El General César Merizalde Pavón, oficiales y profesionales del Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas del Ecuador con el Prof. Mario Héctor Vogel.

Transcripción

1 Cuando hay voluntad política y se asignan los recursos necesarios (gente, tiempo y dinero) se logran en 6 días- resultados que, a veces, llevan meses en otras organizaciones. Altos oficiales del Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas del Ecuador (comandantes, coroneles, capitanes y Profesionales) se reunieron durante 6 días con el Prof. Mario Héctor Vogel en el Ministerio de Defensa, edificio Recoleta, en la Jefatura del Estado Mayor Institucional. El objetivo era culminar la elaboración del Plan Estratégico Institucional de las Fuerzas Armadas Ecuador y trasladarlo a la acción y ejecución por vía sistémica. El General César Merizalde Pavón, oficiales y profesionales del Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas del Ecuador con el Prof. Mario Héctor Vogel.

2 Permítenos presentarte un ejemplo serio y profesional de cómo ejecutar muy bien las 3 etapas del ciclo de la Planificación y Ejecución Estratégica. Al finalizar su lectura, te invitamos a obtener tus propias conclusiones y que luego compartas tu opinión. Logros alcanzados por los Profesionales durante los 6 días de trabajo intenso: - Validaron matemáticamente la Visión y la Misión del Comando - Crearon indicadores de avance mensual de la Visión hacia su logro final - Definieron lineamientos estratégicos que subdividen la ejecución del Plan Estratégico en grandes Temas Estratégicos - Crearon el Balanced Scorecard - Incorporaron todos los objetivos estratégicos y de la Visión al Balanced Scorecard - Realizaron una selección matemática de los objetivos para ser priorizados a fin de definir el orden de su ejecución para el primer período anual - Crearon el Mapa Estratégico con sus respectivos Temas Estratégicos - Elaboraron todos los indicadores estratégicos - Elaboraron todos los indicadores de gestión POA - Elaboraron todos los indicadores para cada uno de los planes y proyectos - Vincularon cada plan, cada actividad y cada tarea al presupuesto - Elaboraron reportes de avance del logro de cada objetivo a cargo de cada responsable - Integraron sistémicamente la ejecución, vinculando el Plan Estratégico con el POA, el Balanced Scorecard y el presupuesto - Alinearon todas las actividades hasta el Plan Nacional del Buen Vivir - Realizaron una simulación y prueba del modelo, revisiones y ajustes en Excel - Se presentó la puesta en marcha del modelo En la ejecución del proceso se superaron las 3 etapas del ciclo de la Planificación: 1. Formulación del Plan Estratégico con base matemática y rigor científico 2. Implementación y ejecución del Plan Estratégico bajo un enfoque sistémico 3. Seguimiento y evaluación del logro y cumplimiento de los objetivos, planes, actividades y tareas

3 1ra. Etapa: Formulación del Plan Estratégico con base matemática y rigor científico Para elaborar objetivos, se efectuó el análisis de fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, utilizando la metodología que propone el FODA Matemático, que es 100% objetiva porque aplica matemática matricial, lo que permite identificar con certeza los objetivos óptimos a ser creados. Partimos del concepto de que la institución es un sistema y, por lo tanto, le son aplicables los principios científicos de la Teoría General de los Sistemas. Ése es el motivo por el cual todas las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas en lugar de ser agrupadas intuitivamente de a pares y bajo un criterio totalmente subjetivo y poco profesional- en el FODA Matemático deben luchar todas contra todas bajo el concepto de la matemática matricial o booleana. Una vez hecho esto, todos los elementos del análisis FODA se visualizan en un plano cartesiano y se analizan en un árbol estratégico con el fin de determinar cuáles de todos los elementos del FODA son los óptimos para elaborar en base a ellos- objetivos conforme a sus relaciones de causa y efecto, también identificadas matemáticamente. Esto fue lo que el equipo de oficiales y profesionales del Comando Conjunto realizó para la creación de sus objetivos. Puedes ver un video sobre FODA Matemático en

4 Testimonios de algunos de los oficiales que participaron del encuentro Director del Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas del Ecuador Cap. de Navío Raúl Morales Todo el proceso de ejecución del Plan Estratégico del Comando conjunto, que fue realizado en 6 días y que fue cumplido en su totalidad, superó mis expectativas. Porque el modelo rompe con la tendencia del FODA clásico. Es, además, un modelo lógico que nos ayudó a pensar y reflexionar colectivamente. También superó mis expectativas la metodología para validar matemáticamente la Visión y la Misión. El Mapa Estratégico dinámico que se construyó nos permitió prestar atención a los objetivos causa que aportan al efecto en forma dinámica, ya que automatiza el cambio de color de cada objetivo de acuerdo al estado de cada indicador. Esto cambia automáticamente mes a mes y permite predecir comportamientos futuros y tomar decisiones basadas en hechos reales. El software PE-POA-BSC ya lo estamos aplicando en la institución, quedó totalmente instalado. Recomiendo este proceso a otros profesionales porque permite gerenciar de manera dinámica para aportar al crecimiento del país a través de una gestión moderna en la ejecución del Plan Estratégico.

