SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

Transcripción

1 2012 SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS El Sistema de Administración para el Control de Documentos es una aplicación informática creada y diseñada en la Secretaría de Gestión Estratégica en conjunto con la Coordinación del Sistema Institucional de Información, a través de la cual se lleva a cabo el Procedimiento Institucional de Control de Documentos de manera electrónica. En este sistema se encuentran integradas todas las Dependencias del Instituto Politécnico Nacional por lo que la documentación relacionada con el SGC se encuentra disponible para su consulta, convirtiéndose en la forma más eficaz y eficiente de poder controlar y mantener vigente la documentación del Sistema Institucional de Calidad, accediendo a través de la página en internet: Instituto Politécnico Nacional Secretaría de Gestión Estratégica Elaborado: Lic. Carmen Neri González Revisado por: Ing. J. Carlos Contreras Larios

2 Submenú: CONTROL DE DOCUMENTOS Usted cuenta con el perfil de Control de documentos, en esta página podrá: Agregar, modificar o eliminar Documentos relacionados a los Procesos pertenecientes al Control de Documentos del S.G.C. Dar seguimiento a los Documentos por las diferentes etapas en las que atraviesa previa Aprobación. Definir a los usuarios que intervendrán en estos Procesos de acuerdo al Perfil con el que cada uno cuente. Después de haber definido los procesos principales en el Submenú de Administración de los procesos, en esta etapa se deberán de definir los documentos que conformarán cada uno de los procesos, es decir, en el Submenú de Control de Documentos también se crearán nuevos procesos pero aquí ya se subirán los documentos vigentes. Esta actividad se realiza de la siguiente forma: 1. Deberás de seleccionar la Dependencia y el Documento del SGC en el cual agregarás el o los nuevos procesos. 2. Para agregar un proceso nuevo deberás de dar clic en el ícono del cual enseguida aparecerá un cuadro de diálogo en el cual tendrás que escribir el Nombre y Objetivo del nuevo proceso y dar clic en el ícono de guardar. 3. Para iniciar a incorporar los documentos en la carpeta que acabas de crear deberás de dar clic en el ícono de Agregar. 4. Enseguida de aparecerá un cuadro de diálogo en el que deberás de seleccionar: Estado del documento Tipo de documento Y completar con los datos correspondientes al documento que estés ingresando y dar clic en el ícono de Examinar.

3 5. El siguiente paso es realizar la selección de los usuarios de cada Unidad Académica y Administrativa quienes serán los encargados de llevar a cabo las diferentes actividades según el Procedimiento de Control de Documentos, es decir, quién realizará las Aportaciones, quién la Revisión, quién la Aprobación y quienes Consultarán únicamente. Para llevar a cabo esta actividad tendrás que dar clic en el ícono observarás que se despliegan 4 perfiles para cada uno de ellos deberás de agregar los usuarios dando clic en el ícono de agregar. 6. A continuación se muestra la pantalla en donde podrá definir que usuarios pertenecerán al perfil previamente seleccionado, enseguida deberás seleccionar la opción según el área a la que pertenezca el usuario que ha sido designado para llevar a cabo las funciones del perfil seleccionado y guardando los cambios realizados. De esta forma tendrás que hacerlo para los perfiles restantes Para poder consultar el documento deberás de cambiar la Situación a de Inactivo (rojo) a Activo (verde) dando clic en el ícono. 8. Posterior a esta acción dando clic en el Nombre del documento podrás consultarlo enseguida.

