Guía de Usuario Aplicación Gestión de Patrocinios

Transcripción

1 Guía de Usuario Aplicación Gestión de Patrocinios

2 ÍNDICE ACCESO AL ESCRITORIO DE PROCESOS... 2 BANDEJAS DE TAREAS... 3 ALTA DE PATROCINIO... 7 FASE I - AUTOEVALUACIÓN... 8 FASE II INFORMACION GENERAL... 9 RESOLUCIÓN DE SOLICITUD DE INFORMACIÓN ADICIONAL.. 14 FASE III GESTIÓN Y ACTIVACIÓN (COMPLETAR CALENDARIO DE EVENTOS) COMPLETAR INFORMACIÓN DEL EVENTO FASE IV-MEDICIÓN Y EVALUACIÓN (EVALUAR PATROCINIO) 18 REVISAR EVENTO CEDIDO GESTIÓN Y RESULTADOS SOLICITUD DE INFORMACIÓN CONSULTAS DOCUMENTACIÓN, MULTIMEDIA Y OBSERVACIONES Página ι 1

3 ACCESO AL ESCRITORIO DE PROCESOS Para acceder al escritorio de procesos, existen las siguientes alternativas: a) A través de la URL Si apareciera una ventana de login se deberán introducir las credenciales del usuario. Para los usuarios del directorio activo internacional, deberán anteponer el nombre del dominio al usuario de la siguiente forma: DINT000\<usuario> b) En el caso de que no fuera viable el acceso por la URL anterior, se podrá acceder a través de la siguiente URL: Aparecerá una pantalla inicial de login dónde se deberán introducir las credenciales del usuario, en este caso sin necesidad de anteponer el nombre del dominio al usuario. Página ι 2

4 BANDEJAS DE TAREAS 1 2 3b ACCESO Una vez se accede al Escritorio de Procesos, se visualizarán en la parte izquierda todas las opciones de menú que tenga disponible el usuario de cada una de los procesos en los que puede trabajar. La Bandeja de Tareas será la primera de las opciones de menú y al acceder al Escritorio de Procesos siempre se cargará por defecto. ESTRUCTURA En la parte superior aparecen los filtros disponibles para buscar tareas concretas a gestionar. Por defecto, se muestran los filtros comunes para todos los procesos. Y en la parte inferior aparece un listado de todas las tareas que el usuario tiene pendiente de resolver. Por defecto, el listado muestra todas las tareas que hayan entrado en el área o departamento al que pertenece el usuario para proceder a su gestión. Este listado de Página ι 3

5 tareas se actualiza al realizar una búsqueda. REALIZAR BÚSQUEDA DE OPERACIONES CONCRETAS A GESTIONAR Para realizar una búsqueda de tareas concreta, el usuario debe: Cumplimentar los campos de filtrado que considere: 3 o o Proceso: Se puede seleccionar un proceso de los disponibles para el usuario. Identificador: identificador de la solicitud o o o o Nombre de tarea Estado de tarea Prioridad de tarea Fecha Creación de la tarea o Fecha de creación de la instancia de proceso o Periodo de tiempo concreto Hacer clic sobre el botón Buscar situado debajo de los filtros a la derecha. El botón Limpiar limpia los criterios de búsqueda aplicados a los filtros. RESULTADOS En la tabla Lista tareas se muestran tanto las tareas que se encuentren por defecto en la bandeja de tareas como aquellas que sean resultado de la búsqueda. Para cada tarea se muestra la siguiente información: Estado de tarea: Identificado a través de los siguientes iconos: o Disponible: No se mostrará icono cuando la tarea se encuentre sin ser reclamada por ningún usuario. En este caso, la ven todos los componentes del equipo. 4 o Bloqueada: La tarea se encuentra reclamada por un usuario que no es el actual. Al pasar por encima del candado, se muestra el usuario (NUUMA) que tiene la tarea reclamada. o Reclamada: La tarea está reclamada por el usuario que realiza la búsqueda. Nombre proceso: se muestra el código del proceso y al pasar por encima se muestra un tooltip con el nombre entero. Nombre tarea Fecha creación tarea Identificador expediente Resumen: Muestra datos propios del proceso al que pertenezca la tarea. 5 OPCIONES SOBRE OPERACIONES Al seleccionar una tarea, el usuario podrá realizar las siguientes acciones: Transferir: Reasignar una tarea de un usuario a otro. Un usuario puede transferir Página ι 4