5 2da. Etapa: Implementación y ejecución del Plan Estratégico bajo un enfoque sistémico Para el proceso de ejecución e implementación del Plan Estratégico, aplicamos la metodología EEI (Ejecución Estratégica Integral) que nos permite vincular el Plan Estratégico con el Balanced Scorecard, ambos con el Plan Operativo Anual y todo -a su vez- articularlo con el presupuesto. Partimos del mismo concepto que antes: si la organización es un sistema, entonces la ejecución del Plan Estratégico también debe ser sistémica. Y es lo que propone, justamente la metodología EEI. Objetivos estratégicos Durante el trabajo de 6 días con los oficiales del Comando Conjunto, todos los objetivos estratégicos y los que se convirtieron a partir de la validación matemática de la Visión fueron ingresados en el software PE-POA-BSC, al igual que los indicadores (KPI).

6 Vinculación de Objetivos Estratégicos con el Plan Operativo Anual Cada objetivo estratégico y cada uno de los obtenidos a partir de la Visión fue vinculado al POA y alineado con gerencias responsables de su ejecución operativa. Seguimiento mensual del avance de cada objetivo El seguimiento de la evolución de cada objetivo estratégico fue previsto a través de la matriz del Balanced Scorecard, que permite monitorear el mismo mes a mes. El siguiente es un ejemplo de la simulación realizada: Te recomendamos ver un video de la metodología que aplicamos (EEI) en

7 Testimonios de algunos de los oficiales que participaron del encuentro Jefe de Procesos del Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas del Ecuador Cnel. Byron Borja La metodología de Ejecución Estratégica Integral que ejecutamos paso a paso durante 6 días superó mis expectativas, ya que me permitió crear indicadores para medir el avance mensual de nuestra Visión. El modelo del Mapa Estratégico dinámico desarrollado también superó mis expectativas porque permitió desdoblar el mapa en submapas por temas estratégicos, lo que permite lograr foco estratégico en cada tema, vinculando cada objetivo automáticamente con el avance de los indicadores. Así se pueden predecir resultados futuros y tomar decisiones en ese sentido. Recomiendo participar en esta formación especialmente a profesionales de alta dirección. Director de Planificación del Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas del Ecuador Cnel. Xavier Fernando Martínez Carrera La metodología para validar matemáticamente la Visión y la Misión superó mis expectativas porque existe un sustento científico para validar los objetivos. Durante 6 días trabajamos para ejecutar el 100% del Plan Estratégico del Comando Conjunto y lo logramos. Conocí una nueva metodología para desdoblar el mapa Estratégico en sub-mapas dinámicos y esto permite tener una valoración de lo que se está ejecutando y cumpliendo y predecir futuros comportamientos. Vincular todo al presupuesto nos permitió verificar la ejecución presupuestaria de cada objetivo, de cada plan, de cada actividad y de cada tarea. Recomiendo esta formación a otros profesionales interesados en gestionar una organización.

8 3ra. Etapa: Seguimiento y evaluación del logro y cumplimiento de los objetivos, planes, actividades y tareas Para dar seguimiento y evaluación al logro de los objetivos, planes, actividades y tareas se utilizó el software PE-POA-BSC (Plan Estratégico, Plan Operativo Anual, Balanced Scorecard). Este programa permite imprimir reportes de cada funcionario con el porcentaje de avance mensual de sus proyectos, sus planes, sus actividades y sus tareas, vinculando todos los costos de la ejecución al presupuesto. Con todo ello se contribuye a mejorar el desempeño de la institución a través del seguimiento permanente del sistema de ejecución, lo que compromete a los oficiales a impulsar el logro de los objetivos planteados y evitar que el proceso de elaboración y ejecución del Plan Estratégico quede solo en buenas intenciones o depositado en un triste cajón. Testimonios de algunos de los oficiales que participaron del encuentro Jefe de la Sección de Seguimiento y Evaluación del Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas del Ecuador Cap. Danny Reinoso Ortiz La metodología para validar matemáticamente la Visión y la Misión superó mis expectativas porque permite darle una valoración científica a las mismas. El Mapa Estratégico dinámico es una forma de visualizar cada submapa y sus objetivos vinculados a los indicadores mensuales. Ha superado mis expectativas por lo útil que es para predecir resultados. Vincular todo al presupuesto nos ayudó a identificar el costo de Ejecución de cada objetivo, plan, actividad y tarea. Recomiendo esta formación a otros profesionales porque permite ejecutar la Visión y el 100% del Plan Estratégico.