4 Submenú: ADMINISTRACIÓN DE APORTACIONES Usted cuenta con el perfil de Aportaciones, en esta página podrá: Agregar propuestas de cambios o modificaciones de Documentos que el usuario responsable del Control de Documentos de su Unidad ha puesto a su disposición. Solo podrá participar en los procesos relacionados con su Unidad y en los que el responsable de Control de Documentos considere pertinentes. 1. Recibirás un correo del S@CDOC el cual te solicitará realizar comentarios y/o aportaciones en el periodo de tiempo establecido, describe el Proceso, el Procedimiento, el Documento y el Periodo de aportación. 2. Enseguida deberás de ingresar a la página de la Secretaría de Gestión Estratégica ( en la liga de intranet y tecleando el nombre de usuario y la contraseña. 3. Deberás de ingresar al S@CDOC para revisar el documento que te fue indicado y realizar tus aportaciones ya sea en el documento mismo en caso de que éste se encuentre en un programa que permita realizar modificaciones (word, excel, power point, etc) mismas que deberás de guardar como un documento nuevo dentro de tu computadora. Sin embargo, si dentro del documento no puedes realizar modificaciones (pdf), se recomienda realizar las aportaciones en un documento nuevo y guardarlo como un archivo. 4. Posteriormente, deberás de accesar al submenú de Administración aportaciones y seleccionar la Dependencia y el Documento del SGC según los datos proporcionados en el correo electrónico antes revisado. 5. A continuación, darás clic en el ícono posteriormente en el ícono de agregar tendrás que cargar el archivo que contenga las aportaciones al documento en cuestión dando clic en el ícono de examinar y enseguida en el ícono de guardar.

5 6. En el momento que el muestre el archivo que has incorporado habrás terminado de realizar tus aportaciones, las cuales serán revisadas por el Controlador de documentos y si se consideran pertinentes serás incluidas en el documento que pasará a la siguiente etapa de Revisión. 7. Para llevar a cabo la revisión de las aportaciones el Controlador de Documentos accesa al Submenú de Administración Aportaciones y revisa la viabilidad de integrarlas al documento en cuestión, sin embargo en caso de que no se hayan generado aportaciones, el Controlador de Documentos puede establecer un nuevo periodo para aportaciones. Ingresando al submenú de Administración Control de Documentos, seleccionando la Dependencia, el Documento del SGC y dando clic en el documento en cuestión, enseguida deberá de dar clic en el ícono de Agregar periodo. Seguido aparecerá un cuadro de diálogo el cual le informará las fechas establecidas en el periodo anterior y dará la opción de seleccionar la fecha de inicio y fin del nuevo periodo para realizar aportaciones. 8. Cuando haya finalizado el periodo de aportaciones el Controlador de documentos cerrará el candado dando clic en el ícono de Cerrar y en el ícono de Examinar y subir el documento final en formato.pdf. 9. El documento habrá pasado a la etapa de Revisión, esto lo podrás verificar cuando el ícono de Documento en revisión apartado de Estado. correspondiente al Submenú: ADMINISTRACIÓN DE CONTROL DE DOCUMENTOS

6 Submenú: ADMINISTRACIÓN DE REVISIÓN Usted cuenta con el perfil de Revisión, en esta página podrá: Aprobar o Rechazar los Documentos que han sido propuestos por el usuario responsable del Control de Documentos de su Unidad. Es necesario que usted revise detalladamente el Documento y justifique la razón por la cual Aprueba o Rechaza este Documento. En caso de aprobar algún documento, el responsable con el Perfil de Aprobación de su Unidad tendrá que validar su propuesta. 1. Recibirás un correo del S@CDOC el cual te solicitará realizar la revisión para aceptar o rechazar del documento que describe con los siguientes datos: Proceso, Procedimiento y Documento. 2. Enseguida deberás de ingresar a la página de la Secretaría de Gestión Estratégica ( en la liga de intranet y tecleando el nombre de usuario y la contraseña. 3. Deberás de ingresar al S@CDOC para analizar el documento que te fue indicado, para dicha actividad deberás de considerar la estructura de los documentos con base en las especificaciones del Procedimiento de Control de Documentos. Sí el documento está correcto ingresarás al Submenú de Administración de Revisión y deberás de Seleccionar la Dependencia y el Documento del SGC, dicha información es descrita en el correo que te fue enviado por el S@CDOC, para poder ver el documento deberá de dar clic directamente en el nombre del documento Después de haber revisado el documento deberás dar clic en el ícono para Aceptar el documento y pasar a la última etapa de Aprobación o dar clic en el ícono para rechazar y regresar a la etapa de Control de Documentos.

7 5. Cabe señalar que al momento de Aceptar o Rechazar el Documento tendrás que escribir porque quieres Aceptar o Rechazar el documento en el cuadro de diálogo de Justificación y guardar los respectivos cambios dando clic en el ícono de guardar.

