Sistema de gestión n de la calidad y la seguridad de las tecnologías aplicadas a los sistemas de almacenamiento y dispensación

Transcripción

1 Seguridad de las nuevas tecnologías en la dispensación de medicamentos V Jornadas TECNO 2 de Junio 2011 Sistema de gestión n de la calidad y la seguridad de las tecnologías aplicadas a los sistemas de almacenamiento y dispensación Begoña Feal Cortizas Farmacéutica, CHUAC

2 RECURSOS GLOBALES 4 Centros Hospitalarios.. Nºcamas: H.U.A.C Teresa Herrera Marítimo de Oza Abente y Lago RRSS camas adicionales Recursos humanos: 68 trabajadores 21 farmacéuticos + 6 FIR 23 auxiliares 6 enfermeras 5 administrativos 5 celadores 2 técnicos laboratorio Sistema de gestión n y organización de elevada complejidad complejidad

3 sistemas de gestión n de la calidad y Seguridad de las tecnologías aplicadas a los sistemas de almacenamiento y dispensación. Si trabajamos con CALIDAD Probablemente seamos mas SEGUROS Nuestros clientes estén mas satisfechos

4 sistemas de gestión n de la calidad y Seguridad de las tecnologías aplicadas a los sistemas de almacenamiento y dispensación. MODELOS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ISO 9001 ISO EFM OHSAS Joint Commission SA 8000

5 Seguridad de los medicamentos y sistemas de Gestión n de la Calidad La Norma ISO 9001:2008 es una norma internacional que promueve la adopción de un enfoque basado en procesos para aumentar la satisfacción del cliente Actividades propias del Servicio de Farmacia que contribuyen a la seguridad del paciente S E G U R I D A D Aplicación de la Norma ISO a los procesos que realiza el Servicio de Farmacia para la gestión de la calidad Organización por procesos Trazabilidad

6 Año o 2005: certificación n ISO 9001:2000 Alcance Alcance : 100% de las actividades desarrolladas por el Servicio de Farmacia en todos sus centros

7 ISO 9001:2008 SERVICIO DE FARMACIA CHUAC Documentación n escrita de los procedimientos que se realizan : Manual de Calidad Procedimientos Generales 25 Procedimientos normalizados de trabajo 85 Instrucciones de trabajo 56 Registros 256 Monitorización n continua de los procesos : Indicadores Objetivos de calidad Cuadro de mandos de actividad Sistema de continuado de auditorias internas y externas Análisis y acciones de mejora : Responsables de cada proceso Acciones correctivas y preventivas Comité de calidad interno

8 Planificación Estratégica del Servicio Farmacia (SFPG003) Relaciones Externas y Clientes (SFPG007) Desarrollo nuevos procesos (SFPG008) Política de Calidad Gestión Farmacoeconómica (SFPG020) Gestión logística: Dispensación y Distribución (SFPG021) Monitorización farmacocinética (SFPG022) Información farmacoterapéutica (SFPG023) Farmacotecnia (SFPG024) Nutrición artificial (SFPG025) ATENCIÓN FARMACÉUTICA (SFPG026) Paciente Hospitalizado. Paciente no Hospitalizado. Residencia Sociosanitaria Investigación (SFPG029) Docencia (SFPG030) Procesos de soporte Hospital Procesos de soporte SF ISO 9001:2008 : MAPA DE PROCESOS Procesos de Soporte Procesos Esenciales Procesos Estratégicos UPRL UPRL S. Generales S. Generales Manten./M.Ambiente Manten./M.Ambiente Unidad de Calidad Unidad de Calidad Gestión RR.HH. Gestión RR.HH. Sistemas Información Sistemas Información Compras (fungible) Compras (fungible) Limpieza Limpieza Uso seguro Uso seguro medicamento medicamento Ensayos clínicos Ensayos clínicos Formación Formación Comités Comités asistenciales asistenciales Selección Selección medicamentos medicamentos Coordinación Coordinación Calidad Calidad Registro actuación Registro actuación farmacéutica farmacéutica

