Reingeniría a del Proceso de Inscripción de Materias en la Coordinación n de

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Roberto Belmonte Segura
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Reingeniría a del Proceso de Inscripción de Materias en la Coordinación n de Ingeniería a de Sistemas Puntos a Tratar: Descripción de la Organización: Misión, Visión, Estructura Organizativa,

1 Reingeniría a del Proceso de Inscripción de Materias en la Coordinación n de Ingeniería a de Sistemas Puntos a Tratar: Descripción de la Organización: Misión, Visión, Estructura Organizativa, Objetivos de la Coordinación de Ingeniería de Sistemas. Descripción Actual del Proceso: Proceso de Inscripción. Modelo de Casos de Uso: Diagrama, Descripción. Justificación para una BPR: Percepción Integrantes: Actual, Algunas Métricas. Gutiérrez, Mary Pinto, José Conclusiones. Torres, Hugo Moreno, Luis Carpio, Jendrix La Organización: n: Decanato de Estudios de Descripción n de la Empresa El Decanato de Estudios de es el organismo académico responsable de los Programas de Estudios de. Tiene como objetivo Liderar en Venezuela la formación y acreditación de profesionales que culminen con éxito programas de Doctorado, Maestría, Especialización, post-técnico o educación continua, así como, organizar los programas relativos a cursos de Especialización, de Maestría y Doctorado Promover el diseño de nuevos Programas de Estudios de y evaluar los que se presenten a su consideración, a los efectos de recomendar o no su eventual aprobación a los Consejos Académico y Directivo 1

2 La Organización: n: Decanato de Estudios de Las Coordinaciones Docentes de son las unidades operativas del Decanato de Estudios de y están dirigidas por un Coordinador Docente de. La oferta trimestral de asignaturas. La inscripción trimestral de sus estudiantes dentro de los plazos regulares. Las solicitudes de retiro de asignaturas o trimestres dentro de los plazos regulares. Las solicitudes de retiro temporal de los Programas de su competencia hasta por un plazo máximo de tres (3) años. Las solicitudes de reingreso a los Programas de su competencia por parte de quienes se retiraron sin cumplir la solicitud a que se refiere el literal anterior. Las solicitudes de convalidaciones entre programas de postgrado de la Universidad Simón Bolívar. La Organización: n: Decanato de Estudios de Misión n y Visión Misión Proporcionar a los egresados universitarios una formación de postgrado de elevada calidad, que los impulse a contribuir con el desarrollo sustentable y el bienestar de la sociedad, tanto a través de la generación de conocimientos como de la aplicación de pericias particulares. [USB, S/Aa] Visión Somos un centro de formación de postgrado, armónicamente integrado a la estructura de la universidad, de referencia nacional e internacional por la calificación académica, profesional y ética de los egresados, por la calidad y pertinencia de la investigación, el desarrollo y el ejercicio profesional que realizamos, así como por la utilización de tecnología educativa de vanguardia. [USB, S/Aa] 2

3 La Organización: n: Decanato de Estudios de Estructura Organizacional La Organización: n: Decanato de Estudios de 3

4 La Organización: n: Decanato de Estudios de Planificar las actividades y La Coordinación n de Ingeniería a de Sistemas es una unidad operativa proyectos a realizar y coordinar las adscrita al Decanato de Estudios de, para su funcionamiento áreas de estudios y las maestrías a cuenta con un profesor coordinador, del postgrado, un asistente al coordinador, Esta unidad tiene un consejo como ofertar por trimestre. asesor y un área secretarial [USB, S/Ab]. Objetivo Preparar al Controlar el ingreso y egreso de individuo para usar las teorías estudiantes a las diversas menciones matemáticas y las tecnologías dictadas por la maestría. computacionales más Mantener un registro actualizado modernas para analizar, del avance académico de los diseñar y sintetizar un sistema estudiantes. complejo, incalculable Llevar el control administrativo de paralelamente la importancia todas las gestiones realizadas por la de destacar el impacto social y coordinación. económico en el análisis y Organizar el plan de estudio anual y diseño de sistemas. [USB, trimestral de todas sus áreas de S/Ab]. estudios. Descripción n Actual del Proceso Proceso de Inscripción Preinscripción -Emisión de Comunicado -Entrega de Recaudos -Preselección -Creación de Expedientes Admisión -Selección de Aspirantes -Notificación Admitidos -Entrega de Originales Oferta de Materias - Materias Dpto. Proc y Sist - Ofertas otras Coord. - Publicación de Materias Inscripción -Solicitud de Inscripción -Inscripción en DACE -Asignación de Recursos 4

Modelo de Casos de Uso Retirar temporalmente el postgrado Ofertar materias Profesional Integrar jurado Preinscribir Solicitar convalidación <<include>> <<extend>>

Actual del Proceso: Alta informalidad en el proceso de inscripción.

Cambio de paradigma = Reingeniería Mental. Sobrecarga de actividades en la Secretaria y/o Coordinador de la Coordinación de en Ingeniería de Sistema.

5 Modelo de Casos de Uso Retirar temporalmente el postgrado Ofertar materias Profesional Integrar jurado Preinscribir Solicitar convalidación <<include>> <<extend>> Admitir Representante de la Sección de Horarios de DACE Aspirante Estudiante Inscribir <<extend>> Coordinación Reingresar Justificación n para una BPR Percepción Actual del Proceso: Alta informalidad en el proceso de inscripción. Violación a la normativa establecida en el Reglamentarlo General de Estudios de, disminuye su calidad y genera gran desconfianza. Cambio de paradigma = Reingeniería Mental. Sobrecarga de actividades en la Secretaria y/o Coordinador de la Coordinación de en Ingeniería de Sistema. Unidades organizacionales desintegradas y desinteresadas. Coordinaciones, Departamentos y DACE. Deficiencia en la habilitación de TI y carencia de SI integrados. Inscripción en Línea??. Ejemplo: UNIMET, Universidad Nueva Esparta. Tomar su 100% como nuestro 0% (base). Proceso actual es traumático, dificultoso y lento. 5

6 Justificación n para una BPR: Algunas Métricas. Comparación n de Estudiantes Admitidos vs. Egresados para el Área de Ingeniería a y Tecnología a en Programas de Maestría Cantidad de Estudiantes Año Admitidos Egresados Fuente: Dirección de Admisión y Control de Estudios (DACE). Boletín Estadístico Justificación n para una BPR: Algunas Métricas. En resumen: Menos de la mitad de los admitidos egresa en un programa de maestría planificado para 3 años. Alta deserción por no entregar trabajo de grado, falta de motivación, desinformación. Por otro lado, se espera reducir el tiempo tomado por el proceso y proveer los medios para facilitar la inscripción. 6

Conclusiones La aplicación de Ingeniería de Reverso nos permitió obtener las diferentes visiones de los procesos desarrollados por la Coordinación. Conocer el negocio.

7 Conclusiones La aplicación de Ingeniería de Reverso nos permitió obtener las diferentes visiones de los procesos desarrollados por la Coordinación. Conocer el negocio. A través del Modelo de Casos de Uso, evidenciamos fallas en los procesos que van desde la carencia de aplicación de la reglamentación existente hasta la desintegración organizacional y el desinterés por parte de los involucrados. Entender el negocio actual. En particular, consideramos hacer cambios radicales sobre el Proceso de Inscripción de materias que nos permitan alcanzar la meta de excelencia educativa y profesional que el demanda. Reinventar el negocio. 7

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