Sistema Integral de Fiscalización (SIF)

Transcripción

1 Sistema Integral de Fiscalización (SIF) Avisos de Contratación Unidad Técnica de Fiscalización

2 Contenido Introducción... 3 Objetivos... 4 Perfiles de usuarios.4 Marco Normativo..5 Plazos de Presentación... 6 Inicio de sesión... 7 Selección de Contabilidad... 8 Generar aviso Consulta Modifica Cancelación Elimina Avisos presentados...24 Reporte de avisos de 28

3 Introducción El submódulo de Avisos de contratación es una herramienta informática que permite a los Sujetos Obligados cumplir con la obligación de presentar los contratos suscritos, previo a la entrega de los bienes o la prestación de servicios, que celebren durante los procesos electorales de Apoyo Ciudadano, Precampaña y Campaña, así como del ejercicio Ordinario. Esto permitirá que la autoridad fiscalizadora: Reduzca los tiempos de validación de la información registrada a través de la comparación de fuentes internas y el contenido de los contratos. Según lo dispuesto en el artículo 62 de la Ley General de los Partidos Políticos. Acceda a la información sin importar el lugar en el que se encuentre. Obtenga reportes sobre el número de contratos, montos y distribución geográfica partidista. Concentre fácilmente la información de los contratos enviados por los Partidos Políticos, Aspirantes, Candidatos Independientes y Coaliciones. Ponga a disposición de la ciudadanía la información estadística de los contratos celebrados por los sujetos obligados. 3 de 28

4 Objetivos Reconocer las funciones de los perfiles de usuario que tienen permisos para: capturar, consultar, modificar, cancelar y eliminar información referente a los Avisos de Contratación. Conocer el Marco Normativo, los supuestos y los plazos para la presentación de los avisos. Identificar las principales funcionalidades del submódulo. Registrar los contratos que el sujeto obligado celebre durante los procesos electorales y el ejercicio Ordinario. Perfiles de usuario Administrador de Sujeto Obligado Consulta de avisos de contratación únicos. Capturista Aspirante Candidato Independiente Generar nuevos avisos de contratación, modificar y cancelar avisos previamente presentados. Consulta de avisos únicos e históricos. Eliminar avisos de contratación pendientes de enviar. Responsable de Finanzas Titular y Auxiliar Consulta de los avisos de contratación. 4 de 28

5 Marco Normativo Artículos 191 de la Ley General de Instituciones y Procedimientos Electorales, 61 numeral 1, inciso en f), fracciones II y III y 62 numerales 1 y 2, de la Ley General de Partidos Políticos, 261, 261 bis y 278 numeral 1, inciso a) del Reglamento de Fiscalización. Supuestos de Presentación Los Sujetos Obligados en los procesos electorales y el ejercicio Ordinario, deberán presentar Aviso de Contratación en los siguientes casos: Contratación de todo tipo de propaganda incluyendo la utilitaria y publicidad, así como espectáculos, cantantes y grupos musicales, sin importar el monto de la contratación. Cuando el monto de lo contratado supere las 1,500 UMA 1 en bienes y servicios contratados para la realización de eventos, distintos a los descritos en el punto anterior. 1,500 UMA X UMA = $ 120,900 2 Para determinar el monto superior a las mil quinientas UMA, se deberá considerar el monto total pactado en el contrato. No obstante, los Sujetos Obligados que así lo deseen, podrán presentar los avisos de contratación que celebren, independientemente del monto y del bien o servicio contratado. 1 Unidad de Medida y Actualización 2 Aplicable para el ejercicio de 28

6 Plazos de Presentación Los Sujetos Obligados tendrán los siguientes plazos de presentación: Los que celebren contratos durante Precampaña y Campaña, cuentan con un plazo máximo de 3 días posteriores a la suscripción, para la presentación del aviso de contratación, previa entrega de los bienes o la prestación de servicios de que se trate. Los bienes y servicios contratados que tengan como finalidad la Precampaña o Campaña, y sean contratados antes del inicio de los periodos de dichos procesos electorales y por los cuales deba presentarse un aviso de contratación, deberán avisarse en un plazo máximo de seis días naturales siguientes al inicio del periodo que corresponda a cada cargo de elección. Fuera de procesos electorales, los partidos políticos deberán presentar los avisos de contratación, de manera trimestral. Cuando con el ejercicio Ordinario concurran procesos electorales, los avisos de contratación correspondientes a este proceso se presentarán en un plazo máximo de 3 días posteriores a su suscripción. Cuando exista modificación a los contratos enviados, el Sujeto Obligado deberá presentar a través del aplicativo el aviso modificatorio correspondiente, dentro de los tres días siguientes a la fecha en la que se suscriba el convenio modificatorio. 6 de 28

