MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA ESCUELA PREPARATORIA N 4

Transcripción

1 EPN4-MP Fecha de Elaboración: 08/08/2008 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA Fecha de Actualización: 23/08/2017 Versión: 5

2 Índice 1. Introducción: Objetivo del Manual: Procedimientos: Desarrollo de los procedimientos: Anexos:

3 1. Introducción: UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO La Escuela Preparatoria N 4 dependiente de la Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo (UAEH) se conduce acorde con las políticas de calidad, procesos y procedimientos institucionales para mejorar el aprovechamiento de los recursos y optimizar las operaciones, lo cual promueve la calidad en el trabajo académico, administrativo y de servicios, que responda a las expectativas y demandas de la comunidad universitaria y su entorno; sustenta sus actividades en el Plan de Desarrollo Institucional (PDI), el cual rige el ser y quehacer de la institución. Con base en lo anterior, el presente documento Manual de Procedimientos de la Escuela Preparatoria N 4, detalla en una secuencia lógica las diferentes actividades o pasos que componen los procesos académicos y administrativos de la institución y que conciernen a las diferentes áreas que la integran a fin de dar cumplimiento a lo establecido en la misión y visión institucional. Se distinguen cuatro apartados: el primero corresponde al objetivo del manual; el segundo contiene el listado de procedimientos de esta escuela; en el siguiente, se detalla el desarrollo de los procedimientos mediante una descripción narrativa de las actividades considerando los puestos que participan y la delimitación de responsabilidades. Finalmente, el apartado de anexos, contiene los formatos utilizados en los procedimientos. Este documento está sujeto a actualización en la medida que se presentan variaciones en la ejecución de los procedimientos, en la normatividad establecida, en la estructura orgánica o bien, de algún otro aspecto que influya en la operatividad del mismo y su vigencia. 3

4 2. Objetivo del Manual: Guiar de manera clara y específica el desarrollo de las actividades más importantes de las diferentes áreas que integran la estructura organizacional de la escuela; de manera que se garantice la operación y desarrollo en el quehacer cotidiano del personal que la conforma y sirva de instrumento de apoyo para el personal de nuevo ingreso. 4

5 3. Procedimientos: 1. Trabajo de Academias 2. Actividades de Innovación Educativa 3. Control de Inventario de Consumibles 4. Mantenimiento Preventivo y Correctivo de la Infraestructura 5. Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Mobiliario y Equipo 5

6 4. Desarrollo de los procedimientos: 6

7 PROCEDIMIENTO: Trabajo de Academias OBJETIVO: Planifica, seguimiento, control y evaluación de las actividades establecidas en el programa educativo. ALCANCE: Dirección, secretaría académica, informática, personal académico Fecha de elaboración: 08/08/2008 Fecha de Actualización: 17/08/2017 Versión: 5 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Dirección de la Escuela: 1.- Realiza cargas horarias de los maestros por asignatura y lineamientos para trabajar durante el semestre. 2.- Convoca al personal académico de la escuela para dar a conocer las cargas de trabajo y horarios y los lineamientos semestralmente. Informática: 1.- Carga semestralmente las asignaturas que autoriza la dirección en el Sistema Integral de Administración de Personal (SIAP). 2.- Genera boletas al término de cada parcial para entrega a la dirección y esta a su vez a los padres de familia. Personal académico: 1.- Elabora la planeación didáctica de las asignaturas semestralmente. 2.- Sube semestralmente la planeación didáctica a Syllabus (Sistema de Administración de Programas Académicos basados en la Planeación Docente). 3.- Pasa lista por cada sesión en Syllabus. 4.- Genera semestralmente equipos de alumnos para ejecución de actividades de laboratorios y la coevaluación. 5.- Sube al Syllabus calificaciones parciales y finales (competencias genéricas y competencias disciplinares) de los alumnos. 6.- Valida semestralmente a través de firma electronica en el Syllabus las actas con las calificaciones finales de los alumnos. Academia: 1.- Convoca a reuniones a los integrantes de la academia durante el semestre. 2.-Establece las fechas para realizar las diferentes actividades de la academia al inicio de cada semestre. 3.- Crea material didáctico para utilizarse durante el curso escolar. 4.- Revisa resultados de los exámenes parciales por grupo y establece estrategias para mejorar los resultados. Secretaría: 1.- Revisa para su validación al inicio del semestre las planeaciones didácticas de todos los catedráticos de la escuela. 2.- Coordina los trabajos de las academias. 7

