MANUAL USUARIO BOS 2016

Transcripción

1 MANUAL USUARIO BOS 2016

2 Índice 01. Presentación 02. Ingreso a la Plataforma 03. Inscripción de Cursos 04. Mensajes de Error y Ajustes 05. Reemplazos 06. Ingreso de Asistencia 07. Consideraciones Finales

3 Presentación Junto con saludarlos y darles una cordial bienvenida a nuestro Programa Anual de Licitaciones de Becas Laborales OTIC SOFOFA les presentamos este Manual Operativo de las Becas Laborales adjudicadas a través de nuestra plataforma de Becas OTIC SOFOFA (BOS). Esta herramienta no solo formaliza y establece un canal de comunicación seguro y amigable entre nuestra área operativa y los OTEC participantes de nuestros programas, sino también transparenta en cuanto a plazos y validaciones de cada curso, resultando una guía respecto de las normas establecidas por SENCE para la operación de las Becas Laborales y a los propios plazos indicados en nuestras Bases de licitación. Por lo tanto, los invitamos a leer este manual que contiene una guía práctica y teórica destinada a describir el funcionamiento técnico de la plataforma de administración del Programa de Becas Laborales. Ante cualquier duda o comentario al respecto enviar su requerimiento al correo becas@oticsofofa.cl 03

4 Presentación 04

5 Ingreso a la Plataforma 1.-Digite en la barra de navegación de su computador el siguiente link: 05

6 Ingreso a la Plataforma a) Los OTEC que a la fecha no se han adjudicado actividades deben ingresar a la Plataforma con el RUT del OTEC, como Usuario y Contraseña. La contraseña debe ser escrita sin puntos (.) ni guión (-). Enseguida la Plataforma le solicitará una nueva contraseña, con la que el OTEC deberá ingresar al BOS. b) Los OTEC que se han adjudicado cursos en Licitaciones anteriores deben solicitar al correo becas@oticsofofa.cl el desbloqueo de su contraseña indicando el RUT del OTEC y los códigos SENCE de los cursos que se adjudicó en este proceso. c) Los OTEC que no recuerden su contraseña deberán seguir los mismos pasos indicados en la letra (b). 06

7 Ingreso a la Plataforma 3.-Una vez que ingrese a la Plataforma de Becas Laborales podrá visualizar en la pantalla los cursos adjudicados. 07

8 Ingreso a la Plataforma En esta pantalla se encuentra detallado cada curso que el OTEC se adjudicó. De izquierda a derecha podrá visualizar el año y número de licitación (2014-5), luego el código (SF5-R ), nombre del curso (Inducción a la Formación del Emprendimiento Innovador), el número de participantes para la actividad (20), el número de horas totales (100), el estado de la actividad (No Ingresado) y por último la columna Opciones 08

9 Ingreso a la Plataforma Para aquellos OTEC que han trabajado en más de una Licitación con nosotros también podrán visualizar los cursos anteriormente adjudicados. Por lo tanto, si necesita solo visualizar aquellos cursos que actualmente están en proceso operativo (licitación actual) puede filtrar por licitación o por un código específico de cursos. Filtrar por Licitación Filtrar por Código de Curso 09

10 Inscripción de Cursos El estado inicial de cada actividad adjudicada en esta Licitación será No ingresado, lo que significa que no se ha registrado ningún dato en la plataforma para el inicio del curso. Para ingresar a la actividad debe pinchar el lápiz que se encuentra en la misma línea que el código del curso al que desea dar inicio en la columna OPCIONES. 10

11 Inscripción de Cursos Cuando haga clic sobre el lápiz se desplegará la siguiente pantalla, que cuenta con 5 pestañas (Curso-Participantes-Horario-Relatores-Confirmación): 11

12 Inscripción de Cursos 1.-Pestaña Curso. Registra 3 subtítulos los cuales pasamos a detallar: 12

13 Inscripción de Cursos a) Datos de Curso Adjudicado: Detalla los datos generales del curso, tales como: Código Curso, Nombre del Curso, N de Participantes y N Total de Horas. 13

