Evaluación de los procesos de Valoración de Riesgos y de Autoevaluación de Control Interno Institucional

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1 MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES AUDITORÍA GENERAL INFORME DE CONTROL INTERNO Nº AG-I Evaluación de los procesos de Valoración de Riesgos y de Autoevaluación de Control Interno Institucional MARZO, // Fax: ageneral@mopt.go.cr San José

2 CONTENIDO Página No. RESUMEN EJECUTIVO 3 1. INTRODUCCIÓN Origen del estudio Normativa sobre el trámite de informes Antecedentes Objetivo general del estudio Objetivos específicos Alcance y período de estudio Declaración de Cumplimiento de Normas Limitaciones que afectaron la ejecución del estudio Comunicación de los resultados Procedimientos de auditoría Normativa aplicable Riesgo RESULTADOS... Objetivo Específico No Objetivo Específico No Objetivo Específico No Objetivo Específico No CONCLUSIONES.. Objetivo Específico No Objetivo Específico No Objetivo Específico No Objetivo Específico No RECOMENDACIONES. Objetivo Específico No Objetivo Específico No Objetivo Específico No Objetivo Específico No

3 RESUMEN EJECUTIVO Qué examinamos? Se examinó la gestión realizada por el Departamento de Planes y Proyectos Operativos, de la Dirección de Planificación Sectorial, en relación con los procedimientos aplicados al Sistema Específico de Valoración del Riesgo y Autoevaluación del Sistema de Control Interno Institucional. Por qué es importante? Es importante porque según la eficacia con la que las instituciones públicas apliquen los mecanismos y procedimientos de control interno, se podrá lograr el cumplimiento eficiente de los objetivos y metas institucionales y por ende un servicio público acorde con las necesidades de los usuarios. Con este estudio se contribuye al cumplimiento de la obligación que establece la Ley de Control Interno No.8292 y las Directrices emitidas por la Contraloría General de la República, en cuanto a la obligación de la Institución de establecer, hacer funcionar, mantener, perfeccionar y evaluar sus sistemas de control interno. Qué encontramos? Una vez concluida la presente auditoría se determinaron debilidades en la implementación de los mecanismos y procedimientos de control, que se aplican en los Procesos de Valoración de Riesgos y de Autoevaluación de Control Interno Institucional. La normativa indica la necesidad de que exista una oficina encargada de velar porque se lleven, adecuadamente, los procesos de SEVRI y ASCI Institucional. Siendo que a la fecha, dicha instancia no se ha creado, careciendo del establecimiento de responsables, objetivos y funciones propias entre otras; lo cual garantiza a la Institución un adecuado control interno en la ejecución de los procedimientos, actividades y /o tareas de cada dependencia alineados con los objetivos institucionales. Para el año 2015, indica el Ministro, se tiene planeado dentro de los procesos para la Unidad de Planificación Institucional el proceso denominado Gestión Institucional de Riesgos, como parte del Proceso de Reorganización, bajo el cual se encuentra actualmente esta Dependencia. P á g i n a 3 59

4 La desactualización en los Manuales de Procedimientos de los procesos SEVRI-ASCI Institucional, también, produce dentro de los mismos, riesgos de eficiencia y eficacia de las operaciones, impidiendo que los funcionarios tengan claras las actividades que tienen que realizar. Por lo tanto, es difícil valorar si el incumplimiento de sus funciones es debido a dicha desactualización. La información que presenta el Sistema de Valoración del Riesgo Institucional (SIVARI), no es considerada para la toma de decisiones, en ningún nivel de la Institución, debido a lo siguiente: a) Las dependencias ponen información incompleta o que no corresponde al proceso seleccionado. No se contemplan los riesgos asociados a cada proceso. b) Cada dependencia tiene múltiples procesos y solo se revisa uno por año. Por lo anterior, la información podría obviar algún proceso importante para la toma de decisiones de las direcciones, departamentos o dependencias que necesiten el insumo. La Comisión Institucional de Control Interno ha implementado algunos cambios, para mejorar los procesos de SEVRI y ASCI. Sin embargo, no se han implementado los mecanismos adecuados sobre las direcciones y despachos, que establezcan las responsabilidades sobre el cumplimiento en los procesos. La Jefatura, del Departamento de Planes y Proyectos Operativos, debe comunicar al Jerarca los incumplimientos de los encargados de los procesos SEVRI y ASCI Institucional. El Ambiente del Sistema de Control Interno es la base para que funcionen todos los demás componentes, por lo que al establecer estas responsabilidades, se estaría dando una garantía razonable de una adecuada evaluación y seguimiento de la gestión, de los procesos analizados en este estudio. Se evidencia la falta de compromiso de la Administración Activa (Jerarca y los titulares subordinados), para llevar a cabo los procesos SEVRI-ASCI de los periodos , de acuerdo con el ordenamiento jurídico. Lo anterior, resulta en un claro incumplimiento de la Normativa relativa a los procesos SEVRI-ASCI, para los periodos anteriormente mencionados. Para el año 2015 el Despacho del Ministro ha realizado diferentes gestiones ante el Departamento de Planes y Proyectos, con la finalidad de darle seguimiento a los informes emitidos en el periodo P á g i n a 4 59

5 Se informa, que la Administración Activa se encuentra implementando para el periodo 2015 varios cambios, con el fin de asegurar la calidad de los procesos SEVRI y ASCI Institucional. Algunos de ellos corresponden a la atención de informes de la Contraloría General de la República, el seguimiento a los Informes de la Comisión Institucional de Control Interno y finalmente solicitando a las Instituciones que conforman el Sector de Transporte e Infraestructura recomendaciones sobre generalidades relacionadas con los procesos evaluados en el presente informe. Qué sigue? Para mejorar la gestión del Departamento de Planes y Proyectos Operativos y con la finalidad de mejorar su Sistema de Control Interno, incluyendo la identificación de los riesgos que lo afectan, para el cumplimiento de sus objetivos, se emiten recomendaciones que ayudan a corregir los asuntos señalados. P á g i n a 5 59

6 MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES AUDITORÍA GENERAL INFORME DE CONTROL INTERNO Nº AG-I EVALUACIÓN DE LOS PROCESOS DE VALORACIÓN DE RIESGOS Y DE AUTOEVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL 1. INTRODUCCIÓN 1.1 Origen del estudio Este estudio forma parte del Plan anual de trabajo 2015, de esta Auditoría, específicamente en el punto 14 y 15, se encuentra sujeto al cumplimiento de la Ley General de Control Interno N 8292, artículo N 22, incisos a) y b). 1.2 Normativa sobre el trámite de informes De acuerdo con lo dispuesto por la Contraloría General de la República, de la Ley General de Control Interno N 8292, se incorporan en este informe los artículos siguientes, relacionados con el trámite de informes de auditoría. Artículo 36. Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados. b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. P á g i n a 6 59