9 Mapa Estratégico Dinámico Sabemos que los indicadores son importantes, pero solo miden lo que ya pasó. Por eso, un indicador no es útil para predecir el futuro. Para predecir el comportamiento futuro del logro de objetivos, actividades y tareas, la herramienta más adecuada -aunque poco conocida o mal conocida por la mayoría es el Mapa Estratégico Dinámico. El mismo vincula automáticamente cada uno de los objetivos del Mapa con los indicadores, permitiendo analizar cómo podría llegar a ser el comportamiento futuro de las relaciones causa-efecto entre los objetivos. Esta información es muy útil para tomar decisiones basadas en los hechos reales y sistémicos. En un Mapa Estratégico dinámico, cada mes, cambian automáticamente los colores de cada objetivo conforme cambie el resultado de cada indicador, lo cual ayuda a predecir -a través de las relaciones causa-efecto- futuros comportamientos y tomar la decisión de enfocarse en aquellos con óptima probabilidad de ser logrados. Tener esta información es vital para un estratega que desea influir en el comportamiento y logro de objetivos en base al comportamiento sistémico de las relaciones causales. Y éste fue el modelo implementado por los altos oficiales. Por otro lado el mapa Estratégico del Comando Conjunto se subdividió automáticamente en sub-mapas para dar seguimiento a cada uno de los temas estratégicos, lo cual ayuda a lograr foco en la estrategia al analizar solamente el comportamiento de los objetivos de cada tema estratégico. Puedes ver un video donde explico la funcionalidad del Mapa Estratégico dinámico en

10 Creación de indicadores Durante el encuentro, se crearon todos los indicadores. Tanto para los objetivos estratégicos como para cada uno de los del POA y para cada uno de los planes, programas y proyectos. Presupuesto Cada plan, cada actividad, cada tarea puede tener un costo, cuya sumatoria permite elaborar el presupuesto de la ejecución del Plan Estratégico. La diferencia entre el costo estimado y el presupuesto permite visualizar resultados en colores. Si la diferencia entre el costo estimado y el presupuestado coincide, se lo visualizara como diferencia cero, en verde. Si la diferencia es porque se ha gastado de más en relación a lo presupuestado, se observará cuál es la diferencia y se la verá en rojo. Pero si se gasta menos de lo presupuestado, se observará la diferencia ahorrada en azul.

11 Gráficos de Costos de ejecución Luego, se obtuvieron gráficos de costos de cada plan, de cada actividad y de cada tarea. Reportes de cada responsable Se emitieron los reportes de avance de cada gerencia responsable de la ejecución de cada objetivo operativo, de cada plan y del comportamiento de cada indicador. Además, el reporte del porcentaje de avance en el logro de los objetivos mensuales delegados a cada profesional.

12 Validación matemática de la Visión La Visión es una imagen del futuro proyectado de una organización, a la cual se desea llegar en un período temporal. Pero no es suficiente y no alcanza el hecho que su redacción contenga frases agradables que satisfagan y conformen a todos. Dada la importancia y transcendencia estratégica de la Visión, es necesario tener certeza matemática de que su redacción creará valor para la institución. Fue por ello que los altos oficiales que trabajaron con el Prof. Mario Héctor Vogel procedieron a validar matemáticamente la Visión del Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas a través de la metodología que les presentamos. Una vez finalizado ese proceso, se procedió a crear indicadores de avance mensual de la Visión hacia su logro final ( Qué sentido tiene tener una Visión y no medir su avance mensual?). Ambos procesos sorprendieron a algunos de los oficiales presentes, ya que mencionaron que -a la fecha- no habían conocido antes la existencia de una metodología que les permitiera validar matemáticamente la Visión y crear indicadores para medir su avance mensual. La ruta estratégica y su ejecución La Planificación Estratégica traza la ruta que deberá seguir la institución para alcanzar los objetivos propuestos y convertir en realidad la Visión prometida. Para lograrlo, en nuestra metodología EEI (Ejecución Estratégica Integral), se articula el Plan Estratégico con el Plan Operativo Anual (POA) y todo ello se ejecuta a través del modelo de gestión propuesto por el Balanced Scorecard (BSC), vinculando luego todo al Presupuesto. Y esto fue lo realizado por los altos oficiales, quienes han creado un alineamiento que permite fortalecer el vínculo entre la definición, elaboración, ejecución, sincronización y logro de objetivos, planes, actividades y tareas. Cada esfuerzo, a partir de ahora, estará encaminado hacia al logro de los objetivos propuestos sin dispersión, sin permitir que esfuerzos aislados interfieran. Porque ahora todo está sistémicamente vinculado entre sí, permitiendo la articulación total con los instrumentos de la Planificación Estratégica, el Balanced Scorecard, el POA y el Presupuesto. El sistema informático que hemos facilitado (software PE-POA- BSC) les permitirá dar seguimiento mensual y oportuno a toda la gestión, lo cual ayudará al seguimiento y evaluación de todo el proceso. Al finalizar el sexto día del proceso, el Gral. César Merizalde Pavón -luego de recibir el informe completo- ordenó la inmediata puesta en marcha del proceso de ejecución, tarea en la cual hoy se encuentra el Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas del Ecuador.