14 Inscripción de Cursos b) Inscripción de Curso: Debe ingresar cada dato solicitado en los formatos establecidos. Área Temática, Institución Beneficiaria, Fecha de Inicio y Término del Curso, Comuna y Dirección de ejecución del curso. Si no consta Entidad Beneficiaria ingrese por defecto OMIL Área Temática y/o Sector Económico 14

15 Inscripción de Cursos c) Horario: Marcar los días de clases. Indicar los horarios de clases, teniendo presente que los minutos de coffee no se contabilizan como minutos de la actividad de capacitación. Por ello deberá considerar estos minutos en el horario general de clases ya que se descontarán del horario final (ver ejemplo página 24). En la observación puede detallar el horario completo, cuando éste varía en la segunda semana. Si el Horario varía a contar de la segunda semana detallar aquí. 15

16 Inscripción de Cursos Importante! El máximo de horas diarias de capacitación autorizado por SENCE es de 5 horas diarias. El horario no debe considerar los minutos de coffee como parte de la actividad, no se consideran en la suma total de los minutos de capacitación. Si el horario varía a partir de la segunda semana de clases debe detallarlo en el campo de observaciones. Deberá registrar días de clases. Adicionalmente en una pestaña más adelante (Horario) deberá detallar día a día los horarios de las clases. Una vez que grabe todos los datos podrá avanzar, en caso contrario el sistema no dejará que siga con la inscripción. 16

17 Inscripción de Cursos Después de ingresar toda la información debe pinchar sobre la opción Grabar (1 ) y luego Siguiente para avanzar a la siguiente pestaña(2 )

18 Inscripción de Cursos Al Pinchar botón Siguiente de la pestaña Curso se abre la pestaña Participantes. 18

19 Inscripción de Cursos 2.- Pestaña Participantes. a) Datos del Curso Adjudicado: Descripción general de los datos del curso ingresados en la pestaña curso. 19

20 Inscripción de Cursos b) Ingreso de Participantes: En este campo deberá ingresar los datos de cada alumno que participará en el curso. Cada vez que deba agregar un alumno tiene que llenar obligatoriamente todos los datos solicitados y presionar Agregar. Así sucesivamente hasta completar el listado de alumnos del curso. Al finalizar el ingreso de alumnos presione botón Siguiente, para ir a la siguiente pestaña. 20

21 Inscripción de Cursos Importante! Participantes Ingresados: Aquí aparecen todos los alumnos ingresados al curso. Una vez que ha ingresado a uno o más participantes puede corregir los datos ingresados o de plano eliminar un alumno y agregar otro. Para corregir los datos debe editar presionando sobre el Lápiz ubicado en la misma línea en que se encuentra el participante y en el campo de Ingreso de Participantes se visualizarán los datos que ingresó originalmente, podrá corregir y deberá nuevamente hacer clic sobre Agregar. Si necesita eliminar al participante para agregar otro, debe hacer clic sobre la X ubicada a un lado del lápiz, el participante será eliminado y podrá ingresar otro hasta el tope máximo de alumnos indicado en el encabezado (Datos de Curso Adjudicado). 21

22 Inscripción de Cursos Al Pinchar botón Siguiente en el Ingreso de Participantes se abre pestaña Horario. 22

23 Inscripción de Cursos 3.-Pestaña Horario. El horario desplegado se origina en los datos ingresados por Ud. en la pestaña Curso. El BOS permite editar el horario día a día. 23

24 Inscripción de Cursos Ejemplo Si su actividad de capacitación contempla 4 horas diarias (240 minutos diarios de capacitación) y se Inicia a las 14:00 PM, el cierre debiera ser a las 18:00 PM, pero si se dan 30 minutos de coffee, el cierre deberá ser a las 18:30 PM para que el BOS sume 240 minutos diarios a la capacitación. Recuerde que al ingresar los datos debe considerar que los minutos de coffee (break) no se contabilizan como minutos de la actividad de capacitación, y ello significa que el horario de cierre del curso se desplaza proporcionalmente respecto de los minutos de break. 24

25 Inscripción de Cursos a) Cuando requiera modificar el horario de un día, debe hacer clic sobre el lápiz de ese día y realizar la modificación y Grabar. Grabar 25