7 c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda. Artículo 37. Informes dirigidos al jerarca. Cuando el informe de auditoría esté dirigido al jerarca, este deberá ordenar al titular subordinado que corresponda, en un plazo improrrogable de treinta días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de tales recomendaciones, dentro del plazo indicado deberá ordenar las soluciones alternas que motivadamente disponga; todo ello tendrá que comunicarlo debidamente a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente. Artículo 38. Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General de la República. Firme la resolución del jerarca que ordene soluciones distintas de las recomendadas por la auditoría interna, esta tendrá un plazo de quince días hábiles, contados a partir de su comunicación, para exponerle por escrito los motivos de su inconformidad con lo resuelto y para indicarle que el asunto en conflicto debe remitirse a la Contraloría General de la República, dentro de los ocho días hábiles siguientes, salvo que el jerarca se allane a las razones de inconformidad indicadas. La Contraloría General de la República dirimirá el conflicto en última instancia, a solicitud del jerarca, de la auditoría interna o de ambos, en un plazo de treinta días hábiles, una vez completado el expediente que se formará al efecto. El hecho de no ejecutar injustificadamente lo resuelto en firme por el Órgano Contralor, dará lugar a la aplicación de las sanciones previstas en el capítulo V de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N 7428, de 7 de setiembre de Artículo 39. Causales de responsabilidad administrativa. El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios. El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos incurrirán en responsabilidad administrativa, cuando debiliten con sus acciones el sistema de control interno u omitan las actuaciones necesarias para establecerlo, mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo, según la normativa técnica aplicable. (...) Igualmente cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente(...). 1.3 Antecedentes Según los registros existentes en esta, mediante los siguientes informes de control interno, se ha evaluado temas relacionados con los procesos de Valoración de Riesgos y de Autoevaluación de Control Interno Institucional: P á g i n a 7 59

8 Informe No. AG-I : ESTUDIO DE LA UNIDAD DE VALORACIÓN DEL RIESGO EN LA REALIZACIÓN DE LOS PROCESOS DE VALORACIÓN DEL RIESGO Y AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL Informe No. AG-I : ANÁLISIS DE LOS PROCESOS DE VALORACIÓN DEL RIESGO Y AUTOEVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL (SEVRI Y ASCI) 1.4 Objetivo general del estudio Evaluar los procesos de valoración del riesgo y de autoevaluación de control interno Institucional Objetivos específicos Conocer los procesos de SEVRI y ASCII, incluyendo normativa interna y externa que aplica, evaluando su funcionalidad dentro de la Institución Determinar si los procesos de SEVRI Y ASCI Institucional se encuentran vinculados con la planificación institucional y su aplicación Establecer el grado de cumplimiento, validez y suficiencia del sistema de control interno a partir de la valoración de los procesos de SEVRI Y ASCII Describir las acciones generadas por la Administración, en atención a los resultados de los informes (SEVRI Y ASCII) elaborados por la y la Unidad de Valoración del Riesgo, de periodos anteriores. 1.5 Alcance y período de estudio Corresponde a la gestión realizada por el Departamento de Planes y Proyectos de la Dirección de Planificación Sectorial, en relación con los procedimientos aplicados al Sistema Específico de Valoración del Riesgo y Autoevaluación del Sistema de Control Interno Institucional. Cabe señalar que los insumos evaluados corresponden al periodo de enero 2013 a diciembre P á g i n a 8 59

9 1.6 Declaración de Cumplimiento de Normas De conformidad con lo establecido en la Norma de las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, se declara que las actividades del presente estudio fueron realizadas de acuerdo con la normativa aplicable al ejercicio de la auditoría interna, entre otra normativa legal y técnica atinente a la materia. 1.7 Limitaciones que afectaron la ejecución del estudio Durante el desarrollo del estudio realizado por la Auditoría, no se presentaron limitaciones que afectaran en su ejecución. 1.8 Comunicación de los resultados En atención a lo señalado en la Norma N 205 (Comunicación de Resultados) del Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, el 27 de marzo del año en curso, se remitió borrador del informe en formato digital, al Departamento de Planes y Proyectos de la Dirección de Planificación Sectorial y al Despacho del Ministro. Las observaciones al presente informe se solicita que se envíen por escrito. 1.9 Procedimientos de auditoría Para la realización del estudio se examinaron tanto las acciones ejecutadas por la Administración, mediante revisión de registros, informes, oficios, archivos y observación física, de conformidad con los procedimientos, políticas y lineamientos establecidos por el Manual de Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público. Además, se examinaron tanto las acciones ejecutadas por la Dirección de Planificación Sectorial y el Departamento de Planes y Proyectos, así como, la idoneidad del sistema de control existente, para las actividades mediante: Revisión de decretos y disposiciones relacionadas. Análisis de objetivos, funciones, actividades, procesos. Revisión de registros Revisión de informes y advertencias emitidas por la relacionadas. Entrevistas. Visitas a las dependencias involucradas. Análisis de dotación de recursos. P á g i n a 9 59

10 1.10 Normativa aplicable El presente estudio se realizó de conformidad con lo dispuesto en la Norma No de las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, mediante la aplicación de: Ley General de Control de Interno Nº Normas de Control Interno para el Sector Público (N CO-DFOE), publicado en la Gaceta No. 26 del 26 de enero de Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público (R-DC ). Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público (M CO-DFOE) Normativa interna de la del MOPT que regula la ejecución de los estudios de auditoría. Plan Estratégico de Autoevaluación del Sistema de Control Interno (ASCI) Marco de Control Interno Institucional. SIOR-(Sistema de Información Organizacional). Manuales de procedimientos de fecha del Departamento de Planes y Proyectos. Protocolo SEVRI-ASCI Institucional. Directrices Generales para el Establecimiento y Funcionamiento del Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional (SEVRI) D CO-DFOE. Directriz DFOE , 08 de febrero P á g i n a 10 59

