UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER FACULTAD DE INGENIERÍA FISICOMECÁNICAS PLIEGOS DE CONDICIONES PRELIMINARES

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1 Página 1 de 10 UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER FACULTAD DE INGENIERÍA FISICOMECÁNICAS PLIEGOS DE CONDICIONES PRELIMINARES VOLUMEN I: CONDICIONES GENERALES CONVOCATORIA PÚBLICA No. 015 DE CONTRATACIÓN DE UN SERVICIO PARA LA REALIZACIÓN DEL EVENTO DE PRESENTACIÓN DEL PROGRAMA COMPUTADORES PARA EDUCAR EN MARCO DEL CONVENIO INTERADMINISTRATIVO DE COOPERACIÓN Y COFINANCIACIÓN SUSCRITO ENTRE COMPUTADORES PARA EDUCAR Y LA UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER EN LA CIUDAD DE CUCUTÁ DIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN Y PROYECTOS DE INVERSIÓN FEBRERO DE

2 Página 2 de OBJETO El objeto de la presente licitación es la contratación de un servicio para la realización del evento de presentación del programa Computadores para Educar en marco del Convenio Interadministrativo de Cooperación y Cofinanciación suscrito entre Computadores para Educar y la Universidad Industrial de Santander en la ciudad de Cucutá, que incluya: alquiler de salón, refrigerios, almuerzos, ayudas audiovisuales y dos personas de apoyo. 2. ALCANCE Los criterios mencionados anteriormente deben tener las siguientes características: 2.1. SALÓN: Capacidad para 200 personas Aire acondicionado Permitir en un salón anexo para atender los refrigerios y almuerzos Mesas y espacio alterno para recepción y acreditación de invitados Horario: 7:00 a.m. a 6:00 p.m REFRIGERIOS Cantidad: 600, los cuales se entregarán de la siguiente forma y constarán de lo siguiente: refrigerios el día 20 de febrero en la mañana: pastel de pollo con gaseosa refrigerios el día 20 de febrero en la tarde: croissant de jamón y queso con gaseosa refrigerios durante el día 21 de febrero: arepa rellena de queso con gaseosa ALMUERZOS Cantidad: 200 almuerzos que se entregarán el día 20 de febrero en las instalaciones donde se desarrolle el evento. El plato debe incluir: pollo a la plancha, verduras calientes, arroz perejil, postre y gaseosa Debe incluir el servicio de meseros 2.4. AYUDAS AUDIOVISUALES 1 Videobeam con su respectivo computador Se requiere sonido para las conferencias 2.5. PERSONAS DE APOYO Cantidad: dos personas, cuyas labores serán la de acreditar a los asistentes al evento durante el día 20 de febrero en el horario de 7:30 a.m. a 3 p.m. 3. TIEMPO DE EJECUCIÓN El tiempo de realización del evento es el 20 y 21 de febrero de. 4. FORMA DE PAGO La UIS pagará la totalidad de obras objeto del contrato, de la siguiente forma:

3 Página 3 de CRONOGRAMA DEL PROCESO DE SELECCIÓN FECHA ACTIVIDAD LUGAR Publicación pliego de condiciones Página institucional preliminar Plazo máximo para recibir observaciones y Correo electrónico sugerencias sobre el pliego de condiciones contrat1@uis.edu.co preliminar Febrero 8 de Febrero 9 de Febrero 13 de Febrero 15 de Febrero 15 de Febrero 16 de Febrero 17 de Febrero 17 de Apertura de la licitación y publicación del pliego de condiciones definitivo 17:00 horas. Cierre de la licitación y apertura de la urna Publicación del informe de evaluación Cierre del plazo para presentar observaciones al informe de evaluación Respuesta a observaciones Adjudicación del contrato Página institucional Secretaría General. Campus Universitario, Edifico de Administración Piso 3. Página institucional Correo electrónico contrat1@uis.edu.co Página institucional Página institucional 6. DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA LA EVALUACIÓN JURÍDICA: En el siguiente cuadro se relacionan los documentos que deben ser adjuntados por el proponente en su oferta, los cuales serán revisados y su aceptación determinará la admisibilidad jurídica. Id Documento Requisito Efecto 1. Carta de presentación de la propuesta, suscrita por el representante legal del proponente, debidamente facultado. Firma del Representante Legal Poder cuando se firma la Propuesta mediante apoderado Según modelo en todo su contenido Presentación del documento Estar habilitado para contratar con el Estado 2. Cédula de ciudadanía (para persona natural) Presentación del documento 3. Certificado de Existencia y Representación Legal (para persona jurídica). Fecha de expedición Objeto Social Vigencia sociedad Autorización al Representante Legal para suscribir Contrato (si se requiere según cuantía en Certificado de Existencia y Representación Legal).

