FITXA DE PROCÉS PR-ADOC-009 ANÀLISI DE RISCOS I OPORTUNITATS

Transcripción

1 Cdi: Pàg. 1 de 11 Qualsevl reprducció d aquest dcument electrònic es cnsidera còpia n cntrlada Relació de mdificacins NUM.REVISIÓ DESCRIPCIÓ DATA Ó 00 Versió riginal 04/07/ Crrecció frmat 05/09/ NOM I CODI DEL PROCÉS Anàlisi de riscs i prtunitats 2. TIPUS DE PROCÉS Estratègic Clau Suprt 3. JERARQUIA DEL PROCÉS Prcés prcesss superirs: N n hi ha. Prcesss del mateix nivell amb els que està cnnectat relacinat: N n hi ha. Prcés inferir: N n hi ha. 4. OBJECTIU DEL PROCÉS L bjectiu d aquest prcés és establir la metdlgia que regeix l anàlisi de riscs i de les prtunitats externes, des de la seva identificació fins al seguiment dels plans d acció definits en cada cas, per tal de: assegurar que el Sistema de Gestió de la Qualitat pugui acnseguir els resultats prevists; augmentar els efectes desitjables; prevenir reduir efectes n desitjats; acnseguir la millra. Les prtunitats de millra d rigen intern, és a dir aquelles detectades fruit de la revisió del sistema, són incrprades en el registre de Valració del prcés de matrícula i en el de Planificació de la matrícula: prpstes de millra n es detallen i se n fa el crrespnent seguiment. Elabrat per: Respnsable de qualitat Cap d'àrea de Dcència Aprvat per: Cap d'àrea de Dcència

2 Cdi: Pàg. 2 de 11 Qualsevl reprducció d aquest dcument electrònic es cnsidera còpia n cntrlada 5. DESCRIPCIÓ DEL PROCÉS 5.1. Metdlgia de l anàlisi de riscs L bjectiu principal de l anàlisi de riscs cnsisteix en detectar els riscs que pden afectar al Sistema de Gestió de la Qualitat i definir plans de mitigació, per tal de prevenir reduir els efectes n desitjats. Identificar els riscs del prcés de matrícula de grau resulta imprescindible per cnsiderar-ls en l estimació, en la planificació i en el seguiment. Una identificació primerenca dels riscs permetrà avaluar-ls i gestinarls millr i, en cnseqüència, cntribuir a que s arribi a l'èxit en la seva mitigació/prevenció. Un cp identificats els riscs, és necessari analitzar l'impacte que puguin tenir cadascun d'ells en el Sistema de Gestió de la Qualitat i en el prpi prcés de matrícula de grau, assignant-ls pes prbabilitat que crrin, així cm el pssible impacte que aquest risc pugui tenir. A partir d aquí, s btindrà la severitat del risc, que ens dnarà la prirització dels riscs i que permetrà, d'una banda, preparar-se per a la seva prevenció i, d una altra, pel seu impacte Identificació de riscs El Respnsable de Qualitat i/ la Cap d'àrea de Dcència amb el suprt dels respnsables del prcés de matrícula de grau s encarregarà d identificar els ptencials riscs que afecten a la seva àrea de respnsabilitat i/ que puguin afectar l assliment de la realització crrecta del servei fert i del Sistema de Gestió de la Qualitat. Aquesta identificació es realitza mitjançant l Eina de Riscs, Anàlisi de Riscs i prtunitats, n, s identifiquen els riscs, es realitza la seva quantificació i s estableixen els plans de mitigació crrespnents, així mateix es determinen les seves accins de seguiment. La identificació del risc es realitza amb: Elabrat per: Respnsable de qualitat Cdi: s assigna un cdi numèric per rdre d entrada Data: la data en la que s ha identificat el risc Descripció: es fa una breu descripció del risc explicant què pt succeir exactament en cas de que es prduís el succés que pdria iniciar-l Cap d'àrea de Dcència Aprvat per: Cap d'àrea de Dcència