8 PROCEDIMIENTO: Actividades de Innovación Educativa OBJETIVO: Reforzar conocimientos en el proceso educativo de los estudiantes. ALCANCE: Dirección, Personal académico, Informática, Secretaría. Fecha de elaboración: 08/08/2008 Fecha de Actualización: 17/08/2017 Versión: 5 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Honorable Consejo Universitario: 1.- Establece anualmente las fechas en el calendario General de actividades. Dirección: 1.-Programa el calendario de asesorías de las diferentes asignaturas a trabajar durante el periodo establecido en las diferentes actividades, como el curso de homologación, acompañamiento académico (extraordinario) o curso de verano (solo periodo juniojulio). 2.- Convoca al inicio de las actividades de Innovación Educativa a junta al personal involucrado para dar a conocer los lineamientos. Informática: 1.-Reproduce los exámenes a aplicarse en las diferentes actividades: acompañamiento académico (extraordinario) o curso de verano (solo periodo junio- julio). 2.- Genera por periodo las actas de calificaciones a publicarse. 3.- Atiende durante periodos de evaluación observaciones de los académico para realiza ajustes de calificaciones y asistencias. Secretario: 1.- Da seguimiento a través de recopilar evidencias de las acciones realizadas con los grupos de alumnos durante las Actividades de Innovación Educativa. 8

9 PROCEDIMIENTO: Control de inventario de Consumibles OBJETIVO: Controlar a través de diferentes procesos tanto la solicitud como la recepción y distribución de los consumibles en la Institución ALCANCE: Subdirección Administrativa, Recursos Materiales y proveedores Fecha de elaboración: 08/08/2008 Fecha de Actualización: 17/08/2017 Versión: 5 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Subdirección Administrativa. 1.- Convoca semestralmente reunión con el personal de tiempo competo de la escuela para conocer las necesidades de cada área en el próximo ciclo escolar. 2.-Solicita Anualmente a la Dirección General de planeación mediante el PAO (Programa Anual Operativo) la requisición de consumibles (limpieza, papelería y computo). 3.-Recoge el material en instalaciones de la Dirección de Servicios Generales 3.- Resguarda en bodega bajo un inventario los consumibles autorizados por Dirección de Recursos Materiales y proporcionados por los diferentes proveedores a través del departamento de adquisidores 4.- Distribuye y controla la salida de consumibles al personal de la escuela según los requieran, previa solicitud. Dirección de Recursos Materiales: 1.- Realiza a través del departamento de adquisiciones las compras del material, equipo o servicio que requiere la dependencia por medio de tres tipos de adjudicaciones: a) licitación pública. B)invitación 3)adjudicación directa Proveedores: 1. Entrega el bien, equipo o material solicitado a la dependencia. 9

10 PROCEDIMIENTO: Mantenimiento preventivo y correctivo de la infraestructura OBJETIVO: Programa y revisa periódicamente la infraestructura para un mejor funcionamiento. ALCANCE: Subdirección Administrativa, Recursos materiales. Fecha de elaboración: 08/08/2008 Fecha de Actualización: 17/08/2017 Versión: 5 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Subdirector Administrativo: 1.- Solicita a la Dirección General de Planeación mediante proyectos PAO (Programa Anual Operativo) la programación establecida con dirección de la escuela el mantenimiento correctivo de la infraestructura. 3.- Aplica periódicamente lo solicitado en mantenimiento, de acuerdo a la programación de mantenimiento de la infraestructura (pintura, impermeabilizante). 4.- Realiza recorridos mensuales a la infraestructura, para checar áreas que necesiten mantenimiento mediante formato de reporte identificando áreas. 4.- Solicita mediante oficio en caso de existir necesidades a la Dirección de Servicios Generales el mantenimiento de electricidad, plomería y albañilería. Dirección de Servicios Generales: 1.-Recibe, analiza la solicitud y programa fechas de visita a las área que así lo requiera y realizar el mantenimiento del área que lo necesite. 10