11 1.11 Riesgos Título Estudio Evaluación de los procesos de valoración de riesgos y de Autoevaluación de Control Interno, con el objetivo de verificar su vinculación con la Planificación Institucional para el año 2014 Objetivo Estudio Evaluar los procesos de valoración del riesgo y de autoevaluación de control interno Institucional del MOPT Matriz de Riesgos Cuánto cuesta la actividad? Importancia Uno de los objetivos del Sistema de Control Interno es proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración frente a posibles riesgos que pudieran impedir el cumplimiento de los objetivos Institucionales, de forma eficiente y eficaz. Además, el control interno no termina en el mantenimiento de registros contables correctos y la detección de fraudes, sino que sirve como elemento facilitador y orientador para que, la Administración conduzca a la Institución, efectivamente, hacia el cumplimiento de su misión y el logro de sus objetivos. La Ley de Control Interno, que crea el SEVRI, lo promueve como una herramienta importante para detectar áreas de riesgo y disminuir a niveles mínimos, la incidencia de posibles eventos fraudulentos, que pudieran afectar las actividades de la Institución; no obstante, la herramienta podría ser realmente efectiva, en la medida de que exista un buen ambiente de control, en el cual quienes tienen la responsabilidad de la administración de los recursos, se sensibilicen y tomen conciencia de la necesidad de ser transparentes y bien intencionados en las decisiones orientadas al uso adecuado de los bienes públicos. Resultado SEVRI No existe para este proceso, aún no se ha realizado. Resultado ASCI No existe para este proceso, aún no se ha realizado. Detalle intervencione s de Auditoría AG-I AG-I Estado cumplimiento AG-I : Se emiten 8 recomendacion es de las cuales la No se encuentran cumplidas. No parcialmente cumplidas. No.8 no se considera cumplida. AG-I : Se emiten 7 recomendacion es de las cuales la No No se consideran cumplidas y la No.6 parcialmente. Categ oría de Riesgo Alto Observaciones: No se encuentra este proceso en el Sistema de Valoración de Riesgo Institucional. P á g i n a 11 59

12 Esta Auditoría se efectuó con el propósito de evaluar el sistema de control interno, de los procedimientos en estudio, dando las recomendaciones del caso, y así procurar la disminución de los riesgos a los que están expuestos. Es importante señalar que durante la evaluación se determinaron una serie de riesgos, los cuales se enumeran a continuación: Riesgo de Procesos Este riesgo se presenta cuando: 1. La dependencia no tiene procesos claramente definidos. 2. Los procesos no están alineados con sus estrategias. 3. Los procesos no operan eficaz y eficientemente. 4. Los procesos no están creando valor para la Institución. 5. Los procesos diluyen su valor al dejar expuestos activos financieros, físicos, información, arriesgándolos a pérdidas, malversación o mal uso. Riesgo de Dirección Se muestra en los siguientes casos: 1. La dependencia no se encuentra debidamente liderada. 2. La dependencia no tiene claro qué debe hacer. Riesgo Tecnológico de la Información Ocurre en las siguientes circunstancias: 1. Cuando la información utilizada por la dependencia no está operando según lo planeado. 2. Se está comprometiendo la integridad y confiabilidad de los datos e información. Lo anterior genera un impacto en: 1. Las operaciones, ya que no se facilita la detección de problemas tales como: uso ineficiente de los recursos, demoras excesivas en la entrega de información, asignación del personal a las diferentes tareas, entre otros. P á g i n a 12 59

13 2. En el análisis de la información. Diferencias entre el desempeño efectuado y el programado, lo que no permite realizar ajustes en los procesos internos y la readecuación de los cursos de acción. De hacerlo así se eliminarían inconsistencias entre el quehacer de la Institución y sus objetivos prioritarios. 3. Los niveles de transparencia, respecto del uso de los recursos públicos. 4. El mejoramiento continuo, el cual solo es posible, si se hace un seguimiento exhaustivo a cada eslabón de la cadena que conforma cada proceso. 5. Los sistemas de medición, el cual le permite a las personas conocer su aporte en las metas organizacionales y cuáles son los resultados que soportan la afirmación de que lo están haciendo bien. P á g i n a 13 59

14 2. RESULTADOS 2.1. OBJETIVO ESPECÍFICO NO. 1 Conocer los procesos de SEVRI y ASCII, incluyendo normativa interna y externa que aplica, evaluando su funcionalidad dentro de la Institución HALLAZGO No No existe la Unidad de Control Interno Institucional ni la Oficina de Valoración del Riesgo CONDICIÓN No se determinó la existencia de la Unidad de Control Interno ni la Oficina de Valoración del Riesgo. Los documentos internos como el Protocolo SEVRI-ASCI, el Marco de Control Interno Institucional, la Circular No. DJ , el Procedimiento y el Sistema de Información Organizacional (SIOR) citan a la Unidad de Control Interno y a la Oficina de Valoración del Riesgo, no obstante la misma no existe como tal dentro del Departamento de Planes y Proyectos Operativos de la Dirección de Planificación Sectorial. CRITERIO Lo anterior, en atención con lo establecido en: 1. Protocolo SEVRI-ASCI 6.2 Equipo Técnico: La Unidad Valoración de Riesgo, será el equipo técnico al que le corresponderá: Liderar, conducir y coordinar los procesos ASCI y SEVRI con los enlaces de Unidad 2. Marco de Control Interno Institucional En el punto No.1, inciso Objetivos en el punto No.06 indica Que los lineamientos están expresados mediante políticas, directrices y otros que son comunicados a los involucrados por el Jerarca en conjunto con la Unidad de Control Interno. Inciso No.8. La Comisión Institucional de Control Interno en conjunto con la Unidad de Control Interno debe coordinar que la administración activa realice oportunamente las acciones de control y prevención necesarias. P á g i n a 14 59

15 Circular No. DJ : Artículo 3: Funciones de la Comisión Institucional de Control Interno inciso 7. Coordinar con la Unidad de Control Interno, la integración de resultados inciso 9. Coordinar ajustes que requieren los lineamientos, metodología, herramientas y otro con la Unidad de Control Interno Procedimiento : En los procedimientos No.1 y No.3 se indica la Oficina de Valoración del Riesgo, como la encargada de iniciar los procedimientos de revisión y análisis de las valoraciones dadas por los titulares subordinados, según los criterios institucionales previamente establecidos. Sistema de Información Organizacional: En la reseña histórica oficializada mediante el oficio PA del , indica lo siguiente A sabiendas que, la implementación de una herramienta gerencial de este tipo, merece de una programación y un nivel de gradualidad, se presenta en este documento parte de los componentes del funcionamiento, específicamente; funciones, procedimientos y actividades de la Oficina de Valoración de Riesgo. CAUSA Falta de una estructura bien definida que considere los manuales, procesos, actividades, plazos, responsables. EFECTO Incumplimiento de la normativa que regula los procesos SEVRI y ASCI, ya que se presentan deficiencias en cuanto a la estructura requerida. Lo anterior afecta la gestión de riesgos que debe existir y la eficiencia operativa de la Institución. No existe una guía que oriente a los funcionarios al cumplimiento eficiente y efectivo del desarrollo de los procesos SEVRI y ASCI. No hay un alineamiento con los objetivos Institucionales. P á g i n a 15 59