4 Página 4 de 10 Presentación del documento Certificado de Existencia y Representación Legal de cada integrante (si es persona jurídica) 4. Documento de Constitución del Consorcio o Unión Temporal. Fotocopia de la Cédula de cada integrante (si es persona natural) Indicación de términos y extensión de la participación Designación del Representante Legal del Consorcio o Unión Temporal Poder cuando se firma la Propuesta mediante apoderado Autorización a los Representantes Legales de cada integrante para presentar oferta en Consorcio o Unión. Presentación del documento 5. Póliza de Seriedad de la Oferta por el 10% del valor de la oferta, con vigencia de 20 días Objeto Firma tomador Cuantía y vigencia Recibo de pago expedido por la Compañía Aseguradora 6. Paz y salvo de aportes al sistema de seguridad social (Salud, Pensión y ARP) y parafiscales (Cajas de compensación familiar, ICBF y SENA). Encontrarse al día con el pago de aportes al Sistema de Seguridad Social y Parafiscales Persona jurídica: certificado expedido por el Revisor Fiscal o por el Representante legal. Persona Natural: mediante declaración juramentada ante Notario. Expedida dentro de los treinta (30) días anteriores a la fecha de cierre del proceso de contratación. Encontrarse a paz y salvo 7. Certificado de Antecedentes Fiscales Expedido por la Contraloría General de la República Expedido dentro de los treinta (30) días anteriores a la fecha de cierre del proceso de contratación o certificación de solicitud de expedición. 8. Registro Único Tributario Presentación del documento 7. PRESENTACIÓN PROPUESTA ECONÓMICA La oferta deberá presentarse en pesos colombianos, en el Formulario No. 2 Propuesta Económica todos los valores unitarios y totales deben estar redondeados al peso, según

5 Página 5 de 10 corresponda por encima o por debajo. Bajo ninguna circunstancia se aplicarán reajustes por algún concepto, salvo lo dispuesto en la Ley. Para realizar la evaluación se realizará una revisión al Formulario No. 2. En caso de discrepancias en el contenido del Formulario No. 2, se hará las correcciones de acuerdo con los siguientes criterios: En caso de discrepancia en la multiplicación entre el valor unitario y valor total de la propuesta consignado, regirá el valor unitario que se haya consignado en el Formulario No. 2 y se corregirá el valor final de la propuesta de este formulario. En caso que algún valor de: valor unitario, valor total de la propuesta, no esté redondeado al peso, la UIS procederá a redondearlo al peso antes de efectuar cualquier operación matemática y se corregirán las operaciones producto de este redondeo, los valores corregidos del total costo básico y total final obtenidos de esta corrección serán los que la UIS tenga en cuenta para efectos de evaluación y contrato respectivamente. En caso de diferencias entre la propuesta original y la copia prevalecerá el original. Si el valor total final corregido de la Propuesta difiere en más del 1% del valor total final de la propuesta presentada por el proponente, será eliminada. La calificación de admisibilidad económica la obtendrán las propuestas que una vez concluida la revisión cumplan con los requisitos exigidos. En caso de inadmisibilidad económica, la propuesta será rechazada y no continuará participando en el proceso de evaluación. ID Documento Requisito Efecto 1. Propuesta económica, presentada en el Formulario No. 2 Propuesta económica, suscrita por el representante legal del proponente, debidamente facultado. Firma del Representante Legal Poder cuando se firma la Propuesta mediante apoderado Según modelo en todo su contenido: indicación igual al formulario de: el número del ítem, la unidad del ítem, la cantidad del ítem. Presentación del documento Errores menores o iguales al uno (1%) sobre el valor total de la propuesta corregida. 8. PRESUPUESTO La presente adecuación tiene un Presupuesto estimado de tres millones quinientos mil pesos ($ ) con cargo al Certificado de Disponibilidad Presupuestal No de la vigencia. El Presupuesto incluye IVA y gravamen a las operaciones financieras. En el se han previsto los costos directos e indirectos de ejecución del contrato, incluido los correspondientes a la legalización y gravámenes nacionales y territoriales pertinentes.

6 Página 6 de 10 El valor corregido del costo final de la oferta o propuesta presentada no podrá exceder el valor del presupuesto establecido, so pena del rechazo de la misma. 9. ADJUDICACIÓN Las propuestas presentadas oportunamente se someterán al siguiente proceso de evaluación: - Verificación de las condiciones para participar y cumplimiento de los requisitos esenciales y demás requisitos legales de las propuestas. Las que cumplan, se someterán a proceso de evaluación técnica y económica; - Verificación de las condiciones técnicas mínimas exigidas en la solicitud. Las que cumplan será sometidas a evaluación económica. La propuesta económica inicial no podrá sobrepasar el valor total del presupuesto oficial de la presente convocatoria. El criterio de asignación de puntos es el precio. Los puntos a ser asignados se calculan de acuerdo a la siguiente fórmula: No. FACTOR PUNTOS 1 Valor de la propuesta, incluido IVA 100 TOTAL 100 P = [1 - (V - Vmin) / Vmin] x 100 Donde: P = Puntaje a ser asignado al proponente. V = Valor de la propuesta Vmin = Menor valor de la propuesta entre las propuestas evaluadas. Nota: Propuestas cuyo valor sean mayores o iguales al doble del menor valor de las propuestas evaluadas tendrá un puntaje de cero. 10. FORMA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA Las Ofertas deberán presentarse por escrito, en original y dos (2) copias. Tanto la Oferta Original como las Copias deberán presentarse. Cuando la Oferta sea presentada a través de apoderado, deberá acompañarse del respectivo poder debidamente legalizado. Los sobres correspondientes a las copias (primera y segunda copia), deberán contener los mismos documentos e informaciones aportadas para los originales. Todas las hojas y anexos de la Oferta, tanto los originales como las copias deben estar firmados y numerados en forma continua ascendente e independiente. Las copias deben poseer la misma información contenida en el original. En caso de divergencias prevalecerán los datos e información que se encuentren en el original. Las propuestas que se presenten después de