7 Inicio de sesión Primero debes iniciar sesión en el sistema: 1. Ingresa tu Usuario. 2. Escribe tu contraseña. 3. Coloca el código que te proporciona el sistema. 4. Finalmente oprime Entrar. Figura 1.0 Inicio 7 de 28

8 Selección de Contabilidad Para iniciar ingresa al módulo de Administración. Figura 2.0 Proceso Selecciona el proceso correspondiente al aviso de contratación y presiona el botón seleccionar. Figura 2.1 Proceso Nota: Recuerda que, deberás encontrarte dentro de las fechas de captura, de lo contrario, no podrás registrar un aviso. 8 de 28

9 Para ingresar a Selección de Contabilidad primero debes seleccionar en el menú (Inicio) de contratación, y posteriormente la opción de Selección de Contabilidad. después, Avisos Figura 3.0 Menú De las contabilidades asignadas selecciona la que desees trabajar, siguiendo estos pasos: 1. Usa los filtros de búsqueda, para localizar una o varias contabilidades específicas. 2. Presiona el botón Aceptar para iniciar la búsqueda. 3. Presiona la acción Trabajar para ir a la opción de generar aviso, donde podrás capturar, consultar, modificar, cancelar o eliminar un aviso. En el caso de cancelar un aviso lo podrás hacer desde la acción modifica. Figura 4.0 Selección de contabilidad 9 de 28

10 Generar aviso Captura de Avisos. Para la presentación del aviso captura la información requerida en los siguientes apartados. Recuerda no utilizar caracteres especiales (acentos y diéresis) para llenar los campos: a) Tipo de Aviso. b) Sujeto Obligado. c) Contrato. d) Bienes y servicios. e) Carga de Archivo. a) Tipo de Aviso. En esta sección tendrás dos opciones para registrar: 1. Si quieres capturar un Aviso de contratación o un Proyecto de Contrato. 2. Después podrás seleccionar: Si es un Aviso fuera del proceso electoral, si sólo se está llevando a cabo el ejercicio Ordinario, sin que concurra ningún proceso electoral. Por lo que se habilitarán las opciones de procesos trimestrales. El Ejercicio. El Periodo. Para continuar despliega la sección de Sujeto Obligado. Figura 5.0 Tipo de Aviso 10 de 28

11 En caso de que adicional a su ejercicio ordinario, se esté llevando a cabo algún proceso electoral, la obligación para la presentación de los contratos suscritos, será dentro de los tres días siguientes a la suscripción de los mismos. Esta opción sólo la visualizará para el proceso Ordinario. b) Sujeto obligado. Los datos del Sujeto Obligado aparecen precargados, adicional a éstos, debes ingresar el correo electrónico, y confirmar la dirección en el siguiente campo, para verificarlo. Una de las formas en las que se te hará llegar el acuse de presentación, será por medio de la dirección de correo que proporcionaste, adicionalmente podrás obtener la reimpresión dentro del sistema. Para continuar despliega la sección de Contrato. Figura 6.0 Sujeto obligado 11 de 28

12 c) Contrato. 1 Para localizar al proveedor tienes dos opciones: el número del catálogo auxiliar del SIF o el RFC registrado en el RNP, de acuerdo a los datos ingresados se llenarán automáticamente los campos: Número RNP, Tipo de persona, RFC y el Nombre o razón social. 2 Presiona el botón Buscar para localizar la información. Importante: Figura 7.0 Contrato Sujeto Obligado: Si te encuentras en el proceso de Precampaña y Campaña, se mostrará el nombre del Precandidato o Candidato, el Tipo de Candidatura y el Ámbito. Cuando el proveedor no se encuentre registrado en el Catálogo auxiliar de proveedores o en el RNP, el sistema mandará una alerta indicando que no se encontró el registro; de ser así deberás capturar los datos generales del proveedor de forma manual. Figura 7.1 Contrato - Datos generales del Proveedor 12 de 28

13 Ingresa los datos del domicilio fiscal del proveedor: Considera que los campos marcados con * son obligatorios, en caso de no registrar el dato solicitado, el sistema no te permitirá continuar con la captura de la información. Ingresa los datos generales del contrato: 1. Selecciona el tipo de contrato. Figura 7.2 Contrato- Domicilio Fiscal 2. El nombre del representante legal del proveedor, el llenado de este campo no es obligatorio cuando se trate de proveedores personas físicas. 3. Capturar el RFC del representante legal sólo si el proveedor es persona moral; el llenado de este campo no es obligatorio cuando se trate de proveedores personas físicas. 4. Ingresa: Fecha en que inicia la vigencia del contrato. Fecha fin, que no sea anterior a la fecha de inicio. Fecha firma, que no sea posterior a la fecha de inicio. Fecha pactada de pago o liquidación, esta no puede ser anterior a la fecha de inicio. Para continuar despliega la sección de Bienes y servicios. Figura 7.3 Contrato - Datos generales del contrato 13 de 28