16 HALLAZGO Desactualización del Manual de Procedimientos sobre los procesos SEVRI y ASCI CONDICIÓN Se determinó que el manual de procedimientos que establece las condiciones que deben cumplir los funcionarios que atienden los procesos de SEVRI y ASCI de la Institución, se encuentran desactualizados, por encontrarse en Proceso de Reorganización desde el año 2010, según oficio PA/2014/171, de la Dirección de Planeamiento Administrativo. CRITERIO Al respecto la Ley General de Control Interno No.8292, establece lo siguiente: Artículo 15.-Actividades de control. Respecto de las actividades de control, serán deberes del jerarca y de los titulares subordinados, entre otros, los siguientes: a) Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente, las políticas, las normas y los procedimientos de control que garanticen el cumplimiento del sistema de control interno institucional y la prevención de todo aspecto que conlleve a desviar los objetivos y las metas trazados por la institución en el desempeño de sus funciones CAUSA La Administración señala que los manuales relacionados con los procesos en estudio se encuentran desactualizados por el Proceso de Reorganización Institucional de la Dirección de Planificación Sectorial. EFECTO La desactualización de los manuales afecta el desempeño de los funcionarios. No tienen un documento que sirva de guía, que les indique si el trabajo realizado se ajusta a la normativa y funciones aplicables. Adicionalmente, se presenta un incumplimiento de la normativa que regula los procesos auditados, ya que no hay una seguridad razonable de que se esté cumpliendo con los objetivos institucionales, ni con los requerimientos actuales para mantener un control interno eficiente. P á g i n a 16 59

17 HALLAZGO Limitaciones de independencia y criterio de los funcionarios de los procesos SEVRI-ASCI CONDICIÓN Se determinó que los funcionarios no están exclusivamente asignados a la evaluación y seguimiento del control interno Institucional. De hecho, deben distribuir su tiempo, para efectos de la formulación y seguimiento del POI, entre otras actividades propias del Departamento de Planes y Proyectos Operativos. CRITERIO Al respecto las Normas de Control Interno para el Sector Público, en el apartado 2.5, sobre Normas de Ambiente de Control, indican lo siguiente: Estructura organizativa El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias y de conformidad con el ordenamiento jurídico y las regulaciones emitidas por los órganos competentes, deben procurar una estructura que defina la organización formal, sus relaciones jerárquicas, líneas de dependencia y coordinación, así como la relación con otros elementos que conforman la institución, y que apoye el logro de los objetivos. Dicha estructura debe ajustarse según lo requieran la dinámica institucional y del entorno y los riesgos relevantes La Resolución R-CO con las Directrices Generales para el Establecimiento y Funcionamiento del Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional (SEVRI) D CO-DFOE de la Contraloría General de la República cita: Ambiente de apoyo. En cada institución deberá existir una estructura organizacional que apoye la operación del SEVRI, así como promoverse una cultura favorable al efecto. Para lo anterior, se deberá promover al menos: a) Conciencia en los funcionarios de la importancia de la valoración del riesgo para el cumplimiento de los objetivos institucionales. b) Uniformidad en el concepto de riesgo en los funcionarios de la institución. c) Actitud proactiva que permita establecer y tomar acciones anticipando las consecuencias que eventualmente puedan afectar el cumplimiento de los objetivos. d) Responsabilidades definidas claramente en relación con el SEVRI para los funcionarios de los diferentes niveles de la estructura organizacional. e) Mecanismos de coordinación y comunicación entre los funcionarios y las unidades internas para la debida operación del SEVRI. (El destacado es nuestro) P á g i n a 17 59

18 CAUSA No existe una estructura definida que establezca la existencia de la Oficina o Unidad de Valoración del Riesgo dentro del Departamento de Planes y Proyectos Operativos. Esta se encuentra relacionada con el hallazgo EFECTO Incumplimiento con la normativa en cuanto a los procedimientos establecidos y la circular de la Comisión Institucional de Control Interno sobre las principales funciones de la Unidad de Valoración del Riesgo. Lo anterior debido a que los funcionarios a cargo de los procesos, tienen recargo de funciones, las cuales no se relacionan con la Valoración del Riesgo Institucional. No se cumple con los objetivos establecidos, como Oficina de Valoración del Riesgo, de acuerdo con lo establecido en el Sistema de Información Organizacional. Finalmente, existe una carencia de independencia funcional y de criterio, en el sentido de que eventualmente podrían tener que valorar actividades propias de la Unidad a la cual pertenecen. HALLAZGO Subutilización del Sistema Específico de Valoración de Riesgos de la Institución como herramienta para la toma de decisiones CONDICIÓN La información que presenta el SIVARI, no es considerada relevante para la toma de decisiones, en ningún nivel de la Institución. Esto debido a los siguientes aspectos: 1. Las dependencias ponen información incompleta o que no corresponde al proceso seleccionado. 2. No se contemplan los riesgos asociados a cada proceso. 3. Cada dependencia tiene múltiples procesos y solo se revisa uno por año. La información podría no contemplar alguno importante para la toma de decisiones, sobre las Direcciones, Departamentos o dependencias que necesiten el insumo. P á g i n a 18 59

19 CRITERIO Al respecto las normas de Control Interno para el Sector Público, en el capítulo III, sobre Valoración de Riesgo, específicamente en el punto 3.3 Vinculación con la planificación institucional: La valoración del riesgo debe sustentarse en un proceso de planificación que considere la misión y la visión institucionales, así como objetivos, metas, políticas e indicadores de desempeño claros, medibles, realistas y aplicables, establecidos con base en un conocimiento adecuado del ambiente interno y externo en que la institución desarrolla sus operaciones, y en consecuencia, de los riesgos correspondientes. Asimismo, los resultados de la valoración del riesgo deben ser insumos para retroalimentar ese proceso de planificación, aportando elementos para que el jerarca y los titulares subordinados estén en capacidad de revisar, evaluar y ajustar periódicamente los enunciados y supuestos que sustentan los procesos de planificación estratégica y operativa institucional, para determinar su validez ante la dinámica del entorno y de los riesgos internos y externos. (El subrayado no corresponde al original) La Resolución R-Co las Directrices Generales para el Establecimiento y Funcionamiento del Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional (SEVRI) D CO-DFOE de la Contraloría General de la República cita: Ámbito de aplicación. Toda institución pública deberá establecer y mantener en funcionamiento un Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional (SEVRI) por áreas, sectores, actividades o tareas, de acuerdo, como mínimo, con lo establecido en estas directrices generales que serán de acatamiento obligatorio Objetivo del SEVRI. El SEVRI deberá producir información que apoye la toma de decisiones orientada a ubicar a la institución en un nivel de riesgo aceptable y así promover, de manera razonable, el logro de los objetivos institucionales Productos del SEVRI. El SEVRI deberá constituirse en un instrumento que apoye de forma continua los procesos institucionales. En este sentido, se deberá generar a través del SEVRI: a) Información actualizada sobre los riesgos institucionales relevantes asociados al logro de los objetivos y metas, definidos tanto en los planes anuales operativos, de mediano y de largo plazos, y el comportamiento del nivel de riesgo institucional. b) Medidas para la administración de riesgos adoptadas para ubicar a la institución en un nivel de riesgo aceptable. CAUSA Según información recopilada en los cuestionarios de control interno, de funciones y en los informes remitidos por la Comisión de Control Interno P á g i n a 19 59