6 tareas a otros usuarios. Consultar: Permite consultar una tarea sin permitir editar ningún campo. Reservar: Las tareas son reclamadas por el usuario logado, mostrando el check. De esta forma, la tarea queda bloqueada para que otros usuarios no puedan trabajar sobre ella. Gestionar: Permite trabajar sobre una tarea. Cuando un usuario selecciona Gestionar, la tarea queda automáticamente reservada para él. Liberar: Devuelve una tarea reclamada por un usuario al grupo de trabajo, para que pueda ser reservada o gestionada por otro usuario. Asignar: Opción disponible para los roles supervisores. Permite asignar a un usuario supervisado, tareas que se encuentren disponibles o bloqueadas. Es decir, un supervisor puede transferir tareas tanto a otros supervisores como a usuarios que estén bajo su supervisión. 1 2 FILTRO AVANZADO 1 Una vez seleccionado un proceso en el desplegable de Procesos, se muestra en el lado derecho los campos de filtrados particulares para dicho proceso. El filtro avanzado permite refinar la búsqueda de tareas utilizando campos propios de cada proceso. Página ι 5

7 Para la aplicación Gestión de Patrocinios existen dos filtros avanzados según el proceso que elijamos: Gestión Patrocinios o Solicitud de información. Para el primer caso, los datos que podemos manejar para filtrar son Propiedad de Patrocinio, Tipo de Patrocinio y Solicitante. Para el segundo caso, los datos disponibles son Usuario, Nombre, Apellidos, Departamento y Correo electrónico. LISTADO DE TAREAS PERSONALIZADA POR PROCESO Al seleccionar Buscar con un Proceso seleccionado, se desglosa el campo resumen en 2 campos particulares para dicho proceso. Así se permite ordenar las tareas por estos campos y visualizar la información de cada proceso concreto de forma más sencilla. INFO: A continuación, se detallará el proceso necesario y formularios a cumplimentar para trabajar con la aplicación gestión de patrocinios y realizar un patrocinio correctamente. Comentar que en diversas pantallas de la aplicación se incluyen ayudas e información en forma de texto, estas ayudas se pueden ver al pasar el puntero por encima del siguiente icono: Página ι 6

8 ALTA DE PATROCINIO ACCESO Seleccionar la Alta en el menú, de esta manera se generará una nueva pestaña para el nuevo patrocinio. 1 El primer paso para dar de Alta un patrocinio requiere cumplimentar el formulario que se muestra a continuación: <CONTINUAR> Una vez completado el formulario de alta pulsamos el botón Continuar que nos permitirá avanzar hacia Fase I- Autoevaluación (opcional), Fase II- Información General, o bien Salir del proceso de Alta. Página ι 7

9 FASE I - AUTOEVALUACIÓN Se presenta un formulario/encuesta cuya finalidad es obtener un promedio de valoración del patrocinio. En este formulario debemos asignar un valor entre 0 y 10 para una serie de preguntas predefinidas. Se obtendrán medias parciales, una media total y una valoración en términos de: recomendable o no recomendable. Las preguntas de autoevaluación están agrupadas en 5 bloques: Coherencia, Relevancia, Oportunidades a largo plazo, Negocio y Valoración de la activación Patrocinio Opciones: Salir, Imprimir o Continuar con el proceso. <CONTINUAR> Al pulsar Continuar nos da la opción bien de Continuar sin guardar o Continuar, que nos llevará al formulario de Fase II Información General. Página ι 8

10 FASE II INFORMACION GENERAL Se presenta formulario a rellenar con los datos de Información General de la propuesta del patrocinio. Una vez cumplimentado, el patrocinio estará listo para ser enviado al Área Corporativa para su aprobación. FASE II - 1. DATOS DE LA PROPIEDAD El primer bloque de datos del formulario de Fase II Información General es el de 1. Datos de la propiedad, contiene los siguientes campos: Tipo de propiedad, Entidad comercializadora, Dirección completa, Identificador fiscal, Tiene desgravación fiscal?, Modalidad de patrocinio, Categoría patrocinio, Fecha Inicio y Fecha Fin, Es multi-periodo?, Es multi-evento?: Más abajo, el siguiente bloque de datos contiene unas tablas desde las que se podrán Añadir, Modificar o Eliminar información sobre: Eventos, Contactos, Intermediarios y Países Implicados. Página ι 9