8 Submenú: ADMINISTRACIÓN DE APROBACIÓN Usted cuenta con el perfil de Aprobar, en esta página podrá: Aprobar o Rechazar los Documentos que han sido propuestos por el usuario responsable del Control de Documentos de su Unidad y que ya han sido validados por el usuario responsable de las Revisiones de su Unidad. Es necesario que usted revise detalladamente el Documento. En caso de aprobar algún documento se pondrá a disposición para su consulta o cambio de versión. 1. Recibirás un correo del S@CDOC el cual te solicitará realizar la aprobación o rechazo del documento que describe con los siguientes datos: Proceso, Procedimiento y Documento. 2. Enseguida deberás de ingresar a la página de la Secretaría de Gestión Estratégica ( en la liga de intranet y tecleando el nombre de usuario y la contraseña. 3. Deberás de ingresar al S@CDOC para analizar el documento que te fue indicado. 4. Sí el documento está correcto ingresarás al Submenú de Administración Aprobación y deberás de Seleccionar la Dependencia y el Documento del SGC, dicha información es descrita en el correo que te fue enviado por el S@CDOC, para poder ver el documento deberá de dar clic directamente en el nombre del documento Después de haber revisado el documento deberás dar clic en el ícono para revisar los comentarios realizados por el Responsable de Revisión. 6. A continuación deberás de dar clic en el ícono para Aceptar el documento en este momento el S@CDOC te indicará que se encuentra cargando la información y enviando los correos electrónicos al personal autorizado para consultar el ahora documento vigente. Sí el documento aún no es aceptado deberás de dar clic en el ícono para rechazar y regresar a la etapa de Revisión.

9 Submenú: ADMINISTRACIÓN DE CONSULTA Usted cuenta con el perfil de Consulta, en esta página podrá consultar los Documentos Vigentes relacionados a los Procesos pertenecientes al Control de Documentos del S.G.C. 1. Deberás de ingresar vía internet a la página de la Secretaría de Gestión Estratégica ( en el apartado de INTRANET, observarás que se encuentran integradas las Direcciones de Planeación, Programación y Presupuesto, Evaluación, así como la Estructura Orgánica y Funcional, el Sistema de Gestión de la Calidad, el Órgano de Control y Conócenos. 2. Posteriormente, tendrás que escribir tu nombre de Usuario el cual te fue proporcionado con anterioridad, enseguida tu Contraseña que como te fue recomendado es importante que sea cambiada en tu primera visita al S@CDOC. Encontrarás tú nombre en la parte superior de la aplicación y el Menú de Control de Documentos. 3. En el Menú de Control de Documentos tendrás que dar un clic, enseguida se desplegará el siguiente menú de Administración consulta darás clic y se presentarán dos menús uno donde tendrás que seleccionar la Dependencia y otra el Documento del SGC.

10 4. Podrás observar que cada Dependencia contiene una estructura documental como Manual de Calidad, Procedimientos, Planes, Formatos, etc. Al seleccionar cualquiera de ellos y al dar clic en el ícono y enseguida se desplegará una lista de los documentos que podrás consultar en ese apartado, podrás observar que te señala el Nombre del documento, una breve Descripción, la Versión del documento, la Clave, el Inicio de Vigencia, el Tipo de documento y el Estado; este último te indica si se encuentra vigente o no, esto con la finalidad de evitar la utilización de documentos obsoletos. COMO TE HABRÁS DADO CUENTA ES MUY SENCILLO Y RÁPIDO! La finalidad principal del S@CDOC es que el Proceso Institucional de Control de Documentos se lleve de manera electrónica, con esto se asegura que la documentación se encuentre vigente y accesible en cualquier momento que sea necesaria su consulta; así mismo, es importante mencionar un ahorro en papel de hasta un 90%. Como respaldo de la información, es posible guardar en archivo electrónico los documentos y formatos relacionados con el SGC, es importante considerar que de existir algún cambio en la documentación, estos archivos deberán ser reemplazados a la brevedad y de esta forma evitar el uso de documentos obsoletos.