13 Esperamos haberte presentado un ejemplo motivador de lo que puede lograrse con voluntad política e inversión necesaria en recursos. Te invitamos a reenviar este caso a tus amigos y colegas; comparte tu conocimiento también con ellos. Testimonios de algunos de los oficiales que participaron del encuentro Jefe del Departamento TICS de la Armada del Ecuador Cte. Diego Rubio La metodología EEI facilitó la comprensión del procedimiento para ejecutar el Plan Estratégico en forma sistémica. El Mapa Estratégico dinámico superó mis expectativas porque nos permitió hacer análisis a partir de vincular automáticamente los objetivos del mapa con el avance de los indicadores. o unidades. Vincular objetivos, planes, actividades y tareas con el presupuesto nos permitió el control de las acciones ejecutadas por departamentos Por lo útil, recomiendo esta formación a otros profesionales.

14 Ahora te presentamos el contenido y agenda de las actividades realizadas día a día: Día: 1 - Validación matemática de la Visión y de la Misión - Creación de indicadores de avance mensual de la Visión hacia su logro final Día: 2 - Continuación del proceso de creación de indicadores de avance mensual de la Visión hacia su logro final - Elaboración de lineamientos estratégicos que subdividan la ejecución del Plan Estratégico en grandes Temas Estratégicos Día: 3 - Creación del Balanced Scorecard - Incorporación de los objetivos estratégicos al Balanced Scorecard Día: 4 - Selección matemática de los objetivos a ser priorizados para su ejecución en el primer período anual - Creación del Mapa Estratégico con sus respectivos Temas Estratégicos Día: 5 - Elaboración de indicadores estratégicos - Elaboración de indicadores de gestión POA - Elaboración de indicadores de planes y proyectos - Vinculación de cada plan, cada actividad y cada tarea al presupuesto - Elaboración de reportes de avance del logro de cada objetivo a cargo de cada responsable Día: 6 - Integración sistémica de la ejecución vinculando el Plan Estratégico con el POA y con el presupuesto - Alineamiento de todas las actividades hasta el Plan Nacional del Buen Vivir - Simulación y prueba del modelo, revisiones y ajustes - Puesta en marcha del modelo Volvemos a pedirte que tu compartas tu opinión, y para hacerlo, envía simplemente un a mario@vogel.com.ar. Y si tienes Skype, puedes chatear y conversar con el Prof. Mario Héctor Vogel. Su ID es mariovogel.

15 Consultoría, formación e implementación total de la metodología EEI Permítenos comentarte que, a las organizaciones que nos convocan para ayudarles a implementar y ejecutar su Plan Estratégico, les ofrecemos el servicio en dos modalidades: a) Un solo encuentro de 6 días corridos, como en el caso del Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas del Ecuador que te presentamos en este documento. b) En dos encuentros quincenales de 3 días cada uno. Para más información, enviar un a mario@vogel.com.ar. Software PE-POA-BSC Quienes lo solicitan, pueden comprar el software con una licencia de por vida. Incluye Manual de Usuario y video tutorial. Un consultor que adquiere un solo software, con el mismo puede atender a todos sus clientes simplemente archivando cada caso bajo otro nombre. Formación EEI a distancia La metodología presentada en el caso es presentada por el Prof. Mario Héctor Vogel en forma personalizada a distancia, sin días y sin horario fijo. Amplía la información en Formación EEI in company Las organizaciones que lo requieren, pueden formar a sus gerentes en un seminario de dos días (16 hs.) que dicta el Prof. Mario Héctor Vogel. Luego, la organización se ocupa de su implementación y puesta en marcha del modelo. Más información en