26 Inscripción de Cursos b) En los casos que necesite deshabilitar feriados legales, que se encuentren entre los días de ejecución del curso o aquellos días en que no se realicen clases debe quitar (desactivar) el ticket de la columna de los Activo, dejar los horarios en 0, ya que al momento del conteo de minutos estos se suman y provoca descuadre en el total de horas, y luego presionar Grabar. Desactivar Grabar 26

27 Inscripción de Cursos c) Cuando se ha equivocado en el ingreso de las fechas o el horario general del curso, debe volver a la Pestaña Curso (1 ) corregir y Grabar, luego regresar a la Pestaña Horario (2 ) y presionar botón Generar, y automáticamente el horario se modificará. Una vez finalizado presionar Siguiente. Si se rectifican las fechas de inicio y termino deben presionar GENERAR por lo que si ya habían ingresado el horario este volverá a 0, y deberá corregir día a día. Generar IMPORTANTE! Recordar que aún cuando edite el horario día a día, si a partir de la segunda semana de clases el horario varía según los días de clases, debe señalarlo en el campo de observaciones de la Pestaña Curso. Siguiente 27

28 Inscripción de Cursos 4.- Pestaña Relatores. Una vez registrado el horario presionar Siguiente, para que se abra pestaña Relatores. Debe agregar al o los relatores que participen en la actividad, llenar los datos y presionar agregar. El cambio o reemplazo de relatores debe ser autorizado por el OTIC en relación al perfil autorizado en ficha técnica o propuesta para cada curso. Dicha autorización debe ser solicitada al correo becaslaborales@oticsofofa.cl, y acompañada del Formulario de Rectificaciones. Ingresar corrección Eliminar 28

29 Inscripción de Cursos 5.- Pestaña Confirmación. Una vez que ingresó los relatores debe hacer clic sobre la pestaña de CONFIRMACION, esta pantalla registra un resumen del curso, donde podrá revisar los datos ingresados. Si los horarios y número de alumnos ingresados están correctos la pantalla no presentará mensaje de errores. 29

30 Inscripción de Cursos Para cerrar el proceso debe adjuntar la póliza de accidentes o certificado de póliza correspondiente a la actividad, donde se encuentre especificado claramente cada participante inscrito y la vigencia de la póliza, por todo el periodo del curso. Para subir el archivo correctamente, debe hacer clic sobre el botón Examinar, y se desplegará la pantalla con todos las ubicaciones del PC. Debe dirigirse donde guardó la póliza en su PC y seleccionar esta. Posteriormente, debe presionar la Flecha Verde que indica hacia arriba para cargar el archivo en el curso (recomendamos no adjuntar archivos de imagen (foto), hacerlo en formato PDF, Word, etc.). 30

31 Inscripción de Cursos Finalmente, presione Botón ENVIAR. Una vez que seleccione esta opción, ubicada al final de la página en la pestaña CONFIRMACIÓN, perderá el control del curso para realizar cualquier tipo de modificación, salvo para agregar, cambiar o quitar relatores (siempre y cuando sean previamente informados a través de correo electrónico y Formulario de Rectificación) y realizar Reemplazos de participantes hasta el 25% de transcurrida la actividad. Toda otra acción estará restringida, y para poder corregir algún dato mal ingresado o que cambie, deberá solicitarlo al correo becas@oticsofofa.cl a través del Formulario de Rectificaciones. Importante : El curso debe ser enviado con 2 días hábiles de anticipación a su inicio. Este envío debe realizarse antes de las 17:00 hrs. de este día. De no cumplir con este plazo, la plataforma no dejará enviar los datos y le indicará error. Por lo que deberá reprogramar el inicio del curso. Botón Enviar Adjuntar Póliza, Botón Examinar y Flecha 31