11 PROCEDIMIENTO: Mantenimiento preventivo y correctivo de mobiliario y equipo OBJETIVO: Programa y revisa periódicamente el mobiliario y equipo para un funcionamiento adecuado. ALCANCE: Subdirección Administrativa, Centro de cómputo académico Fecha de elaboración: 08/08/2008 Fecha de Actualización: 17/08/2017 Versión: 5 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Subdirección Administrativa: 1.- Lleva bitácora de supervisión y funcionamiento semestral donde se anota en caso de existir algún mal funcionamiento del mobiliario y equipo de alguna área. 2.- Recibe reporte de anomalías por parte de los académicos de la escuela del mal funcionamiento de algún equipo de cómputo, cañón o descompostura del mobiliario de las áreas que se utilizan. 3.- Lleva bitácora de mantenimiento que se puede llevar por parte del personal administrativo y encargado de los centros de Cómputo de la escuela. 4.- Solicita mediante oficio al Centro de cómputo académico la compostura de equipo de cómputo o cañón que así lo necesiten. Centro de Cómputo Académico 1.- Recibe, revisa y canaliza las órdenes solicitadas para la reparación de equipos de cómputos y cañones por las diferentes escuelas. 2.- Revisar y corrige los daño a equipos de cómputo y cañones así como su entrega de los mimo a la escuelas solicitantes. 11

12 5. Anexos: Con base en que la Escuela Preparatoria N 4 es una dependencia extensa en cuanto a las actividades que conforman los procedimientos, se anexan: 1.- Lista de registros y documentos 2. Formatos y Machotes 12

13 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO Coordinación de la División de Docencia Escuela Preparatoria No. 4 Lista de registros del Sistema Integral de Gestión Institucional Fecha de Elaboración: 08/08/2012 Versión: 5 Fecha de Actualización: 10/11/2016 No. Nombre Departamento o área Tipo de Registro Versión Almacenamiento y protección Tiempo de retención en archivo activo Recuperación Documentos y Registros del Sistema Integral de Gestión Institucional 1 Carga de trabajo y horarios Dirección Ambos 5 En archivo 3 años Físico 2 Programa Anual Operativo Dirección Ambos 5 En archivo 3 años Ambos 3 Lineamientos de semestre Dirección Ambos 5 En archivo 2 años Ambos 4 Permisos Dirección Ambos 5 En archivo 5 años Ambos 5 Solicitud de resultados del examen de sedirección Ambos 5 En archivo 5 años Ambos 6 Solicitud de resultados del examen psicodirección Ambos 5 En archivo 5 años Ambos 7 Calendario de exámenes ordinarios Dirección Ambos 5 En archivo 3 años Ambos 8 Acta del examen de oposición Secretaría Físico 5 En archivo 2 años Físico 9 Propuesta de contratación Secretaría Físico 5 En archivo 2 años Físico 10 Actas de academia Secretaría Ambos 5 En archivo 5 años Ambos 11 Plan de trabajo de academias Secretaría Ambos 5 En archivo 5 años Ambos 12 Reporte de trabajo de academias Secretaría Ambos 5 En archivo 5 años Ambos 13 Reporte de sucesos durante los turnos d Subdirector Administrativo Físico 5 En archivo 5 años Físico 14 Inventario de materiales Subdirector Administrativo Ambos 5 En archivo 5 años Ambos 15 Vale de almacén Subdirector Administrativo Físico 5 En archivo 5 años Físico 16 Vale y responsiva de recursos financiero Subdirector Administrativo Físico 5 En archivo 5 años Físico 17 Alta y baja de inmobiliario y equipo Subdirector Administrativo Físico 5 En archivo 5 años Físico 18 Solicitud de materiales en Sistema de R Subdirector Administrativo Ambos 5 En archivo 5 años Ambos 19 Comprobación de gastos Subdirector Administrativo Físico 5 En archivo 5 años Físico 20 formato de correccion de calificaciones Informática Físico 5 En archivo 1 año Físico 21 Controles de calificaciones Informática Ambos 5 En archivo 3 años Ambos 22 Actas de calificaciones Informática Ambos 5 En archivo 3 años Ambos 23 Libro de registro de ingreso a las instala Personal de vigilancia Físico 5 En archivo 5 años Físico 24 Bitácora de programa Ecopel Subdirector Administrativo/Gestión de la Calidad Físico 5 En archivo 5 años Físico 25 Subdirector Administrativo/Gestión Bitácora de programa de recolección de de la Calidad Físico 5 En archivo 5 años Físico 26 Laboratorio de ciencias/gestión de Bitácora de programa de recolección de la Calidad Físico 5 En archivo 5 años Físico 27 Control de Residuos RPBI y CRETI Laboratorio de ciencias/gestión de la Calidad Físico 5 En archivo 5 años Físico 28 Laboratorio de ciencias/gestión de Bitácora de programa de recolección de la Calidad Físico 5 En archivo 5 años Físico 29 Consultorio Médico/ Gestión de Registro de programa de acopio de med Calidad Físico 5 En archivo 5 años Físico 30 Acciones preventivas y correctivas al Dirección/Subdirección/Gestión de Sistemas Integral de Gestión la Calidad Ambos 5 En archivo 2 años Ambos 31 Manual de Organización Dirección/Subdirección/Gestión de la Calidad Ambos 5 En archivo 2 años Ambos 32 Manual de Procedimientos Dirección/Subdirección/Gestión de la Calidad Ambos 5 En archivo 2 años Ambos 33 Matriz de Aspectos y evaluación de impadirección/subdirección/gestión de Ambos 5 En archivo 2 años Ambos 34 Fichas de procesos Dirección/Subdirección/Gestión de la Calidad Ambos 5 En archivo 2 años Ambos 35 Descripción de puestos Dirección/Subdirección/Gestión de la Calidad Ambos 5 En archivo 2 años Ambos 36 Requisitos legales Dirección/Subdirección/Gestión de la Calidad Ambos 5 En archivo 2 años Ambos 37 Organigrama Dirección/Subdirección/Gestión de la Calidad Ambos 5 En archivo 2 años Ambos 38 Indicadores Dirección/Subdirección/Gestión de la Calidad Ambos 5 En archivo 2 años Ambos Documentos y Registros Externos 39 Nombramientos de coordinadores y Administración de Personal Físico 5 En archivo 3 años Físico 40 Programa de protección civil Direccion de Proctección Civil Físico 5 En archivo 5 años Físico Programa de higiene y seguridad de 41 Direccion de Servicios Académicos Físico 5 En archivo 3 años Físico las instalaciones. 42 Formatos diversos según lineamientos indireccion de Servicios Académicos Ambos 5 En archivo 5 años Ambos 43 Formatos diversos según lineamientos Direccion de Servicios Académicos Ambos 5 En archivo 5 años Ambos 44 Reporte de resultados obtenidos en la Direccion de Servicios Académicos Físico 5 En archivo 5 años Físico 13