11 FASE II - 2. PROPUESTA DE PATROCINIO En este bloque se podrá anexar un Documento de Propuesta, rellenar las tablas desde dónde se podrán Añadir, Modificar o Eliminar información de: Derechos Publicitarios de Patrocinio, Derechos Publicitarios Convencionales, Derechos Relaciones Publicas, e informar si existen Derechos de Imagen y Audiovisuales, Volumen Estimado de Negocio, Otras Contraprestaciones, Target de la Propiedad, Relevancia en Medios, si existe Cláusula de Exclusividad, u Otros Patrocinadores, y/o indicar una Medición ROI Estimada. Página ι 10

12 FASE II - 3. PROPUESTA ECONÓMICA En este bloque se introducirá la información de la Propuesta Económica. Se indicará si se trata de un Co-Patrocinio entre entidades MAPFRE o no. En caso afirmativo, incluir a los Co-Patrocinadores así como su porcentaje de participación. Por otra parte, se informará del Importe, y su posible reparto entre Periodos, en caso de que el patrocinio abarque varios periodos (se haya seleccionado Multi-Periodo=SI en el bloque de 1. Datos Generales). También se deberán especificar las Fechas de Inicio y Fin de cada periodo. FASE II - 4. OBJETIVOS DEL PATROCINIO En este bloque se indicarán los Objetivos para los que trabaja el patrocinio ordenados de mayor a menor importancia y los Objetivos generales. Página ι 11

13 FASE II - 5. PLAN DE ACTIVACIÓN PROVISIONAL En este bloque se indicará si Existe un Plan de Activación Provisional, pudiendo adjuntar un Documento. Se marcarán los Objetivos por los que trabaja dicho Plan de Activación, y se incorporará un Importe previsto de Explotación. FASE II - 6. VALIDACIÓN / REQUERIMIENTOS Sección en la que se marcarán las distintas Validaciones que requiere un Patrocinio. FASE II - 7. DOCUMENTACIÓN En este bloque se deberá Anexar el Borrador del Contrato y también se podrá Anexar cualquier contenido Multimedia del que se disponga relacionado con el Patrocinio. Al pulsar Seleccionar archivo, se abrirá una nueva ventana en la que se podrán subir a una Brandoteca los distintos videos, imágenes, audios, etc Página ι 12

14 FASE II 8. OPCIONES Este último bloque está desarrollado para Solicitar aprobación incluyendo una Justificación del Patrocinio. La información se enviará al Área Corporativa, quedando en estado Presentado. También se puede optar por No presentar patrocinio, quedando éste descartado en estado No Presentado. Una vez seleccionada la opción se pulsará el botón Continuar. En el caso de presentar la propuesta, se deberá esperar la respuesta del órgano competente. Esta respuesta se puede demorar en el tiempo por lo que se recomienda trabajar con suficiente antelación. No está permitido proceder a la realización de un patrocinio sin tener concedida la aprobación del mismo. Página ι 13

15 RESOLUCIÓN DE SOLICITUD DE INFORMACIÓN ADICIONAL Una vez el Área Corporativa ha revisado los datos del patrocinio enviados por el solicitante, si se considera que se necesita más información, se genera la correspondiente tarea al solicitante en su bandeja. 1 ACCESO El solicitante recibe una tarea en su bandeja denominada Resolver Solicitud Información Adicional. OPCIONES Tras completar la información demandada por el Área Corporativa, se podrá Solicitar aprobación de nuevo la validación pulsando Continuar, quedando la tarea de Analizar y Decidir de nuevo en la bandeja de tareas del Área Corporativa. Una vez seleccionada la opción se pulsará el botón Continuar. Página ι 14

16 FASE III GESTIÓN Y ACTIVACIÓN (COMPLETAR CALENDARIO DE EVENTOS) Una vez Aprobada la propuesta de patrocinio, se generará la tarea de Completar Calendario de Eventos. 1 ACCESO El usuario solicitante accede a la bandeja, donde visualiza el nombre de la tarea generada Completar Calendario de Eventos, selecciona la tarea y pulsa Gestionar. EVENTOS Y CONTRATO Se podrá completar el Calendario de todos los Eventos, junto con las Contraprestaciones asociadas. Será de obligado cumplimiento Anexar el Contrato Definitivo. Para cada evento que se añada se generará una tarea para Completar Información del Evento. Para patrocinios de un solo periodo no se podrán añadir eventos si ya están en fase de Medición o ya han sido evaluados y medidos. Para patrocinios Multi-periodo no se podrán añadir eventos para periodos anteriores que ya estén en fase de evaluación y medición o ya evaluados y medidos. Página ι 15