9 Procesos Estratégicos Planificación Estratégica del Servicio Farmacia (SFPG003) Relaciones Externas y Clientes (SFPG007) Política de Calidad Desarrollo nuevos procesos (SFPG008) ISO 9001:2008 : MAPA DE PROCESOS Procesos Esenciales Gestión Farmacoeconómica (SFPG020) Gestión logística: Dispensación y Distribución (SFPG021) Procesos estratégicos: definen la evolución futura del SF teniendo como marco la Política de Calidad del CHUAC. Agrupan las actividades que influyen de manera relevante sobre la eficacia del sistema Año 2011: Desarrollo de nuevos procesos Almacenamiento Kardex horizontal Dispensación pacientes externos Rowa Ampliación Pyxis en Unidades Clínicas y SF Ampliación almacenamiento vertical Control de temperaturas mediante sonda radiofrecuencia Prescipción electrónica en hospital de día oncología

10 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD Cómo afecta a la documentación la incorporación de una nueva tecnología? 1. Informe anual de revisión n del sistema de gestión n de la calidad por la dirección a. a. Nivel Nivel de de implantación implantación del del sistema sistema de de gestión gestión de de la la calidad. calidad. b. b. Revisión Revisión de de la la política política y y de de los los objetivos objetivos de de la la calidad. calidad. c. c. Situación Situación de de las las acciones acciones correctivas correctivas y y preventivas. preventivas. d. d. Resultado Resultado de de auditorías. auditorías. e. e. Retroalimentación Retroalimentación de de los los clientes. clientes. f. f. Desempeño Desempeño de de los los procesos procesos y y conformidad conformidad del del producto. producto. g. g. Formación Formación del del personal. personal. h. h. Acciones Acciones de de seguimiento seguimiento de de revisiones revisiones anteriores anteriores de de la la dirección. dirección. i. i. Cambios Cambios planificados planificados que que podrían podrían afectar afectar al al sistema sistema de de gestión gestión de de la la calida calida j. j. Recomendaciones Recomendaciones para para la la mejora. mejora. Sistema de almacenamiento horizontal Ampliación del almacenamiento vertical para preparar el 100% de DU Sistema robotizado para dispensación a pacientes externos.

11 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD Cómo afecta a la documentación la incorporación de una nueva tecnología? 2. Desarrollo de Nuevos procesos Documento que incluye descripción n detallada de: Descripción n del proceso Responsable del proceso Recursos necesarios: humanos y materiales Tiempo previsto de implantación Actividades a realizar Especificaciones técnicas t (si procede) Conclusiones Documentos relacionados PNTs con responsables Normas externas aplicables (si procede) Registros

12 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD Cómo afecta a la documentación la incorporación de una nueva tecnología? 3. Objetivos de Calidad 2011 OBJETIVO 2: Implantación y seguimiento del sistema automatizado de dispensación a pacientes externos. Año 2011 Responsables: Isabel Martín, José Ramón Vizoso. ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC Instalación de Rowa Llenado de Rowa Formación personal farmacéutico Formación personal auxiliar Integración DipexRowa Puesta en marcha Evaluación e informe final

13 AÑO O NUEVA UBICACIÓN N DEL SF CHUAC AUTOMATIZACIÓN N DE PROCESOS: ALMACENAMIENTO Tª T AMBIENTE, NEVERA, ESTUPEFACIENTES DISPENSACIÓN N A UNIDADES CLINICAS ALMACENAMIENTO Y DISPENSACIÓN N EN LA U.C. DISPENSACIÓN N A PACIENTES EXTERNOS DISPENSACIÓN N UIMIOTERAPIA REENVASADO DE MEDICAMENTOS REGISTRO DE PETICIONES GESTIÓN N DE PEDIDOS

14 El Grupo Español de Prevención de Errores de Medicación (GEPEM) de la Sociedad Española de Farmacia Hospitalaria (SEFH) sitúa la tasa de error global en un 10,11% en el circuito del medicamento PRESCRIPCIÓN VALIDACIÓN 21% en un estudio EEUU en 2001* PREPARACIÓN DISPENSACIÓN SEGUIMIENTO ADMINISTRACIÓN * Impact of emerging technologies on medication errorsreducing and adverse drugs events. Am J Health Syst Pharm 2003; 60(14):144758