20 Institucional, se determinan inconsistencias en la información que remiten las diferentes Dependencias del Ministerio, como las siguientes: No contemplan Riesgos sino problemas. Espacios en blanco. Objetivos en lugar de Procesos. EFECTO Incumplimiento normativo por parte de las diferentes direcciones y dependencias del Ministerio, de las Directrices sobre Valoración del Riesgo emitidas por la Contraloría General de la República No. (D CO-DFOE) y de lo establecido en la Ley General de Control Interno No.8292, Protocolo SEVRI-ASCI, el Marco de Control Interno Institucional y la Circular No. DJ sobre el Proceso de Autoevaluación del SCI y Valoración del Riesgo en el Ministerio de Obras Públicas y Transportes. Información inoportuna, irrelevante, insuficiente por lo tanto no es útil para la toma de decisiones. HALLAZGO Deficiencias en el proceso de Revisión e Interrelación de los Procesos SEVRI y ASCI Institucional CONDICIÓN Se determinó que no hay uniformidad en cuanto a los criterios de evaluación, en virtud de que el ASCI se realiza de forma general mientras que el SEVRI se mantiene en un enfoque por procesos. CRITERIO Al respecto las Directrices emitidas por la Contraloría General de la República No. D CO-DFOE, indican lo siguiente: 2-Aspectos generales del Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional Ámbito de aplicación. Toda institución pública deberá establecer y mantener en funcionamiento un Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional (SEVRI) por áreas, sectores, actividades o tareas 3-Establecimiento del Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional. P á g i n a 20 59

21 3.6 Herramienta de apoyo para la administración de información. Se deberá establecer una herramienta para la gestión y documentación de la información que utilizará y generará el SEVRI, la cual podrá ser de tipo manual, computadorizada o una combinación de ambos. Esta herramienta deberá contar con un sistema de registros de información que permita el análisis histórico de los riesgos institucionales y de los factores asociados a dichos riesgos 4- Funcionamiento del Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional Descripción general. Una vez establecidos los componentes del SEVRI, se deberán ejecutar las actividades para la identificación, análisis, evaluación, administración, revisión, documentación y comunicación de los riesgos institucionales. Además la Ley de Control Interno, en su artículo 17, inciso c), establece lo siguiente: Que la administración activa realice, por lo menos una vez al año, las autoevaluaciones que conduzcan al perfeccionamiento del sistema de control interno del cual es responsable. Artículo 19. Responsabilidad por el funcionamiento del sistema. El jerarca y los respectivos titulares subordinados de los entes y órganos sujetos a esta Ley, en los que la Contraloría General de la República disponga que debe implantarse el Sistema Específico de Valoración de Riesgo Institucional, adoptarán las medidas necesarias para el adecuado funcionamiento del Sistema y para ubicarse al menos en un nivel de riesgo institucional aceptable. CAUSA De acuerdo con el cuestionario de Funciones que se envió al Departamento de Planes y proyectos Operativos, producto de la pregunta No. 30 se emite la siguiente aseveración, por parte de los encargados de SEVRI y ASCI: Para el año 2014 era más fácil revisar que la ASCI se ajustara al SEVRI, ya que ambos se hacían específicamente para un mismo proceso. Este año (2015), se modifica la ASCI a un enfoque general para establecer las debilidades de control interno asociadas a la gestión de cada dependencia; no así el SEVRI, el cual se mantiene en un enfoque por procesos. Se toma la decisión que durante las capacitaciones del proceso SEVRI 2015, se les solicitará como requisito a las Dependencias que se considere como insumo las debilidades de control establecidas en el ASCI 2015, para la identificación de causas internas y externas de posibles eventos que lleguen a identificarse P á g i n a 21 59

22 EFECTO Posible incumplimiento del objetivo del SEVRI el cual se enfoca en producir información que apoye la toma de decisiones orientada a ubicar a la Institución en un nivel de riesgo aceptable y así promover, de manera razonable, el logro de los objetivos institucionales. HALLAZGO Falta de Compromiso por parte de la Comisión Institucional de Control Interno CONDICIÓN Se revisan las actas de los años Se encuentra que en el año 2013 se realizaron cinco reuniones: El Lic. Vladimir Álvarez Montoya de la División de Obras Públicas, no asistió a 4 (cuatro). La Lcda. Karen Quesada Fernández de la Oficialía Mayor, no asistió a dos. La Lcda. María Cristina Ugalde Ramos, de la División Administrativa no asistió a una y el Lic. Alejandro Piedra M, de la Dirección Jurídica no asistió a una. En el año 2014: Se realizan seis reuniones: La Licda. Karen Quesada Fernández de la Oficialía Mayor no asistió a una, la Licda. Patricia Ramírez, de la Dirección Jurídica no asistió a una, el Lic. Juan Carlos Carrillo Quirós, de la División Marítimo Portuaria no asistió a tres reuniones, el Lic. Juan Diego Vargas Garita de la Dirección Jurídica no asistió a dos, el Lic. Vladimir Álvarez Montoya, de la División de Obras Públicas no asistió a dos, el Lic. Mario Avilés Sasso, de la Oficialía Mayor no asistió a dos reuniones. En el año 2015 a la fecha, se han realizado dos reuniones, de las cuales la División Marítima Portuaria ha faltado a ambas. Además, el Oficial Mayor, tampoco se ha presentado a ninguna de las dos reuniones (2015). CRITERIO Al respecto la Ley de Control Interno No.8292, en su artículo 10, establece lo siguiente: Responsabilidad por el sistema de control interno. Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento. Artículo 14.Valoración del riesgo. En relación con la valoración del riesgo, serán deberes del jerarca y los titulares subordinados, entre otros, los siguientes: P á g i n a 22 59

23 a) Identificar y analizar los riesgos relevantes asociados al logro de los objetivos y las metas institucionales, definidos tanto en los planes anuales operativos como en los planes de mediano y de largo plazos. b) Analizar el efecto posible de los riesgos identificados, su importancia y la probabilidad de que ocurran, y decidir las acciones que se tomarán para administrarlos. c) Adoptar las medidas necesarias para el funcionamiento adecuado del sistema de valoración del riesgo y para ubicarse por lo menos en un nivel de riesgo organizacional aceptable. d) Establecer los mecanismos operativos que minimicen el riesgo en las acciones por ejecutar La Resolución R-Co Directrices Generales para el Establecimiento y Funcionamiento del Sistema Específico De Valoración del Riesgo Institucional (SEVRI) D CO-DFOE de la Contraloría General de la República cita: Régimen sancionatorio. El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos que debiliten con sus acciones el SEVRI u omitan las actuaciones necesarias para establecerlo, mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo, según esta normativa técnica, estarán sujetos al régimen sancionatorio establecido en el artículo 39 de la Ley General de Control Interno. Artículo 39.- Causales de responsabilidad administrativa de la Ley General de Control Interno, cita: El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios. CAUSA Se desconocen las razones por las que no asisten los integrantes de la Comisión a las reuniones. No existe un mecanismo de control para determinar las causas. EFECTO La Administración Activa es la responsable por el cumplimiento del Sistema de Control Interno. Esta debe procurar porque se valoren los riesgos dentro de los procesos y/o objetivos de cada dependencia y que se realice la autoevaluación, al menos una vez al año. Si bien es cierto, la Comisión ha implementado algunos cambios para mejorar ambos procesos, el hecho de que no se insista, por medio de un adecuado seguimiento a los informes enviados al Ministro, en sentar las P á g i n a 23 59