32 Mensaje de Errores y Ajustes Cuando la plataforma arroje alguno o todos los errores que se detallan a continuación: El Número de Participantes tiene que ser igual al de la propuesta adjudicada. Si le faltan participantes debe agregarlos siguiendo el procedimiento indicado en la Pestaña Participantes. Importa considerar que SENCE autoriza la calidad de participantes oyentes, pero no forman parte del curso, por lo tanto, solo se debe ingresar el total de alumnos exactos que se indican en las bases asociados al código que se adjudica. Ni más ni menos. El Número de Horas tiene que ser Igual al de la propuesta adjudicada. Debemos recordar que los coffee no deben estar incluidos en los horarios de clases. Para verificar que la cantidad de horas coincida con el total de horas autorizados, debemos identificar todos los días de clases que dejamos en calidad de ACTIVOS en la pestaña de horario y sumar todos los minutos para luego dividirlos por 60 (1 hora) y el total resultante de esta operación será el número de horas que ingresamos al sistema, el cual debe coincidir exactamente con el total de horas que se encuentran en los Datos del Curso Adjudicado. Los días sin clases deben quedar en 0 y sin (desactivados) para no afectar el conteo final de horas ingresadas. 32

33 Mensaje de Errores y Ajustes La fecha de inicio del curso debe ser mayor a la fecha de envío de los cursos. Los cursos deben ser ingresados (enviados) con 2 días hábiles de anticipación al inicio de los mismos, dentro del horario indicado (hasta las 17:00 hrs. del respectivo día), ya que son comunicados a SENCE con la misma antelación. La plataforma no permite el envío de cursos el mismo día que comienzan o en fecha posterior a su inicio. Si por alguna razón no alcanza a ingresar a tiempo el curso en la plataforma, esto es, con los 2 días hábiles de anticipación a su inicio, deberá reprogramar el inicio de la actividad. 33

34 Mensaje de Errores y Ajustes Verificar Fecha de Inicio del Curso Verificar días activos y minutos ingresados en Pestaña Horario Verificar que la cantidad de alumnos ingresados sea igual al de la Propuesta Adjudicada 34

35 Mensaje de Errores y Ajustes El Nº de Participantes tiene que ser igual al de la Propuesta Adjudicada. Si incluyó menor n agregar los faltantes. Si incluyó oyentes eliminar con la X. 35

36 Mensaje de Errores y Ajustes Corregir horario ingresado y Grabar Desactivar cuando en ese día no haya clases 36

37 Mensaje de Errores y Ajustes La fecha de inicio del curso debe ser mayor a la Fecha de envío de los cursos. Los cursos deben ser enviados con 2 días hábiles de anticipación a su inicio, hasta las 17:00 horas de este día. 37

38 Reemplazos La pestaña Reemplazos se genera cuando el OTEC envía el curso, luego de finalizado el proceso de Inscripción de este. De acuerdo a lo establecido por SENCE, los cursos de Becas Laborales cuentan con un plazo de hasta el 25% de transcurrida la actividad (avance de la ejecución del curso) para realizar los reemplazos de participantes que se requiera. Nuestra plataforma registra por cada curso ingresado y enviado, la fecha y hora límite para realizar los reemplazos en letras rojas y destacadas. Pasado dicho plazo nuestra plataforma se cerrará automáticamente y por lo tanto ya no podrá realizar más cambios de participantes. El plazo límite para la inscripción de reemplazos se extiende hasta las 12:00 horas del día siguiente al del vencimiento del 25% de avance de la ejecución del curso. 38

39 Reemplazos 1) Una vez identificado el participante que reemplazará, debe hacer un clic sobre el lápiz en la línea del nombre del participante a quien va a reemplazar, en la Columna OPCIONES. 39

40 Reemplazos 2) Una vez realizada dicha acción se desplegarán los datos del Participante a Reemplazar y un recuadro titulado Datos de Reemplazante, que deberá llenar con los datos del nuevo participante que incluirá en el curso. 40

41 Reemplazos 3) Para todos los efectos, la Fecha de Reemplazo es la fecha desde que comenzó a asistir el nuevo participante (reemplazante). No se considera la asistencia anterior del participante reemplazado. 4) Por último debe presionar Grabar. 41

42 Reemplazos Una vez grabado el reemplazo, el RUT del reemplazante aparecerá al final de los datos del alumno reemplazado, cada vez que se ingrese a la pestaña de reemplazos. 42

