del laboratorio. (4) Deberá mantener al día, en función de las necesidades asistenciales, y de los avances tecnológicos, su repertorio de pruebas. (5) Deberá participar activamente en Programas de Evaluación Externa de la Calidad organizados por Asociaciones Científicas o Profesionales de reconocido prestigio en el desarrollo de los mismos. (6) Deberá contar con un programa que defina y demuestre la calibración, verificación y mantenimiento de los instrumentos y sistemas analíticos del laboratorio. (7) El reporte de los resultados debe ser claro, ausente de ambigüedad y fácilmente interpretable, incluyendo toda información que se considere relevante para su correcta interpretación. La firma del informe por parte del analista clínico da validez al mismo y le hace responsable de que se han cumplido los requisitos establecidos en la política de calidad del laboratorio. (8) En los casos que se requiera, los resultados de las pruebas de determinación de drogas y alcohol deberán ser entregados directamente al IDAC o su representante; o deberán entregarse en un sobre sellado con sello lacrado al usuario. (9) El laboratorio deberá contar con adecuadas instalaciones físicas, de fácil acceso y de ser posible, tener más de una localidad. 2-7

8 (10) El laboratorio debe designar una persona adecuaba para hacerse responsable en el aspecto profesional, organizacional, educacional y administrativo de las pruebas en las facilidades del laboratorio. (11) Todo el personal que trabaja con las pruebas deberá tener la calificación necesaria. Deberá estar debidamente entrenado en los procedimientos del laboratorio al respecto. Deberá poseer mínimo una licenciatura o doctorado en Bioanálisis, Biología, Química, Farmacología o Toxicología. B. Del Certificado de Autorización de los Laboratorios Clínicos (CALC). (1) Para la expedición original del Certificado de Autorización de Laboratorios Clínicos (CALC) se aplicara el proceso correspondiente del Sistema Integral de Gestión del IDAC. (2) El Certificado de Autorización de Laboratorios Clínicos (CALC) otorgado por el IDAC tendrá un período de validez de 24 meses calendario. Será renovado luego de este período siempre que el laboratorio clínico cumpla con las características y funciones establecidas en este documento. (3) El IDAC, revocará el CALC cuando: (a) Se compruebe que sus funciones no se ajustan a los procedimientos médicos o administrativos prescritos. (b) Por no satisfacer los requisitos establecidos; (c) Por renuncia voluntaria del propio laboratorio; (d) Por discrepancias repetitivas en las inspecciones del plan de vigilancia; (e) Si algunas de las condiciones anteriormente descritas se presenta previo a la fecha de vencimiento de dicho certificado, el IDAC tiene la potestad de revocarlo. (4) Se realizarán inspecciones periódicas de seis (6) meses, las cuales estarán dirigidas por el Encargado de la División de Medicina Evaluadora Aeronáutica del IDAC. Serán evaluados por medio del formulario correspondiente de inspección semestral de laboratorios. (5) La renovación del Certificado de Validez del Laboratorio será cada veinticuatro meses (24) meses. Por lo cual se realizaran cuatro (4) inspecciones por periodo de renovación; (6) Si el laboratorio no cumple con alguno de los requisitos establecidos en esta sección durante cualquiera de las inspecciones realizadas, el certificado de designación como laboratorio autorizado por el IDAC podrá ser suspendido. C. Requisitos de Infraestructura del Laboratorio Clínico. 2-8

9 (1) El laboratorio, deberá contar con una planta física con las siguientes condiciones generales: (a) Local con capacidad suficiente y condiciones medioambientales adecuadas al volumen y complejidad de las actividades que se realizan. (b) Capacidad para albergar el mobiliario y equipos mínimos (c) Baños con sanitarios y lavamanos (uno para usuarios y otro para el personal del laboratorio) (d) Buena iluminación, ventilación y temperatura. (e) El espacio físico debe tener suficiente capacidad para las siguientes distribuciones: Área administrativa. Sala de recepción o de espera. Área de toma de muestra de fácil acceso a los usuarios. Área de procedimiento analítico de acuerdo a su complejidad. Área de lavado y esterilización de materiales. Área de almacenamiento debidamente protegida y acondicionada. Un sistema de abastecimiento y almacenamiento de agua veinticuatro horas y de calidad adecuada, que cumpla con los requisitos y estándares establecidos. Las paredes, los pisos y las mesas de trabajo deben ser de materiales lisos e impermeables Fuente de energía eléctrica alternativa y de potencia adecuada a los requerimientos del laboratorio. Salida de emergencias señalizadas debidamente. Poseer extintor de incendios colocado en un lugar visible. 7. SOBRE LOS PROVEEDORES DE SERVICIOS DE OPERATIVOS PARA EL PROGRAMA DE PREVENCIÓN DEL USO Y ABUSO DE DROGAS, ALCOHOL Y SUSTANCIAS CONTROLADAS (PAD) A. Los Proveedores de Servicios de Operativos autorizados por el IDAC para la realización de pruebas de droga y alcohol deberán cumplir con los siguientes requisitos: (1) Debe estar certificado por la Secretaría de Estado de Salud Pública; 2-9

10 (2) Deberá establecer una política de calidad en la que se definan los estándares para todos los procesos de análisis clínicos y los objetivos de calidad analítica del laboratorio para cada una de las pruebas ofrecidas en su catálogo de servicios. (3) Deberá mantener al día, en función de las necesidades asistenciales, y de los avances tecnológicos, su repertorio de pruebas. (4) Deberá participar activamente en Programas de Evaluación Externa de la Calidad organizados por Asociaciones Científicas o Profesionales de reconocido prestigio en el desarrollo de los mismos. (5) Deberá contar con un programa que defina y demuestre la calibración, verificación y mantenimiento de los instrumentos y sistemas analíticos del laboratorio. (6) El reporte de los resultados debe ser claro, ausente de ambigüedad y fácilmente interpretable, incluyendo toda información que se considere relevante para su correcta interpretación. La firma del informe por parte del analista clínico da validez al mismo y le hace responsable de que se han cumplido los requisitos establecidos en la política de calidad del laboratorio. (7) Todo el personal que trabaja con las pruebas deberá tener la calificación necesaria. Deberá estar debidamente entrenado en los procedimientos. B. Del Contrato de los Proveedores de Servicios de Operativos para el Programa de Prevención del Uso y Abuso de Drogas, Alcohol y Sustancias Controladas. (1) El proceso de selección de la empresa para el PAD será realizado aplicando la Ley No sobre Compras y Contrataciones de Bienes, Servicios, Obras y Concesiones, a través de la Dirección Administrativa del IDAC. (2) El contrato tendrá validez por un periodo de dos años, y será renovado siempre que la empresa cumpla los parámetros establecidos en la ley y con las características y funciones establecidas en este documento. (3) El IDAC cancelará el contrato cuando: (a) Se compruebe que sus funciones no se ajustan a los procedimientos médicos o administrativos prescritos. (b) Por no satisfacer los requisitos establecidos; (c) Por renuncia voluntaria de la empresa. (d) Si algunas de las condiciones anteriormente descritas se presenta previo a la fecha de vencimiento de dicho certificado, el IDAC tiene la potestad de revocarlo. (4) Se realizarán inspecciones periódicas aleatorias a los operativos de muestreo realizados por la empresa, las cuales estarán dirigidas por el Encargado de la División de Medicina Aeronáutica 2-10

11 del IDAC. Serán evaluados por medio del formulario correspondiente de inspección de campo de proveedor de servicios PAD. 2-11