24 responsabilidades sobre las direcciones y despachos, que incumplen con los procesos, es aún más grave. Finalmente, el hecho de que se presenten incumplimientos reiterativos de asistencia, a las pocas reuniones que realiza la Comisión, también indica que los responsables no muestran interés. Se determinó una ineficiente supervisión para el sistema de control interno y falta de compromiso en apoyo al sistema de control interno a través de sus directrices, las acciones y el comportamiento, la importancia de la integridad y los valores éticos institucionales. Todo lo anterior, indica que esta Comisión no cumple el rol que le corresponde según la normativa. P á g i n a 24 59

25 3. CONCLUSIONES DEL OBJETIVO ESPECÍFICO No La normativa indica la necesidad de que exista una oficina encargada de los procesos de SEVRI y ASCI Institucional. A la fecha, la misma nunca ha existido como tal, con sus respectivos responsables, con objetivos y funciones propias. Esto le garantizaría a la Institución un adecuado control interno y permite una seguridad razonable de que los procedimientos, actividades y /o tareas de cada dependencia se ajusten a los objetivos institucionales. De acuerdo con el oficio DMOPT de fecha 13 de abril 2015, el Despacho del Ministro aclara que como parte del Proceso de Reorganización, dentro de la Unidad de Planificación Institucional, se incorpora el proceso denominado Gestión Institucional de Riesgos, aprobado mediante oficio DM del 12 de diciembre La desactualización en los Manuales de Procedimientos, produce dentro de los Procesos SEVRI y ASCI, riesgos de eficiencia y eficacia de las operaciones, impidiendo que los funcionarios tengan claras las actividades que se tienen que realizar Los funcionarios encargados de los procesos SEVRI y ASCI, no solo se dedican al desarrollo e implementación de los mismos, sino que además realizan otras tareas relacionadas con el Departamento de Planes y Proyectos Operativos. Por lo anterior, es difícil valorar si el incumplimiento en algunas de sus funciones es debido a este factor. Además, se ve afectada la independencia, objetividad y oportunidad del SEVRI La información que presenta el Sistema de Valoración del Riesgo Institucional (SIVARI), no es considerada relevante para la toma de decisiones en ningún nivel de la Institución, debido a lo siguiente: a) Las dependencias ponen información incompleta o que no corresponde al proceso seleccionado. No se contemplan los riesgos asociados a cada proceso. b) Cada dependencia tiene múltiples procesos y solo se revisa uno por año, por lo que la información podría no contemplar un proceso importante para la toma de decisiones, sobre las Direcciones, Departamentos o dependencias que necesiten el insumo El cambio de procedimiento, en cuanto a la Autoevaluación Institucional, debe estar debidamente documentado y probado de que su uso es el más adecuado para la Institución La Comisión Institucional de Control Interno ha implementado algunos cambios, para mejorar los procesos de SEVRI y ASCI dentro de la Institución. P á g i n a 25 59

26 Sin embargo, no se han implementado los mecanismos adecuados (propuestas), sobre las direcciones y despachos, que establezcan las responsabilidades sobre el incumplimiento en los procesos. Lo anterior se agrava, cuando los integrantes de los mismos no asisten a las reuniones programadas, lo que demuestra poco interés y falta de liderazgo de esta Comisión en la Institución Según el oficio DMOPT de fecha 13 de abril 2015, el Despacho del Ministro aclara, que no conocieron el Informe de Cumplimiento de los Procesos SEVRI-ASCI del año 2013, y que en relación con el año 2014 mediante oficio DMOPT del 02 de marzo del 2015 el Despacho aprueba las recomendaciones emitidas en el Informe número PPI Informe de Seguimiento del SEVRI. Adicionalmente se instruye a la Dirección de Planificación Sectorial, para que ejecute y coordine por medio de la Unidad de Control Interno, la aplicación de las recomendaciones emitidas y el seguimiento correspondiente. Se solicita la preparación de un borrador de oficio, para instruir a las distintas dependencias del Ministerio sobre las acciones a realizar en relación con los procesos SEVRI-ASCI Institucional El Despacho del Ministro solicita a la Comisión Institucional de Control Interno, mediante oficio DMOPT DEL 16 de marzo de 2015, que realice aclaraciones sobre diferentes aspectos del Informe número PPI Seguimiento de la Autoevaluación del Sistema de Control Interno (ASCI). A la fecha se encuentran en espera de la remisión de las observaciones para su posterior aprobación. P á g i n a 26 59

27 4. RECOMENDACIONES DEL OBJETIVO ESPECÍFICO No. 1 De conformidad con las competencias contempladas en el artículo 35 1 de la Ley General de Control Interno N 8292, así como, la norma de las Normas para el ejercicio de la Auditoría en el sector público, se emiten las siguientes recomendaciones. AL DESPACHO DEL MINISTRO 4.1. Instruir a Planificación Sectorial las gestiones necesarias, para que se establezca formalmente la Oficina de Valoración del Riesgo Institucional o bien en su lugar la Unidad de Control Interno, y que dentro de sus objetivos se describa claramente los responsables del proceso y plazos de realización de los procesos, de su cumplimiento y de seguimiento, con el fin de procurar un adecuado Sistema de Control Interno para la Institución. A partir de que se acepte el presente informe, se consideran suficientes treinta días para su cumplimiento. De acuerdo con el oficio DMOPT-1740 de fecha 13 de abril 2015, enviado por el Despacho del Ministro, se indica que como parte del Proceso de Reorganización, dentro de la Unidad de Planificación Institucional, se incorpora el proceso denominado Gestión Institucional de Riesgos, aprobado mediante oficio DM del 12 de diciembre De conformidad con lo establecido en el artículo 39 de la Ley General de Control Interno y las Directrices de la Contraloría General de la República, valorar las acciones correspondientes para las dependencias y sus responsables que incumplen con la realización de los procesos SEVRI-ASCI, información que debe ser comunicada al Despacho por la Dirección de Planificación Sectorial. A partir de que se acepte el presente informe, se considera un plazo de treinta días para su cumplimiento. De acuerdo con el oficio DMOPT-1740 de fecha 13 de abril 2015, se señala que el Despacho Ministerial se encuentra en espera de que la Comisión Institucional de Control Interno, brinde respuesta al oficio número DMOPT , del 16 de marzo 2015, donde se solicita información de las 1 La Gaceta Nº 169 del 4 de setiembre del Artículo 35. Materias sujetas a informes de auditoría interna. ( ) Los hallazgos, las conclusiones y recomendaciones de los estudios realizados por la auditoría interna, deberán comunicarse oficialmente, mediante informes al jerarca o a los titulares subordinados de la administración activa, con competencia y autoridad para ordenar la implantación de las respectivas recomendaciones. La comunicación oficial de resultados de un informe de auditoría se regirá por las directrices emitidas por la Contraloría General de la República. 2 La Gaceta N 28- Miércoles 10 de febrero de R-DC Seguimiento de acciones sobre resultados. ( ) El auditor interno debe establecer, mantener y velar porque se aplique un proceso de seguimiento de las recomendaciones, observaciones y demás resultados derivados de los servicios de la auditoría interna, para asegurarse de que las acciones establecidas por las instancias competentes se hayan implementado eficazmente y dentro de los plazos definidos por la administración. P á g i n a 27 59