14 Instructivo de llenado de la Lista de Registros 14

15 Calendario de Exámenes Ordinarios UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO 15

16 Instructivo de llenado del Calendario de Exámenes Ordinarios Nota: Para el llenado del documento calendario de exámenes ordinarios, se toma en cuenta las 53 asignaturas distribuidas en los seis semestres de los que consta el bachillerato, de las cuales (35 asignaturas son exámenes en línea y 18 son exámenes presenciales). La Dirección en unión con el área de informática realiza la distribución de asignaturas con fechas bajo las siguientes características: 1.- Las primeras y últimas fechas son para exámenes en línea, las fechas intermedias son para exámenes escritos. 2.- Cuidar de No programar dos exámenes en el mismo día al mismo semestre. 3.- Los exámenes escritos tienen un horario fijo tanto los matutinos como los vespertinos (matutinos 8:00 a.m. y 4 p.m.) 4.- Para la programación de los exámenes en línea se tienen que programar en los laboratorios disponibles (que son 3), la cantidad de grupos a presentar el examen de esa asignatura en ese día y checar que no existan cruces de dos grupos en el mismo laboratorio. 5.- Dar a conocer el calendario a toda la comunidad académica y estudiantil con anticipación. 16

17 Control de Calificaciones UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO 17

18 18 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO

19 Instrucciones de llenado del Control de Calificaciones 19

20 COORDINACIÓN DE LA DIVISIÓN GENERAL DE DOCENCIA Carga Horaria 20

21 COORDINACIÓN DE LA DIVISIÓN GENERAL DE DOCENCIA Instructivo de llenado de una Carga Horaria 1.- Se escribe el periodo escolar en que se está asignando la carga horaria. 2.- El nombre completo del académico al que se le esta asignando la carga académica. 3.- El horario que se debe cubrir el académico en el transcurso de la semana. 4.- Anotar la fecha en que se expide el documento. 21

22 COORDINACIÓN DE LA DIVISIÓN GENERAL DE DOCENCIA Lineamientos Nota: Ajustar Fechas y actividades de acuerdo al semestre que se este laborando 22