43 Reemplazos Para reemplazar un alumno ingresado como reemplazante, deberá eliminarlo presionando el botón X. Una vez realizada esta acción, la persona inicialmente reemplazada volverá a ser parte del curso, y tendrá que ser reemplazada por el nuevo reemplazo. La fecha del reemplazo será aquella desde la que comienza a asistir el nuevo reemplazo. Todo esto debe ocurrir hasta antes de cumplirse el 25% de avance de la ejecución del curso. Al hacer click en la X se elimina el reemplazo, y se borra el RUT del reemplazante. 43

44 Ingreso de Asistencia En la pestaña de Asistencia el alumno reemplazado quedará sombreado en azul, y al final de la planilla considerando la fecha de ingreso como reemplazo, se visualizaran los datos del reemplazante. El ingreso de asistencia debe realizarse una vez finalizada la actividad. Los únicos dos criterios para ingreso de asistencia son; A, que significa que el participante asistió a clases; e I, que indica inasistencia a la clase por parte del participante. Los reemplazos son validos desde la fecha de reemplazo en el BOS Reemplazado Reemplazante 44

45 Ingreso de Asistencia El procedimiento para ingresar asistencia es el siguiente: 1) Debe hacer clic sobre el día en que completará la asistencia. La asistencia del reemplazo corre desde la fecha indica en FECHA REEMPLAZOS. 45

46 Ingreso de Asistencia 2) Se desplegará la columna de ese día con todos los participantes. 3) Debe completar con A o I, según corresponda. 4) Posteriormente debe Grabar. 46

47 Ingreso de Asistencia Importante! Una vez que haya ingresado toda la asistencia y se complete la malla de asistencia, el OTEC deberá hacer clic sobre el botón Enviar y fin de que se genere el Certificado de Asistencia y Calificación del BOS. Luego debe presionar nuevamente el botón Enviar para generar la Orden de Compra correspondiente. Si en el curso se han pagado Subsidios, el OTEC deberá solicitar a través del correo becas@oticsofofa.cl, que se emita la correspondiente Orden de Compra Manual, ya que la Orden de Compra que genera el BOS de manera automática, no discrimina Montos a Rendir (Subsidios en general) de Montos a Facturar (Valor Capacitación del curso). Por regla general el botón ENVIAR no aparece de modo automático, por lo que el OTEC deberá solicitar en cada oportunidad al correo becas@oticsofofa.cl, cambio de Estado del Curso, con la finalidad de que la Plataforma genere el Certificado de Asistencia y Calificación y, se emita la respectiva Orden de Compra, ya sea de forma automática si el curso no contempla Subsidios, o manual a solicitud del OTEC si el curso contempla Subsidios. 47

48 Consideraciones Finales Con el fin de proporcionar a SENCE la información requerida, es que les solicitamos seguir el siguiente procedimiento de envío de comunicación de inicio de Becas Laborales y de reemplazos de participantes: 1.- El OTEC deberá realizar el registro de los participantes en el sistema dispuesto por SENCE que deberá ser idéntico a los datos que ingresó en el Sistema BOS y emitir el Formulario N 1 Registro de Inscritos desde dicho sistema y enviarlo al OTIC con 2 días hábiles de anticipación al inicio del curso. Este Formulario de comunicación debe ser enviado a nuestro correo enseguida que ha subido el curso a través de la plataforma (nunca antes). Debe enviar el Formulario al correo becas@oticsofofa.cl. Junto con la copia del Formulario deberá enviar las fotocopias de las Cédulas de Identidad de los/as participantes, para ser visadas por el OTIC. Éste deberá visar la información y validar dentro del plazo de 2 días hábiles -desde la recepción de la documentación- que los/as participantes individualizados/as en el Formulario correspondan a los registrados en el sistema dispuesto por SENCE y la Plataforma BOS. De no enviar esta documentación al correo indicado el OTEC incurre en una infracción grave según indican las Bases en el Numeral 22, y se le deberá aplicar la respectiva sanción. 2.-Si dentro del plazo de avance del 25% de trascurrida la actividad (fase lectiva del curso) se produce la necesidad de reemplazar alumnos, el OTEC deberá registrar los reemplazos en el sistema dispuesto por SENCE y llenar el Formulario N 1 Complementario Reemplazo de Participantes Inscritos desde dicho sistema, el que también deberá ser una copia idéntica de los participantes que reemplazó y de los reemplazantes ingresados en la Plataforma BOS, y lo deberá enviar al correo becas@oticsofofa.cl, junto con el endoso de la póliza que incluye al o los reemplazantes. Deberá acompañar fotocopia de la Cédula de Identidad de los/as reemplazantes, y fotocopia del Libro de Clases donde conste el día de ingreso de cada reemplazante incluido en el Formulario. El plazo de presentación de cada Formulario de Reemplazo será de hasta 5 días hábiles contados desde la fecha de ingreso real del participante al Curso. El OTIC deberá visar esta información y validar dentro del plazo de 2 días hábiles -desde la recepción de la documentación- los respectivos reemplazos. De no enviar esta documentación al correo indicado el OTEC incurre en una infracción grave según indican las Bases en el Numeral 22, y se le deberá aplicar la respectiva sanción. 48