28 acciones correctivas a realizar, según la normativa que rige, a las dependencias que no realicen la Autoevaluación Se recomienda cumplir con los Procesos SEVRI y ASCI en las fechas establecidas por la Dirección de Planificación Sectorial, tal y como lo hacen todas las Dependencias del MOPT, de conformidad con el cronograma establecido en la Circular No. DJ del A partir de que se acepte el presente informe, se considera un plazo de treinta días para su cumplimiento. Según el oficio DMOPT-1740 de fecha 13 de abril 2015, enviado por el Despacho, actualmente se encuentran ejecutando las herramientas y los plazos establecidos en la circular mencionada en el párrafo anterior Instruir a las Dependencias del Ministerio sobre la obligatoriedad de cumplir con las fechas establecidas en la Circular citada en el punto 4.3. A partir de que se acepte el presente informe, se considera un plazo de treinta días para su cumplimiento. Al respecto indica el Despacho del Ministro en el oficio DMOPT-1740, de fecha 13 de abril 2015, que se encuentran realizando acciones, mediante oficio Circular del 10 de diciembre Comunicar en un plazo de treinta días posteriores a la recepción del presente informe, de acuerdo con lo que establece el artículo 37 de la Ley General de Control Interno, las gestiones realizadas en atención a lo recomendado por esta Unidad, aportando la documentación que evidencie lo actuado al respecto. A LA DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN SECTORIAL 4.5. Realizar el análisis para los periodos 2013 y 2014, con el fin de identificar quiénes son los responsables y las causas del incumplimiento de ejecutar los procesos SEVRI y ASCII en el MOPT, comunicar oportunamente los resultados al Despacho del Ministro, por medio de un oficio de seguimiento.a partir de que se acepte el presente informe, se considera un plazo de quince días para su cumplimiento Elaborar un cronograma de tareas, actividades, plazos y responsables, que le permita a los encargados de los Procesos SEVRI y ASCI, enfocarse en aquellas funciones que resultan de carácter sensible para el cumplimiento de los principales objetivos de los dos procesos evaluados. A partir de que se acepte el presente informe, se considera un plazo de quince días para su cumplimiento. P á g i n a 28 59

29 4.7. De conformidad con lo evaluado se recomienda adicionalmente: a) Realizar campañas de responsabilidad entre las diferentes Direcciones y Dependencias, con la finalidad de exponer la necesidad de que asistan a las capacitaciones de los procesos SEVRI ASCI. En las mismas debe exponerse la obligatoriedad según la Ley General de Control Interno. A partir de que se acepte el presente informe, se considera un plazo de treinta días para su cumplimiento. b) Solicitar a la Dirección de Informática, la implementación de un Manual de consulta sobre el SIVARI, que sea entregado durante las capacitaciones o el uso de un módulo de ayuda que se encuentre integrado al sistema. A partir de que se acepte el presente informe, se considera un plazo de treinta días para su cumplimiento. c) Gestionar, en conjunto con la Dirección de Capacitación, la entrega de certificados a los participantes de los módulos SEVRI Y ASCI, para motivar a los funcionarios en la implementación de los procesos. A partir de que se acepte el presente informe, se considera un plazo de treinta días para su cumplimiento. d) Realizar en conjunto con la Dirección de Capacitación, evaluaciones luego de cada capacitación, con el fin de responsabilizar a los funcionarios durante la capacitación en materia de SEVRI y ASCI. Solicitar a la Dirección de Capacitación la viabilidad de estas evaluaciones. A partir de que se acepte el presente informe, se considera un plazo de treinta días para su cumplimiento Establecer un criterio técnico que determine que el cambio entre los procesos SEVRI y ASCI, traerá beneficios a las diferentes dependencias del Ministerio. A partir de que se acepte el presente informe, se considera un plazo de quince días para su cumplimiento La Comisión debe proponer al Ministro, los procedimientos administrativos necesarios, para definir las responsabilidades en el cumplimiento adecuado, de los procedimientos SEVRI y ASCI en la Institución. A partir de que se acepte el presente informe, se considera un plazo de quince días para su cumplimiento. Comunicar en un plazo de diez días posteriores a la recepción del presente informe, de acuerdo con lo que establece el artículo 36 de la Ley General de Control Interno, las gestiones realizadas en atención a lo recomendado por esta Unidad, aportando la documentación que evidencie lo actuado al respecto. P á g i n a 29 59

30 2.2. OBJETIVO ESPECÍFICO NO. 2 Determinar si los procesos de SEVRI Y ASCI Institucional se encuentran vinculados con la planificación institucional y su aplicación HALLAZGO Ausencia de vinculación de riesgos en ASCI entre los programas presupuestarios y el Plan Operativo Institucional CONDICIÓN Se determinó que los programas presupuestarios NO incluyen dentro del POI (Plan Operativo Institucional) los riesgos identificados durante los procesos SEVRI-ASCI. CRITERIO De acuerdo con lo establecido en el Marco Legal del Sistema Nacional de Planificación Costa Rica, con fecha del mes de mayo del año dos mil trece, se establece lo siguiente: CAPÍTULO V De la Eficiencia de la Administración Pública Artículo 16.- Los ministerios e instituciones autónomas y semiautónomas llevarán a cabo una labor sistemática de modernización de su organización y procedimientos, a fin de aumentar la eficiencia y productividad de sus actividades y con el propósito de lograr el mejor cumplimiento de los objetivos que persigue el Sistema Nacional de Planificación. Artículo 21.-Funciones de las o los Ministros Rectores Sectoriales. Además de las funciones establecidas en el artículo 6º del Decreto Ejecutivo Nº MP-PLAN de 4 de junio de 2008, las o los Ministros Rectores tendrán las siguientes atribuciones en la dirección política del Sector: e) Velar por la vinculación de los POI y de los presupuestos de las instituciones del respectivo sector con el PND y con los respectivos PNS. (El subrayado no corresponde al original) Además, al respecto las Normas de Control Interno para el Sector Público, en el Capítulo III sobre Normas de Valoración del Riesgo, establecen lo siguiente en el apartado 3.3. Sobre Vinculación con la planificación institucional La valoración del riesgo debe sustentarse en un proceso de planificación que considere la misión y la visión institucionales, así como objetivos, metas, políticas e indicadores de desempeño claros, medibles, realistas y aplicables, establecidos con base en un conocimiento adecuado del ambiente interno y externo en que la institución desarrolla sus operaciones, y en consecuencia, de los riesgos correspondientes. Asimismo, los resultados de la valoración del riesgo deben ser insumos para retroalimentar ese proceso de planificación, aportando elementos para que P á g i n a 30 59