3 Cdi: Pàg. 3 de 11 Qualsevl reprducció d aquest dcument electrònic es cnsidera còpia n cntrlada Origen: d n prvé el risc identificat (cntext, àmbit, suggeriment...) Respnsable: persna que detecta el risc Efecte ptencial: repercussió del risc envers la unitat/servei Mètdes de detecció, verificació cntrl actuals: eines mitjans dels que es dispsa per detectar, verificar cntrlar el risc Quantificació de riscs Un cp el risc està identificat, es pt prcedir a quantificar-l. L bjectiu d aquesta quantificació és dispsar d un registre de riscs del prcés de matrícula de grau segns la severitat de les cnseqüències en cas de prduir-se el risc. En aquest punt és n es caracteritzen per la prbabilitat d currència i l impacte. A partir d aquesta infrmació s bté a mde de prducte, la severitat del risc, és a dir, la seva criticitat. La severitat marcarà la prirització a l hra d emprendre accins mitigadres. Pel càlcul de prbabilitats, es tenen en cmpte els següents criteris: Prbabilitats (1,3,5) Alta (5) Persisteixen grans incerteses N dispsem d experiència prèvia ni de dades Quasi amb tta seguretat es prduirà Mitjana (3) Hi pden haver algunes incerteses però n són crítiques Hi pt haver experiència prèvia dades, però mai les dues cses a la vegada Prbabilitat mderada de que es prdueixi Baixa (1) Mlt pques incerteses i/ punts berts Experiència prèvia significativa i dades dispnibles Baixa mlt baixa prbabilitat que es prdueixi Un cp tenim la prbabilitat d currència, es classifica el risc per al seu pssible impacte. Elabrat per: Respnsable de qualitat Cap d'àrea de Dcència Aprvat per: Cap d'àrea de Dcència

4 Cdi: Pàg. 4 de 11 Qualsevl reprducció d aquest dcument electrònic es cnsidera còpia n cntrlada Impacte (1,3,5) Avaluat sempre sbre els bjectius del prcés de matrícula de grau, ja siguin externs interns. Alt (5) Alta repercussió sbre el servei i/ el Sistema de Gestió de la Qualitat si el risc es materialitzés Requereix una gran dedicació de temps per la seva reslució Quasi amb tta seguretat repercutirà sbre els usuaris Mig (3) Mderada repercussió sbre el servei i/ el Sistema de Gestió de la Qualitat Requereix un temps mderat de reslució Prbabilitat mderada de que repercuteixi sbre els usuaris Baix (1) Mlt pques repercussins sbre el servei i/ el Sistema de Gestió de la Qualitat La seva reslució requereix de pca dedicació Baixa mlt baixa prbabilitat de que repercuteixi sbre els usuaris Un cp s ha definit la prbabilitat i l impacte, es calcula la severitat numèrica del risc en base a la següent fórmula de càlcul: n: S = P x I S = P = I = Valració ttal de la severitat del risc Valr relacinat amb la prbabilitat Valr relacinat amb l impacte Elabrat per: Respnsable de qualitat Cap d'àrea de Dcència Aprvat per: Cap d'àrea de Dcència

5 Cdi: Pàg. 5 de 11 Qualsevl reprducció d aquest dcument electrònic es cnsidera còpia n cntrlada Alta Prbabilitat Baixa Baix Alt Impacte Segns la valració de la severitat del risc, aquests es classifiquen segns la següent taula: 1 i 3 Risc baix 5 i 9 Risc mderat 15 Risc significatiu 25 Risc mlt alt Accins de mitigació i seguiment de les accins Quan dispsem de la classificació del risc 15 (risc significatiu mlt alt), hem de plantejar accins mitigadres per tal d eliminar tant la prbabilitat d currència cm el pssible impacte del mateix, i així disminuir la severitat del risc. En el cas que la classificació del risc sigui <15 (risc baix mderat), tt i n ser necessari, si es cnsidera prtú, també es pden plantejar accins de mitigació. Aquestes accins mitigadres es registren al frmat Anàlisi de riscs i prtunitats n es descriuen les accins a dur a terme, el respnsable i el termini d execució. De frma psterir, es realitza el seguiment de l evlució de les accins. Un cp finalitzades les accins mitigadres se n deixa cnstància en l apartat de tancament, registrant les tasques dutes a terme i la data. Per tal de verificar que les accins mitigadres han servit per reduir la severitat del risc, es valra l eficàcia de la mateixa passat un termini prudencial. Elabrat per: Respnsable de qualitat Cap d'àrea de Dcència Aprvat per: Cap d'àrea de Dcència