14 d) Bienes y Servicios. Se mostrarán los datos generales de los bienes y servicios. En este apartado: 1. Te mostrará el RFC del proveedor, y podrás capturar el IVA. 2. Selecciona el botón de Agregar bien o servicio. Aparecerá una ventana emergente, en la cual deberás: Figura 8.0 Bienes y servicios 1. Elegir el tipo de bien o servicio. 2. Seleccionar el tipo de gasto. 3. Describir brevemente las características del tipo de gasto. 4. Capturar el valor o precio unitario, no incluyas el IVA. 5. Ingresar la cantidad de bienes a proporcionar, para que aparezca el monto. 6. Presionar el botón Aceptar para guardar la información. Figura 8.1 Agregar bien o servicio 14 de 28

15 Nota: *Una vez agregado el bien o servicio podrás editarlo o eliminarlo en el menú de Opciones. e) Carga de archivo. Es obligatorio adjuntar el contrato que da origen al aviso, el formato del archivo debe ser en PDF y el tamaño límite es de 30 MB. 1. Selecciona Examinar para ubicar el archivo en los documentos de tu equipo. 2. Presiona Adjuntar para agregar el documento, y que aparezca el ícono de la vista previa del contrato. Enseguida aparecerá un mensaje notificando que el archivo se ha adjuntado correctamente. Enviar el aviso Figura 9.0 Carga de archivo Antes de enviar podrás verificar que el archivo que se adjunto sea el correcto, seleccionando el ícono el archivo que estás adjuntando no es el correcto, selecciona el botón Eliminar archivo. Si Para concluir el registro y que el aviso sea presentado exitosamente: 1. Selecciona el botón Enviar. Figura 9.1. Carga de archivo- Enviar 15 de 28

16 Aparecerá un mensaje para confirmar que se adjuntó correctamente el archivo. 2. Para continuar, elige: a) Sí, si deseas enviarlo para que sea presentado ante la autoridad electoral. Una vez que lo envíes ya no se podrán hacer modificaciones en las pestañas anteriores, si llegara a ser necesario se deberá presentar un aviso modificatorio para realizar cambios. b) No, si deseas corroborar algún dato o cambiar el archivo adjunto. b Figura 9.2 Carga archivo - Confirmación El acuse de presentación, se obtiene de tres formas: a) Descargando el archivo en tu ordenador. Se genera en automático cuando se envía el aviso de contratación o proyecto; se abrirá la carpeta de tus documentos para descargar el archivo en tu equipo de cómputo. b) Por correo electrónico. Recibirás el archivo de Acuse de presentación, a través del correo electrónico que registraste en el apartado de Sujeto obligado. c) Reimpresión del acuse. Podrás descargar el acuse de presentación dentro del menú de avisos presentados, ya que se guarda como evidencia. Figura 9.3. Carga archivo - Acuse 16 de 28

17 Consulta Consulta de Avisos Presentados. Selecciona en el menú Avisos de contratación, y posteriormente la opción de Selección de contabilidad. Figura 10.0 Menú Selecciona la contabilidad a trabajar para ingresar a la consulta. PARTIDO PARTIDO Figura 11.0 Selección de contabilidad El sistema te enviará al menú de generación de aviso, ahí deberás seleccionar opción de Consulta en el menú superior derecho. Figura 12.0 Menú de acciones 17 de 28

18 En seguida el sistema mostrará los avisos o proyectos tanto los iniciales, como los modificatorios. Para consultarlo Selecciona un aviso con la acción (ver). Figura 13.0 Consulta de aviso o proyecto Te mostrará el detalle de la información; y podrás descargar el detalle del aviso, en formato PDF. Figura 14.0 Detalle del aviso Importante: Si eres Responsable de finanzas Titular o Auxiliar, así como Administrador del Sujeto Obligado, únicamente podrás visualizar los últimos avisos de contratación presentados, no los históricos. 18 de 28

19 Modifica Modificar Avisos de contratación. Selecciona en el menú Avisos de contratación, y posteriormente la opción de Selección de contabilidad. Figura 15.0 Menú En la opción generar aviso, selecciona la contabilidad para modificar un aviso. PARTIDO PARTIDO Figura 16.0 Selección de contabilidad Selecciona la opción de Modifica en el menú superior derecho. Figura 17.0 Menú de acciones 19 de 28