17 Al dar de alta un evento, el campo Responsable contendrá por defecto el nombre del usuario que lo está dando de alta, aunque se podrá ceder la Responsabilidad del evento a otro grupo o equipo de trabajo a través de la opción Cambiar Responsable. OPCIONES Seleccionando Validar y pulsando en Continuar, se da por completado el Calendario de Eventos. Si se desea seguir añadiendo más eventos posteriormente, es importante pulsar el botón Guardar antes de abandonar esta pantalla. En cualquiera caso: Los eventos cedidos, serán notificados a los nuevos responsables, mediante una tarea Revisar Evento Cedido que aparecerá en su bandeja de tareas. Los eventos vencidos, deberán ser evaluados a través de una tarea Completar Información del Evento. Página ι 16

18 COMPLETAR INFORMACIÓN DEL EVENTO Una vez Autorizado el patrocinio, a la fecha de fin de cada evento, se activará la tarea Completar Información de Evento en la bandeja del Responsable del mismo. 1 ACCESO El usuario responsable del evento accede a la bandeja, donde visualiza el nombre de la tarea generada Completar Información del Evento, selecciona la tarea y pulsa Gestionar. INFORMACIÓN DEL PATROCINIO Y DEL EVENTO Se mostrará la información relevante del Patrocinio y del Evento en cuestión. Se deberá rellenar los datos de Evaluación del Evento, así como el número de Contraprestaciones Utilizadas en el caso de que las hubiera. OPCIONES Seleccionando Cerrar evento y pulsando en Continuar, se finaliza la Evaluación del evento. Página ι 17

19 FASE IV-MEDICIÓN Y EVALUACIÓN (EVALUAR PATROCINIO) Para patrocinios de un único periodo, se generará esta tarea en la bandeja del solicitante cuando: se haya completado la tarea de Gestión y Activación, todos los eventos estén evaluados y se haya vencido la fecha fin del patrocinio. Para patrocinios multi-periodo se realizarán tantas Mediciones y Evaluaciones como periodos se hayan definido en la Fase II Información General. 1 ACCESO El usuario solicitante accede a la bandeja, donde visualiza el nombre de la tarea generada Evaluar patrocinio, selecciona la tarea y pulsa Gestionar. MEDICIÓN Y EVALUACIÓN Para el periodo a Evaluar, se deberá informar sobre la Inversión final del periodo incluyendo Página ι 18

20 importe variable y/u otros términos contractuales, evaluar el Grado de Cumplimiento de Expectativas, aportar Impresiones Generales, reportar al menos una medición, ya sea un Retorno de la Inversión (ROI), Generación de Negocio u Otras formas de Medición, y por último, adjuntar un Informe de Medición. Si se trata del último periodo, se deberá indicar si se tiene Interés en volver a disfrutar del Patrocinio. A modo informativo se mostrará un resumen con los resultados de la Evaluación de los Eventos del periodo. OPCIONES Antes de pulsar Continuar : Si se desea incorporar algún evento en el periodo, se seleccionará Modificar eventos periodo actual, que volverá a activar la tarea Completar calendario de eventos. Si se desea finalizar la medición y no es el último periodo, se seleccionará Finalizar Medición, que volverá a activar la tarea Completar calendario de eventos. Si se desea finalizar la medición y es el último periodo, o se trata de un patrocinio de un único periodo, se seleccionará Solicitar cierre que generará una tarea para Aceptar Cierre del Patrocinio al Área Corporativa que en función del correcto análisis y evaluación, aprobará o rechazará la solicitud de cierre. Página ι 19

21 REVISAR EVENTO CEDIDO Cuando se cambia el responsable de un evento, se genera la tarea de Revisar Evento Cedido para el grupo al que se ha cedido el evento. 1 ACCESO El grupo asignado accede a la bandeja, donde visualiza el nombre de la tarea generada Revisar Evento Cedido, selecciona la tarea y pulsa Gestionar. OPCIONES Se mostrará la información relevante del Patrocinio y del Evento en cuestión, junto con las Contraprestaciones en el caso de que las hubiera. Una vez revisado el Evento, se podrá Aceptar o Rechazar la gestión del mismo pulsando el botón Continuar. Nota - Si en el plazo de una semana, el receptor, no Acepta ni Rechaza el evento cedido, se da por rechazado automáticamente, la tarea se cancela y se avisa por al usuario cesionario, volviendo a quedar éste como Responsable del Evento. Página ι 20