6 Cdi: Pàg. 6 de 11 Qualsevl reprducció d aquest dcument electrònic es cnsidera còpia n cntrlada Canvi de qualificació del risc Quan ja s han tancat ttes les accins de mitigació d un pssible risc i s ha valrat l eficàcia, es trnarà a avaluar el risc per tal de determinar-ne la quantificació actual del mateix un cp aplicades les accins i analitzar si és necessari definir nves accins Metdlgia de l anàlisi d prtunitats d rigen extern L bjectiu principal de l anàlisi d prtunitats cnsisteix en detectar les prtunitats externes que pden cntribuir a la millra del prcés de matrícula de grau i del Sistema de Qualitat que té implantat. Un cp identificades les prtunitats externes, és necessari analitzar el benefici que pugui tenir cadascuna d'elles, assignant-ls un pes benefici, així cm la pssible capacitat de que es pugui dispsar per dur-les a terme. A partir d aquí, s btindrà el guany de l prtunitat Identificació d prtunitats externes El Respnsable de Qualitat i/ la Cap d'àrea de Dcència amb el suprt dels respnsables del prcés s encarregarà d identificar les ptencials prtunitats que puguin srgir de la seva àrea de respnsabilitat i/ que puguin millrar els serveis del prcés de matrícula de grau i/ el seu Sistema de Gestió de la Qualitat. Aquesta identificació es realitza mitjançant l Eina d Oprtunitats, Anàlisi de Riscs i prtunitats, n, s identifiquen les prtunitats, es realitza la seva quantificació i es dispsa de les accins per dur-les a terme, així mateix també es determina el respnsable i la data de realització de cada una d elles. La identificació de l prtunitat es realitza amb: Cdi: s assigna un cdi numèric per rdre d entrada Data: la data en la que s ha identificat l prtunitat Descripció: es fa una breu descripció de l prtunitat explicant quins beneficis pt aprtar exactament en cas de que es dugués a terme Origen: d n prvé l prtunitat identificada (cntext, àmbit, suggeriment...) Elabrat per: Respnsable de qualitat Cap d'àrea de Dcència Aprvat per: Cap d'àrea de Dcència

7 Cdi: Pàg. 7 de 11 Qualsevl reprducció d aquest dcument electrònic es cnsidera còpia n cntrlada Respnsable: persna que ha identificat l prtunitat Millra: benefici que reprtaria al servei/unitat Mètdes de detecció, verificació cntrls actuals: eines mitjans dels que es dispsa per detectar, verificar cntrlar l prtunitat Quantificació d prtunitats externes Un cp l prtunitat està identificada, es pt prcedir a quantificar-la. L bjectiu d aquesta quantificació és dispsar d un registre d prtunitats del prcés de matrícula de grau segns el guany de l prtunitat en cas de dur-se a terme. En aquest punt és n es caracteritzen per la capacitat per dur-la a terme i el benefici aprtat. A partir d aquesta infrmació s bté a mde de prducte, el guany de l prtunitat, és a dir, el seu benefici. El guany marcarà la prirització a l hra de dur a terme accins de millra. Pel càlcul de prbabilitats, es tenen en cmpte els següents criteris: Capacitat (1,3,5) Alta (5) Es pt assumir amb els recurss prpis Es pt asslir a curt termini (< 6 mess) Mitjana (3) S assigna/en recurs/s intern/s en general, però cal invertir amb algun recurs extern (cntractació de persnal, adquisició d equips, infraestructura, etc.) Es pt asslir a mig termini (entre 6 mess i 1 any) Baixa (1) Cal invertir en varis recurss externs (cntractació de persnal, adquisició d equips, infraestructura, etc.) Es pt asslir a llarg termini > 1 any Un cp tenim la capacitat per dur-h a terme, es classifica l prtunitat per al seu pssible benefici. Elabrat per: Respnsable de qualitat Cap d'àrea de Dcència Aprvat per: Cap d'àrea de Dcència