7 Página 7 de 10 la hora del día fijado para el cierre de la licitación, se considerarán extemporáneas y no serán aceptadas La UIS no se hará responsable por la no apertura de una propuesta, si no está correctamente dirigida y marcada como se especifica en estos pliegos de condiciones.

8 Página 8 de 10 FORMULARIO No. 1 MODELO DE CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Ciudad y Fecha Doctor ÁLVARO BELTRÁN PINZÓN Rector UIS Ciudad Asunto: Licitación Pública No. 015 de Contratación de un servicio para la realización del evento de presentación del programa Computadores para Educar en marco del Convenio Interadministrativo de Cooperación y Cofinanciación suscrito entre Computadores para Educar y la Universidad Industrial de Santander en la ciudad de Cucutá Estimados señores: La presente tiene por objeto presentar propuesta para la licitación de la referencia, cuyo objeto es la contratación de un servicio para la realización del evento de presentación del programa Computadores para Educar en marco del Convenio Interadministrativo de Cooperación y Cofinanciación suscrito entre Computadores para Educar y la Universidad Industrial de Santander en la ciudad de Cucutá, de acuerdo con los términos y condiciones previstos en los pliegos de condiciones de la licitación y de conformidad con lo establecido en este documento y los formularios de la propuesta adjunta. Así mismo, declaro que: 1. Tengo poder legal para firmar y presentar la propuesta. 2. La firma que represento está autorizada para proveer productos cárnicos especificados en el presente pliego de condiciones. 3. Esta propuesta y el contrato que se llegare a celebrar en caso de adjudicación, comprometen totalmente a la sociedad que legalmente represento. De la misma manera en caso de adjudicación, el contrato será firmado por la siguiente persona en representación de la respectiva sociedad: NOMBRE CARGO NOMBRE DE LA SOCIEDAD (Aquí deberá indicarse el nombre completo de la persona que firmará el contrato). 4. He estudiado cuidadosamente los documentos de la licitación, incluido sus adendas y acepto sus términos. 5. He revisado detenidamente la propuesta adjunta y declaro que no contiene ningún error u omisión. 6. La sociedad que legalmente represento no está impedida para contratar, por causa de inhabilidades y/o incompatibilidades establecidas en la Ley 80 de 1993, la Ley 45 de 1990 y normas concordantes. He recibido la siguiente información y los siguientes adendas a los pliegos de condiciones: Información sobre preguntas y respuestas Addenda Nº

9 Página 9 de 10 Fecha de recibo Fecha de recibo 7. Que el contenido de la propuesta es válido por un término mínimo de ( ) días calendario, contados a partir de la fecha de cierre de la licitación. Atentamente, (Nombre completo de la sociedad) (Nombre, firma y C.C. de la persona autorizada).

10 Página 10 de 10 FORMULARIO No. 2 PROPUESTA ECONÓMICA SALON ITEM ASPECTO SOLICITADO PROPUESTA CANTIDAD Capacidad para 200 personas Aire acondicionado Permitir en un salón anexo para atender los refrigerios y almuerzos Mesas y espacio alterno para recepción y acreditación de invitados Horario: 7:00 a.m. a 6:00 p.m. 1 VALOR UNITARIO IVA VALOR TOTAL REFRIGERIOS ALMUERZOS Cantidad: 600, los cuales se entregarán de la siguiente forma y constarán de lo siguiente: refrigerios el día 20 de febrero en la mañana: pastel de pollo con gaseosa refrigerios el día 20 de febrero en la tarde: croissant de jamón y queso con gaseosa refrigerios durante el día 21 de febrero: arepa rellena de queso con gaseosa. Cantidad: 200 almuerzos que se entregarán el día 20 de febrero en las instalaciones donde se desarrolle el evento. El plato debe incluir: pollo a la plancha, verduras calientes, arroz perejil, postre y gaseosa Debe incluir el servicio de meseros AYUDAS AUDIOVISUALES PERSONAS DE APOYO Videobeam, computador y sonido 1 Cantidad: dos personas, cuyas labores serán la de acreditar a los asistentes al evento durante el día 20 de febrero, en el horario de 7:30 a.m. a 3 p.m. 2 VALOR TOTAL DE LA PROPUESTA Firma del Representante Legal