22 GESTIÓN Y RESULTADOS ACCESO Seleccionar la opción Gestión y Resultados en el menú. 1 Por defecto, al acceder a esta opción de menú se mostrará pre-cargada la lista de Patrocinios (en estado Autorizado) solicitados por el grupo al que pertenece el usuario, que se encuentren en fase de evaluación de eventos y siempre y cuando la tarea Completar Calendario de Eventos no esté activa. Los patrocinios de la lista aparecen ordenados de más reciente a más antiguo. BÚSQUEDA DE PATROCINIOS Para filtrar la lista de patrocinios o localizar alguno en concreto, se podrán usar los siguiente criterios de búsqueda: Datos Generales: ID Patrocinio, Propiedad de Patrocinio, Tipo de Patrocinio, Modalidad del patrocinio, Solicitante y Fechas Desde / Hasta. Importe total: Mínimo y Máximo. LISTA DE PATROCINIOS Si se introducen criterios de búsqueda, y se pulsa Buscar, se filtrará la lista de patrocinios. Al seleccionar un patrocinio, y pulsar en Gestionar, accederemos a Fase III Gestión y Página ι 21

23 Activación del Patrocinio dónde se podrá actualizar el calendario de eventos. Página ι 22

24 SOLICITUD DE INFORMACIÓN ACCESO Seleccionar la opción Solicitud de Información en el menú. 1 A través de esta opción de menú, un usuario podrá realizar una solicitud de información al responsable del Área Corporativa. Se generará una tarea en la bandeja de tareas del Área Corporativa del tipo Resolver Solicitud de Información, a través de la cual podrá responder a dicha solicitud. SOLICITAR INFORMACIÓN Se deberá cumplimentar la información del usuario solicitante: NUUMA, Nombre y Apellidos, Correo electrónico y Departamento (pre-rellenos con los datos del usuario conectado) junto con los datos de la información que se solicita que se incluirán en el campo Comentario. OPCIONES Una vez completados, podemos, Enviar la solicitud y esperar para recibir un correo del Área Corporativa con la información solicitada o bien Salir, cancelando la solicitud. Página ι 23

25 CONSULTAS ACCESO Seleccionar la opción Consultas en el menú. 1 Desde esta opción podremos consultar cualquier patrocinio, sea cual sea su estado. El detalle de cada patrocinio se mostrará en modo no editable. BÚSQUEDA DE PATROCINIOS A la hora de buscar un patrocinio, se utilizan tres grandes criterios de búsqueda, que a su vez se dividen en otros: Datos Generales: ID Patrocinio, Propiedad de Patrocinio, Tipo de Patrocinio, Modalidad deportiva, Solicitante y Fechas Desde / Hasta. Estado Patrocinio: Borrador, Autoevaluado, Presentado, No presentado, Autorizado, Rechazado y Finalizado. Importe total: Mínimo y Máximo. LISTA DE PATROCINIOS La aplicación muestra el listado de patrocinios que coinciden con el/los criterio/s de búsqueda, ordenados de más reciente a más antiguo. Al seleccionar un patrocinio se podrá pulsar Consultar para ver el detalle del mismo, o si se ha enviado ya al Área Corporativa (estado Presentado), se podrá pulsar Generar Doc., para generar un informe con un resumen de la información. Página ι 24

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27 DOCUMENTACIÓN, MULTIMEDIA Y OBSERVACIONES ACCESO En todo momento, y para cada patrocinio, se puede acceder a las pestañas de Documentación, Multimedia, y Observaciones. DOCUMENTACIÓN 1 En esta pestaña, se puede Visualizar, Eliminar toda la documentación que se ha aportado durante el proceso de alta, aprobación, activación y evaluación del patrocinio. También se puede Añadir en cualquier momento, cualquier documentación adicional que se considere necesaria. MULTIMEDIA 2 Desde esta pestaña, se accede a la Brandoteca de MAPFRE, desde la que se pueden gestionar todos los contenidos multimedia (imágenes, vídeos, audios, etc ) que se han anexado durante el proceso de alta, aprobación, activación, y evaluación del patrocinio. También se puede añadir en cualquier momento, cualquier contenido multimedia adicional que se considere necesario. Página ι 26

28 OBSERVACIONES 3 En esta pestaña, se pueden consultar todos los comentarios y observaciones que se han ido aportando e intercambiando entre el Área Corporativa y el solicitante durante el proceso de alta, aprobación, activación, y evaluación del patrocinio. Página ι 27