49 Consideraciones Finales 3.- Las Rectificaciones de datos, que no comprenden los reemplazos de participantes, seguirán el mismo conducto regular que hasta ahora. Deben enviar sus solicitudes a través del Formulario de Rectificaciones al correo becas@oticsofofa.cl donde serán recepcionados y deberán ser aprobadas por el OTIC como por SENCE. De no enviar el formulario al correo indicado el OTEC incurre en una infracción que será calificada de grave, menos grave o leve dependiendo del tipo de rectificación de que se trate, y se le deberá aplicar la respectiva sanción, con arreglo al Numeral 22 de las Bases. 4.- Transcurridos 5 días hábiles de finalizada la fase lectiva del curso, el OTEC ejecutor de la actividad deberá ingresar en el sistema dispuesto por SENCE el Formulario Resumen de la Fase 1, registrando las justificaciones de ausencias y deserciones, las horas de nivelación si corresponde, y la situación final de los/as participantes en términos de aprobados/as, reprobados/as y/o desertores/as. Dentro del mismo plazo, el OTEC debe enviar este Formulario al OTIC a través del correo becas@oticsofofa.cl. Al mismo tiempo, el OTEC deberá entregar físicamente al OTIC, el Libro de Clases, y la documentación que acredite las ausencias y deserciones justificadas, para la revisión de dicha documentación y la visación del Formulario Resumen de la Fase 1. En el caso de cursos que requieran Licencia Habilitante certificada por un organismo externo, el OTEC podrá realizar dicha examinación al término de la Fase Lectiva del curso, o hasta el término de la Práctica Laboral si correspondiera, entregando al OTIC el cronograma de las mismas. El OTIC constatará que exista coherencia entre la asistencia registrada en el Libro de Clases y la ingresada en el sistema dispuesto por SENCE como en la Plataforma BOS, la Planilla de Recepción de Subsidios, la documentación que acredita las deserciones y ausencias justificadas. El visado del Formulario Resumen de la Fase 1 se debe realizar en el plazo de hasta 5 días hábiles contados desde la entrega por parte del OTEC de toda la documentación señalada. Si se concluye que existen inconsistencias el OTIC devolverá el Formulario Resumen de la Fase 1 al OTEC ejecutor de la actividad, solicitándole corregir el Formulario en el sistema (dispuesto por SENCE) para presentarlo nuevamente al OTIC. Se procederá de la misma forma, si se detecta enmendaduras o falta de firmas en la Planilla de Recepción de Subsidio Diario cuando corresponda. En caso que se realice nivelación a alumnos con asistencia menor al 75% (entre 65% al 74%), el OTIC podrá autorizar su aprobación, y deberán registrarse como estado Aprobado/a de la Fase Lectiva. 49