20 Se mostrarán todos los avisos que pueden ser modificados, como: Los que se encuentren guardados con estatus de pendientes por enviar. Aquéllos que tienen estatus de presentados, y cuyos contratos pudieran haber sido modificados en alguna de sus cláusulas. En este caso, el sujeto obligado debe presentar un aviso modificatorio. Aquellos en los que el área de Auditoría solicita correcciones derivado del Oficio de Errores y Omisiones. Recuerda que un aviso modificatorio sustituye al aviso anteriormente presentado, por lo cual, se genera un nuevo número de folio. Además, si ya has hecho un registro de póliza en el que hayas seleccionado el Aviso de Contratación como evidencia, deberás en su caso realizar los cambios correspondientes en la misma. Selecciona el ícono para modificar un aviso en específico. Figura 18.0 Modifica aviso o proyecto En cada sección podrás realizar cambios en: El correo electrónico del sujeto obligado. El domicilio fiscal y datos generales del proveedor. Datos del contrato. Eliminar o agregar bienes y servicios. Cambiar el monto del IVA. Adjuntar o eliminar el contrato adjuntado. Una vez realizados los cambios, procede con el envío para obtener el acuse de presentación. Figura 19.0 Modifica datos 20 de 28

21 Cancelación Esta es una de las nuevas funcionalidades del submódulo de avisos de contratación, la cual nos permitirá cancelar los avisos previamente presentados. Se encuentra dentro del menú Modifica, por lo que será necesario acceder al mismo, ahí se mostrarán todos los avisos presentados y dentro de la columna Acción encontraremos el icono con signo de menos, junto al icono de modificar como se muestra a continuación: Figura 20.0 Cancelación de aviso de contratación Al presionar el icono correspondiente será necesario especificar el motivo de la cancelación del aviso y después presionar el botón SI para confirmar la cancelación. Figura 20.1 Motivo de cancelación y confirmación El aviso se cancelará permanentemente del sistema, sin embargo, podremos visualizarlo dentro del menú consulta. 21 de 28

22 Elimina Eliminar avisos. Selecciona en el menú Avisos de contratación, y posteriormente la opción de Selección de contabilidad. Figura 21.0 Selección de contabilidad Selecciona la contabilidad a que corresponda el aviso de contratación que deseas eliminar. PARTIDO PARTIDO Figura 22.0 Selección de contabilidad Selecciona la opción de Elimina en el menú superior derecho. Figura 23.0 Menú de acciones 22 de 28

23 Se mostrarán todos los avisos con estatus pendiente de enviar. Selecciona el ícono (eliminar) en el aviso. Figura 24.0 Elimina aviso o proyecto Aparecerá un mensaje para confirmar que deseas eliminar el aviso pendiente de enviar en el sistema. Elige: a) Sí, si deseas eliminarlo del sistema. b) No, si deseas conservarlo. b Figura 24.1 Elimina aviso o proyecto- Mensaje de confirmación El aviso se eliminará permanentemente del sistema. Figura 24.2 Elimina aviso o proyecto- Mensaje de aviso de eliminado 23 de 28

24 Avisos Presentados Selecciona en el menú Avisos de contratación, y posteriormente la opción de Selección de contabilidad. Selecciona la contabilidad que deseas trabajar. Figura 25.0 Menú PARTIDO PARTIDO Figura 26.0 Selección de contabilidad 24 de 28

25 Dirígete al menú izquierdo y selecciona la opción Avisos Presentados. Figura 27.0 Menú En ésta sección consulta todos los avisos que tengan estatus de presentados, solo se mostrarán los avisos únicos, es decir, si presenta un aviso normal y posteriormente un aviso modificatorio solo se mostrará este último. Aquí podrás: 1. Consultar por medio de la Vista previa un aviso Figura 28.0 Avisos presentados 25 de 28

26 Una vez que ingreses a la Vista previa te mostrará el detalle de la información, y podrás descargar el detalle del aviso en formato PDF. Figura 28.1 Detalle de la Información 2. Descarga el acuse de presentación seleccionando el ícono Éste se mostrará así: PARTIDO Figura 29.0 Acuse de presentación 26 de 28

27 Reporte de Avisos Selecciona en el menú Avisos de contratación, y posteriormente la opción de Selección de contabilidad. Selecciona tu contabilidad a trabajar. Figura 30.0 Menú PARTIDO PARTIDO Figura 31.0 Selección de contabilidad 27 de 28

28 Dirígete al menú izquierdo y selecciona en el menú Reporte de Avisos. Figura 32.0 Menú Para ver el reporte selecciona los filtros de acuerdo a la búsqueda que deseas realizar, posteriormente: 1. Selecciona descargar. Figura 33.0 Reporte de Avisos 28 de 28