23 COORDINACIÓN DE LA DIVISIÓN GENERAL DE DOCENCIA Boleta de calificaciones parciales 23

24 COORDINACIÓN DE LA DIVISIÓN GENERAL DE DOCENCIA Instructivo de llenado de una Boleta de Calificaciones Parciales 1. Coloca la fotografía del alumno al que pertenece la boleta. 2. Se llenan los rubros de No. De Cuenta, Nombre completo, Semestre, Grupo y Numero de materias reprobadas. 3. Los puntos 3 y 4 corresponde a las calificaciones del primer parcial y segundos parciales y contienen los siguientes datos: S= Semestre de la asignatura G= grupo donde cursa la asignatura Asignatura Asistencias y Faltas= son las asistencia y faltas que tiene el alumno en el periodo que comprende cada evaluación, cabe mencionar que son acumulativas. H= Heteroevaluación (incluye: calificación de examen y demás experiencias de aprendizaje de acuerdo a cada asignatura). A= Calificación de Auto evaluación. C= Calificación de Coevaluación El área donde firma el Padre o Tutor al estar enterado de las calificaciones Fecha en la que se elaboró la Boleta de Calificaciones Parciales. 24

25 COORDINACIÓN DE LA DIVISIÓN GENERAL DE DOCENCIA Acta sesión de Academia Instructivo de llenado de una Acta de Sesión de Academia. 1.- Esta área es para el llenado de los datos generales: Ciudad, Academia que esta sesionando, si es Ordinaria o Extraordinaria, quien convoca, fecha en que se lleva a cabo la sesión de academia, el lugar donde se trabaja, No. de integrantes que conforman la academia y hora de inicio de terminación. 2.- Se coloca la orden del día a desarrollarse en la sesión de academia. 3.- Acuerdo a los que se llegan durante la reunión. 4.- Nombre y firma de los integrantes de la academia que asistieron a esa reunión. 25

26 COORDINACIÓN DE LA DIVISIÓN GENERAL DE DOCENCIA Plan de trabajo semestral de Academias Instructivo de llenado del Plan de Trabajo de Academia. 1. En esta área se llenan los datos generales: Academia que realiza la sesión, semestre, Nombre del secretario de academia. 2. Anotar las actividades a desarrollar durante la sesión de academia. 3. Escribir los productos que se acordaron en la sesión de academia. 4. Concluir con la meta del plan de trabajo. 26

27 COORDINACIÓN DE LA DIVISIÓN GENERAL DE DOCENCIA Bitácora de Mantenimiento 27

28 COORDINACIÓN DE LA DIVISIÓN GENERAL DE DOCENCIA Instructivo de llenado de la Bitácora de Mantenimiento 1.- Escribir el día, mes y año de la solicitud de mantenimiento. 2.- Anotar el tipo de mantenimiento que se requiere. 3.- Espacio a ser llenado por el subdirector Administrativo, en donde especifica quien realizara el mantenimiento. 4.- En caso de ser una empresa privada la que realiza el mantenimiento especificar los datos de la misma. 5.-Especificar el tipo de mantenimiento que se necesita. 6.- En forma detallada describir el área que lo solicita, el trabajo realizado y el material que se utilizó. 7.-Anotar las observaciones y sugerencias de quien realiza el mantenimiento. 8.- Firmas de los involucrados en el proceso. 28

29 COORDINACIÓN DE LA DIVISIÓN GENERAL DE DOCENCIA Reporte de Anomalías Instructivo de llenado de la Reporte de Mantenimiento El formato se encuentra a disposición de todo el personal de la escuela, el cual es entregado a la secretaria de la dirección, la cual a su vez lo entrega al subdirector administrativo. 1.- Anotar la fecha de la solicitud. 2.- la hora de la solicitud. 3.- Anotar el área que se está reportando. 4.-Quien reporta la anomalía. 5.- Especificar la parte a reparar. 6.- En caso de existir observaciones, anotarlas. 7.- Firmas del que reporta y del encargado de canalizar. 29

30 COORDINACIÓN DE LA DIVISIÓN GENERAL DE DOCENCIA Formato de ajuste de calificaciones y asistencias Instructivo de llenado del formato de ajuste de calificaciones y asistencias. 1.- Anotar los datos generales del académico quien lo solicita y del alumno que requiere la modificación. 2.-Especificar en qué periodo y parte de la evaluación se requiere el ajuste. (Anexar evidencias) 30