INSTRUCCIONES TÉCNICAS DEL SERVICIO DE GESTIÓN ACADÉMICA

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1 INSTRUCCIONES TÉCNICAS DEL SERVICIO DE GESTIÓN ACADÉMICA Proceso PC 09.9 Gestión de riesgos y oportunidades Fecha última modificación : v1 31/01/2018 DENOMINACIÓN: Primera versión Elaborado Aprobado Publicado IT.[PC 09.9]03 Análisis de gestión de riesgo y oportunidades Cambios respecto de la versión anterior Jefe del Servicio Equipo de proceso Jefe del Servicio Objeto Indicadores Registros Formatos Normativa específica Planificar las acciones para prevenir o reducir los efectos no deseados de los riesgos y aprovechar las oportunidades I.[PC 09.9]02 Número de informes de análisis recibidos R.[PC 09]01 Gestor de contenidos Ver anexo Norma UNEEN ISO 9001 (criterios 4 y 6) Documento de adaptación del SIGCSUA a la Norma ISO 9001:2015 Se trata de prever el efecto de la incertidumbre sobre un proceso. El riesgo dificulta la consecución de los resultados mientras que la oportunidad la favorece. La Norma exige planificar las acciones necesarias para abordar riesgos y oportunidades, integrarlas en los procesos y evaluar su eficacia. Las fases son: 1. Identificación de los resultados esperados y de los riesgos. Se obtienen del análisis de contexto y de las necesidades y expectativas de las partes interesadas ( IT.[PC 09.9]01 e IT.[PC 09.9]02, respectivamente, teniendo en cuenta requisitos de calidad, debilidades, fortalezas, amenazas, oportunidades Análisis : es necesario priorizar los riesgos para decidir cuáles no están controlados y cuáles podrían acarrear las consecuencias más perjudiciales para el proceso, por ejemplo mediante una representación gráfica del impacto que tendría cada riesgo y la probabilidad de que ocurra (ver anexo) 3. Tratamiento : selección de las acciones necesarias para poder actuar sobre el riesgo (y para aprovechar las oportunidades). Estas acciones pueden ir encaminadas hacia: a. Evitar el riesgo b. Aceptar el riesgo 1

2 c. Eliminar la fuente de riesgo d. Modificar la probabilidad de que ocurra e. Modificar sus consecuencias f. Compartirlo con otras partes g. Mantenerlo (cuando es asumible o su tratamiento sea desproporcionado) De estas acciones pueden surgir objetivos operativos del Servicio. Cada unidad o equipo de trabajo realizará un informe inicial, que contendrá los elementos descritos en el anexo. Tanto ese análisis inicial como sus revisiones periódicas se remitirán al Jefe del Servicio, quien los incluirá en el correspondiente informe anual de seguimiento. 2

3 ANEXO: Formato para el análisis de contexto Ejemplo: Proceso: Servicio prestado: Unidad/es: PC.09.3 Matrícula Matrícula de Grado y Máster Equipo de matrícula Fecha: Responsables: Seguimiento y revisión: Componentes del equipo de matrícula de los Campus de Jaén y Linares Antes de cada campaña (matrícula y ampliación) 1 Análisis de los riegos y oportunidades + I M P A C T O (Prioridad baja) (No prioritarios baja) Cambio de estudios sin avisar (Prioridad alta) Impago de recibos de estudiantes nuevos UMOVE (Prioridad media) PROBABILIDAD + 1 Se trata de una sugerencia; y en función de las circunstancias es posible que los cuadrantes de prioridad media y baja sean intercambiables (por ejemplo es posible que se decida atajar un riesgo que es muy poco probable pero que tendría un gran impacto, sacrificando una oportunidad sencilla de poner en marcha pero con la que se conseguirían unos resultados modestos). 3

4 RESUL TADO 2 PROCESO RIESGOS/OPORTUNIDADES 3 ACCIONES 4 OBJETIVOS No perder plazas de nuevo ingreso Riesgo: Que los nuevos renuncien simplemente dejando de pagar 1. Avisar 3 días antes del vencimiento del recibo 2. Sugerir convenios de pago con entidades a nivel nacional Anular las matrículas impagadas en los 5 días laborables siguientes al vencimiento del recibo Detectado por: DAFO Disminuir inconsistencias contratos movilidad Oportunidad: Implantación UMOVE Detectada por: interacción con el SAAE Colaborar con el SAAE en lo que precisen para que la implantación se lleve a cabo lo antes posible Implantar la aplicación para la matrícula del No perder plazas de nuevo ingreso Riesgo: Que los nuevos cambien de estudios sin avisar Estos casos se detectan por el impago de recibos, así que no se precisan acciones. Detectado por: DAFO (Para cada una de las acciones se cumplimentará la ficha siguiente) Unidad Servicio de Gestión Académica Año 2018 Proceso/s Descripción de la mejora Causa para su implantación Objetivos de la mejora Recursos previstos Responsables de implantación Previsión de resultados Grado de prioridad Matrícula Acción de gestión de riesgos: Avisar 3 días antes del vencimiento del recibo Los estudiantes de nuevo ingreso suelen utilizar el impago como medio de renuncia tácita Disminuir la morosidad de quienes están interesados en continuar matriculados Una persona del equipo de matrícula Jefe de Planificación y Coordinación Académica de Matrícula Retornar a DUA las plazas a las que se ha renunciado tácitamente durante los meses en los que existan adjucaciones. Alta 2 El resultado esperado, lo que se pretende conseguir controlando el riesgo o aprovechando la oportunidad. 3 Ordenados según el análisis (cuadrante del diagrama). 4 Cada objetivo debería incluir un indicador para seguir su cumplimiento. 4

5 Desarrollo temporal Inicio Julio 2018 Fin Octubre 2018 Resultados obtenidos (Después de octubre de 2018 habrá que evaluar el impacto de la acción en el resultado previsto) 5