50 Consideraciones Finales 5.- Toda vez que el curso contemple práctica laboral el OTEC deberá emitir desde el sistema dispuesto por SENCE el Formulario Nº2 Registro de Participantes en Práctica Laboral, a través del cual debe informar al OTIC de los alumnos colocados por el OTEC en práctica laboral enviándolo a través del correo becas@oticsofofa.cl. Este Formulario debe ser enviado al OTIC con 48 horas de anticipación al inicio de la práctica laboral, y debe venir acompañado del Convenio de Práctica (Anexo Nº9 de las Bases). El OTEC deberá dar inicio a la Práctica Laboral, a más tardar, 10 días hábiles después del término de la fase lectiva. El OTIC visará el Formulario constatando que: a) Los participantes que inician práctica laboral hayan sido aprobados/as en la fase lectiva. b) Se hayan presentado los convenios de práctica de cada participante. c) La naturaleza y características del puesto de trabajo de cada participante, guarde relación con la formación impartida. d) Los convenios vengan debidamente firmados y timbrados por la empresa, o acompañados de fotocopia simple (por ambos lados) del RUT de la empresa si ésta no cuenta con timbre. El visado lo realizará el OTIC en un plazo no mayor a 2 días hábiles desde la presentación del Formulario. Si el OTEC no realiza la práctica, deberá adjuntar carta firmada por todos los alumnos/as aprobados/as, indicando los motivos de la no realización. 6.- Una vez finalizada la práctica laboral el OTEC tendrá 5 días hábiles para emitir desde el sistema dispuesto por SENCE el Formulario Nº3 Resumen de Finalización de Fase 2, donde señalará la situación final de cada participante. El OTEC ejecutor deberá presentar al OTIC el Formulario, enviándolo a través del correo becas@oticsofofa.cl, acompañando los registros de asistencia de la práctica, el registro de las visitas a los centros de práctica y, si correspondiere, los certificados de asistencia emitidos por cada empresa. El OTIC visará el Formulario verificando que: a) Los/as participantes informados/as en el Formulario Nº3 correspondan a los autorizados en el Formulario Nº2 de Inicio de Práctica, y que, existan los respectivos convenios de práctica. b) El porcentaje de asistencia de cada participante corresponda a los indicados en los certificados de asistencia de las empresa o registro de asistencia de la empresa (Anexo Nº8 de las Bases). El visado se realizará hasta 5 días hábiles de presentada toda la documentación señalada. 50

51 Consideraciones Finales 7.- Toda vez que el curso contemple asistencia técnica el OTEC deberá emitir desde el sistema dispuesto por SENCE el Formulario Nº2 Alumnos que Inician Proyecto, a través del cual informará al OTIC los alumnos que serán asistidos técnicamente por el OTEC enviándolo a través del correo becas@oticsofofa.cl. Este Formulario debe ser enviado al OTIC con 48 horas de anticipación al inicio de la asistencia técnica. El OTEC deberá dar inicio a la Asistencia Técnica, a más tardar, dentro de 10 días hábiles después del término de la fase lectiva. El OTIC visará este Formulario constatando que el listado de alumnos corresponde a los alumnos aprobados de la fase lectiva para los que se aprobó el plan de asistencia técnica. Este visado lo efectuará el OTIC en un plazo no mayor a 2 días hábiles desde el envío de la información. En el evento que el OTEC no realice la asistencia técnica, deberá adjuntar una carta firmada por todos los alumnos aprobados en la que se indique los motivos de la no realización. 8.- La Asistencia Técnica concluye cuando el OTEC ejecute las 4 horas de asistencia para todos y cada uno de los alumnos. El OTEC ejecutor tendrá 5 días hábiles después de finalizada la asistencia técnica, para ingresar en el sistema dispuesto por SENCE el Formulario Nº3 Resumen de Finalización de la Fase 2, donde deberá señalar la situación final de cada participante. El OTEC ejecutor deberá enviar el Formulario al OTIC a través del correo becas@oticsofofa.cl, acompañando los registros de asistencia para su visación. El OTIC verificará que los/as participantes informados/as en el Formulario corresponden a los autorizados en el visado del Formulario de Inicio de Asistencia Técnica, y que, existan los respectivos planes de asistencia técnica. El visado se deberá efectuar dentro de 5 días hábiles de presentada toda la documentación señalada. 51

52 Consideraciones Finales Aquí encontrará los links de SENCE asociados al proceso de ejecución del Programa de Becas Laborales Abrir hipervínculos. 1.- Link Sistema SIC Link Becas Laborales 52