8 Cdi: Pàg. 8 de 11 Qualsevl reprducció d aquest dcument electrònic es cnsidera còpia n cntrlada Benefici (1,3,5) Alt (5) Aprta alts beneficis al prcés de matrícula de grau i/ al seu Sistema de Gestió de la Qualitat Beneficia mlt directament als usuaris Mitjà (3) Aprta beneficis mderats al prcés de matrícula de grau i/ al seu Sistema de Gestió de la Qualitat Supsa un benefici significatiu pels usuaris Baix (1) Aprta pcs mlts pcs beneficis al prcés de matrícula de grau i/ al seu Sistema de Gestió de la Qualitat Genera pc mlt pc benefici pels usuaris Un cp s ha definit la capacitat i el benefici, es calcula el guany de l prtunitat en base a la següent fórmula de càlcul: G = C x B n: G = C = B = Valració ttal del guany de l prtunitat Valr relacinat amb la capacitat Valr relacinat amb el benefici Elabrat per: Respnsable de qualitat Cap d'àrea de Dcència Aprvat per: Cap d'àrea de Dcència

9 Cdi: Pàg. 9 de 11 Qualsevl reprducció d aquest dcument electrònic es cnsidera còpia n cntrlada Capacitat Alta Baixa Baix Alt Benefici Segns la valració del guany, les prtunitats es classifiquen de la següent manera: 25 Oprtunitat mlt alta 15 Oprtunitat significativa 5 i 9 Oprtunitat mderada 1 i 3 Oprtunitat baixa Accins d prtunitats Quan la classificació de l prtunitat sigui 15 (prtunitat significativa mlt alta), hem de plantejar dur a terme les accins crrespnents per tirar endavant l prtunitat crrespnent, per tal de gaudir dels beneficis que aquesta pt aprtar al prcés de matrícula de grau i/ al seu Sistema de Gestió de la Qualitat. En el cas que la classificació de l prtunitat sigui <15 (prtunitat baixa mderada), tt i n ser necessari, si es cnsidera prtú, també es pden plantejar accins per tirar-la endavant. Aquestes accins es registren al frmat Anàlisi de riscs i prtunitats n es descriuen les accins a dur a terme, el respnsable i el termini d execució. De frma psterir es realitzarà el seguiment de l evlució de les accins. Un cp finalitzada les accins se n deixarà cnstància en l apartat de tancament registrant les tasques dutes a terme i la data. Per tal de verificar que les accins han servit per dur a terme l prtunitat, es valrarà l eficàcia de la mateixa passat un termini prudencial. Elabrat per: Respnsable de qualitat Cap d'àrea de Dcència Aprvat per: Cap d'àrea de Dcència

10 Cdi: Pàg. 10 de 11 Qualsevl reprducció d aquest dcument electrònic es cnsidera còpia n cntrlada 6. CARACTERÍSTIQUES DEL PROCÉS 1. entrades Determinació dels riscs i prtunitats del prcés de matrícula de grau 2. srtides / serveis que s fereixen Identificació, valració i aplicació de les accins assciades als riscs i prtunitats crrespnents 3. usuaris / clients Els usuaris del prcés són la Cap d'àrea de Dcència i els Respnsables de prcés. 4. prpietari / gestr El prpietari d aquest prcés és l SGA 5. agents implicats Altres agents implicats són: La Cap d'àrea de Dcència Respnsable de prcés 7. COMPROMISOS DE QUALITAT (SLA S) N aplica 8. INDICADORS A definir després de ds exercicis d implantació 9. DIAGRAMA DE FLUX N aplica 10. CALENDARI DEL PROCÉS N hi ha un calendari específic. Elabrat per: Respnsable de qualitat Cap d'àrea de Dcència Aprvat per: Cap d'àrea de Dcència

11 Cdi: Pàg. 11 de 11 Qualsevl reprducció d aquest dcument electrònic es cnsidera còpia n cntrlada 11. REGISTRES DEL PROCÉS (frmularis, etc.) Anàlisi de riscs i prtunitats 12. DOCUMENTACIÓ DE SUPORT (instruccins de treball, manuals, prcediments, etc.) N aplica 13. NORMATIVA RELACIONADA ISO SISTEMES D INFORMACIÓ N aplica Elabrat per: Respnsable de qualitat Cap d'àrea de Dcència Aprvat per: Cap d'àrea de Dcència