31 el jerarca y los titulares subordinados estén en capacidad de revisar, evaluar y ajustar periódicamente los enunciados y supuestos que sustentan los procesos de planificación estratégica y operativa institucional, para determinar su validez ante la dinámica del entorno y de los riesgos internos y externos. CAUSA Ausencia de procedimientos claros. No existe una guía que oriente a los funcionarios en la eficiente ejecución de sus labores. EFECTO No existe un alineamiento entre los riesgos establecidos en el Autoevaluación del Sistema de Control Interno (ASCI) y el POI (Plan Operativo Institucional). 3. CONCLUSIÓN DEL OBJETIVO ESPECÍFICO No No se evidencia un alineamiento entre los programas presupuestarios y el POI (Plan Operativo Institucional) lo que expone a la Institución a que se materialicen riesgos como los siguientes: 1. Riesgo de cumplimiento. Este va enfocado al incumplimiento de la normativa externa o interna, que regula el accionar de la Institución. Entre estas se incluyen: políticas, directrices, circulares, procedimientos, lo cual puede provocar niveles deficientes de calidad, incumplimiento de objetivos estratégicos, retrasos y penalidades. 2. Riesgo de eficiencia; esto por operaciones ineficientes, que amenazan la capacidad de la Institución de prestar servicios en menor medida de lo planeado, o incluso fuera de la planeación. P á g i n a 31 59

32 4. RECOMENDACIÓN DEL OBJETIVO ESPECÍFICO NO. 2 De conformidad con las competencias contempladas en el artículo 35 3 de la Ley General de Control Interno N 8292, así como, la norma de las Normas para el ejercicio de la Auditoría en el Sector Público, se emiten las siguientes recomendaciones. DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN SECTORIAL Realizar las gestiones necesarias para implementar los procedimientos, que garanticen que las Dependencias del Ministerio van a vincular sus Programas Presupuestarios con el Plan Operativo Institucional, considerando los riesgos relacionados. A partir de que se acepte el presente informe, se considera un plazo de quince días para su cumplimiento. Comunicar en un plazo de diez días posteriores a la recepción del presente informe, de acuerdo con lo que establece el artículo 36 de la Ley General de Control Interno, las gestiones realizadas en atención a lo recomendado por esta Unidad, aportando la documentación que evidencie lo actuado al respecto. 3 La Gaceta Nº 169 del 4 de setiembre del Artículo 35. Materias sujetas a informes de auditoría interna. ( ) Los hallazgos, las conclusiones y recomendaciones de los estudios realizados por la auditoría interna, deberán comunicarse oficialmente, mediante informes al jerarca o a los titulares subordinados de la administración activa, con competencia y autoridad para ordenar la implantación de las respectivas recomendaciones. La comunicación oficial de resultados de un informe de auditoría se regirá por las directrices emitidas por la Contraloría General de la República. 4 La Gaceta N 28- Miércoles 10 de febrero de R-DC Seguimiento de acciones sobre resultados. ( ) El auditor interno debe establecer, mantener y velar porque se aplique un proceso de seguimiento de las recomendaciones, observaciones y demás resultados derivados de los servicios de la auditoría interna, para asegurarse de que las acciones establecidas por las instancias competentes se hayan implementado eficazmente y dentro de los plazos definidos por la administración. P á g i n a 32 59

33 2.3. OBJETIVO ESPECÍFICO NO. 3 Establecer el grado de cumplimiento, validez y suficiencia del sistema de control interno a partir de la valoración de los procesos de SEVRI Y ASCII HALLAZGO Deficiencias encontradas del Sistema de Control Interno CONDICIÓN La evaluación del sistema de control interno se realizó considerando los cinco componentes que participan en el cumplimiento de la normativa vigente. Dicha evaluación se desarrolló aplicando un cuestionario, que incluye aspectos generales y básicos de cada uno de los componentes de control interno, con la idea de hacer un análisis integral de este sistema en los Procesos de SEVRI y ASCI Institucional. Se aplicó la herramienta de evaluación a la encargada, por parte del Departamento de Planes y Proyectos, Licda. Isabel Cristina Rivera Solano. Para efectos de la ubicación de los resultados, se han establecido los siguientes criterios y parámetros: a. Si las respuestas Sí son mayores a 70% se presume que el control existe. b. Cada casilla con pregunta tiene un valor de 10. c. Cada factor tiene un valor de 10, si se ha obtenido el 10 en cada una de las preguntas. CUADRO No.1 Parámetros de calificación Cuestionario de Control Interno EXCELENTE MUY BUENO BUENO REGULAR MALO 95% a 100% 90% a 95% 80% a 90% 70% a 80% Menos de 70% 9.5 a 10 9 a a 9 7 a 8 Menos de 7 Fuente: Procedimientos de la MOPT P á g i n a 33 59

34 Los resultados de la aplicación del cuestionario son los siguientes: CUADRO No.2 Resultados de la evaluación al Sistema de Control Interno sobre los Procesos SEVRI y ASCI del Departamento de Planes y Proyectos Fuente: Resultados de la tabulación de la aplicación del cuestionario De conformidad con lo anterior, el resultado de la evaluación muestra algunas deficiencias. Con una calificación promedio ponderado de 5.79, que dentro de una escala de 1 a 10 y bajo los criterios establecidos por la Auditoría, se ubica como un sistema de control Malo. El resultado, responde a la aplicación de la encuesta, la percepción de los entrevistados y se aportan comentarios producto de la verificación realizada por cada elemento de control. Los resultados, expuestos en el apartado de efecto, revelan las debilidades encontradas. CRITERIO De acuerdo con lo establecido en las Normas de Control Interno para el Sector Público (NO CO-DFOE), Capítulo I, Normas General, inciso 1.1: El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben emprender las medidas pertinentes para contar con un SCI conformado por una serie de acciones diseñadas y ejecutadas por la administración activa para proporcionar una seguridad razonable en la consecución de los objetivos organizacionales P á g i n a 34 59