15 Año 1989 Joint Commission of Acreditation of Heathcare Organizations define sistema de utilización de medicamentos PROCESO Prescripción Evaluar la necesidad y seleccionar el medicamento correcto Individualizar el régimen terapéutico Establecer la respuesta terapéutica deseada PERSONAL IMPLICADO MÉDICO Validación Revisar y validar la prescripción Preparación y dispensación Adquirir y almacenar los medicamentos Procesar la prescripción Elaborar/preparar los medicamentos Dispensar los medicamentos con regularidad Administración Administrar el medicamento correcto al paciente correcto Administrar la medicación en el momento indicado Informar al paciente sobre la medicación Involucrar al paciente en la administración Seguimiento Monitorizar y documentar la respuesta del paciente Identificar y notificar las reacciones adversas y los EM Reevaluar la selección del medicamento, dosis, frecuencia y duración del tratamiento FARMACÉUTICO ENFERMERA, FARMACÉUTICO ENFERMERA TODOS LOS PROFESIONALES SANITARIOS Y EL PACIENTE O SUS FAMILIARES Cinco CES Medicamento Dosis Paciente Momento Via admon. Almacenamiento y dispensación: n: medicamento y momento correctos

16 ALMACENAMIENTO Y DISPENSACIÓN El área de gestión logística de dispensación y distribución se ocupa del almacenamiento y dispensación de los medicamentos. Gestiona la correcta disponibilidad del medicamento en condiciones técnicas adecuadas para su uso en el hospital : identificación, caducidad Área critica dentro del SF por la dotación de recursos humanos y tecnológicos : líneas dispensación sistemas Pyxis líneas dispensación vales de planta líneas dispensación Unidosis Área donde la REGISTROS deben ser una garantía de la trazabilidad en todo el proceso MEDICAMENTO EN TIEMPO, CORRECTO y con CALIDAD TECNICA

17 ALMACENAMIENTO Y DISPENSACIÓN Indicadores 2010 SFPT201 STOCK EN PLANTA (1) Resultado 2009: 90,9% INDICADOR: % Pedidos stock/planta dispensados en la misma jornada laboral. Objeto: estimar la capacidad del SF para responder a la demanda de pedidos stock/planta dentro de la misma jornada laboral. (1)Resultado planificado 2010: 80% INDICADOR ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SET OCT NOV DIC TOTAL % (1) % pedidos dispensados 89,4 84,65 92,02 92,32 95,57 89,8 92,42 96,88 94,17 92,16 90% 91% 91,69 % errores en pedidos stock/planta 3,08% 3,77% 4,5% 4% 3,8% % líneas dispensadas en pedidos vía electrónica 5% 15% 25% 30% 35% 22% Líneas totales dispensadas ue queremos en 2011?: % pedidos dispensados > 90% % errores en pedidos stock/planta < 3,5% % líneas l dispensadas vía v a electrónica > 45% Para su consecución, n, apostamos por nuevas tecnologías!

18 ALMACENAMIENTO Y DISPENSACIÓN DISPENSACIÓN STOCK EN PLANTA. SITUACIÓN DE PARTIDA AÑO 2010: SISTEMA MANUAL ALMACENAMIENTO Y DISPENSACIÓN INDICADOR: % Pedidos stock/planta dispensados en la misma jornada laboral. Seguimiento periódico de los indicadores en las reuniones del Comité de Calidad Planificado: > 80% % pedidos no dispensados en la misma jornada laboral

19 ALMACENAMIENTO Y DISPENSACIÓN DISPENSACIÓN DOSIS UNITARIAS. SITUACIÓN DE PARTIDA, AÑO 2010: LLENADO MANUAL DEL 50% DOSIS UNITARIAS INDICADOR 1: % Cajetines incorrectos INDICADOR 2: % medicamentos incorrectos Objeto: estimar la concordancia entre la ficha farmacoterapéutica y los medicamentos enviados. Resultado Planificado 1: < 9% Resultado Planificado 2: < 1,6% % cajetines incorrectos % medicamentos incorrectos

20 ALMACENAMIENTO Y DISPENSACIÓN DISPENSACIÓN DOSIS UNITARIAS. SITUACIÓN ACTUAL, AÑO 2011: LLENADO 100% DOSIS UNITARIA SEMIAUTOMÁTICO INDICADOR 1: % Cajetines incorrectos INDICADOR 2: % medicamentos incorrectos AÑO O Problemas! Posibles soluciones: Reubicación n de medicamentos Nuevos márgenes m máximosm ximosmínimos Formación n de personal Tiempo para la adaptación n al nuevo sistema % CAJETINES INCORRECTOS % MEDICAMENTOS INCORRECTOS

21 ALMACENAMIENTO Y DISPENSACIÓN % CAJETINES INCORRECTOS % MEDICAMENTOS INCORRECTOS 1.Planificar 2.Ejecutar AÑO O 2011 Acciones correctivas preventivas 4.Actuar Corregir para mejorar 3.Comparar resultados con lo planificado PROGRESO

22 ESTUDIO PRELIMINAR DE UN SISTEMA DE ALMACENAMIENTO AUTOMATIZADO PARA LA DISPENSACIÓN N DE MEDICAMENTOS A PACIENTES EXTERNOS EN EL CHUAC ABRIL 2011: ROWA, con conectividad al programa informático de dispensación n a pacientes externos y gestión. Método: 128 consultas supervisadas por un farmacéutico observador 30,5% VIH 17,2% NRL 12,5% NEF 12,5 % REUMA 100 % de coincidencia cuali y cuantitativa T de dispensación= n= ( ) 25,8% de interrupciones en la consulta 24% incidencias en el robot 24% consulta al F de referencia 51% medicamentos No en Rowa Tiempo medio de interrupción: n:

23 ESTUDIO PRELIMINAR DE UN SISTEMA DE ALMACENAMIENTO AUTOMATIZADO PARA LA DISPENSACIÓN N DE MEDICAMENTOS A PACIENTES EXTERNOS Ventajas: Entrada automatizada o manual Control de caducidades 0% error en dispensación Conectividad a programas informáticos ya disponibles Gestión automática de stocks Inconvenientes Elevada inversión CONCLUSIONES: ROWA permite la dispensación segura de los medicamentos Necesitamos estudios adicionales comparativos con el sistema manual para posicionar esta tecnología en términos de rentabilidad.

24 INFLUENCIA DE LA IMPLANTACIÓN N DE UN SISTEMA DE PRESCRIPCIÓN ELECTRÓNICA EN ONCOLOGÍA A EN LA PREPARACIÓN N DE LOS TRATAMIENTOS EN EL SERVICIO DE FARMACIA Objetivo: evaluar el impacto sobre los tiempos de confirmación n para la preparación n de los tratamientos citostáticos ticos de la implantación n de la prescipción electrónica en el hospital de día d a de oncología Método: registros fecha/hora de confirmación n y preparación n del 100% de tratamientos 8 meses Preimplantaci implantación n y 5 meses post.implantación. Se compararon % tratamientos confirmados antes y después s de las 12:00h para lo que se utilizó el test del chicuadrado cuadrado Resultados: Nº tratamientos totales % de registros corresponde a tratamientos confirmados el mismo día a de su preparación Pre PE= 54,2% confirmados antes de las 12 h Post PE= 65,2% confirmados antes de las 12 h Todos los tramos horarios con diferencias significativas

25 INFLUENCIA DE LA IMPLANTACIÓN N DE UN SISTEMA DE PRESCRIPCIÓN ELECTRÓNICA EN ONCOLOGÍA A EN LA PREPARACIÓN N DE LOS TRATAMIENTOS EN EL SERVICIO DE FARMACIA CONCLUSIONES: Tendencia al incremento de confirmaciones de tratamientos en las primeras horas de la jornada, en detrimento de las más tardías. El incremento fue notable en el rango 910h, y 1112 h Disminuye de forma importante las confirmaciones a partir de las 13h pasando del 25,5% al 14,9% CONCLUSIONES: La prescripción electrónica en hospital de día de oncología aporta valor añadido en acortar tiempos de espera del paciente desde que se confirma su tratamiento en la consulta hasta su preparación en el servicio de farmacia

26 gracias por vuestra atención! n!